Omnifocus ma structuration avril 2022

[francois]

C’est fou ce que ca fait du bien de passer de temps en temps d’un outil a un autre.

Apres ma petite parenthèse hivernale sur Things, un outil que j’aime toujours autant, je suis retourné totalement sur Omnifocus.

Rien d’etonnant. Ce logiciel reste une valeur sûre.

Au vue la masse de datas que j’ai à gérer, rien n’est comparable à la puissance d’Omnifocus; Sauf, peut être, certains outils tres spécifiques comme : Todoist ou Daylite (qu’utilise régulièrement notre hôte).

Things, m’a donné une nouvelle fois plein d’idée !
Cependant, j’ai du adapter une nouvelle fois, Omnifocus pour le rendre plus facile à utiliser…

Voici donc un petit cadeau pour mes amis GTD en ce début du printemps 2022 : Mon set up d’avril.

« Projets »

« Contexte »

« Perspectives »

Vous constaterez que je tend de plus en plus au minimalisme.

Le but du jeu c’est, toujours, de me faciliter l’action et surtout d’avoir globalement le strict minimum d’outils pour travailler…

Omnifocus n’est peut etre pas aussi joli que THINGS, ni aussi simple que NIRVANA, mais on peut vraiment le simplifier à outrance, pour en faire une task machine orientée 100% GTD.

j’adore pouvoir selectionner en un instant tous mes appels ou les taches de 15 mn qu’il me reste à effectuer. J’adore aussi pouvoir saisir dans mes projets mes informations essentielles et les voir se dispatcher instantanément dans chaque contexte (tag)

Et pour l’instant, je n’ais pas trouvé mieux…

[francois]

Suite de mon setting OF.

Montée progressive en puissance de mon systeme

J’étais un peu frustré par things ou Nirvana par leur absence de perspectives. Non que cela soit un frein absolu mais ca me gênait un peu dans mes contrôles d’information et la fluidité de mes actions.

Le seul soucis c’est que par rapport à Things ou Nirvana, Omnifocus à une approche et un fonctionnement différent qui nécessite d’adapter son système.

Son ergonomie sur OF3, notamment sur iphone oblige frequemment à repasser par differents menus ce qui me fait perdre un certain temps et pas mal d’énergie.

En attendant OF4 qui devrait résoudre ce problème (j’espère ) j’ai (re)construit des perspectives d’action que j’ai mis en haut de ma barre des taches, set up totalement inspiré du fonctionnement de Things

Voici les icones et leurs explicatifs :

• Doublon de ma perspective a venir (qui me montre mes taches agenda, celles que j’ai prévu de faire, et mon tag today pour ma "feuille de route impérative)
• @Brainstorming pour toutes les sujets et taches auxquelles je dois (encore) réfléchir,
• @Appels pour mes appels à passer (j’en ai beaucoup, beaucoup…)
• @Mes taches actives pour toutes les taches qui ne sont pas de la réflexion.

Et mes deux perspectives d’attentes : par projet et par date de mise à jour.

Dans l’action ces perspectives simplifient énormément mes actions. Elles me permettent de rester focus mon contexte de l’instant, en excluant tout le reste…

[francois]

Un petit mot rapide pour vous dire que je suis parvenu à structurer Omnifocus de façon totalement efficace et opérationnelle en simplifiant ma structuration d’il y a 15 jours. C’est peut etre lié à ma manière de penser.

Voici désormais à quoi ressemble mon Omnifocus. Vous constaterez que je reviens une nouvelle fois au minimalisme (Projet & contextes) et que toutes les icones ont disparue.

Tout systeme complexe encourage chez moi l’immobilisme.

Tout ce qui n’est pas actionnables à horizons d’une semaine passe en SMB.

Omnifocus reste la pierre angulaire de mon systeme GTD mais il est résolument tourné vers l’action.

NB: J’ai reintégré les horizons car c’est le sujet qui mobilise le plus mon attention dans l’immédiat (simples listes) surtout le H3 et H5 - Mises à jour fréquentes.

Vue des projets :

Vue des contextes :

[francois]

Petit point rapide une semaine plus tard.

Même si Omnifocus m’exaspère parfois par sa lourdeur et la structuration de ses projets (beaucoup moins bien faite que NIRVANA par exemple), je dois reconnaitre qu’il est d’une efficacité redoutable. Je le trouve beaucoup plus puissant que Things et bien plus adaptable que Nirvana…

Heureusement que ma perspective "contenu du projet " fonctionne bien. Elle me permet d’avoir une sorte de vue du contenu de mon projet un peu comme celle de Nirvana en un peu plus lisible (classement par tag = contextes)

Mon systeme tel que je l’ai décris plus haut, n’a pas bougé d’un millimètre et il est parfaitement opérationnel au quotidien.

En ce qui concerne mes datas, j’observe que j’en ai quand meme beaucoup… Il va falloir que je fasse un peu de trie notamment dans mon tag Smb. Cependant, Omnifocus accede précisément et en une fraction de seconde à pratiquement n’importe quelle information. Sa database est vraiment bien concue.

A l’usage je continue à user et abuser du tag " someday " pour toute tache future ou non opérationnelle " ici et maintenant " et ca nettoie bien mes listes qui sont tres peu nombreuses.

Parmi mes progres je suis enfin parvenu à utiliser la fonction "revision " d’omnifocus. Bien configurée elle est redoutable. Elle autorise notamment pour chaque projet une date de révision personnalisée parfaite pour certain projets à plus long terme. Par ailleurs je suis parvenu à tout mettre sur Omnifocus. L’ensemble de mes projet et l’ensemble de mes actions. Je n’ais plus besoin de noter les choses sur papier. Au quotidien j’utilise le drapeau pour tout ce qui est à suivre pendant la journée exemple un message téléphonique ou une action imperative à realiser. Ca va tres vite

J’attends avec impatience de voir la nouvelle version d’OF4

j’ai abandonné les test d’OF4 via testflight faute de temps …
J’aimerais qu’il conservent cette facilité d’exécution et surtout qu’ils améliorent un peu leur ergonomie mais pour cette derniere, j’ai peu d’espoir…

[francois]

@lkw es tu toujours sur testflight ? Je n’y suis plus… Si oui que penses tu des dernieres versions par rapport à OF3 ? Quels sont les progrès ?

[lkw]

Yep, et franchement, sur mobile, c’est devenu hyper cool. Le design est toujours brutaliste et je pense qu’il faudra l’accepter, par contre, question puissance et fonctionnalité, ça devient ultra bien pensé. Tu peux le customiser comme tu ne pouvais seulement le faire que sous Mac, et il y a des tas de fonctions extrêmement accessibles sur iPhone par exemple. Je l’achèterai direct à la sortie, par contre, il va faire couiner dans les chaumières, parce qu’il paraît encore plus touffu qu’avant

[francois]

Petit point rapide au 19/05/2022. Toujours sur Omnifocus qui fonctionne merveilleusement bien. J’ai reussi à ameliorer la structuration de mes projets et certains contextes.

Ce qui est tres agreable avec ce logiciel c’est qu’il est capable de gerer tres simplement mes listes. Contrairement à beaucoup d’autres, bien optimisé il est tres facile d’utilisation et se combine bien avec le time blocking et ma maniere très particuliere de gerer mon agenda.

J’utilise aussi beaucoup les liens web qui me facilitent la vie.

Je suis parvenu à une vraie separation entre mes references (majoritairement gérées par APPLE NOTE/GOOGLE DRIVE & EVERNOTE ), et mes actions/projet qui sont exclusivement gérées par Omnifocus.

Je n’ais rien d’autre à ajouter. Mon système fonctionne parfaitement bien et il est tres souple.

Je ne pense pas prévoir de passer sous OF4 lorsqu’il sortira car je ne vois pas ce qu’il m’apporterait, si bien sûr Omnigroup accepte que nous conservions nos anciennes versions. Je pourrais être tout autant sur OF1 ou 2…

[francois]

Plus j’avance dans la connaissance d’OF plus je me rend compte de la puissance de la construction des perspectives. Exemple j’avais besoin de savoir dans mes projets quand j’ai cree une tache. Certains en ont beaucoup. En 3 secondes j’ai cree une perspective pour ca. comme je date un peu pres tout ca m’aide enormément pour mes actions comme pour mes tries. Cette fonction est vraiment extraordinaire chez OF. Elle manque cruellement à Things qui est tres loin derriere en terme de puissance et de base de donnée. Mais pour bien l’expérimenter il faut mettre les mains dans le moteur et pousser la bete dans ses retranchements !

[francois]

Petit retour 15 jours plus tard. ça y est ! mon Omnifocus est parfait (ou presque) Je suis super content ! Au final j’ai conservé peu ou prou mes 3 grandes familles de projets :

• Projets (qui sont classés par sous dossiers par domaines de responsabilités)
• Tickler = echeancier
• SMB = Vrai smb !
• Ref = des check list et des modeles de taches OF qui me servent tous les jours, je gagne un temps fou avec ça…
• Z archives qui sont mes projets archivés

Coté contexte c’est reduit au minimum vital

• Sans tag
• Auj.
• Bureau
• Telephone
• Prospect°
• Emails & web
• Mac
• Courses
• Voir avec
• Waiting For
• Hors Job

Enfin coté perspectives on est vraiment aussi au minimum. Je n’ais que celles qui sont vraiment indispensables.

En pratique OF necessite un vrai travail quotidien de mis à jour. La paix de mon esprit est à ce prix.

Au final j’ai un outil 100 % opérationnel, nettoyé, comportant en actif uniquement ce qui a un horizons d’une semaine. Comme je realise ma WR le vendredi et un peu tous les jours (nettoyage et structuration de mes projets) ça n’a aucune importance.

Dans la journée je reste scotché sur mes contextes que j’attaque un par un.
La plupart du temps je n’ais pas du tout besoin de la fonction focus par projet. Je ne l’utilise que pour les sujets tres compliqués

J’ai fini aussi ma structuration de mes reference projets actifs sur Apple note. C’est plus pratique pour moi qu’evernote qui est une sorte de gros internet personnel plutôt à vocation informative.

Pour le reste j’utilise mon agenda façon DA, à l’exception de ma journée ou j’ai quelques timebloc (mon sujet du jour en general)

Mon bujo ne me sert qu’à prendre des notes et à reporter des liste d’offres, de demandes, de chiffres, de négos que je veux garder en permanence sous les yeux.

Tout le reste est géré par apple note, Omnifocus et mon agenda. Et il font tres bien le boulot !

[francois]

Un petit mot rapide sur un sujet qui a changé littéralement ma vie je veux parler de l’aspect CRM et pilotage global de l’outil.

Dans mon métier j’ai beaucoup d’appels et de nombreux sujets pour chaque client. Je leur propose des immeubles mais aussi je fais le point sur leur projets immobiliers, leurs besoins, leurs projets de vente.

Sans Omnifocus c’est difficile à gérer. Les sujets sont multiples ca part un peu dans tous les sens, bref il faut un peu de structure à tout cela.

J’ai résolu ce point grace aux tags d’omnifocus. Pour chaque sujet / Personne je cree un tag. Lorsque je l’ai au telephone il me suffit de cliquer sur son tag lorsque je la vois où lorsque je l’ai en ligne. En un instant j’ai sous les yeux tous les sujets à aborder avec elle. C’est tres rassurant et facile au quotidien.

Cela suppose

• Tout noter régulierement au fil de l’eau
• Faire de bonne révision pour eliminer les sujets inutiles
• Faire de bonnes Daily et weekly review pour identifier les personnes essentielles et éviter de perdre du temps avec les autres…

Finalement je me sert d’omnifocus, comme d’un CRM mais en plus souple.
Aucun besoin de perspective particuliere la vue par tag suffit !

[francois]

Dernier petit point sur Omnifocus.
Mon systeme est achevé. J’en ai pour preuve que je n’ais rien modifié de significatif depuis plusieurs mois.

J’ai simplement simplifié mon systeme qui maintenant va à l’essentiel. J’ai tres peu de tag et très peu de dossiers. Mon Omnifocus est concu pour l’action.

Voici comment il se présente :

Mon fonctionnement au quotidien est tout aussi simple. j’active ou je desactive mes dossiers et tags en fonction de mon usage du moment. Si je travaille, je ne vois que ce qui est actif. Si je fais une weekly review j’active tout !

Vous remarquerez que j’ai abandonné les tags classiques (cf infra) c’est parcequ’au final cette séparation me génait.

J’ai constaté avoir en permanence une 20 aine de prochaines actions, comme sur papier.

Aussi, J’utilise aussi une perspective next qui me donne uniquement cette courte liste de prochaines actions :

Donc, plutot que de separer ces NA par tags, je les ai integré dans ma formulation : Exemple appeler XXX pour parler de yyy et si j’ai besoin de voir seulement mes appels il suffit de taper dans recherche ici (et non partout - OF propose les deux options ) « appel » ou « appeler » et j’ai immédiatement la liste de mes prochaines actions. Pratique non ?

Désormais je pense maitriser totalement le logiciel dans ses fonction courantes. Elles me suffisent amplement pour agir au quotidien.

Au final je trouve que j’ai bien fait de persévérer avec Omnifocus. C’est un bon logiciel puissant efficace et sécurisé, finalement assez économique lorsque je compare sa durée de vie avec celle des abonnements en ligne…

Cette solution me convient. J’ai un bon gestionnaire de liste pour GTD, je ne me prend pas la tete et pour GTD franchement c’est parfait…

Pourquoi aller chercher plus loin ?