Utiliser Notion pour GTD

Avez vous dejà vu ou utilisez vous NOTION pour un systeme GTD ?
Qu en pensez vous ?

Notion est davantage une plate-forme de développement qu’une app de notes (malgré l’apparence trompeuse).
Si on est à l’aise avec les bases de données relationnelles (c’est là que Notion donne toute sa puissance), pourquoi pas.
Sinon, c’est le piège idéal pour passer des mois à construire le système idéal qu’on n’atteindra jamais et ne plus jamais rien faire de productif.
Fuis, @francois ! Fuis !

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Hello Lionel @lkw

Merci pour ton avis eclairé. Ca ne m etonne pas !

Je trouvais l idee interesssante d avoir un systeme << tout en un >> j aimais bien aussi, l aspect lien inter-fichiers.

Mais perso je vais suivre ton conseil.

J aime les systemes simples et omnifocus + evernote en systeme references me suffisent largement et fonctionnent parfaitement.

Le debut de la sagesse ? :wink:

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Hello @francois

J’émettais de sérieux doutes à l’utilisation de Notion mais après avoir vu quelqu’un s’en servir et regarder quelques tuto, j’ai fini par l’adopter il y a un peu plus d’1 mois.

Notion a définitivement tué mon Trello (liste de projets) et est en train de tuer mon Evernote (références et SDMB).

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Je le pensais complexe à gérer mais une fois que tu as compris que tout dans Notion est une page et que tu peux intégrer des éléments plus ou moins complexes à cette page simplement avec la commande « / » qui te donne accès à une liste déroulante avec toutes les possibilités, ça se prend finalement rapidement en main. Quand tu fais ça tu définis en fait un bloc dans ta page.

Ce bloc peut être un bloc basique comme du texte, des checkbox, des bullets points, des headers ou des toggles ou un renvoi vers une autre page comme ci-dessous :

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Ou une base de données :
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Lorsque tu utilises une base de données, tu peux créer des vues avec des filtres spécifiques ou des formes spécifiques. Tu peux par exemple transformer un tableau en board Kanban ou en galeries.

Tu peux également créer des boutons templates, qui vont te précharger la structure de ta page. J’en ai créé un dans ma base de données projets afin d’avoir automatiquement les étapes de ma MPN quand je crée un nouveau projet complexe.

Quand je clique sur le bouton, des blocs comme ceux-ci se créent et je n’ai plus qu’à remplir

Tu peux aussi encastrer des pages webs ou certaines app comme Miro et Whimsical.
J’ai du coup ma mindmap de zones de responsabilités sous forme de mindmap encastré dans Whimsical directement dans une page Notion et je peux accéder à Whimsical depuis cette page.

Les tableaux peuvent intégrer des calculs en bas de colonne et tu peux créer des formules.

C’est donc un outil assez polyvalent.

Par contre impossible avec le système que j’ai et j’imagine le tiens de faire du tout en un. Tu peux effectivement mettre en place des relations entre les différentes pages ce qui s’avère intéressant pour créer des tableaux de bord spécifiques mais pour lier par exemple prochaines actions et projets je trouve pas ça ultra confortable.

J’ai fait des tests et ai préféré garder mon todoist et faire simple pour les horizons supérieurs. De manière générale je trouve Notion plus agréable à parcourir que Evernote ne serait-ce que visuellement.

Ça manque encore un peu d’automatisation. La gestion des récurrences est par exemple nativement inexistante. Tu peux bidouiller avec du code mais bon pourquoi se prendre la tête si ton gestionnaire le fait déjà ?

L’appli téléphone laisse aussi beaucoup à désirer puisque c’est un simple wrapper de la version web.

Si vous avez des questions n’hésitez pas. Je ne suis pas encore expert de l’outil mais j’ai déjà un peu fait joujou avec et il fait partie de mon quotidien aujourd’hui.

