Dans ce cas là, je met une date de début à aujourd’hui et une date de fin au 17.
Du coup l’action apparaît dans ma liste de prochaines actions dès aujourd’hui. Si je n’ai pas appelé avant le 10, elle se retrouve dans ma liste focus.
Vu que je ne me fait pas forcément encore confiance, je peux rajouter un rappel le 16 pour me dire attention demain soir c’est fini.
Je me rend compte que sur le calendrier je mets que les rendez-vous car ce n’est pas négociable.
Finissent dans mon système les tâches à accomplir avant x date. Je n’arrive pas mentalement à les mettre sur mon calendrier.
Par exemple, la je dois faire une chose chez moi demain soir dernier carra. Comment vous gérez cela ?
En ce qui concerne la liste de prochaines actions, je fais comme toi. Dans ma liste je mets l’action avec une date d’échéance.
La différence c’est que dans mon calendrier je crée un événement journée entière : « Deadline - Envoyer rapport X à Erwann » (sans notification). C’est ce qui constitue le rappel pour mon esprit.
En addition, je fais des revues multiples de mon calendrier. Chaque soir, je regarde à quoi ressemble ma journée du lendemain. Et chaque matin (avant de faire le moindre truc) je regarde ce qui m’attend dans la journée. L’urgence de la tâche s’ancre donc dans mon esprit. À sa lecture je sais donc si je l’ai déjà faite, si j’ai encore un peu de temps, si ça commence à urger ou si je suis dos au mur.
Et comme je le disais dans mon précédent post, je tiens un petite to-do à côté de moi qui ne contient que les choses que je dois ABSOLUMENT faire ce jour. J’insiste sur le « absolument » parce qu’il ne s’agit pas juste d’actions que j’aimerais faire mais vraiment d’actions que je dois faire dans la journée. Si je peux repousser, la tâche n’a rien à faire la.
Par contre on a beaucoup parlé d’actions mais la deadline peut aussi concerner un projet. Et dans ce cas la partie revue (quotidienne + hebdo) et d’autant plus importante car tu auras une série d’actions à exécuter et non pas une seule pour respecter ta deadline. Concernant ma petite to-do, elle peut contenir 1 ou 2 projets sur lesquels je dois la encore ABSOLUMENT me focaliser pour tenir ma deadline. En général je Time Block aussi mon agenda pour que personne n’essaye de me voler du temps et que je puisse m’y consacrer.
Petite astuce que je retire de @Jean-Luc (merci ! ) pour mon histoire de revue du soir, aller regarder jusqu’à J+2 plutôt que de se contenter de J+1.
Discussion passionnante…
Il y a un cas particulier. Il m’arrive d’avoir des appels impératifs ex je dois joindre un notaire en fin d’après midi pour une conf call avant un rdv. Dans ce cas la je lui envoi un sms lui précisant que je l’appelle à 17:00 par exemple et je note l’appel sur mon agenda comme un rendez vous. Et je l’appellerai effectivement à 17:00. C’est la seule façon simple et éfficace que j’ai trouvée pour certaines dead lines
J’aime beaucoup tes 2 options et la manière de nommer ta prochaine action. Ce n’est pas automatique du tout pour moi, de nommer une prochaine action par son résultat : car je n’y pense pas ! C’est tout sauf un réflexe :-/
J’ai vu sur le doc GTD de quelqu’un, un doc que j’avais trouvé sur internet : qu’il avait une feuille de route hebdo, et pour chaque jour il laissait de la place pour les 3 choses les plus importantes de la journée.
Est-ce anti-GTD que de remplir à l’avance (le vendredi lors de la Weekly revue par exemple) les tâches du calendrier sur la feuille de la semaine qui arrive, si il n’y a qu’une tâche bon, pas de soucis, on rempli champ sur les 3 et la veille de ce jour là(ou le matin) on peut compléter les 2 autres champs par exemple …
Je ne sais pas si c’est clair ?
Est-ce que çà peut être intéressant de procéder comme çà ?
Je tiens vraiment à rester sur des outils papier, alors j’essaye de trouver comment m’adapter…
Hello julie.
