Planifier son travail au quotidien

Bonjour à tous,

J’espère ne pas faire de retour en arrière avec ce sujet…

Je suis en train de relire/feuilleter les livres de David Allen, et en même temps je suis confrontée à quelques « problèmes » organisationnels au boulot :

  • Son approche me semble définitivement ultra-pertinente
  • Oui MAIS même si j’ai bien ma petite liste Projets, mes listes de prochaines actions etc… Là par exemple on vient de m’apporter un travail à rendre pour mercredi maxi :
    • Dois-je le planifier ? Si oui, sous quelle « forme » ?
      David Allen dit que l’agenda/le calendrier doit rester pour les événements et choses très précises à effectuer à une date précise. Çà ne me semblerait donc pas correct de le « polluer » avec des petits travaux à rendre… Si ? C’est moi qui me trompe ?

Je suis un peu perdue avec ce type de choses à faire.
J’en pas mal dans mon travail : modifier tel projet, réadapter tel autre, faire un petit truc en plus etc…

Avec mon patron on a mis en place une règle simple : lorsque quelqu’un me demande de faire quelque chose, la première question que je dois poser est : « c’est pour quand ? »
Çà me permet de faire une belle grimace quand on me sort le fameux « C’est pour hier!! » :roll_eyes: OK…

Du coup : comment planifier, prévoir et/où intégrer ces travaux que je dois rendre 1, 2, 3 jours, 1 semaine, … plus tard ?

Quelle est la « place » de ces éléments dans mon système GTD ??

Merci d’avance pour votre aide !

Salut @Julie C’est une question tres complete. Tu vas avoir bcp de réponses je pense.

Pour simplifier GTD pose 2 principes pour ce qui est actif

  • Les taches agenda (datée) ou echeance impératives
  • Les taches discrétionnaire (par contextes)

GTD n’est pas contre le blocage de périodes. Personnellement je l’utilise pour avancer. Exemple si je dois impérativement remettre une expertise pour jeudi, je vais bloquer une période de temps pour ça. Ce n’est pas anti GTD exemple mardi pour prévoir un impondérable.

L’avantage de cette technique c’est que je boucle tout d’un coup et c’est plus éfficace. C’est une forme de contexte (avançée)

Je reconnais que ce sujet est tres mal expliqué dans GTD :wink:

Merci beaucoup François pour ta réponse.

En effet, je pense que c’est une partie de GTD qui me bloque beaucoup.

J’ai un projet d’environ 30 min que je dois rendre mercredi matin, un autre d’environ 45min que je devrais rendre demain, des choses importantes qui doivent absolument être faites cette semaine, mais également plein d’autres petites ou grandes choses à faire dès que possible ! Du coup, j’ai vraiment le sentiment d’être perdue ! Et de ne pas être efficace et productive :frowning:

Régulièrement je me replonge à fond dans mon système/la méthode GTD en espérant que çà va m’aider à éclaircir les choses, mais j’ai vraiment un problème par rapport à ces éléments là…

Merci encore

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C’est tres classique. On a tous buté la dessus.
@Julie Tu bloques 45 mn pour ton projet de 30 mn (pour avoir de la marge) à une date et heure et une 2 eme 1h15 ou 2 de 30 mn

  • Choisis bien le moment ou tu le faits si possible le matin
  • Et surtout tu t’y tiens.

Il faut bien comprendre que GTD est génial car il fait avancer les choses globalement. Mais lorsque tu as des sprints comme ça il n’y a pas beaucoup de solutions. Il faut bosser et abattre le boulot d’un coup le plus vite possible. No way… :joy:

Mais bien avoir conscience que c’est l’exception… C’est juste un sprint… :wink:

Bon courage ! :yum:

Dans la définition du mot calendrier en terme GTD. Il y a 3 types d’info qui peuvent y être logés:

  • action à faire/ rendez-vous à une heure définie, tel jour
  • action à faire, peut importe quand mais à faire tel jour (dans le calendrier Outlook, c’est le tick « all day »
  • information critique au support de la journée

Je fixe donc énormément de rendez-vous avec moi-même dans mon calendrier.

  1. pour ne pas me faire voler des plages stratégiques le matin (cela bloque le système auto-schedule par exemple, lorsque les collaborateurs veulent prendre RV). Dans mon cas Outlook cherche les plages libres - donc si pas libre, pas de highjack.
  2. pour tout type de travail profond, je fixe des plages le matin de une heure à deux heures
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De fait il y a en gros deux cas de figure : les gens peuvent bloquer ton agenda pour toi ou pas.

Si tu es dans le premier cas de figure, alors les rendez vous avec toi-même sont inévitables pour espérer pouvoir faire ton boulot.
Si tu es dans le second cas, tu peux n’y mettre que les obligations réelles (rendez vous, réunions par exemple) et le laisser libre la plupart du temps ; non pas que tu ne feras rien sur les plages « libres »! Tu feras justement ce que tu as à faire.

