Qu'est-ce qu'un projet ?

Publier précédemment ici : https://www.productifetserein.com/quest-ce-quun-projet/

Pourquoi définit-on les projets comme on le fait dans la méthode Getting Things Done ?

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@Romain J’ai une petite question pratique

J’ai des projets qui je suis obligé d’organiser à l’avance car complexe et avec des Etapes. Dans chaque étapes il y a des taches (souvent tres nombreuses) à faire concrètes. Comment geres tu cela dans un logiciel ? Merci

Je me permet de donner un exemple de ce que je fais par rapport ta question. J’utilise une sorte de document d’accompagnement sous forme d’excel, qui me permet de rentrer sur une granularisation plus fine des tâches, lorsque je m’attaque à un powerpoint à produire qui ferait avancer un projet du type « Référencement AXA ». Dans mon gestionnaire de tâches j’écris « Poursuivre powerpoint référencement AXA » et dans mon fichier Excel, « Rédiger une synthèse de nos offres », « Insérer slide CDS », « Mail Mathilde doc Ecovadis »,… Cela m’aide vraiment beaucoup.

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C’est super toute cette procédure !
Ça ne laisse aucune place au hasard !
J’adore le tri par contexte de logiciel ! :grinning:

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Je pars donc de ce principe:

  • J’ai une liste de projets dans laquelle « pas besoin d’y mettre le plan d’action ni d’information supplémentaire » : une liste donc, où chaque point est un projet exprimé sous la forme d’un résultat à atteindre, sans autre complément.

  • « il n’est pas nécessaire de relier dans un logiciel chaque projet à sa zone de responsabilité, il n’est pas non plus nécessaire de relier forcément chaque action à son projet » Ce qui vient donc confirmer le premier point: une liste de projets est une liste de résultats à atteindre, rien de plus.

Oui, mais une fois qu’on a dit ça, moi pour atteindre un résultat (= projet), j’ai une liste de tâches à mettre en oeuvre en tête.

Certaines sont actionnables tout de suite, et celles-ci, je les mets donc dans les listes du contexte auquel chacune d’entre elle est liée.

MAIS, certains ne sont pas encore actionnables, quelque soit le contexte, pour la simple et bonne raison qu’il faut avoir réalisé une tâches préalable pour pouvoir faire la suivante.

=> Exemple: je dois aller acheter une imprimante, mais je dois aller retirer du cash avant à la banque.
Ces deux tâches ont le même contexte (« courses » ou « en ville »), mais je sais que je ne peux pas acheter mon imprimante si je n’ai pas été retirer du cash avant.

Question:
Sachant que je mets la tâche « retirer du cash à la banque » dans ma liste de contexte « en ville », où est-ce que je mets « aller acheter une imprimante », vu que je ne suis supposé n’avoir dans mes listes que des choses actionnables (the very next thing) ?

Salut

Je mettrais « retirer du cash à la banque » dans le projet imprimante, cette tache devient donc ta NA et une fois réalisée, ta NA suivante est l’achat de l’imprimante.

@Jean, @Erwann, si je reprends l’exemple du projet « acheter une imprimante », voici ce que j’aurai fait : Vu qu’à un moment l’achat de l’imprimante conduit à sortir de chez soi, retirer du cash, aller dans un magasin précis, cela s’apparente à un genre de rdv avec soi même. Généralement j’aime bien regrouper mes courses, donc quitte à sortir une fois autant en profiter pour acheter les deux ou trois choses que l’on s’était noté (En revanche ça peut être juste acheter l’imprimante).
Je bloque donc un créneau dans mon agenda, et j’y détaille l’itinéraire.

Sur des choses simples comme celle là, il m’arrive d’utiliser une « ruse » (qui n’en est pas une en fait) ; Lee principe est de nommer une action de sorte qu’elle indique quelque part sa raison d’être en elle même, ainsi j’aurais écrit : « retirer du cash à la banque pour acheter l’imprimante ». Du coup une fois le cash en main, je sais pourquoi et soit je peux poursuivre et je vais acheter l’imprimante, soit je ne peux pas et j’ai juste à modifier le titre de mon action pour « acheter l’imprimante chez Truc ».
Maintenant, en termes de méthodo, @Jean, c’est exactement ce que tu as décrit. Donc ou vont toutes les actions d’un projet qui ne sont pas les suivantes ? Dans le dossier du projet en question, c’est-à-dire à l’endroit que j’ai défini comme recevant toutes les pièces relatives au dit projet.

