Trackers et Checklists

Nouvelle grande interrogation ! :
COMMENT GEREZ-VOUS VOS LISTES TRACKERS/CHECKLISTS/LISTES DE CONTRÔLE (selon l’appellation de chacun) ?
Comment sont elles intégrées à votre système ? Est ce que ce sont des projets ou des références ? Comment les revoir et les terminées dans les supprimer, et pour quelles reviennent à leur place pour de nouveau être exécutées ?

Bonsoir Julie,

Mes listes de vérification sont des listes gérées à part de mon système Omnifocus.
Ce ne sont ni des projets, ni des références mais bien des listes de vérification et de centres d’intérêts.
Je les gère dans une petite application fournie par Apple qui s’appelle Notes.
L’avantage est que je peux partager ces listes de vérifications avec mon mari et que chacun peut cocher des trucs en fonction de ce qu’il fait. Dans Apple Notes, tu peux ajouter une puce à cocher devant chaque item, c’est bien pratique.

Alors ces listes, je les revois lors de la revue mensuelle pour les mettre à jour. En revanche, je les nourris au fur et à mesure.
Voici pour exemple mes listes :

  • et bien toutes mes check-list de revue (bien joué non ?) : revue hebdo, mensuelle, trimestrielle et annuelle.
  • mes listes de vérifications : typiquement ce sont des listes de vérification lors de départ en vacances ou week-end (tu sais le truc, bien fermer le gaz et tout et tout). Cela peut être aussi une liste de vérification liée à un événement et qui va durer peu de temps, comme lors de mon dernier déménagement par ex.
  • mes listes de centre d’intérêt : Films à voir, Livres à lire, Musées à voir, Séries TV à voir, Vins à trouver, …

En espérant avoir éclairci tes pensées du soir, bonsoir.

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Je rajoute que ces listes sont bien intégrées à mon système qui est à la fois papier et numérique. Et non, tout n’est pas dans Omnifocus, loin s’en faut, mais je pourrais quand j’y pense.

Ce sont pour moi des references
j’ai un dossier checklist dans DRIVE qui comporte tous mes checklist classé par ordre alphabetique
Mes tracker sont sur mon Bujo

What ?
Fermer le gaz ou jeter la poubelle en partant est une référence pour toi ?
Pas compris cher François.:thinking::face_with_raised_eyebrow:

Bonjour @Julie,

Un projet c’est une situation ou un résultat qu’on souhaite atteindre.
Pour atteindre ce résultat il est nécessaire d’exécuter un certain nombre d’actions (au moins 2 d’un point de vue gtd). De plus, une fois le résultat atteint, par définition le projet est terminé. Un projet a donc une fin.

Une liste de vérification/checklist ne peut donc pas être un projet. Je crois que ton outil pour le moment est ToDoist et dans ToDoist, les listes s’appellent « Projets ». C’est peut-être de là que vient cette confusion.

Une liste de vérification/checklist est une référence qui peut s’inscrire ou non dans le cadre d’un projet. Ne cherche pas à complexifier ce qu’elles sont.

Il y a pour moi 2 sortes de checklists à mon sens. Celles qui sont supposées de te rappeler (de faire) quelque chose (ex. routines, rituels, engagements, …) et celles que tu ne sors qu’en cas de besoin (ex. mode d’emploi, procédure, checklist de voyage, …).

Comment rangerais-tu une notice ou un guide d’utilisation ?

Tout dépend du système que tu utilises.

Ça peut être un rappel avec notification dans l’outil que tu utilises dans ton système ou dans ton calendrier si tu souhaites les revoir à une date précise. Tu peux utiliser des tâches récurrentes (voire des tâches géolocalisées, certains outils tiers le permettent je pense).

Ou tu peux tout simplement t’appuyer sur ta revue hebdo. Puisque tu es supposée la faire toutes les semaines, tu repasseras naturellement dessus. Il y a une étape dans la phase de « Mise au clair » de la revue pour passer en revue les checklists et autres listes pertinentes.

Personnellement, c’est la méthode que j’emploie.

@Margott,

je rejoins François là dessus.
Oui « Fermer le gaz » est une action mais ce qui te le rappelle de le faire est un support à cette action. De la même façon que tu as un support à tes projets (plan d’action, notes, etc.).

La checklist qui te rappelle fermer le gaz, c’est l’équivalent d’un mail dans lequel on te demande de le faire. Si tu le classes pour y revenir, ça devient une référence.

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Merci @Julian pour cet ajout mais je ne sais pas quoi en penser. Tu poses la question de savoir si une liste de vérification est une référence ? Pour moi jusqu’à présent non.

Mes listes de vérifications je m’en sers et je les repose, puis je les réutilise de nouveau, très souvent. Pour moi, c’est vraiment quelque chose d’à part des références générales mais en y réfléchissant, j’y fais référence souvent (sans faire de jeu de mots).

@Margott Par définition, une référence c’est quelque chose à quoi tu te réfère.
Une action tu ne t’y réfère pas, tu l’exécute. Ta checklist tu t’y réfères pour exécuter au mieux ton action. Mais ce n’est que mon point de vue hein ? :sweat_smile:

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M’appuyer sur ma revue hebdo me semble tout à fait pertinent, mais est ce que je devrais faire une liste annexe à la liste de déclencheurs de revue hebdo ?

Pour le travail, je me suis créé une liste de déclencheurs 100% personnalisée par rapport à mon entreprise et mes fonctions. J’ai hâte de voir son efficacité au quotidien !

En ce qui concerne les référence c est toute l ambiguïté du livre qui je trouve sur ce point est mal expliqué.

Un référence c est une bibliothèque externe. C est un document support d une projet qui contient des actions.

Il y en a différentes

  • Des checklist ca te sert à faire quelque chose. C est un processus. Ça te fait gagner du temps et tu n oublies rien. Exemple sortir de la maison
    couper le gaz
    sortir les poubelles
    éteindre le réseau
    fermer les fenêtre
    Etc…

  • Les références d un projet c est tout ce qui te sert pour exécuter le projet. Exemple un bail d un immeuble c est une référence. Si j appelle un client et que j ai besoin du bail je le ressortirai.

  • Attention idéalement distinguer références et projet. Ne jamais oublier que projet = actions et que référence = stockage d aide aux projets ou actions.

Les références sont potentiellement vivantes. Exemple mes notes appels téléphoniques dans Omnifocus sont taguees réf. et sont dans mon projet of. Si j appelle un client je reprends notre entretien et note ses réponses.

  • Elles se distinguent des archives qui elles sont mortes. J irai déterrer une archive si vraiment j’en ai besoin parceque j ai pas le choix exemple en cas de contrôle fiscal j irai chercher la compta des 3 dernières années (a la cave). Ma compta projet est un projet éclaté en deux qui est chez moi sous papier (référence) et sous Omnifocus (en tant que projet et taches)

mon dossier papier (référence) contient le dernier relevé qui est aussi une référence : les chiffres du mois.

Lorsque je traiterai la compta j irai chercher ma référence << releve de janvier >> dans mon dossier comptable bleu juste derrière moi et omnifocus me donnera la prochaine action par contexte <<= pointer les écriture de janvier >> ( oui je suis mega en retard :joy: la sur ce coup la je vais bloquer un rdv avec moi même. Je déteste faire ma compta :wink: )

Bref c est très simple. :wink:

Quelle serait l’utilité de cette liste annexe ?

@francois @Margott

plus je nous relie, plus je me dis que la sémantique a peu d’importance tant qu’on s’y retrouve et qu’on sait y accéder rapidement.

Personnellement, je conserve mes checklists de type « trigger » dans Keep et mes checklists de type « en cas de besoin » dans Evernote. Dans tous les cas je considère le combo Evernote+Keep comme une partie de mon système de référence.

Mon Evernote a 3 sections :
1 - Support projets : dans lesquels je conserve les documents liés à mes projets (checklists inclus)
2 - Zones de responsabilité : dans lesquels je conserve toutes les références liées à ces domaines et les checklists qui peuvent s’y rattacher. J’ai une zone d’attention « Organisation/GTD », du coup mes checklists de revue GTD s’y trouvent.
3 - Archives

La particularité des checklists que je conserve dans Evernote, c’est que je ne veux pas les voir autrement qu’au moment où j’en aurai besoin.

Mes checklists de type « trigger » sont de nature différente. Elles visent à me rappeler des choses à planifier. Elles sont des pourvoyeurs d’action et (parfois de projets). Ex. « Planifier point hebdomadaire », « Planifier revue hebdo », « Planifier séances entraînement », « Révision voiture ». J’ai donc besoin de les voir régulièrement pour être sûr de ne louper aucun engagement. Et je les sépare des autres pour qu’elles soient plus rapide d’accès lors de ma revue hebdo.

Dernière catégorie… si je suis amené à concevoir une checklist pour une action en standalone que je ne réaliserai a priori qu’une fois, je la met en pièce jointe de l’action en question dans mon gestionnaire de prochaines actions.

C’est ce qui fait l’ambiguïté des checklists je pense, en ce sens où elles sont transverses et donnent le contrôle sur différentes dimensions et horizons de nos vies.
C’est aussi pour ça je pense que DA les a volontairement séparé des autres composantes du système.

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Tu as raison, en y réflechissant : aucune :expressionless: