Outils complémentaires de GESTION DE PROJETS

La méthode GTD étant une méthode d’organisation, de gestion de projet ; je voudrais vos avis et conseils concernant des outils plus qualifiés et plus puissants pour la gestion de projets annuelle, etc… Complémentaires à la méthode GTD.

Suite à un message que j’ai posté sur le forum, @Romain me répondait :

(…) il s’agit finalement de campagnes qui se déroulent en saisonnalité, ce qui implique des dates de départ et d’échéances peu souples, successives ou parfois parallèles. J’irais chercher des solutions du côté de la gestion de projet standard (du gantt peut-être, j’ai fait ça sur un court-métrage une fois) (…)

Pour des projets longs, pour des projets qui se chevauchent, pour des projets saisonniers, pour des projets nécessitant une date de début et une date de fin précise, et pour le fait de gérer beaucoup de projets sur une année (et d’anticiper les années à venir) :

Comment faites vous, quel(s) outils/méthode(s) utilisez-vous pour gérer tous ses projets ? Y arrivez-vous avec GTD ? Créez-vous des modèles de Gantt ? etc…

Merci d’avance !

Pour moi c’est gantt avec chemins critiques, date de début, date au plus tôt, date de fin avec horizon figé,
point de découplage, flux poussé avant le point de découplage, flux tiré après.
Je bossais également aussi dans un ERP qui s’appelle SAP.

J’en me souviens d’un groupe de participants qui utilisaient Wrike (logiciel de gestion de projet) et en avaient profité pour intégrer certaines parties de leur système GTD dedans. Sans forcément aller dans « quel outil est meilleur qu’un autre », ça pourrait être intéressant d’avoir un exemple concret de fonctionnement.

Je rebondi sur le sujet des projets.

Vous les listez à côté de votre outil GTD ? Qu’utilisez vous comme outils pour simplement gérer vos projets ?

J’essaie de rester au plus simple. Je crée un dossier sur un Drive de nom identique au projet, et toutes les pièces s’y retrouvent : cartes mentales, fichiers divers, scan, etc. Comme mon logiciel le permet, je crée un lien entre le projet dans mon outil et le dossier sur le Drive pour un accès d’un clic.

@Erwann Impossible de repondre sans parler de mon organisation globale :rofl: C’est tres simple chez moi. Aucun outil spécifique. GTD gere tout et tres bien ! Tres important. David Allen insiste sur une stricte separation des sujets. Il a 100% raison. Il faut absolument séparer les trucs (projets, contextes, reference etc…) sinon ça devient ingérable !

Tout ce qui est actif est splité en reference sur mon ordi et en projet papier (si le sujet le vaut bien !). Tous ce qui est en SMB va dans un dossier numerique SMB que je revois au moment de ma Weekly review ou lorsque je souhaite avancer sur un projet.

(1) Numérique Drive reference mes projets qui sont classés par theme. Ce sont mes dossiers réferences. J’ai un dossier Communication AC qui contient les documents relatifs à ma communication. Comme pour Romain chaque dossier à un nom identique à celui de mon dossier « projet » papier. Mon dossier numerique contient tout se dont je peux avoir besoin. Il est classé par sujet. Ex Diagnostiques immobiliers…-

(2) Papier : mon dossier « projet » sur mon bureau comporte une liste de projets en 1ere page ecrite sous forme de resultat et numerotée. Chaque projet dont le numero est entouré fait reference a une feuille projet exemple la 3 correspond a communication AC realisée au 01/05/2019. Si le numero est entouré ça veut dire aller a la page 3 ou il a le suivi du projet et surtout les prochaines actions (seule la prochaine action va dans un dossier papier « Contexte » classé par contexte) C’est bien splité.

(3) Lorsqu il s’agit d’une négo je rajoute un 2éme dossier reference papier qui comporte les trucs dont j’ai besoin pour négocier ex les états locatifs, les references locatives, des mindmap bref des trucs dont je peux avoir besoin partout sans aller chercher dans mon ordinateur. exemple cet apres midi j’etais en deal closing je suis parti avec mon dossier reference papier ou j’avais mes mails principaux et des trucs qui me permettaient d avancer et bien sur ma fiche projet dans mon dossier projet… Apres j’ai tout reporté prochaine action sur liste contexte, prochaine actions sur feuille projet, rajout de mails cruciaux qui peuvent me servir plus tard. NB je fais du trie dans mes references numeriques et papier au fil de l’eau.

Ical reference les taches « agenda » d’un projet. Ses date de démarrage, ses echeances, les attentes des un et des autres lorsqu’'il y a une dead line ou une relance à faire.