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Donc @Alexis si je comprends bien, tes listes de projets (et non pas ta liste de projets) ne sont pas dans Nirvana mais dans Notes ?

Merci @Romain je m’attendais à peu près à cette réponse.

Mais alors, on en vient à ce que je voulais pointer: si je sors « en ville », je prends ma liste contexte « en ville » (et théoriquement pas les autres listes, ou en tout cas je ne les regarde pas).
Or si j’ai dans ma liste contexte uniquement les tâches actionnables, je n’aurais pas en arrivant en ville ma tâche « acheter une imprimante » mais uniquement « retirer du cash » … je risque donc, une fois mon cash retiré, d’oublier que j’ai désormais une nouvelle tâches actionnable « en ville » mais qui n’est pas encore dans ma liste contexte.

Note: je reconnais que dans mon exemple ça paraît un peu tiré par les cheveux mais l’exemple se veut ultra simple pour rester clair sur le forum.

Mon soucis, c’est que du coup, mes listes projets (ex: pouvoir imprimer des documents), il faut sans cesse que j’aille piocher dedans pour être sûr que dans les listes de contexte (actionnables tout de suite) j’ai bien tout ce qui est actionnable… vous me suivez ?

Je pense c’est pour ça que @Romain indique dans le titre de son action pourquoi il retire du cash, il voit bien que c’est pour acheter l’imprimante.

Peut-être que le mieu est de te faire une feuille de route comme le propose @Alexis. Tu indiques que tu dois retirer de l’argent et toutes les choses relatives à cette action à faire juste après.

Tu peux même faire un projet pour cela. Ta première action serait de retirer du cash et tu mets ensuite toutes les actions qui en découle. Une fois l’attente retirer, tu vois les taches que tu as à faire avec cette argent.

Pour parler outil, j’ai un peu moins ce problème car mon gestionnaire incorpore l’idée de tâche bloquée par une autre et je peux rapidement voir quelles tâches sont en attente de celle choisie.

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C’est l’une des raisons d’être de la revue hebdomadaire ! Être le filet de sécurité qui t’assure qu’un projet ne reste pas bloqué (par oubli ou quelque autre raison). Et c’est l’une des étapes spécifiques : aller chercher dans les dossiers projets les actions qui sont maintenant les prochaines et que je n’aurai pas encore reportées ou identifiées comme telles. C’est pour ça d’ailleurs qu’on ne revoit les projets qu’après avoir reçu les listes de prochaines actions (calendrier et en attente).

Mes projets sont gérés dans Nirvana, en revanche certaines actions d’un projet peuvent aller dans l’agenda. Par exemple, rechercher un modèle d’imprimante ira dans Nirvana, puis la tâche programmer achat imprimante modèle XY, dans l’agenda.

Ce n’est pas l’application Notes, en fait dans la 1ere photo tu peux voir un créneau Courses, et quand tu entres dans l’évènement Courses de l’agenda, tu as le détail de mon « parcours » (2eme photo).

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Hello @Alexis Alexis
Je reviens sur l’organisation des projets. Je trouve ton fichier excel super. Je me demandais seulement comment tu planifies ces différentes étapes que mets tu dans to do est la tache ? L’etape ? Et mets tu des date de controle dans ton agenda style google ? Merci

Hello @francois, imaginons que je m’attaque à la refonte totale de mon CV, je vais utiliser ce fichier excel pour granulariser au maximum les multiple micro tâche que ce « projet » comporte. Exemple, Mettre police Arial 10, Redimensionner la photo du CV, Ré-écrire descriptif dernière expérience, Ajouter ma dernière expérience professionnelle, etc.
Donc en soit, à chaque fois que je veux avancer sur mon CV j’ouvre ce fichier. Je peux me le programmer dans l’agenda pour samedi après-midi un créneau d’une heure, ou noter dans Nirvana : Poursuivre refonte CV cf fichier Actions (C’est comme ça que je l’appelle).

Si je comprends bien,

  • Ton projet "refaire mon CV est dans Nirvana " Right ?
  • Toutes les taches sont dans ton fichier excel qui groupe projet + action,
  • pour action soit tu met la prochaine action en Time blocking dans ton agenda, Soit tu mets la prochaine action en terme global et tu vas chercher en reference toutes les taches dans excel.
    Est ce cela ?

Bonjour à tous et en particulier à Alexis,

Est-ce que le fait d’écrire comme prochaine action « Poursuivre refonte CV cf fichier Actions » est orthodoxe par rapport à GTD ? On parle souvent d’écrire une prochaine action la plus petite possible et qui soit physique (avec un vrai verbe d’action).
« Poursuivre refonte CV » est un ensemble d’actions et, quand on lit sa liste de prochaines actions, cela pourrait être rebutant car trop gros (et donc mener à repousser cette refonte de CV). Tu ne rencontres pas ce problème, @Alexis ?
En théorie, avec les exemples que tu as donnés, toutes les tâches suivantes pourraient être dans la liste de prochaines actions (car aucune n’a besoin de l’autre pour être effectuée) : « Mettre police Arial 10 », « Redimensionner la photo du CV », « Réécrire descriptif dernière expérience », « Ajouter ma dernière expérience professionnelle ».

Ce que je trouve positif dans ta manière de faire :

  • Écrire toutes les prochaines actions (PA) possibles du projet dans la liste de PA est lourd ; parfois j’ai justement du mal avec mes listes de PA, car je trouve cela fastidieux et agaçant d’y écrire toutes les prochaines actions potentielles d’un proiet que l’on peut attaquer par plusieurs bouts (sachant que pour ce genre de projets, j’ai justement déjà listé les actions à faire dans une liste du projet).
  • On pourrait considérer (il suffit de reformuler un peu pour cela) que la PA est « Ouvrir le fichier actions du projet refonte de CV » (ça paraît idiot mais souvent, même le pas le plus simple déclenche l’engagement dans l’action).
  • Ton fichier Excel diffère d’une liste de tâches plus classique dans le sens où tu as ajouté les contextes GTD (logiciels ici). Cela permet sans doute d’enchaîner les actions plus vite.
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Je trouve que c’est une super question parceque c’est un des trucs sur lequel je butte aussi.
En principe GTD précise qu’on ne met dans le projet que la prochaine action. Mais un projet ca contient des étapes, des taches, des trucs qu’on attend, des trucs planifiés.

J’ai essayé de tout mettre dans mes logiciels exemple Omnifocus et things. au bout d’un moment c’est parti en vrille il y avait trop de trucs. Du coup je ne voyais plus rien.

La solution d’Alexis est élégante. Il externalise une partie du projet et j’imagine ne met que la prochaine action dans son outil Nirvana.

A vrai dire je ne connais pas bien l’orthodoxie de GTD en la matière et je me demande bien comment @Romain s’y prend car il a aussi des projets complexes…

Bonjour à vous 2,
@francois c’est exactement ça : J’allège un peu mon gestionnaire de tâche en faisant cela. Et c’est pour certains cas très précis ou il y a multiples petites choses à faire.
Et en fait je les liste parceque ça me rajoute de la charge mentale de les retenir, et ça me permet de reprendre très rapidement si je suis interrompu.

@Astrid, je te rejoins sur le fait que je devrais écrire, ouvrir fichier Excel… En revanche comme je sais que les étapes sont dûments fragmentées dans mon fichier, je n’ai aucune retissence a commencer la tâche (car j’ai en face de moi une liste de petites choses clairement définies)

  • A l’époque où j’ai voulu refaire mon CV j’ai commencé par créer le projet dans Nirvana. J’ai par la suite ouvert mon fichier excel et j’y ai listé toutes les micro tâches. J’aurai donc pu clairement me passer de créer un projet dans Nirvana mais je voulais avoir une trace pour mon suivi, ou rien que pour pouvoir y mettre une relance du style : Poursuivre mise à jour CV cf fichier action.

  • Je n’utilise ce fichier action que pour la production de livrable : Un document de 50 page sur tel ou tel sujet, où il y aura certainement plusieurs paragraphes long et pénible à rédiger d’une traite (exemple d’action : lister les éléments à développer dans le paragraphe X, rédiger ébauche paragraphe X, Mail Jacques pour qu’il me donne son avis sur le paragraphe X, etc). C’est donc un fichier d’accompagnement de mes projets / livrables.

  • Je procède différemment : Imaginons que dans Nirvana j’ai noté Poursuivre mise à jour CV cf fichier action, la tâche est simple j’ouvre mon fichier excel et j’avance micro tâche par micro tâche. Si je dois m’arrêter pour faire autre chose et m’y remettre le lendemain, je programme dans Nirvana la tâche Poursuivre mise à jour CV cf fichier action au lendemain (Elle apparaitra dans mes tâches du jour à J+1).
    Par ailleurs, si je sais que pour ce même projet je vais pouvoir y travailler que le samedi matin durant 2h, je bloque le créneau cette fois ci dans mon agenda de 10h à midi par exemple avec en intitulé d’évènement Poursuivre mise à jour CV cf fichier action.