Règles de changement de contexte

Général
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Bonjour tout le monde,

Je sais que le sujet des contextes a été déjà souvent abordé et j’ai essayé de lire la plupart des posts s’y rapportant sur le forum mais j’ai encore une question qui me travaille : avez-vous des règles de changement de contexte ou fonctionnez-vous à l’intuition ?

Je m’explique : je bosse de chez moi à 95% du temps dans un bureau au calme avec ordinateur, téléphone, internet, etc. Du coup, l’essentiel de mon temps de travail repose sur des « contextes » que je choisis délibérément comme par exemple : "je passe en mode « lecture » de dossiers ou je bascule en mode « traitement des mes mails », etc. Pour éviter de faire tout dans le désordre, je m’impose des règles du type « pas de mails avant 11h du matin » ou encore « je passe mes appels après le déjeuner ». Evidemment il y a des exceptions mais pour le moment c’est ce que je fais avant d’avoir trouvé mieux.
Parce qu’un autre problème que j’ai dans l’application de la méthode jusqu’à présent, c’est que le matin avant de travailler j’ai pris l’habitude de consulter pratiquement toutes mes listes de « contextes » (bien obligé puisqu’elles se rapportent toutes au même contexte général qui est « je suis à mon bureau chez moi dans une journée de travail normale »), à l’exception de la liste « courses » et de 2 ou 3 autres qui sont hors de chez moi. Sauf qu’à consulter toutes ces listes, ma tentation est de vouloir « piocher » dans chacune une prochaine action que je pense importante à faire la tout de suite et qu’au final je change tout le temps de mode de travail, ce qui est plutôt contre-productif. Une autre façon que j’ai, c’est de fonctionner par projet mais la aussi ca ne respecte pas les contextes puisque dans un même projet je peux en avoir 3 ou 4 différents (ex : « écriture », « lecture », « en ligne », « emails », etc.).

D’ou ma question, avez-vous des règles de changement de contexte qui « prédominent » pour ce type de situation ?

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Bonjour @Adrien Je suis heureux que tu aies soulevé cette question car je rencontre exactement le meme probleme récurrent avec GTD (c’est toujours un point de blocage, hélas…) Travaillant chez moi, comme tout est accessible la notion de contexte sauf exception pres est relative. Dans ce forum on a pas mal parlé d’autres contextes dits " émotionnels" mais qui sont particuliers. J’ai hâte de voir ce qu’en pensent les coachs qui sans nul doute rencontrent cette question en permanence ainsi que mes petits camarades de jeu qui en cette période de télétravail doivent logiquement le rencontrer aussi.

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Bonjour à tous,

Ma vision des contexte est assez simpliste et mécanique. Comme énormément de tâches sont de nos jours exécutée via un ordinateur ou un smartphone, je pense qu’il n’est pas jouable de se contenter uniquement des contextes pour s’en sortir. Je m’appuie sur une segmentation intermédiaire par thématique (Recrutement, prospection, divers,…).

Je n’ai donc pas un volume intraitable de tâches dans un même contexte, c’est disons plus digeste.

Concrètement un seul contexte « Bureau » ne me suffirait pas car au bureau j’utilise différent outils / contextes : téléphone, mail, bureau (« physique »), collègue,…

@Adrien est ce qu’avec les images ci-dessous cela répond un peu à ta question ?

Vue sans sélection de contextes :
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Vues avec contextes :
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Hello @Alexis Oui je suis d’accord avec toi. C’est interessant ta façon de mixer des actions et des thématiques (exemple Appel, Prospection) C’est vraiment pas évident les contextes et j’ai toujours moi même énormément de mal avec ça… J’ai meme lu des praticiens chevronnés de GTD qui disaient que c’est la seule chose qui à un peu vieillie chez GTD. Il est vrai que le monde a tellement changé. Les projets sont complexes, transversaux souvent, on a tous les outils qu’on veut sous la main, les lieus (sauf exceptions sont mêmes relatifs car on travaille partout que ce soit au bureau ou à la maison entre deux rdvs, meme parfois (hélas) en vacances a certains moments…) Bref je suis tres intéressé par tout ça moi aussi et je te remercie de ton partage.

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La segmentation par thématique dans ton exemple ne correspond-elle pas à des zones de responsabilité ?

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Oui complètement @Erwann

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Merci pour vos réponses @Alexis et @fdenoisy ! C’est éclairant.

Je me rends compte que je fonctionne maintenant à l’inverse de toi @Alexis : mes contextes sont mes « phases » de travail (ecriture, lecture, conception, supervision, etc.) alors que les outils (comme le téléphone ou l’ordinateur) sont chez moi comme des filtres à l’intérieur de ces phases (si je reprends l’exemple d’Alexis, c’est comme si j’avais un contexte de premier niveau « prospection » avec une seule liste qui est ensuite filtrée par des outils du type « téléphone » ou « emails » ou « Asus »). Quand je fonctionnais avec les outils qui étaient mes contextes de premier niveau, le souci que je rencontrais était exactement celui là : j’avais plusieurs « modes » de travail différents (j’entends « mode » au sens de « prospection » par exemple) pour lesquels je voyais en permanence la liste complète liée à l’outil, ce qui me poussait à piocher (entre « prospection » et recrutement" par exemple pour reprendre l’exemple d’Alexis).

Ma question est précisément celle-là (pour @Alexis mais aussi les autres) : pour quelle raison choisir l’action suivante dans un mode de travail différent (par exemple passer de [recrutement] à [prospection] ? Y at-il une règle de décision sous-jacente ou est-ce de l’intuition ?

Vu que je fonctionne à l’inverse actuellement, mes règles sont du type « enchainement de blocs de temps », c’est-à-dire par exemple « xx min de travail en conception » puis « xx min de phase d’écriture » en me disant à chaque fois "j’essaie de régler l’essentiel de qu’il m’est important ce jour-là de faire en matière de conception pour ne plus y revenir le reste de la journée (et ainsi optimiser ma phase de travail « conception » en batch). Le lendemain je recommence et ainsi de suite. Mais je ne suis pas sur que cette tactique de changement de contexte soit la plus pertinente d’ou ma question ouverte pour savoir si d’autres tactiques seraient intéressantes dans ce genre de configuration. Finalement j’ai l’impression que mon fonctionnement est plutôt inspiré du time blocking mais avec plus de souplesse puisque je ne planifie pas les blocs à l’avance ni leur durée mais seulement leur enchainement. C’est la seule routine à laquelle je m’astreint chaque jour de sorte à bien revoir la liste du contexte correspondant et ne pas « rater un truc ».

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En te lisant, j’ai le sentiment que tu ne fais confiance ni à toi-même ni à ton système GTD : si tu le faisais, tu éviterais cet écueil du time blocking. Pour moi, je pense que l’intuition joue un rôle majeur dans le choix de la tâche…Tout le reste est contraint par l’agenda. Le niveau d’énergie est me semble-t-il assez déterminant aussi dans le choix de la tâche, le plus dur étant de ne pas se juger : si on est crevé aujourd’hui, il faut l’accepter comme une réalité plutôt que de se forcer.
Plus facile à dire qu’à faire ! :wink:

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J’ai l’impression que tu filtres par zones de responsabilité plutôt que par contexte non ?

Comme on en a deja discuter ici, les listes sont des propositions d’actions. Ce sont des filtres pour te proposer les actions réalisables à l’instant T.

Si tu es chez toi et que tu as plusieurs contextes possibles, pourquoi pas, tu pourras alors filtrer par un autre critère pour réduire ce choix.

Par exemple dans un premier temps, tu peux filtrer par une zone de responsabilité particulière. Puis tu choisis un ou plusieurs contextes. Tu réduis encore avec ton niveau d’energie et ton temps disponible.

Quand je suis à mon cabinet, je peux avoir plusieurs contextes possibles. C’est avec les autres critères que je réduis le choix et après c’est avec mon instinct que je choisis quelle est la tâche la plus importante parmis celles proposées.

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C’est un peu comme ça que je fonctionne avec mon dernier set up d’omnifocus. Si je suis d’humeur business je vais d’abord aller voir mon DR « business » peu importe le contexte (je suis toujours dans le meme lieu) et apres je regarde le contexte… C’est efficace.

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Bonjour @Adrien,

C’est difficile de te répondre correctement car on ne sait pas ce que tu fais dans la vie mais voici mon feeling.

Je pense qu’il est bon de s’imposer certaines routines quand on travaille à quasi 100% de chez soi mais tes « modes » me semblent trop contraignant et t’empêchent de suffisamment faire confiance à ton système.

Si tu tiens à timeblocker, soit plus généraliste. Plutôt que de définir des plage de temps en « mode », commence par définir des plages « Travail » / « Vie Perso ». Ne pratique ensuite un sous-découpage que s’il correspond à une zone d’attention réelle, qui nécessite que tu y passes du temps de façon soutenue et spécifique. Sinon contente toi de l’essentiel.

Ensuite, tu dois avoir 2 choses à l’esprit :

  1. Les contextes tels que définis dans la méthode sont des filtres qui sont une proposition d’actions à réaliser à un instant donné. Lorsque tu attaques dans un contexte, rien ne te contraint à y rester et rien ne t’empêche d’en sortir.

  2. Une prochaine action est un point de départ dont la ligne d’arrivée est un résultat à atteindre (=projet, la plupart du temps). Quand tu finis une prochaine action, il convient d’ajouter la suivante à ta liste de prochaines actions, dans le contexte approprié. Ensuite, tu décides la prochaine action que tu es le plus à même de faire à l’instant selon les critères de priorisation: contexte (certes), temps disponible, niveau d’énergie, et importance.

Imagine cette situation : Tu as un projet XXXX. Tu viens de terminer la prochaine action que tu avais défini pour XXXX dans le contexte @ordinateur. Tu rajoutes donc l’action qui suit dans ta liste de prochaines actions sauf que son contexte est @telephone. Rien ne te contraint à la faire tout de suite c’est vrai. Maintenant, imaginons que tu viens de te rendre compte que la deadline du projet XXXX est lundi prochain, qu’on est jeudi après-midi et que la personne que tu dois appeler ne travaille pas le vendredi… Qu’est ce que tu fais ?

Plutôt que de fonctionner avec des plages qui te contraignent, adapte tes contextes pour qu’ils te libèrent. @ordinateur-creation plutôt mode-conception suivi de mode-ecriture par exemple. Si tu as le temps et l’énergie qui te permettent de clôturer un projet d’une traite, pourquoi s’en priver si c’est la chose la plus importante sur le moment ?

Encore faut-il être au clair sur ses priorités.

Toute l’articulation des principes de GTD tendent à ce qu’on puisse faire notre travail en étant capable de répondre de la meilleure des manières aux imprévus. En créant trop de structure, on se prive de cette possibilité.

Maintenant, en ce qui concerne mon approche personnelle…

Pour ma vie pro, ça se passe en 5 actes :

1 - Mes contextes

j’utilise ce qu’on appelle des contextes d’énergie. Je pars du principe que mes tâches au bureau sont de 2 natures : soit elles vont nécessiter beaucoup de concentration de ma part ou ont une forte valeur ajoutée, soit elles vont avoir peu de valeur ou vont nécessiter peu d’énergie. J’ai donc uniquement 2 contextes professionnelles qui sont : @bureau-deepwork et @bureau-superficiel. Ils peuvent être complétés par des contextes spécifiques visant à batcher certaines tâches de nature particulière.

2 - Ma liste de projets

A chaque revue hebdomadaire, je défini mes priorités en terme de projets. Je considère que j’ai un set de projets vraiment actifs (aussi limité que possible), et que d’autres sont en suspens (ce qui ne veut pas dire que je vais m’interdire d’agir dessus).

3 - Mes prochaines actions

Je me débrouille pour que mes prochaines actions reflètent mes priorités à l’aide de mon gestionnaire de tâche (Todoist)

4 - Revue quotidienne

A la fin de la journée, je passe en revue ma liste de projets pour voir si je peux « activer » des projets en suspens ou mettre en suspens un projet « actif » parce que j’ai besoin de me focaliser sur d’autres projets plus urgents.

5 - Routines de travail

J’ai défini quelques rares routines spécifiques dans mon calendrier pour certains types d’activités qui sont pour moi secondaires mais nécessaires à maintenir dans le cadre de mes responsabilités. Ils peuvent se rapprocher de tes modes mais va à l’essentiel, ne sur-découpe pas. Personnellement je n’ai que 2 blocs spécifiques dédiés à des tâches spécifiques qui représentent tout cumulé 8h sur ma semaine de travail.

J’espère que ça t’aidera

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Merci pour toutes vos réponses !

@philippe.petit Je suis bien obligé de faire confiance à mon système GTD puisque tout se trouve dedans, et rien ailleurs (je n’ai aucun projet ou aucune prochaine action écrit autre part).

Le besoin que j’exprimais initialement était de savoir comment faire pour éviter de devoir lire et relire en permanence la totalité de mes listes de prochaines actions liées au bureau puisque j’ai tout sous la main tout le temps. Si on ne consulte pas tout plusieurs fois par jour (par exemple les listes « ordinateur », « téléphone » et « emails » si on a les 3 accessibles tout le temps), je me demandais comment on passe d’un contexte à l’autre sans avoir à revoir les listes 36 fois par jour (d’ou mon idée d’enchainer les contextes par blocs).

@Julian tes explications détaillées me sont très utiles et je vais essayer de configurer mes contextes comme les tiens. Je suis enseignant-chercheur à l’Université (maître de conférences), je passe l’essentiel de mon temps à mener des recherches (ce qui implique de lire beaucoup d’articles et ouvrages scientifiques), à écrire (des livres, des articles) et finalement à enseigner (mais cela ne représente que 127 heures de cours par an, sur un temps cadre annuel standard de 1607h, d’ou le fait que je passe plus de 90% de mon temps de travail dans le même « contexte » qui est celui de mon ordinateur avec tous mes outils à portée de main). Je trouve l’idée de distinguer des phases de « deep work » et des temps plus « superficiels » totalement pertinente pour mon flux de travail quotidien. Je vais essayer !

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Hello Adrien,
J ai eu un peu pres le meme soucis jusqu a ce que je realise que le contexte est juste un groupement de propositions d action et que nos choix d actions dependent Etroitement de la definition de nos horizons et de nos habitudes.

Pour etre plus simple et clair une approche superficielle de gtd Serait de prendre chaque contexte et de faire chaque tache une par une. Ce serait une erreur, c est impossible et decourageant. On deviendrait fou devant la multitude des proposition et l’impossibilite de traiter un sujet eclate en differents contextes.

Le contexte est juste un facteur restrictif. C est parceque je suis au telephone que je peux passer des appels. C est parceque je suis sur internet qu omnifocus me rappelle que je dois chercher telle information et faire tel demande aux impots. Ca va simplement plus vite de le faire dans la foulee plutot que d y revenir 10 fois…

Quand a la structuration des journées et des semaines, La bonne methode, pour moi c est d abord de definir chaque semaine/ jour comme dit @Julian des projets prioritaires et d avancer sur tes sujets essentiels. Ca peut aussi une tache partir d un contexte qui te sert de point d ancrage et de liaison avec tes horizons superieurs.

