Projets et actions pour plus tard

J’ai un petit soucis avec l’organisation de mes projets pour plus tard. Ce ne sont pas de vraies SMB mais bien des projets ou des taches qui démarrent à partir d’une date donnée.

Exemple 1 un mandat va rentrer en septembre mais pour l’instant le propriétaire ne me communique rien…
Par contre début septembre il m’enverra tout d’un coup !
Comment organisez vous ces projets et actions ?

Exemple 2 : Je n’ai toujours pas choisi ma formation obligatoire de 2020 pour le renouvellement de ma carte pro. Je ne veux pas m’occuper de ce projet avant début septembre. Ou est ce que je le met ?

Tickler ? :stuck_out_tongue_winking_eye: Perso je reste simple, rapport au temps = calendrier. Après, on peut imaginer aussi une check-list mensuelle et donc ça irait dessus pour le mois de septembre.

Prenons l’exemple 1 du projet intitulé Mandat XY : A l’intérieur de ce projet je crée les tâches suivantes :

  • Suivre retour propriétaire M. Z au sujet de…
  • Relancer par mail M. Z au sujet de… (Puis j’affecte une date à cette tâche par exemple fin aout + un contexte → Mail).

Exemple 2 : Créer le projet « Formation 2020 ». A l’intérieur de ce projet, créer les tâches suivantes :

  • Faire des recherches internet - formation sur tel ou tel sujet (Mettre une date à cette tâche qui lancera le début du projet)
  • Prendre des notes sur le type de formation que je souhaite effectuer

En conclusion, la date de début de la première tâche du projet défini le début de celui-ci. Quitte à la redéfinir par la suite.

Lorsque je parle de mettre une date à une tâche c’est via la fonction Scheduled de Nirvana :

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J’avais le même problème sur des tâches qui sont bien des NA mais déferrées donc pas vraiment du SMB.

Je fonctionne a peu prêt comme @Alexis, je met une date de début dans le futur ce qui bascule le projet dans la section différé.

Dans OF tu peux créer tu peux affecter de type de date à une tache ou un projet :

  1. Date d’échéance, c’est la date limite de réalisation de la tache ou du projet.
  2. Date de report, c’est la date à laquelle la tache ou le projet deviens actionable.

Dans ton exemple 1 si tu dois exécuter ton mandat le 10 septembre au plus tard tu mets la date échéance au 10 et la date de report au 20 août par exemple.

La tache deviens visible qu’à partir du 20 août ça te laisse 10 jours pour te préparer et te libérer du temps lorsque tu fais rentrer le mandat.

Dans onenote, j’ai un onglet avec les gros blocs du mois et coller ça dedans

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donc ca passe par la revue mensuelle pendant laquelle je crée mes onglets hebdo
si le projet est raisonnble, je colle tout dans la page sinon c’est un renvoie vers un dossier avec toutes les références du projet

pas de secret, ca passe par une revue ( la weekly qui est mensuelle chez moi la dernière semaine du mois )

2 éléments pour moi :

A - Un événement dans mon calendrier pour me rappeler de l’enclenchement du projet

B - dans mon système de références j’ai un dossier Someday/Maybe dans lequel je réunis sous un dossier dédié tous les éléments que je possède déjà sur le projet

Pour moi (méthode papier) j’organise ma liste textuelle de projets « actifs » par date et donc j’y ferais figurer ces 2 projets pour septembre (c’est dans pas longtemps) quitte à les mettre un peu à part si je ne veux pas du tout y penser pour l’instant. Parce que dans ton exemple 1 cela te demande de l’anticipation (conserver du temps pour ce projet).
Pour ton exemple 2 même si tu ne veux pas t’en occuper avant septembre, est-ce qu’il ne faut pas tout de même que tu le gardes en tête pour si tu vois passer un sujet qui pourrait être l’objet de ta formation ? Ok tu ne t’y pencheras sérieusement qu’en septembre, mais il mérite que tu restes ouvert une opportunité d’idée d’ici là ?

J’ai réécouté des webinaires à ce sujet et on dirait bien que pour DA la plupart de ces choses vont dans SMB qui ne contient donc pas que des choses que l’ont pourrait faire mais également des choses que l’on doit faire, simplement pas maintenant.

Cela me laisse perplexe mais quelque chose à voir.

Tout à fait (conceptuellement, en fait tout ce qu’on ne fait pas maintenant est de facto « un jour peut-être » parce qu’on ne sait jamais vraiment où on sera dans 5mn :slight_smile: ), ça se rattrape au moment de la Revue Hebdo (d’où l’importance de revoir la liste Un Jour / Peut-être… car elle contient aussi des choses que l’on doit faire mais dont le moment de s’en occuper n’était pas encore arrivé).

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C’est tout l’intérêt d’un bon logiciel de traitement de tache qui permet notamment de traiter les SMB de façon intelligente. Exemple sur THINGS sur la photo ci apres. Source www.productivewithapurpose.com

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C’est là que j’ai plus de mal.

Pour moi la liste someday/maybe est là pour les choses que je pourrais faire mais pas pour les choses que je me suis engagées à faire. Dans les webinars, ils insistent beaucoup sur le « may do » et sur la notion de « commitment ».

Mais que faire des actions sur lesquelles je me suis engagé et que je ne peux pas ou ne veux pas faire actuellement (en dehors des contextes/énergie/temps).

Pour moi il y a plusieurs cas de figure :

  1. Si c’est une action que je dois et veux faire maintenant (si toutes les conditions sont réunies) alors elle va dans la liste des prochaines actions.

  2. Si c’est une action que je dois faire mais que je ne peux pas faire maintenant à cause d’une contrainte temporelle, deux solutions :

  • elle va dans mon calendrier si je dois impérativement la réaliser à une date spécifique.
  • elle va dans mon système de tickler si cette action passe en prochaine action à une date spécifique (start date).
  1. Si c’est une action que je dois faire mais que je n’ai pas envie, elle va dans mon système de tickler pour une revue ultérieure.

  2. Si c’est une action que je dois faire mais que je ne peux pas faire maintenant à cause d’une autre action, elle va dans les références du projet.

  3. Si c’est une action que j’aimerais faire mais que je ne veux pas faire maintenant pour X raisons, elle va dans la liste smd.

Si ce systeme te convient je trouve que c’est super ! Personnellement je fonctionne en stricte GTD

  1. Une action est à faire un jour donné a cause d’une contrainte extérieure => Dans mon agenda (soit en général soit en Time blocking exemple préparation d’un rendez vous de négociation) ou en TODAY

  2. Une action vraiment actionnable qui peut etre faire n’importe quand mais asap dans la semaine va en NA dans la vue Anytime.

  3. Une action dans le futur ou à faire peut etre va en someday.

Il n’y a que today qui est un peu particulier. Je ne met en today que ce que je veux absolument faire dans la journée. Things groupe ou pas cette vue par projet. De sorte que je sais ce qui j’ai en hot stuff now. Je commence par mon agenda puis en parallèle Today, puis je passe en Anytime

Upcoming sont des actions ou des projets qui vont commencer dans le futur mais de façon impérative exemple m’occuper de la TVA le 17 pour une echeance le 19. Elles iront automatiquement dans Today le jour venu. J’essaye de réduire leur nombre au minimum. J’ai désynchronisé mon agenda de cette liste pour l’instant pour qu’elle soit épurée au maximum.

C’est la tres grosse force de THINGS. Traité intelligemment ce programme est fabuleux. Mais il faut vraiment bien l’utiliser façon GTD et user et abuser du SMB. :wink:

Je pense qu’il faut toujours garder l’esprit de la méthode et ne pas se laisser influencer par l’outil. Si l’outil facilite la pratique, c’est super, mais s’il induit un changement de pratique juste pour utiliser une fonction qui n’est que faussement efficace (typiquement les échéances sur action), alors c’est un problème et on va immanquablement a un moment se poser plus de questions que nécessaire.

En pratique, une chose qu’on DOIT faire, strictement parlant, n’a rien à faire dans « un jour peut-être » ; elle va dans son contexte. Si ce n’est pas pour maintenant, c’est qu’il y a un rapport au temps et donc ça va dans un calendrier. Restons simples.

Mais en esprit, tout est du « un jour peut-être » sauf ce que je suis en train de faire maintenant. Il faut aussi voir que David a plusieurs niveaux d’interprétation suivant qui pose la question. Si vous lui demandez « est-ce que je peux mettre tous les projets en « un jour peut-être » », il vous répondra certainement oui ; pas parce qu’il n’est pas contrariant, mais parce que si c’est votre envie et que ça vous permet d’utiliser sa méthode et d’être plus productif et serein, alors c’est tout bon (en fait sa phrase commencera sûrement par « if… » :wink: )

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Perso j’ajoute parfois une date de départ = agenda et ça basculera en today aussi. OK il ne faut pas se laisser influencer par l’outil mais bien géré je trouve qu’il aide considérablement.

Voici un exemple de bêtise :
A un moment je gerais mon agenda en mettant des taches futures j’ai abandonné car je n’avais plus de vue globale du projet je passais du temps à me dire "voyons est ce que j’ai pris ça en compte et je vérifiais sans arrêt mon agenda.

Ce que je fais aujourd’hui :
Pour moi, l’agenda doit etre un territoire sacré. Par de futures action qui me semblait impératives sauf si vraiment on ne peut pas faire autrement (exemple rappeler Heliott pour faire le point sur les dossiers car il part en vacance ce soir ou autre exemple echeance de remise de la TVA le 19) et contenir d’abord mes rendez vous et échéances impératives. Parfois des dates de controle à la limite mais Things gere ca beaucoup mieux.

Ma weekly review checkera mon SMB et activera les taches SMB activables soit dans la liste de mes contextes soit en tache effectivement agenda mais impérative ou ca passera tout simplement en today et la c’est imparable. On ne peut pas rater une echeance.

Au moment de l’ouverture de THINGS le matin la vue today s’affiche et il me demande de valider chaque tache ou projet à echeance de Totaday ou d’en faire ce que je veux… Replanifier, effacer, etc…

ca c’est vraiment génial chez THINGS; Ca existait chez omnifocus mais de façon plus confuse moins claire que sous things et par ailleurs sans aucune validation. Il faut cliquer sur OK dans la journée pour que les taches soit engagées…

exemple ici sur un projet.
On voit bien une tache future en SMB bien qu’elle ait un contexte prédéfini le BS n’interviendra que si l étape 1 est réalisée (la relecture de mon résumé de mon Bujo) et cette étape 2 peut etre cachée voici 2 copie écran

On est bien d’accord, si c’est une tâche que je DOIS faire, elle doit allez dans une autre liste que someday.

J’essaye de raisonner en dehors de toute application ou logiciel afin de comprendre vraiment le workflow et de ne pas être polluer comme tu l’as justement souligné.

Si on veut être puriste GTD, il n’y a même pas besoin de faire une daily review le matin. D’ailleurs @Romain indique sur sa video qu’il ne sait pas à l’avance comment sa journée va être remplie (à part le hard landscape).

Tu as raison pour les deux points.

D’un point de vue stricte de ce que j’ai compris de GTD c’est ça. C’est ton agenda et des prochaines actions qui ont fixer au dernier moment le déroulement de ta journée qui va évoluer en fonction des Critères GTD :, Travail planifié, tel qu’il se présente etc…

C’est la qu’on a une légère divergence avec ma propre approche de GTD.

Certes je laisse un max de place chaque jour au taches par contextes mais ne pas poser certaine grosses pierre dans la semaine me terrifie. J’ai vraiment besoin d’avoir planifié les trucs les plus importants de ma semaine. A défaut je ne me sens pas en confiance.
et un morceau qui est bloqué sur un sujet crucial et un morceau est consacré à ma formation.

Si je regarde une journée type on a :
15% formation obligatoire (un peu ici, un peu d’autre chose)
15% Loisirs
25% Bloque (time stratégie projet)
25% GTD
et le reste 20% rien…

Cette methode me réussit bien et en terme de % d’exécution (taux de l’ordre de 98% sur les 25% stratégique) et en terme de resultat.

GTD c’est génial mais je reste capitaine de ma feuille de route. C’est moi qui donne le cap et fixe mes priorités. Mais peut etre que dans mon Job il y a moins d’impondérables. Je sais tres bien si un immeuble vaut le temps que je vais y consacrer ou un négo, je suis mon propre patron, je n’ai pas de reunion, de comité, de bouffeurs de temps… Ca aide.

C’était pour te taquiner :wink:

Tu as raison sur la fait de rester capitaine de son bateau comme on dit.

Personnellement, j’aimerais vraiment comprendre la logique derrière tout sa car ces derniers temps j’ai appris pas mal de choses sur la méthode qui on fait grandement évoluer ma perception de la méthode. Du coup je me dis qu’il doit y avoir encore bien des sujets pour lesquels je suis loin de la « vérité » (s’il y en a une).

J’avais bien compris :wink:. je me méfie de l’écrit car parfois je peux etre un peu sec :joy: :stuck_out_tongue:

Non GTD n’est pas parfait. Mais je suis tres sincèrement convaincu que c’est la meilleure méthode que j’ai apprise et c’est sur elle que j’ai axé mon systeme de gestion. C’est dire à quelle point je lui fait confiance pour accepter de remettre ma vie entre ses mains. :wink: façon de parler bien sûr… :grin:

Mais au vue des resultats je n’ai pas à m’en plaindre. Le plus difficile a été de trouver mon logiciel. Enfin, c’est fait.

Mais pour revenir à nos :sheep: la liste SMB est tres importante. Dans cette methode il y a un probleme qui est liee à chacun. On veut en mettre trop et a un moment on ne voit plus l’essentiel. On se retrouve face a des liste de trucs qui peuvent vite devenir tres décourageantes et ultra stressante. Un comble pour un système qui est supposé vous faire gagner du temps. Notre systeme doit etre capable de gerer intelligemment cette liste SMB. Peu le font vraiment bien. Things excelle la dedans. C’est bien aussi pourquoi j’ai changé.

Mais ce n’est pas de la faute de GTD. C’est notre propre faute. Il est tres difficile de faire face à cette vie de plus en plus complexe et rapide. Aujourd’hui on est en permanence sous un déluge d’information. N’importe quelle personne normalement constituée deviendrait :crazy_face:

Aussi Il faut vraiment garder les liste agenda et contexte pour ce qu’elle sont des listes opérationnelles de travail ici et maintenant et virer tout projet et toute taches qui n’est pas dans un horizons court terme. Un an c’est trop long. Une semaine / un mois c’est tres bien.

Et a coté de ça le garde fou c’est la weekly review. Pas de WR = pas de GTD. c’est CH… mais c’est comme ça Tout tout tout tient sur la WR. Et elle prend le temps qu’il faut pour que ca fonctionne. En période de croisere sur Things en 30 mn c’est OK (hors séance de BS projet)