C est idiot mais j ai repris un grand agenda papier. J y met mes rdv au crayon , ma feuille de route, mes periodes bloquées et mes priorités du jour. Ca m aide énormément a visualiser les choses et a comprendre ou passe mon temps. Je ne pense pas que ca soit gtd. Je constate simplement un accroissement de mes resultats et de ma productivite. Ecrire fige les choses. Ca me sert aussi d inbox rapide pour noter un truc rapide a faire dans la journee ou tres vite ou un nom er numero de tel que je met au crayon avant clarification. Enfin je me sert du planning annuel pour visualiser mes vacances et mes date de controle. C est tres bien.
Je crois qu’on ne s’est pas compris ! (ce n’est pas grave)
Je crois que je couple les deux en fait . J’écris l’action sur ma liste d’appels en incluant l’échéance dedans, et dans mon calendrier je mets un évènement pour la journée intitulé « ! Dernier jour pour appeler Nathalie au sujet de… », ou un truc équivalent (« échéance machin »).
Ça fait peut-être beaucoup… dans le sens où tous ces rappels à l’ordre ne sont pas très « doux » pour moi.
Cette histoire de feuille de route que tu décris me fait + penser au système de planification que décrit Stephen R. Covey dans les « 7 habitudes de ceux qui réussissent tout ce qu’ils entreprennent » et dans « Priorités aux priorités ».
Covey suggère de planifier à l’avance ta semaine en positionnant tes « Big Rocks » c’est à dire les tâches les plus importantes pour toi + créer du temps pour « Affûter la scie » c’est à dire créer du temps pour t’occuper des dimensions Physique, Intellectuelle, Émotionnelle et Spirituelle de ta vie.
Sur le papier c’est bien et très séduisant et ça a l’avantage de te permettre de démarrer ta semaine avec un template motivant. C’est tout à fait GTD compatible (puisque GTD n’interdit pas grand chose) tant que ce template est alimenté à l’aide de tes listes de prochaines actions et tes listes de projets.
Les failles de cette approche c’est que ça suppose que tu n’es pas soumise aux imprévus.
1 - Ce qui était prioritaire vendredi lors de ta WR et que tu avais prévu de faire le jeudi suivant ne sera peut être plus la priorité au dit jeudi. L’énergie que tu comptais y mettre non plus.
2 - Cette fameuse chose que tu avais prévu de faire ce fameux jeudi aurait pu être faite dans de meilleures conditions (contexte, temps disponible, niveau d’énergie) mardi ou mercredi mais tu t’en es privée parce que tu attendais que le jeudi vienne.
Donc tu peux le faire si ça te rassure mais tu perds la flexibilité que GTD peut apporter. À savoir que plutôt de figer dans le marbre ce que tu feras tel jour ou tel autre, tu peux juste lister les sujets ou projets qui seront ta priorités de la semaine à venir et favoriser les actions associées versus les autres.
En faisant une revue de ton calendrier chaque jour tu peux ensuite décider la veille pour le lendemain ou le matin même les actions que tu souhaites spécifiquement mener ou les projets que tu souhaites privilégier.
Ainsi, puisque la vie ne s’arrête jamais et qu’il y a toujours quelque chose de nouveau à faire, tu peux jauger l’importance de cette nouvelle chose versus ce sur quoi tu avais prévu de te concentrer cette semaine.
Je ne sais pas si c’est ton cas mais comme regarder mon calendrier est l’une des premières choses que je fais, je ne met pas de notification. Ça pollue moins l’esprit parce que bien évidemment on la programme rarement au bon moment.
Ah merci, ton message m’a fait penser à supprimer ce comportement par défaut de mon calendrier (tiens, un truc que je n’avais pas noté dans ma boîte d’entrée !). Car effectivement, je ne préfère pas non plus avoir de rappel, en l’occurrence.
Si tu peux faire en sorte de tomber sur ton calendrier à l’ouverture de la messagerie mail, c’est un vrai plus pour éviter la tentation de regarder tes nouveaux mails fraîchement arrivés.
) pour mon histoire de revue du soir, aller regarder jusqu’à J+2 plutôt que de se contenter de J+1.
Je crois qu’on ne s’est pas compris ! (ce n’est pas grave)
. J’écris l’action sur ma liste d’appels en incluant l’échéance dedans, et dans mon calendrier je mets un évènement pour la journée intitulé « ! Dernier jour pour appeler Nathalie au sujet de… », ou un truc équivalent (« échéance machin »).