Puis de coller dans ton agenda des habitudes (sprint/time blocking) sur des sujets reccurents exemple 14:00-14:45 traitement des emails, jeudi 15:00 -17:00 prospection… certains commerciaux passent l ensemble de leurs appels en meme temps…

Personnellement il m arrive de relire l ensemble de mes contextes parfois que 2 ou 3 fois dans la journee et parfois je reste scotche sur un sujet 2:00 qui est eclate en de multiples contextes.

On travaille tous differemment mais moi par exemple j aime svt bosser par domaines de responsabilite (cf mon setting omnifocus) parfois je suis d humeur financiere, parfois commerciale.

Je bloque des periode ideales pour ca… mais svt ca bouge… ce n est pas graves elles ne Sont pas figees dans le marbre. Je sais seulement que j en aurai pour 2:00 et peut importe (sauf delai) si je ke fait lundi ou mercredi… C est svt mis en sans horaire dans mon agenda ex jeudi compta 2:00

Pour eviter de me disperser et etre sur que je fait ce qu il faut j ai un tag urgent car je fonctionne plus svt par urgences.

Pour le reste je me repose bcp sur mes habitudes. Le facile adminitratif je fais ca de 13:00 a 14:00, les Sujet à tres haute consommation d énergie le matin en arrivant au bureau juste après avoir survole mes emails au cas où un truc impacterai ma journee. La se sont des vrai time blocking. Je n y derogerai pas.

Hope that s help

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Merci pour cet échange super intéressant sur les contextes. Je crois qu’il faut peut-être aussi prendre un autre paramètre en compte que j’ai découvert il y a quelque temps. Je ne peux pas dire si il sera valable pour vous ou pas.

L’utilisation des contextes souvent me paraît non pro-active. Je veux dire par là que si j’écoute seulement mon intuition, il faut que toutes les planètes soient alignées pour moi (quel outil/géographie, combien temps devant moi, mon énergie…) or les choses ont bien changé depuis la publication de la première version GTD.

Je trouve que de nos jours, il est beaucoup plus facile de se mettre dans le bon contexte, plus que d’attendre que l’on s’y trouve parachuté. Car la technologie apporte ce support quasiment instantané, surtout au niveau des outils.

Et cela fait une grande différence. Les techniques de respiration/méditation combinées avec la NLP peuvent nous faire changer notre état d’esprit en quelques minutes sans parler des micro-siestes, séances courtes et intensives de sport. Par exemple, Il est possible de regagner de l’énergie.

Donc, n’y a-t-il pas dans tout cela peut-être une forme de validation à faire avec soi-même. Une sorte de check-up interne qui puisse booster notre intuition et nous mettre dans contexte désirable d’une prochaine action. Celle-ci peut-être n’aurait pas été choisie dans l’ancien monde car moins “sexy”, trop compliquée…, enfin bref je sortais la machine à excuses pour ne pas pas la faire.

Alors que dans le nouveau monde tout cela s’envole car c’est moi seul qui prend la décision tel un investisseur financier, je choisi cette prochaine action ou celle-ci, sans artifices aucuns car il y a souvent moyen de se conditionner afin d’être dans le bon contexte.

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Je te répondrais que c’est toujours in fine ton intuition aux commandes. Il y a quelques années, changer de contexte était toujours possible mais comme tu le soulignes, parfois plus compliqué et pouvait donc servir d’excuse pour ne pas faire… ce qu’on savait tout de même devoir faire :slight_smile:. Autrement dit, je te rejoins sur le terrain de la responsabilité : de nos jours la facilité de passage entre divers modus operandi fait que l’on est davantage responsabilisé car on a moins d’excuses. Mais je trouve que ça n’enlève rien à la pertinence des contextes, qui sont chez moi très pro-actifs, au sens où c’est bien moi qui doit aller dessus choisir quoi faire (eux sont passifs, ils ne sont qu’une liste de rappels).

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