Mon bujo me sert de reporting et de planificateur moins elaboré en complement d’ical.

C’est hyper simple. Je n’ais pas de probleme de gestion de projet. J’en ai 32 en ligne de mire. Je met a jour cette liste de projet sur ordinateur au moment de ma weekly review. Et entre mes listes contextes, ma feuille projet et mon / mes dossiers références ca roule tout seul !

Hope that’s Help :grin:

Je m’aperçois que je suis resté uniquement sur la gestion de doc.

Pour répondre sur le projet en soi, mon outil gère calendriers, projets, actions, contacts, et notes. Le reste est dans le dossier Drive cité plus haut.

Dans cet outil chaque projet se présente un peu comme une « page » avec des champs dynamiques dessus. Sur chaque page, je peux affecter des items de calendrier, actions, liens vers des fichiers ou des sites, des notes, des copies de fichiers, etc. Chaque « page projet » (qu’on pourrait appeler « dossier projet » ailleurs) contient donc les Buts & Principes ainsi que la Vision (au sens de la MPN), souvent un lien vers la carte mentale du brainstorming (laquelle carte mentale est dans le dossier projet tel qu’expliqué dans mon post précédent). Les actions sont gérées dans le même outil et sont liées au projet. J’y mets donc les prochaines actions comme toute autre action qui m’est éventuellement venue, en identifiant différemment les prochaines (par contexte) des autres.

Les notes diverses, emails relatifs et importants, contacts, actions et liens vers le dossier Drive sont liés à cette page, qui est finalement comme un « portail web » du projet.

Ma liste de projets est tout simplement constituée par la liste de chaque « page » projet.

C’est toujours le même ? :wink:

Oui, j’ai essayé de changer à un moment et finalement j’y suis resté :slight_smile:

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C’est un outil personnel ?

Des personnes utilisent les tableaux kanban pour gérer leurs projets ?

J’ai utilisé Trello un moment. L’outil me servait à gérer mes listes de projets et visualiser d’un coup d’oeil le statut de mes projets qu’ils soient actifs, en standby ou à lancer. J’y renseignais les plan d’actions, certaines références, les buts, principes (sens MPN) et des idées pour plus tard.

L’autre idée était de pouvoir identifier rapidement les points de contention et lancer des « tasks forces » lorsque les projets commençaient à s’accumuler ou qu’un sujet devenait critique.

Le changement de mes responsabilités a fait que ça a commencé à être lourd à maintenir et pas agréable à parcourir lors de mes revues hebdo. Je suis revenu à quelque chose de plus simple. Mais le côté visuel du Kanban reste quelque chose que je trouve intéressant à exploiter.

Merci pour ton retour. Avec mon application actuelle de GTD (Everdo) je trouve il est difficile de s’y retrouver avec la liste des projets.

C’est vrai que le cote visuel du kanban est séduisant. Le mieux aurait été de pouvoir faire un kanban dans un kanban pour pouvoir suivre les projets a plusieurs étapes

Bonjour @Julian ttu dis que tu es revenu à qqchose de plus simple mais tu ne dis pas quoi ? :slight_smile:

Bonjour @Lau

Je n’ai rien dit parce que la simplicité est subjective. Mais je vais te répondre. :blush:

J’utilise un gestionnaire de notes qui s’appelle Workflowy.
J’y gère mes liste de projets (entre autres choses). Pour chaque projet j’attache des liens vers mes références projet, mes étapes ou sous-projets et les actions à venir. J’utilise des annotations pour les deadlines et les statuts. C’est un peu mon centre de pilotage.

C’est une application très simple, très fluide mais aussi très élégante qui peut aider à organiser ses idées simplement.

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Certaines personnes utilisent une application complète de gestion de projet ? Par exemple Asana ou Wrike ?

Je commence à m’interesse aux diagrammes de Gantt et ça à l’air plus simple à gérer avec ce genre d’outils.

ok, mais donc tu as tes actions autre part car sinon cela voudrait dire que tu n’accèdes à tes actions qu’à partir de tes projets ? (et pas directement)

Oui. Je gère mes prochaines actions dans un autre outil.
J’ai essayé pendant un temps de gérer toutes les composantes de mon système dans le même outil mais je trouvais que ça en alourdissait la structure.

Le combo Asana + InstaGantt semble prometteur

On peut mettre tant de choses que ça dans cette appli ??? Quand tu parles de liens, c’est à dire ?

Je t’avoue que mon système a un peu changé depuis mais quand je parle de lien, je parle d’URL (lien vers une page web, raccourci vers un espace de stockage cloud , une lien interne d’une autre application, …).