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Hello @Julian interessant… Justement je me demandais si je n’avais pas interet à l’utiliser pour mes horizons supérieurs. Pour l’instant je suis partagé. Mon coeur me dit (comme Lionel @lkw) Fuis François Fuis ! car je n’ais aucune envie de concevoir un autre systeme car le miens fonctionne (Omnifocus + Evernote). Bon c’est pas le Paradis mais ça marche… Et en plus j’ai hate de voir ce qu’omnifocus nous prépare dans sa nouvelle version et puis je connais le logiciel (mais pas NOTION) !

De l’autre je me dis, imagine un systeme complet qui regroupe dans des boites tes references (grace à l’import evernote), tes projets, tes prochaines actions, ton agenda google, tes notes bref tout tout tout dans un beau systeme unique bien structuré, sauf bien sur ton logiciel metier… (il ne fera pas les descriptifs et envoi email à ma place, enfin pas encore…)

On est presque à la moitie de l’année, une année difficile ou les choses commencent à peine à se mettre en place. C’est surtout pas le moment de me lancer la dedans d’autant plus que j’aurais une sacrée courbe d’apprentissage. Il vaut mieux que je mette un grand coup sur le commercial.

Je reve pourtant d’un outil tout en un. Mais pour le moment, en ce qui concerne Notion, je ne fait que jeter un oeil et essayer de comprendre… Ton systeme semble top !

Cependant, pour me convaincre il faudra que ce logiciel soit meilleur qu’Omnifocus et meilleur qu’evernote. Et pour l’instant je n’en suis pas du tout convaincu.

Ce qui n’empeche pas de regarder si l’herbe est plus verte ailleurs et ce projet (s’il existe un jour) passe pour l’instant en SMB (vrai SMB cad peut etre bien que oui, peut etre bien que non…) probablement pour 2022 si et seulement si je suis convaincu d’améliorer grâce à lui mes résultats et mon travail d’au moins 35% et d’obtenir un vrai confort de travail et ca c’est pas gagné du tout !!! :stuck_out_tongue:

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Ça a l’air génial !!!

Mais… . Ça t’as pris combiende temps pour paramétrer tout ce que tu nous présente là? :wink:

En tout cas, je trouve que ça a l’air top,mmais ppas ppour tout non :wink:

L’outil tout en un n’existe pas. Il nous est vendu depuis des années par les développeurs qui nous promettent de régler nos problèmes avec leur outil à eux, et nous changeons sans cesse de plateformes en allant de déception en déception.

La solution (et l’avenir), c’est l’informatique contextuelle. C’est-à-dire relier apps et données par des liens, pour employer le meilleur de chaque app dans chaque domaine. Tu le fais déjà en reliant OmniFocus et Evernote: si tu veux raffiner ton système, pense à davantage d’apps douées que tu peux ajouter dans le mix pour sauter d’une fonctionnalité à une autre par des liens entre elles.

Tres interessant Lionel @lkw - c’est effectivement peut etre dans ce sens la qu’il faut que je creuse. A bien y réfléchir, tu as probablement raison. Si on choisi un systeme c’est parce que ces composante, son ergonomie, son fonctionnement nous convient. Sauf a se développer un systeme totalement sur mesure, ce qui est couteux et compliqué (j’ai déja donné pour mon soft métier) cela reste un rêve… Peut etre un jour, l’intelligence artificielle permettra de faire cela. L’ordinateur comprendra directement que telle information est liée à une autre et anticipera les choses à faire ou au moins proposera des options d’actions. D’ici la il faut faire avec ce qu’on a et avec ses propres capacités.

Les liens sont pour l’instant un systeme qui fonctionne. Et c’est deja pas si mal.

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J’avais évoqué aux développeurs de l’époque de David Allen déjà l’idée de créer un standard, comme il en existe pour le MIDI des musiciens ou pour Internet (HTML, TCP, etc). Un standard de la gestion de tâche et de projets qui permette d’avoir des données accessibles avec différentes softs, permettant différentes interfaces, sans avoir besoin d’import/export (un peu comme les emails, il existe des logiciels différents mais les emails auxquels ils accèdent ne changent pas, c’est toujours le même format). Il paraît que c’est compliqué à faire… :slight_smile: (enfin, à imposer en norme ensuite)

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Finalement une sorte de Zapier adapté à la gestion de taches ? Non ?

