Situation "réelle"- Étude de cas

En relisant le livre de David Allen, je suis tombée sur LA SITUATION qui me paraît ingerable… en tout cas moi, ça me donne le tourni… Je ne sais pas par où commencer…

Je n’invente rien… Tout vient de DA !!!

"Ce lundi matin à 10h26 : je suis dans mon bureau :

  • un appel non prévu de 30min avec un client, où j’ai pris 3 pages de notes
  • j’ai un rdv avec mes subordonnés à 11h00
  • je suis encore un peu vaseuse de la soirée de la veille
  • je devais rappeler mon beau-père pour… Quoi déjà ?
  • mon assistante pose sur mon bureau 2colis express qui viennent de l’étranger
  • elle voudrait me parler, car elle a 3 réunions urgentes à organiser sur ma demande et elle a besoin de précisions
  • j’ai le surlendemain, une session importante de planification stratégique, pour laquelle je n’ai pas encore aligné 3 idées
  • en arrivant au travail ce matin, le voyant du niveau d’huile de la voiture s’est allumé
  • et en arrivant au bureau ce matin, j’ai croisé mon chef dans le hall qui m’a demandé de répondre à son mail d’hier soir, et ce, avant la réunion de 15h."

QUE FAITES VOUS ?!
Dans quel ordre, quelles étapes,…???

Jaimerais beaucoup réussir à décortiquer cette situation justement parce qu’elle me paraît insurmontable…

En 1er, je crois que je noterais tout. Pour me vider la tête, et tout pouvoir analyser sur papier.

En 2nd : j’essayerais d’identifier les priorités ? (j’ai peur d’écrire ça. . . . :sweat_smile:) c’est à dire, identifier ce qui n’est pas urgent à la minute et ce qui l’est… Rappeler mon beau-père peut attendre (si j’arrive à me souvenirde quoi il s’agit …), balayer rapidement mes 3 pages de notes pour voir si il n’y a pas d’urgences ?

Mais après c’est la cata…
Tout me paraît Mega urgent, en plus des gens ont besoin de mes retours pour avancer…

C’est une situation fictive, pour laquelle je me sens totalement débordée…

Je vais évoluer prochainement dans mon entreprise et j’appréhende de ne pas me sentir plus organisée et sereine…

Depuis le temps que je suis sur ce forum, et avec tous les échanges qu’on a eu… :frowning:

Bujo planifié 10: 30 apres la reunion avec ma secretaire. Tiens j’en profiterai pour lui demander si elle a vu le mel du chef et qu’est qu’elle pense qu’on peut faire a ce sujet - note bujo dans entretien de 10:00 secretaire… Apres ca j’auras juste 10 mn pour reviser la reunion de 11 h00 et je prendrai un café à l machine à coté de la salle de reunion à 10:50 que j’apporterai en salle.

Tout ce qui est planifié du jour est sur mon bujo j’ai une vision parfaite de mon temps. Tout est sous controle…

Comment font les gens sans GTD et sans le BUJO ?

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Dans ton sujet il y a un cas typique des 5 phases GTD…

  • Collecte
  • Clarification
  • Organisation
  • reflexion
  • Action

Quand je te dis que c’est simple GTD !

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Rien à ajouter! Des jours comme ça, j’en affronte assez souvent en plus encore cette année, en janvier j’ai perdu deux mois de taf a cause d’une blessure grave à la main (c’est ennuyeux quand on écrit). J’ai dû compenser en conservant globalement les mêmes dates de rendu… j’ai fait des horaires de dingue, forcément, mais je suis dans l’ensemble resté zen parce qu’à chaque moment, j’ai appliqué les réflexes GTD, et j’ai livré à l’heure un bouquin dont je suis ravi.
Ça a été chaud patate, mais pas spécialement stressant étant donnée la situation. À chaque moment, GTD m’a soutenu.

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Alors là @francois:tada::tada::tada::tada::smile:

Incroyable !!!
Ça paraît tellement simple !
Fluide et facile !

Une chose arrive ?? Pas de problème !! Tac tac tac tac… Et voilà ! Fait, noté ou planifié !

J’ai bien rien avec la partie « il faut que j’arrête de boire des coups avec les copines » :joy:

Plus sérieusement, merci beaucoup.
Je comprends plein de choses grâce à cet exemple et tes réponses :wink:

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J’espère que ta blessure va mieux :wink:
Oui quand on écrit, c’est problématique…

C’est super de voir que dans l’adversité, on peut ne pas se laisser bouffer.

Du coup, collecte de tout tout le temps, et clarification et traitement autant de fois que possible? :slight_smile:

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Merci @julie c est tres gentil :star_struck:
En fait il faut comprendre que ce qui est genial dans la vie c est qu on pris a partir d un certain moment dans un tourbillon de truc et que si on laisse filer alors ca part en vrille. Il ne faut pas le voir comme un probleme. Il faut le voir comme une opportunite ! La vie c est genial ! Faut simpkement rester a la barre = garder le controle.

En rajoutant un bujo au milieu du systeme gtd tu cree un sas de decompression qui te permet de prendre du recul et de decider.

Le bujo n est pas seulement un outil. Ce n est pas seulement une methode c est toi. C est l externalisation de qui tu es et pourquoi.

L ecriture cree une liaison directe avec ton cerveau et ton cerveau c est toujours toi.

Si tu externalises tes taches journalieres dans un systeme externe numerique (type nirvana) tu te deconnecte de la vie et tu augmente la confusion. Tu cree une dicotomie entre l action immediate et l action a faire asap ou someday. Le cerveau deconnecte alors et ca part en vrille a la premiere tempete.

Il faut se servir du systeme externe comme une reference et mettre le moins possible d objectifs dans son daily log.

Psycologiquement, Ecrire au quotidien et a chaque instant permet la collecte, le recul et la decision cf les bienfaits de l ecriture ryder p 70

Il y a un aussi passage tres interessant dans le livre de ryder sur le residu d attention p193 (cf objectifs) lorsqu il parle de l etude de dophie leroy. Votre cerveau ne peut s empecher de penser aux taches non achevees. On retrouve ca chez DA

Donc il faut un entrepot pour decompresser qui te permet de deposer les trucs a clarifier mais aussi actionnables

Le reste c est de l action, de l energie et rien d autre. Mais de l action reflechie, decidee en toute connaissance de cause DA dit clarifiee Ryder dit intentionnelle. C est idem

Tout cela est complexe a expliquer mais cest super simple. Par bcp d aspects on a garde un cote animal type cerveau reptilien. Le probleme c est qu on veut nous faire penser comme des machines mais on n est pas des ordinateurs.

Tout va beaucoup trop vite. Ce n est pas a nous d aller plus vite. C est au contraire face a ce tsunami de trucs notre meilleure reaction c est de ralentir. De prendre du recul. D en faire moins plutot que plus. Cf ryder p 192 concentrez vous dur vos priorites. Il explique ca tellement mieux que moi !

Donc toujours les meme << conseils>>
:wink: faits simple et efficace. Ne te prends pas la tete. Prend du recul Va a l essentiel. Et agis. Sers toi de ton bujo comme un outil de collecte et d action a l instant T et reste concentree sur l instant present. Cf la meditation. C est la meme idee du time blocking des petites sequence de travail tres courtes mais intenses.

En fait tout ca est vraiment tres simple. Une fois decortique la partie controle de gtd est simplissime. Le plus complexe c est la partie perspective car c est un manuel de vie qui resoud 50% des problemes. Les 50% autres je les ai trouve chez Ryder dans la derniere partie du livre qui est souvent negligee mais brillante. :blush:

Et je dois reconnaitre que depuis que je suis passe bujo tout en conservant les principes de Gtd mes resultats et meme ma facon de penser en ont ete totalement metamorphoses.

Merci !

Ayant des tendances OCD « traiter autant de fois que possible » est l’assurance que je ne fasse plus que traiter jusqu’à la fin de mes jours. Du coup, je collecte tout, oui, mais je traite à raison de 10 entrants par jour pour ne pas me laisser noyer par mon backlog lors de ma daily review. (Cela assure que je traite les entrants « frais » et rogne peu à peu mon backlog qui finira de toute façon dans du SMB) C’est pour ça que je te glisse de loin en loin d’amener ce que tu as devant toi sous contrôle avant d’envisager quoi que ce soit d’autre. Avec la manière dont mon cerveau est vissé, si je ne me fixe pas cet objectif, je passe les cinq prochaines années dans du backlog et l’illusion que tout est faisable. Ça ne l’est pas. Si tu appliques GTD avec diligence avec peut-être un soupçon de time-blocking, tu t’en rends compte, et cette acceptation, ainsi que la prise de conscience transformative que dire non à quelque chose, c’est dire oui à autre chose, et inversement, est capitale pour reprendre le contrôle des choses.

Crois-moi, j’aimerais qu’il en soit autrement. :slight_smile:

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Merci pour ces paroles. Je suis bien d’accord avec toi… Mais j’ai l’impression qu’avec GTD on se sent pousser des ailes : tout gérer et pouvoir tout faire.

Mais ce que tu m’expliques (et ce n’est pas la 1ere fois,car je crois que j’ai beaucoup de mal à me faire à cette idée) c’est que non : on ne peut pas humainement tout faire.

Mais que choisir du coup ?
Ce qu’on est obligé de faire ?
Ce qu’on a envie de faire ?
N’est ce pas l’un au détriment de l’autre ?

Un oui d’un côté = un non quelque part. … Oui, totalement.
c’est dur :sweat_smile:

Un mot du vieux sage, David Allen : « You can do anything. But not everything ».

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Je te livre cette dure vérité prise dans Atomic Habits : « tout le monde a des habitudes ; mais soit vous les contrôlez, soit elles vous contrôlent. »

Tu ne contrôleras pas mieux les choses sans faire de choix. C’est choisir qui est contrôler. ce n’est pas évident, je le sais tres bien, mais ultimement il n’y a pas de règle extérieure qui te dit ce que tu dois faire. Ce n’est pas un système qui peut choisir à ta place tes priorités et résoudre les difficultés. Cela ne peut venir que de toi ; mais ensuite, le système te donne les moyens.

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Qui veut dire exactement ?
On peut tout faire mais pas tout en même temps ?

Ta réponse date d’il y a 20jours. Pardon de n’y répondre que maintenant mais en fait, je t’avoue que je cogite beaucoup sur tes paroles. J’y pense beaucoup en ce moment et je t’en remercie… Car ça me fait vraiment envisager les choses différemment.
Merci pour ça :wink:

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J’ai repris ta réponse point par point pour bien tout analyser… C’est top, tellement concret… Je t’en remercie encore car ça m’aide beaucoup.

J’ai 2/3petites questions s’il te plaît :

  • quand fais tu ta daily review? Chaque soir chez toi ? Ou une daily review pro avant de quitter le bureau et une perso chez toi ?

  • où notes tu ce qui est pour dans 2 jours, 4 jours, 1 semaine etc… Car selon les principes du bujo on ne prépare jamais ses pages en avance, on reste focus sur daily, et ensuite weekly, monthly, mais de manière moins détaillée (pas de longues notes par exemple).

  • tu notes énormément de choses dans ton bujo en fait. C’est aussi ton inbox pour capturer tout au long de la journée ?

Merci d’avance :wink:

Merci @Julie ça me fait plaisir que cela " t’aide beaucoup" Si je suis la c’est pour aider. Dans la mesure de mes capacités.

J’ai un peu hésité avant de t’ecrire ce qui suit. La on va parler Bullet journal avec une composante GTD. Ce n’est pas l’objet du forum. D’un autre coté tu me poses des questions il faut bien que j’y reponde. Alors disons que c’est une arabesque comme dirait notre amie @Margott que je salue :wink:

La DR est la pierre angulaire de ma méthode (la mienne comme GTD). J’applique en principal la méthode du bullet journal et GTD se greffe dessus. C’est donc ma propre méthode, proche mais aussi différente par certains aspects de GTD.

Concernant les revues : J’en ai 3. Deux journalières, une hebdomadaire.

  1. Chaque jour : j’ai deux revues une le soir pour évaluer mon travail et nettoyer mon systeme, une le matin pour planifier, organiser et structurer ma journée. Je trouvais que l’approche GTD agenda + prochaines action ne fonctionnais pas chez moi. J’avais une quete de sens que je ne retrouvais pas et je trouvais que cela manquait de fluidité…

Je suis plus dans l’ici est maintenant.

  1. Ensuite, une fois par semaine, j’applique une WR (3 eme revue). C’est une variante de celle de DA tres axee bujo mais avec des composantes de migration BUJO. Elle a pour avantage d’etre ultra rapide plus simplifiée mais pas moins efficace. J’ai un peu craqué avec les revues à rallonges façon GTD. 45 mn à1:30 c’etait devenu pour moi insupportable. Mais je sais que certains la font en plusieurs fois pour éviter cette forme de saturation…

L’avantage du bujo est de mettre les information " a jour " régulierement. Du coup il y a moins de frictions et les revues en sont facilitées.

Chacune de mes revues prend entre 5 et 15 mn et elle sont indissociables.

Depuis GTD, J’ai pris pour habitude de toujours realiser ma revue hebdo le vendredi des que je me sens pret. Parfois c’est le matin, parfois c’est le soir. Dans les périodes de rush il m’est arrivé de la faire le samedi, le dimanche (moins souvent) ou le lundi matin. Mais JAMAIS JAMAIS JAMAIS je ne rate une WR. Pour moi il n’y a pas de systeme qui tienne la route sans une revue hebdomadaire et celle ci est INCONTOURNABLE.

Une fois clarifiées mes notes historiques ou actions essentielles a realiser vont d’abord dans mon daily log. Puis, tout ce qui va au dela de la journée va dans mon Monthly LOG façon bujo.

De plus en plus je lache mes systeme informatiques. OF, TH car je perds en visibilité… Mais je garde mon outil métier qui est fantastique.

La méthode du bujo est plus efficace pour moi. Mais comme je l’ai expliqué, j’y integre les principes fondamentaux de GTD. J’ai un bien meilleur controle et surtout un esprit plus serein et plus clair. Le gros avantage du systeme BJ c’est qu’il y a un auto nettoyage permanent du coup il ne reste que l’essentiel, l’ici et maintenant. C’est redoutable d’efficacité du moins chez moi…

Oui mon bujo c’est mon systeme desormais central. Ca fait 6 mois que ca dure et je ne suis pas pret d’en changer. Mais il n’y a pas tant de choses que cela.

Au debut j’avais mal cerné la méthode. je notais tout en daily log mails j’avais parfois des journees de 4 pages. C’etait inutile. J’ai optimisé le systeme depuis janvier en utilisant en plus un bloc A5 bon marché.

Du coup dans mon bujo Il n’y a pas tant d’information que cela. Mon bloc papier me sert a noter tout ce qui arrive en inbox (y compris mes entretiens telephoniques. C’est ma INBOX. Puis je clarifie ces notes et je reporte celle qui sont indispensables dans mon bujo en ecriture minimaliste façon bullet.

Parfois lorsque je n’ais pas assez de place j’utilise des feuilles papier à part que je date. Puis je traite l’info autant que possible. Je privilegie l’action. Mais le bujo me force aussi a ralentir pour mieux accelerer :smile:

Ce n’est qu’apres que je clarifie lors de periode de time blocking de quelques minutes, que je reflechis au sujets important et c’est la que je reporte ou que je fais un MPN rapide (on revient à GTD)

Est reporté dans mon Bullet journal :

  • Ce qui a été fait (Daily ou/ et collection)
  • Ce qui reste à faire idem
  • Mes reflexions
  • Mes notes a suivre
  • Mes attentes…
  • Mes chiffres

Bref tout ce qui a un sens pour moi.

Chaque information va " a sa place" une place pour chaque sujet.

Le fait de recopier, reformuler rend mon bujo clair et limpide. Oui il y a pas mal de collections, mais je m efforce de ne mettre dans mon bujo que celles qui ont du sens. J’ai besoin de savoir ce qui s’est passé, ce qui se passe pour essayer d’anticiper ce qui va se passer.

En toute honneteté j’ai augmenté mon efficacité et mes resultats de plus de 60% avec mon systeme.
J’ai mis du temps, j’en ai bavé mais maintenant ca marche.

quand à la methode j’ai renonce à la choisir comme je l’ai expliqué BUJO et GTD ont des principes communs. C’est seulement la forme qui diffère et quelque pratiques légèrement différentes. Mais GTD se marie aussi merveilleusement avec le bujo. Les deux methodes se completent aussi et sont redoutables d’efficacité. Parfois j’ai l’impression de dialoguer avec un vieux couple ou deux vieux copains. C’est devenu tres naturel pour moi.

Par exemple il est évident que lorsque je traite un projet je formule la 1ere tache en prochaine action. Le contexte je m’en fou un peu. Et c’est la que la machine à répétition se met en marche : Qu’est ce que je veux vraiment ? et qu’est ce que je fais d’abord et ensuite ? Et qu’est ce que je peux faire la maintenant pour faire avancer ce truc…

Bref c’est juste une forme de dialogue interieur un entretien avec moi meme, un processus naturel qui produit une efficacité maximale :smile:

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@Julie j’ai précisé mon dernier post pour plus de clarté. Situation "réelle"- Étude de cas - #16 par francois

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Je t’en prie, avec plaisir si ça peut aider. Le système c’est bien (et nécessaire), mais c’est toi la volonté à la base de tout le bidule. Et si cette volonté n’est pas claire dans ses choix, tous les systèmes du monde ne pourront pas régler la chose. :slight_smile:

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J’avoue qu’à l’occasion, même si tu floute 95% des ecrits,j’adorerais voir quelques photos de ton bujo,ou de ton combo bujo,carnet inbox et tel/ordi pour bien comprendre ta structure.

Je crois que c’est ton bujo que je visualise le moins dans son utilisation quotidienne malgré tout😉

Bonjour @Julie, désolé :kissing_closed_eyes: mais ça me ferait beaucoup trop de boulot et puis c’est un forum GTD :wink:

Par ailleurs en toute sincérité, comme je l’expliquais j’ai complètement décortiqué GTD principe par principe. J’ai repris chacun de ces principes un par un, conservé les trucs qui m’allaient bien, pris le meilleur des doublons, rajouté les miens et je les ai appliqué à la structure du bujo.

Finalement j’ai résumé notamment nos échanges et j’ai consigné et tout ca dans 2 grosses bases d’informations UNE BUJO, une GTD, avec des exemple, des listes, des photos, des lien web etc… et fait la synthese sujet par sujet.

Je me suis rendu compte que GTD était finalement un systeme assez simple mais que la difficulté était dans l’application et la persévérance à la méthode. En appliquant les principes GTD j’ai alors hacké les systemes et maintenant mon BJ est devenu un outil puissant qui surtout m’oblige à rester dans l’instant présent. C’est aussi un outil tres personnel qui m’accompagne totalement au quotidien qui comporte des infos confidentielles et je ne peux pas faire le trie.

Cependant je reste tres BUJO dans mon approche. Il faut savoir que Ryder à cree sa methode car il était hyper actif et souffrait d’un déficit d’attention (comme moi lorsque j’étais petit). Cet outil était à la base thérapeuthique pour lui. Ryder est aussi un geek. Il creait des sites internet notamment et à participé à plusieurs applications de gestions de taches numériques :rofl: :joy: :joy: :joy:

Pour tes exemples et t’aider à comprendre j’ai une solution. Vas sur ce forum Groupes Facebook demandes a en faire partie. Va voir la rubrique fichiers qui est formidable. Il y a plein d’exemple de résumés extraordinaires.

J’y interviens régulierement. Attention sur ce forum on ne parle que de la méthode originale de RYDER. C’est un forum d’entraide qui aide chacun, chacune (il y a beaucoup de filles (et quelques rares garçons) super sympa et passionnées par la méthode :wink:), mais toujours selon la méthode de RYDER. Donc aucune explications sur les "ponts " entre GTD et le BUJO.

Certain(es) sont minimalistes comme moi, d’autres tres artistiques (il y a des vraies oeuvre d’art)
Certain(es) l’utilisent pour le perso, d’autres le boulot, d’autres pour tout (comme moi)

Cependant, tu y trouveras aussi quelques un de mes « anciens » bujo. https://www.facebook.com/groups/1689192381307296/user/747204426

La seule difference c’est que maintenant je suis de plus en plus dans le minimalisme et tout ce qui « references » va dans google drive, organisé façon @Romain Cf son podcast génial la dessus.

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