Dans les deux cas, le travail qu’on te donne va sur tes listes d’actions et de projets. Surtout tant que tu n’es pas vraiment ceinture noire de GTD. L’idée quand on commence, c’est de créer la confiance dans ton système pour ton cerveau. Il faut donc qu’il apprenne à avoir confiance dans le fait que tout s’y trouve.

Évidemment, si on te jette un truc sur le bureau en te disant pour dans deux heures, ça peut sembler superflu (et parfois ça le sera, surtout s’il faut deux heures pour le faire). Note que quand on me dit « pour hier », je réponds toujours « envoyé la veille, tu devrais pas effacer mes emails » :grinning:
Donc si tu dois finir un truc pour dans deux heures mais que ça ne prend que quelques (dizaines de) minutes, je t’inviterai à le mettre dans tes listes, et à les consulter pour voir ce qui est le plus important là tout de suite, faire le plus important, et consulter de nouveau tes listes une fois fait. Et ainsi de suite. De cette façon, tu verras forcément à un moment cette fameuse chose à faire « pour dans deux heures » et pourra la faire au meilleur moment. Tout en construisant la confiance dans ton système.

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Bonjour,

N’est-il pas de bon ton également de mettre toutes les échéances dans le calendrier, donc par exemple ici de mettre un rendez-vous dans le calendrier pour deux heures après ?

C’est ce que je ferais en tout cas, car j’aurais trop peur de me laisser embarquer par d’autres tâches et d’oublier ce dossier-ci.

Par ailleurs, j’aurais tendance à commencer par ledit dossier, si réellement le délai de deux heures n’est pas négociable. Parce que je n’ai pas confiance dans mon estimation de la durée des travaux ; si je pense que quelque chose a besoin d’une demi-heure, il est fort possible que cela prenne une heure, voire plus.

Je ne suis pas sûre d’avoir saisi… :upside_down_face: Tu veux dire que tu réponds que tu as envoyé avant-hier le dossier à rendre prétendument pour hier ?

Bonsoir,

Donc vous les mettez pas dans votre system GTD ?

J’ai tendance à mettre les rendez-vous et les événements sur le calendrier, mais les choses de moindre importance, à faire une tache avec une due date et un reminder.

C’est ça, c’est surtout pour faire remarquer qu’une demande impossible mérite une réponse qui l’est tout autant. Ensuite, je demande l’échéance réelle : le flou est l’ennemi de la productivité ; urgent ça n’existe pas pour moi, il faut me dire ce qu’on entend par urgent : 10 minutes ? 1 heure ? 3 ? Demain 9h? Je ne peux rien faire avec"urgent", par contre, je peux faire avec 10mn, 1h ou demain 9h.

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S’il n’y a pas de raison réelle imposée par autrui pour faire cette action à cette date, alors pas de date ni de rappel. Si le combo date artificielle+rappel garantissait de faire effectivement la tâche, ça se saurait :slightly_smiling_face:

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Tu utilises jamais la fonction rappel en dehors du calendrier alors ?

C’est peut-être par ce que je n’ai pas encore l’habitue de regarder mes listes assez souvent.

Par exemple, faire les courses. J’estime que je dois le faire le mardi ou le mercredi. Du coup j’ai une tache qui débute le mardi et qui finit le mercredi, le tout avec des reminder. Pour toi sa irait plus dans le calendrier ?

Je pense qu’il faut éviter au maximum les rappels. Ils alourdissent le systeme. Avant je mettais bcp de choses dans mon agenda, des dates de controle etc… J’ai pris l’habitudes de ne mettre que l’essentiel dans Omnifocus. Je ne met dans mon agenda que mes rendez vous ainsi que des échéances déterminantes ex. Paiement de la TVA le 19 du mois… Pour ma WR je ne la met meme plus car elle est en pilotage automatique. Je la fait forcément le vendredi, le samedi ou au pire le dimanche (mais c’est rare)

Vous entendez quoi par RAPPELS ? De le noter en avance, avant l’échéance ? :blush:

Si j’ai bien compris le sujet :wink: beaucoup de gens mettent des rappel relatifs à des taches précises qu’ils ne veulent pas oublier. Voir exemple @Erwann

Pour certains (je suis sure par ERWANN) ils en mettent pour n’importe quoi… Ca devient ingérable.

GTD préconise de ne mettre en tache agenda « informations dont on doit disposer un jour précis » que le minimum.
De ce que j’ai constaté par expérience, l agenda doit vraiment etre un territoire sacré. Je ne délègue jamais mes rendez vous. J’en garde la totale maitrise. Mais je travaille seul donc c’est facile.

Pour revenir à nos moutons il faut limiter les rappels, comme l’usage des dates. Une due date doit etre impérative (on ne peut y déroger) ex TVA remise le 19. Rappeler Nathalie le 16/1 car elle part en vacances le 17 à 17:00. Plus on utilise de rappels plus ca complique les choses et plus le cerveau perd sa confiance dans le systeme. C’est la liste qui sert de rappel…

Enfin il ne faut pas confondre rappel et planification. Si je fixe une date de départ dans omnifocus, c’est pour planifier une séance de travail. C’est une forme de rappel mais facultative. J’envisage de faire la tva le 17 car c’est le meilleur moment pour le faire et je sais que j’ai une echeance le 19… Mais si je n’y arrive pas je la ferai le 18 ou au pire le 19 avant minuit. Mais hors de question de rater la date d’échéance du 19.

En l’espèce si j’arrive au 19, la TVA va apparaitre en rouge (date echeance du 19) dans Omnifocus. C’est par ça que je commencerai ma journée et rien d’autre car c’est ma priorité du jour.

Oui, clairement d’accord avec toi ! (pour les deux points : à demande absurde, réponse absurde, et le besoin de définir ce qu’est une urgence, d’autant que chacun a sa propre définition)

Je trouve que dans cet exemple précis on peut justement y déroger puisque le cerveau sait que Nathalie part le 17 janvier en fin d’après-midi. Donc si jamais la fin de la journée du 16 janvier approche et qu’on n’a pas encore appelé Nathalie, le cerveau va se dire « oh c’est bon, elle est encore là demain ». Enfin, le mien se dit des choses comme ça :sweat_smile:.

Pas pour moi. Moins j’ai de choses à me rappeler mieux je me porte. Comme dit DA mon cerveau est fait pour penser et mon énergie est précieuse. Je prefere la consacrer aux sujets de reflexion et je n’appelerai Nathalie qu’à partir de la date de prévision prévue, sauf si elle m’appelle avant… :joy:

Pour le coup je suis un peu comme @Astrid , si Nathalie part le 17 à 17h, j’ai presque toute la journée du 17 finalement, du coup mon rappel ne sera pas forcément au 16.

Si je sais que j’ai, en vrai, encore du temps après l’échéance que je me suis mise, il y a toutes les chances du monde que je la prenne. Si Nathalie part le 16 à 17h et qu’il n’est pas possible de la joindre le 15 ni avant, alors oui, ça ira sur mon calendrier. Si je peux appeler Nathalie n’importe quand mais que ça doit forcément se passer avant le 17 car elle sera partie ensuite, j’ai deux options :

  • une prochaine action sur ma listes d’appels, couplé à un « événement » dans mon calendrier qui dit « Nathalie a été rappelée » en date du 16 (comme je consulte souvent mon calendrier à l’avance, je vois le rappel arriver)
  • une prochaine action sur ma liste d’appels rédigée en incluant l’échéance dure, style « AVANT 16/01 - Nathalie, àp de blabla » (entorse à l’orthodoxie mais souvent mon option préférée dans le cas d’une action simple comme celui-là).
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Pour quelque chose comme ça, je ferais une tâche « appeler Nathalie » qui commence le 16 et fini le 17 à 17h00 :slight_smile:

Et si tu peux appeler Nathalie n’importe quand avant le 17? Genre le 2, le 12, enfin n’importe quand ?

Que de réponses intéressantes !

Je vais essayer d’ajouter ma pierre à l’édifice (même si tout a été dit!)

Personnellement, pour ce cas, je marque un événement journée entière « Deadline - Travail à rendre » au mercredi et je rajoute dans mes listes d’actions une prochaine action avec une date butoir (c’est le rare cas où je m’y autorise) au mercredi ou au mardi si je vois que mon mercredi risque d’être chargé.

C’est le type de tournure que j’évite absolument. J’utiliserais plutôt la tournure « A quelle date dois-je le rendre au plus tard ? ». J’aime me dire que peu de personnes seraient enclin à répondre « Hier!! »

Les travaux qui ont une deadline sont pour moi d’importance supérieure aux autres à partir du moment où cette deadline est proche. Mais pour pouvoir t’en assurer, tu te dois de les ajouter à tes listes d’actions pour qu’elles puissent entrer en concurrence avec les autres et que tu puisses juger en confiance de celle qui est nécessite le plus ton attention sur le moment.

Pour gérer, les travaux à rendre le jour-même, par contre, je tiens à côté de moi une forme de to-do papier :roll_eyes: avec les actions que je dois ABSOLUMENT (j’insiste!) faire dans la journée. Cette to-do est alimentée à partir de mes listes d’actions sur la base des rappels d’échéances que j’ai marqués dans mon calendrier. Parfois, je n’ai rien à y mettre (je travaille donc uniquement à partir de mes listes d’actions), parfois j’ai identifié 1 ou plusieurs actions qui ne peuvent plus attendre. Dans mon esprit, tout ce qui apparaît dans cette liste doit disparaître à la fin de la journée. L’incendie de dernière minute qui doit être traité dans la journée atterrira donc sur cette to-do s’il nécessite réellement que je m’y attèle.

Concernant le timeblocking, je l’utilise le plus souvent pour protéger mon temps afin de me focaliser sur un sujet ou des types de tâches particulières. Si tu sens que tu risques de rater une deadline parce que tu ne cesses de repousser une action, le timeblock peut être un bon moyen de protéger les dernières heures qui te séparent de ta deadline.

Voilà pour moi!

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