Non, Zapier est une interface qui relie des apps entre elles parce qu’elles exposent leur format propriétaire. Ce dont Romain parle serait un format ouvert et standard en soi comme l’est le PDF.

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Ah oui OK ! Merci de la précision… :relaxed:

j’ai bien réfléchi ce matin. Définitivement je ne vais pas me lancer dans un nouveau set up. Omnifocus tient la route et Evernote aussi. Si je voulais vraiment un systeme tout en 1 je configurerais ça sous evernote façon After the book comme je l’avais fait il y a bien longtemps. Omnifocus est désormais débarassé de toute ses references il ne comporte que mes projets et mes taches.

Mes projets actifs dans omnifocus, comportent des prochaines actions avec peu de contextes

Mes projets non actifs sont en SMB dans omnifocus avec parfois des actions ou un début de MPN lorsque je veux vraiment les realiser, mais dans Evernote.

Tout mon suivi journalier, Futur log, grosses pierres va dans mon Bujo. Même si ca fait parfois doublon c’est l’outil qui détermine ma « feuille de route » et ce qui s’est passé. Loin d’étre inutile c’est une des pieces cruciales de mon organisation, tout comme peuvent l’être Omnifocus, Evernote et mon logiciel métier.

Mon logiciel metier gere le suivi de mes demandes et offres cree les descriptifs et publications et compte rendu.

Mon agenda est reduit au minimum vital c’est a dire les echeances incontournables et mes rendez vous.

Je n’ais besoin de rien d’autre…

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David Allen est le premier à en rêver je pense. Si tu fais attention aux guides d’implémentation GTD, ils sont tous conçus de sorte à pouvoir implémenter les principes de la méthode à l’aide d’un outil unique. C’est pratique quand tu débutes mais à la longue tu te rends compte qu’il y a toujours un petit truc qui cloche.

Je rejoins le point de vue de @lkw . Il est loin l’outil qui mettra tout le monde d’accord.
Je le rejoins également sur le fait qu’à aller d’une application à une autre on va souvent de déception en déception.

Si je me suis permis de faire cette bascule et de tuer mon combo Trello/Evernote (tout en gardant mon Todoist :stuck_out_tongue_winking_eye: :crazy_face:), c’est que Notion me permettait de concrétiser une vision de mon système que je traînais depuis quelque temps à l’aide d’un seul outil :

1 - Visualiser mes projets en mode Kanban (R.I.P Trello)
2 - 1 carte dans mon board Kanban = 1 projet (R.I.P Trello)
3 - Accéder à ma MPN et aux futures actions à partir de ma carte projet (R.I.P Trello)
4 - J’ai accès à mes documents de support projets facilement depuis cette même carte projet (R.I.P lien dans Trello vers une note Evernote avec des redirections éventuelles)

Aujourd’hui ces 4 points sont assurés par ma base Notion et ont rendu toute ma gestion de références dans Evernote obsolète.

C’est donc la certitude que l’outil répondait à un besoin très spécifique que j’avais + qu’une envie d’expérimentation qui m’a amené là. Merci le Modèle de Planification Naturelle !

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Hello @Justine (Julie)

Il n’y a pas vraiment de paramétrage dans Notion. A part définir les propriétés que je voulais pour ma liste de projets et définir les différentes vues qui me sont utiles, je n’ai pas eu grand chose à faire, sauf peut-être de la mise en page un peu en mode WYSIWYG.

Donc en configuration pure, ça m’a pris très peu de temps. Je savais exactement la structure que je voulais. J’avais juste fait un peu joujou avec l’app et regardé quelques tutos avant.

J’en ai profité pour réaligner l’ensemble de mes horizons et faire du nettoyage. Tu noteras la petite page « A trier » dans mon précédent screenshot. Je suis allé à l’essentiel pour être opérationnel tout de suite et je trie au fur et à mesure.

Notion fournit des outils d’import. ça m’a fait gagné du temps même si Evernote ne lui rend pas la tâche facile avec les notes qui contiennent des tableaux ou qui sont issues du webclipper. :unamused:

En fait si je te comprends bien @Julian tu es simplement remonté d’un cran au niveau de la gestion de tes informations.

  • Tu geres tes horizons
  • Tes references projets
  • Tes brain storming

Et pour tes projets et tes prochaines actions il te reste Todoist, meme si Trello serait capable de faire le job… j’imagine par liens…

J’ai un petit soucis que j’aimerais bien régler c’est cette histoire de KABAN J’aime bien voir l’avancement de mes projets et taches. J’ai tenté dans OF de classifier mes projets ce qui nous donne ceci mais c’est un peu lourd…

Mais ca ne resoud pas l’avancement des taches… que j’aimerai bien pouvoir etre similaire à l’avancement des projets et ce n’est pas visuel

si je rentre dans des perspectives et des tags de selection pour avoir également l’avancement de mes taches, ca va vite devenir assez pénible à gerer en multitag

A quand la vue KABAN dans Omnifocus ?

Le 2 eme truc a resoudre c’est le traitement des horizons. J’aime bien le cote renvoi d’une page a une autre comme le font obsidian ou notion, j’ai fait ca en lien evernote pour aller dans le détail mais c’est assez lourd a gerer surtout lorsque les projets font intervenir de nombreuses notes et sous notes. Il faut creer un "carnet " evernote et tout mettre dedans. Ca peut devenir assez fouillis selon le nombre de feuilles.

@francois

En fait, Todoist représente avec mon calendrier mon horizon 0 (Prochaines actions, actions récurrentes et rappels de tâches récurrentes). Notion me sert à gérer tout le reste…

Ce qui me permet de voir mon avancement c’est justement la stricte séparation entre mes prochaines actions et mes résultats à atteindre (projets).

Quand j’active un projet, grâce à la MPN, j’ai un certain nombre d’actions identifiées.
Je les maintiens au sein de la page dédiée à mon projet dans Notion sous forme de checklists…

ou pour les projets plus complexes, sous forme de tableau pour pouvoir avoir des sous-pages et donc des sous-projets :

Ca me donne mon plan de jeu pour le projet et je n’ai qu’à reporter la toute prochaine action dans Todoist dans son contexte au fur et à mesure de mon avancement, jusqu’à ce que le projet soit terminé.

Et un cran au-dessus, j’ai la visu sur l’avancé de globale

Plus tu montes dans les horizons moins tu as besoin d’une structure complexe.
Perso dans Notion, je gère mes horizons supérieurs avec des Toggle lists mais j’admets que le système de relations entre les pages dans Notion peut avoir un gros intérêt. En particulier pour créer des genre de tableaux de bord avec des sources multiples et modulables. J’y ai trouvé un intérêt pour une de mes zones de responsabilités mais pas spécifiquement pour mes H2 à H5.

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Merci de tes précisions je comprends mieux je crois :stuck_out_tongue: ton systeme. Tu utilise GTD au sens stricte cad j’imagine dans to do ist to H0 = ta prochaine action classée par contexte et ensuite ca renvoi dans notion ou on trouve ton projet (H1) éventuellement relie a ton H2, H3, H4, H5 ?

Si j’ai bien compris, Ca a un énorme avantage. D’un coup d’oeil tu vois l’avancement d’une tache ou d’un projet. Et ca c’est tres cool !

Ce qui est interessant c’est que du coup tu as une stricte separation entre d’un coté les references et de l’autre l’action et j’imagine qu’apres tu fais le trie dans Notion pour rebasculer ta NA dans Todoist si elle fait plus de de 2mn…

C’est ca ?

Exact. Par contre, je n’éprouve pas le besoin de relier tous mes horizons de façon parfaite car une des premières étapes de la MPN est de vérifier que ton projet matche avec tes aspirations.

Je me contente donc simplement de m’assurer que mes horizons sont alignés de H2 à H5. A partir de là je n’ai qu’à tirer les fils de H2 et H3 pour obtenir mon H1 et mon H0.

J’ai eu par le passé dans Todoist une structuration avec les actions directement imbriquées dans leur projet. C’était intéressant d’autant Todoist offre la possibilité de visualiser les choses en mode Kanban mais j’y ai trouvé des limites en terme de praticité par rapport au reste de ma config et du résultat que je visais.

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