Omnifocus ma structuration Juillet 2022

Un petit partage aujourd’hui sur ma structuration sur Omnifocus dont je parlais dans d’autres topics. Comme vous le constatez je suis revenu aux icones.

Mes projets : Une structuration simple par domaine de responsabilité. J’avais commencé par rajouter un dossier parent Pro + perso mais cela créait une forte friction au quotidien. Un petit commentaire mes smb sont des projets de type action unique. Ce sont des vrais SMB. Si j’ai quelque chose à faire à l’avenir j’utilise le tag " Tickler "

Nb les dossiers en gris sont mes DR qui ne comportent pas pour l’instant de projets « actifs ». Je n’active dans projet que mes projets de la semaine. Ceux qui sont vraiment cruciaux et indispensables les autres sont mis en attente tant que ceux ci ne sont pas traites (ce qui ne veut pas dire achevé, une simple action pour faire avancer les choses dans la semaine suffit)

Mes contextes : j’utilise le tag next pour regrouper mes contextes actifs (Tel, Mac etc…) Ce tag me sert beaucoup pour la construction de mes perspectives. Il joue le meme role que dans Things et me permet d’avoir la liste globale des mes taches sans précision du contexte ce qui est pratique pour ma Daily review notamment.

Derniere vue mes perspectives. Comme précisée elles sont peu nombreuses. Je les évite au maximum préférant utiliser la vue classique par contexte d’OF (tag)

Omnifocus est la pierre angulaire de mon système d’organisation. C’est mon cockpit. Il centralise tout. C’est à partir de lui que je décide ce que j’ai à faire au quotidien puis mon Bujo prend le relai. C’est aussi lui qui organise tout et collecte les notes par projet qui apportent du sens à ma vie.

A noter que je collecte rarement dans Omnifocus. Je préfère collecter sur une feuille papier (Y compris mes notes sur mes émails que je retrouve grâce à des flags). C’est une feuille A4 qui retourne souvent dans ma Inbox, que je barre au fur et à mesure de mes clarifications.

C’est une de mes rares entorse aux regles GTD qui veut qu’on ne remette pas 2 fois un document dans la Inbox, mais je vois ca plutot comme une baniere en attente de traitement (ca m’évite une inbox supplémentaire)

Cependant, par exception je collecte souvent dans omnifocus lorsque je suis à l’extérieur. Il me sert alors d’inbox mobile.

Enfin Voici la vue a venir
Capture d’écran 2022-07-19 à 12.57.15
Elle me donne mes échéances impératives (synchronisation avec mon calendrier) + mes rendez vous, mais aussi, ce que j’appele deep work qui sont les gros sujets qui nécessitent beaucoup d’energie comme par exemple mes estimations immobilieres.

Quand à mes references elle sont gérees par google drive et evernote pour les trucs generaux et liens internet que je veux garder. Evernote contient aussi les articles que j’écris ici ce qui me permet de faire des progrès.

J’espère que ce petit témoignage que je partage avec vous, vous est / sera utile. Ma conviction est qu’on ne peut ni ne doit opposer le numérique et le papier. Ce sont des systèmes complémentaires dont l’usage dépend grandement de nos affinités, connaissances des outils et expériences.

Quand à moi j’ai trouvé mon système et ça marche. Je continue de l’améliorer au quotidien façon Kaizen mais je n’en change plus. Cela me permet de mettre toute mon énergie dans mon entreprise qui en ce moment traverse une période difficile du fait du marché de l’investissement en immobilier d’entreprise particulièrement chahuté.

GTD m’est ici d’un grand réconfort car il m’apporte une structure de base dans le contrôle de mes informations et me permet aussi de me plonger dans mes horizons, qui en ce moment très particulier et agité, sont en mutation… A suivre.

Update : Petite modif dans ma structuration des projets j’ai transféré mes areas dans mon dossier Reference et conservé ma liste de projet
Ce qui nous donne

Pour mes projets

Liste des projets actifs
:question:Smb qui contient certains projets datés (sorte de Tickler)
Référence qui contiennent mes AREA (H2)
Z Archives pour mes projets terminés

=> Résultat : plus de fluidité

Une photo

Et des contextes activés comme suit (les autres sont « cachés »

  • un tag aujourd’hui qui me sert de mini liste de choix d’action à impérativement réaliser aujourd’hui que j’utilise dans la vue A venir d’OF (à défaut de pouvoir utiliser le flag qui sera dans OF4)

(NB La vue " a venir" est un peu comme celle de Things… Elle permet d’avoir la liste de ses rendez-vous du jour, de la semaine, du mois ou de l’ensemble des dates (sync) des date de début ou/et de fin des taches ou même d’utiliser un tag de son choix…)

Capture d’écran 2022-07-21 à 15.47.08

Je trouve qu’Omnifocus est de plus en plus pratique et logique. C’est un excellent outil qui permet de bien respecter GTD. Même s’il est un tout petit peu plus complexe que Things (et pas toujours aussi minimaliste) il m’apporte beaucoup au quotidien.

J’ai de plus en plus la conviction que la Version 4 va encore le simplifier et l’améliorer, notamment dans ergonomie fonctionnelle.

Je te rejoins concernant les notions d’actions « facile » et les « deep work ».

Pour ma part je me suis inspirer de la matrice d’Eisenhower en remplaçant urgent et important par impact et énergie.
J’ai donc les perspectives :

  • « Quick Win » qui reprend les Tags H.Impact et L.Energie
  • « Deep Work » qui reprend les Tags H.Impact et H.Energie
    Je couple le caractère impactant d’une action, qui fait avancer le projet avec le niveau d’énergie pour la réaliser.

J’ai pas mal de perspective, ce qui me permet de dispatcher ma liste de tâche dans des listes plus petite, ce qui m’encourage plus facile à passer à l’action.

J’ai perspective en fonction du matériel (iPhone, Mac, OmnifocusWeb).

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Sujet : Omnifocus : Usage de la vue à venir (comme Things)

J’ai trouvé un nouvel usage de la vue « A venir pour planifier » mes projets et voir mes taches importantes (ex paiement de la TVA le 19).

  1. Je voulais retrouver l’excellente vue de Things (Outil que j’aurais bien utilisé à la place d’OF si et seulement si je n’étais pas aussi limité dans mon usage… Hélas… :neutral_face:).

  2. j’étais un peu géné avec cette Vue A venir d’OF3 que je trouvais un peu fouillie (NB la version 4 ne me semble pour l’instant pas tellement plus claire :roll_eyes: ). De plus, lorsque je mettais une date dans le projet, celle ci s’appliquait automatiquement à toutes les taches de mon projet, ce qui en soit est assez ballot…

  3. Enfin, je me demandais comment planifier mes projets et surtout mettre des jalons…

J’avais bien trouvé le moyen de mettre mes projets en attente dans un dossier ex septembre… Mais ça compliquait ma vue a venir toutes mes taches des projet apparaissant dans la vue a venir et pas vraiment classées comme il fallait (surtout automatiquement)

J’ai trouvé !

  1. Je ne fais apparaitre dans mon agenda que mes rdvs et mes vraie echeances.
  2. Je met tout,tout,tout dans OF
  3. Ma vue a venir me sert de synthese, rdvs, suivis / planification de mes projets et jalons, rappel de taches à effectuer un jour donné.

Voici un exemple de planification et suivi : imaginons que je veuille travailler sur un emailing qui commence le 10/09.

  • Je cree un projet : « Mon emailing du 10/09 est realisé »
  • Je cree une premiere tache (Big rock) au 3/09 => Commencer à BS sur mon émailing du 10/09
    (Mon jalon est posé) je met en date d’echeance à ce jalon (j’évite à tous prix les start date) mes vraies echeances sont dans mon calendrier… impossible de les rater (rappel dans la vue à venir)
  • Je cree mon plan de projet au fil de l’eau dans le champs note du projet,
  • Si c’est vraiment compliqué je cree un projet sous google doc par exemple dont je recupere le lien que je glisse dans mon champs note projet

Nb Un glissé deposé dans la vue a venir replanifie au besoin ma tache à une autre date
Ex lundi impossible de BS reporté à mardi si mon agenda me le permet…

Et voilà :grinning: Je me retrouve avec des jalon tout au long du mois de septembre par projet qui ressemble à s’y méprendre à Things. Je peux tout suivre, voir mon agenda et j’ai en prime mes jalons…

Omnifocus est vraiment un logiciel étonnant… Un vrai caméléon…
Il suffit juste d’imaginer et il le met en oeuvre…

Je poursuis mon usage d omnifocus et viens de terminer ma weekly review. Celle ci a duree moins de 15 mn grace a sa fonction automatique. Chaque projet comporte sa prochaine action et quelques actions suivantes. Mes references projet sont desormais dans google drive avec un lien direct dans les notes d’omnifocus. Mon systeme est desormais sur les rails. J ai adapte gtd a ma façon et franchement ca tourne super bien. Je m apercois que je peux quasiment tout imiter avec omnifocus y comoris des choses que j aime dans d autres logiciels notamment chez things.
Je suis ravis du resultat. Ce soft est vraiment genial !
Mon prochain challenge : finaliser mes horizons un sujet sur lequel je tatonne encore un peu. Mais ce ne sera pas dans omnifocus. ca va aller :wink: