Une autre façon d'organiser Omnifocus

Bosser avec GTD et lire les commentaires m’ont fait réfléchir une nouvelle fois à mon systeme. Je trouve de plus en plus qu’il faut vraiment séparer les choses dans GTD. Par choses j’entends contextes, projets, references. apres tout ce qui compte c’est l’action et faire les chose au moment ou on souhaite les faire sans se prendre la tete.

Jusqu’ici j’avais organisé mes projets par Domaines de responsabilité et je mettais dans chaque projet (bien organisé) mes prochaines actions, parfois des references etc…

ca n’est pas idéal. D’abord parceque omnifocus m’oblige a voir en permanence la masse de mes projets en cours et que je suis obligé de bidouiller en permanence pour en limiter le nombre. Il s’en suit mentalement une sorte de confusion, un blocage qui me gêne dans l’action et en tant que commercial c’est très gênant :joy:

Aussi cette semaine j’ai testé une approche différente. Un peu "originale " mais pour l’instant éfficace qui doit sans nul doute etre utilisée par certain(es) d’entre vous.

J’ai d’abord j’ai cree quelques projet phares sous word. J’adore ce logiciel et j’adore écrire dedans. Il est tres facile de faire de la MPN et ça c’est génial surtout lorsqu’on a des projets complexe comme le sont la plupart de mes dossiers. J’ai gardé mon arborescence mac sous google drive Inbox, Projet, References, Archives. Elle est parfaite (merci @Romain :wink: )

J’ai aussi cree une liste de projets classés par DR dans word actives et smb. Voici un exemple

Capture d’écran 2020-06-05 à 19.37.25

Puis dans Projet j’ai mis mes domaines de responsabilité. J’ai besoin d’aller vite pour glisser les prochaines actions et surtout je ne veux pas me prendre la tete. ça donne ça

Capture d’écran 2020-06-06 à 12.53.38

Capture d’écran 2020-06-05 à 17.45.53

Quand à mes contextes il restent ceux qu’il sont plus ou moins

Capture d’écran 2020-06-06 à 12.53.46

Capture d’écran 2020-06-05 à 17.42.51

  • J’ai remarque que je gere mieux mes différents temps
    Temps de collecte, de clarification/organisation, temps de réflexion projets, temps de révision GTD, temps divers pour moi, etc…

  • Quand à l’action désormais gérée à 100% par omnifocus, le fait de bien la séparer du projet géré sur word, des references gérérales gérées sur Evernote, mobilise mon énergie et facilite mes choix. Lorsque j’appelle un client j’ouvre ma fiche word projet, mon projet reference Mac et omnifocus et en un instant j’ai tout ce qu’il faut pour agir, repondre, décider et planifier ma prochaine action.

C’est beaucoup plus facile et c’est moins prise de tete (je suis plus dans le flow de mon état mental) et ça mobilise mieux mon énergie que ma précédente organisation. Si j’ai besoin de faire une recherche sur un mot rien de plus facile et je trouve tout ce qui est relatif au sujet.

De toutes façons mes projets sont mis abandonnés dans OF ils ont donc disparus de mon champs de vision mais si j’en ai a nouveau besoin il suffira de les réactiver ce qui prendra 30 secondes. :rofl:

Donc en résumé grâce à cette nouvelle structuration j’ai reussi à mieux appliquer les 5 phases de GTD. Elle a aussi un bon effet sur la reflexion de mes projets dans word notamment lors de mes périodes de MPN.

Finalement au fur et à mesure je me rend compte que je vais de plus en plus vers une approche minimaliste et simplifiée de mon systeme, qui me convient assez bien…

Je poursuis mon exploration et je me rend compte que le fait de séparer le projet lui meme (sur word) et les actions (sur omnifocus) facile ma reflexion et rend plus facile le choix de l’action et son exécution. @Romain a raison. Liaison entre le projet et ses actions est juste un " facilitateur " mais chez moi c’est aussi un élément « perturbateur »

Effectivement, lorsque je travaille sur le projet j’ai une vision globale du sujet. J’ai ma feuille de route, mes prochaines actions et smb, mes historiques pour y jeter un coup d’oeil et je réfléchi mieux qu’avant car c’était moins clair dans OF. Par ailleurs comme je le disais j’étais perturbé par l’omniprésence des autres projets, un peu comme un gosse dans un magasin de jouet :wink:

Autre avantage si je vais en signature il me suffit d’apporter ma " feuille projet " qui fait maximum 2 pages et j’ai tout sous la main… Il en résulte un sentiment de confiance et de clarté qui facilite mes échanges car je sais que tout l’historique de mon projet synthétique et cohérent ainsi que mon plan de bataille (ma vision de ce que je souhaite obtenir) est sous les yeux.

Coté action c’est fou comme c’est simple et rapide. Si je suis d’humeur administrative et que je veux bosser la dessus un rapide regard sur mon DR administratif me donne mes choix possible. Si je décide de relire un sujet par telephone ou par email je file sur le contexte telephone ou email une fois le sujet traité et j’avance sur les autres sujets. Si je change d’état d’esprit pour passer en mode "business " j’applique le meme processus.

Enfin si j’ai besoin de savoir dans OF tout ce qui est actionnable sur le projet XYZ il me suffit de faire une recherche dans OF et c’est instantané j’ai la traçabilité complète de tout.
Séparer les informations permet au cerveau une bien meilleure concentration et pour GTD c’est formidable.

Bon c’est pas tout ça mais je suis en retard. Je m’attaque à ma WR. Je vais voir comme ca marche cette fois ci…

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Petite synthèse ultra rapide de ma WR.

Ma nouvelle façon d’organiser les chose façon stricte GTD est super ! :wink: :smile: :grin: :laughing:

Voici les avantages rapides que j’ai noté à la volée en faisant ma WR qui m’a quand meme pris 2:00 mais bon, faut ce qu’il faut.

  • Les listes par projet et DR sont très faciles à mettre a jour,
  • L’affectation de multi tags permet une grande efficacité ex CLIENT XY + WF + APPEL+ URGENT
  • La liste projet smb me permet de me dire je ferai ça plus tard et de le sortir de ma tete…
  • Je ne me prend plus la tete avec les question de date ex je veux faire ca jeudi je le met en date d’echeance. Si c’est reporté lundi facile avec la vue a venir…
  • OF tres pratique pour la gestion de mes references ex offres a venir qui passent directement en prospection dès qu’elles sont actionnables…
  • WR facilité car j’ai d’un coté ma liste de projet prioritaires (ct) avec mes resulats à atteindre cette semaine , de l’autre celle SMB pour les projets en parking en attendant (une fiche word par type de projet).
  • C’est hyper pratique le racourcis clavier de OF pour integrer dans OF inbox idées taches qui m’arrivent lors de ma WR au fil de l’eau…

Bref pour l’instant que des avantages !

Et quelle facilité de mise à jour il suffit dans être a jour/revoir la liste des projets d’ouvrir la fiche projet et en instant on a une vision globale du sujet. Les actions sortent en copier collé du projet et vont directement dans OF. Ca ne prend qu’un instant et c’est super clair !

Pourquoi n’y ais je pas pensé plus tôt ?
Mieux vaut tard que jamais…

Nb je mets à jour les copies d’écran au dessus.

Poursuite de mon test nouvelle structuration OF

Le changement en terme de resultat et de facilité est exponentiel !
Je crois que je n’ai jamais travaillé aussi vite et aussi facilement.
Les deux axes DR et contextes facilitent grandement la relecture et le choix des actions. La possibilité de grouper les taches notamment dans la vue projet (DR chez moi) permet en un instant de regrouper tout ce qui a trait a un projet sous un nom commun mais je l’utilise tres peu
Autre truc c’est génial de pouvoir virer en smb (projet) des taches à la volee que je ne suis pas sur de vouloir realiser mais que je ne me résous pas à effacer… Enfin J’ai gagné en clarté. Bref que du positif.