Publier précédemment ici : https://www.productifetserein.com/webinaire-gerer-ses-emails/
Apprenez ou révisez les bonnes pratiques de la gestion des e-mails façon productive et sereine !
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Bonjour Romain,
les paramètres de confidentialité de la vidéo ne me permettent pas de la lancer.
Qu’ai je fais pour être puni ?
Corrigé ! Notre système actuel d’abonnement n’est pas hyper fiable, nous allons en changer durant l’été. En attendant, j’espère que ce webinaire te plaira !
Bonjour,
Je suis nouvelle sur le forum.
Merci Romain pour le webinaire. J’ai une question : à un moment, tu dis à ceux qui ont pris le webinaire en cours de route de faire l’exercice de clarifier leur boîte de réception en commençant par le courriel le plus récent. Est-ce valable pour la clarification de la boîte de réception en général ?
J’ai lu dans d’autres sources sur GTD des recommandations de commencer par le plus ancien. Et d’autres qui disent simplement de commencer dans l’ordre dans lequel la boîte de réception se présente (ce qui dépend donc du classement de la boîte que l’on a choisi, chronologique ou antéchronologique).
Avantages et inconvénients que je vois à l’un ou l’autre :
- commencer par le plus ancien : on est sûr de traiter les plus anciens, notamment lorsqu’on n’est pas à « inbox zero » (c’est mon cas, car je suis en train de remonter dans le wagon), et donc de ne pas rater des choses dont l’échéance arriverait assez vite. Mais on peut perdre du temps ou passer pour quelqu’un de désorganisé, en répondant à un courriel dont l’action est en fait annulée par un courriel plus récent que l’on n’a pas encore lu (cela m’est déjà arrivé et franchement je me suis sentie bête).
- commencer par le plus récent : bien sûr on annule l’inconvénient évoqué ci-dessus. Mais on peut : manquer de références qui figurent dans un message plus ancien, négliger les courriels anciens (si on manque de temps pour la clarification ou si on n’est pas à « inbox zero ») ou tomber dans un mode « chat » en répondant trop vite aux courriels, chose que je souhaite éviter.
Quels sont vos avis ?
Si je le recommande dans ce webinaire aux personnes arrivées en cours de route, c’est simplement parce que je pense qu’elles retireront davantage de valeur dans le courant du webinaire en travaillant sur ce qui vient d’arriver car elles n’auront sans doute pas le temps de tout clarifier. J’ai envie qu’elles ressentent un effet « quick win ». Mais je n’en ferais pas une règle.
En fait, si l’on parle de clarifier sa boite de réception en général, on imagine donc qu’on est régulièrement à zéro et qu’il n’y a dans cette inbox que les emails reçus depuis la dernière mise à zéro qui doit donc dater de 1 ou 2 jours grand (grand) max. Dans ce cas de figure, il n’y a pas une méthode meilleure que l’autre ; de toute façon il faudra bien tous les clarifier pour retrouver une inbox à zéro. Rappelons-nous qu’il n’y a quel les actions de moins de 2 minutes (allez, 3, mais pas plus !) que l’on s’autorise à faire.
Je sais que personnellement je commence toujours la clarification par les plus anciens, mais c’est simplement une préférence personnelle. Et il m’arrive parfois d’annuler une action mise dans mon système qu’un email plus récent lu ensuite vient rendre obsolète, mais c’est quand même très rare.
Merci de ta réponse :-).
Oui, pour moi c’est clair que lorsqu’on est régulièrement à zéro, la question a peu d’importance ; quoiqu’il y a des gens qui reçoivent vraiment beaucoup de courriels, donc dans ce cas peut-être a-t-elle un intérêt quand même (par exemple ils ont décidé de relever leurs courriels deux fois par jour et à chaque fois il y a plusieurs dizaines, voire centaines, de nouveaux messages ; mais quand c’est comme ça, il y a peut-être aussi des questions d’organisation de la communication au sein de l’équipe ou entreprise à se poser !).
Il y a d’autres contextes dans lesquels on peut avoir dans la boîte de réception des messages qui datent de plusieurs jours : quand on remonte dans le wagon (mon cas), ou, chose plus classique, au retour de vacances ou d’absence. Je ne sais pas si vous continuez à clarifier vos courriels pendant les vacances, mais moi c’est quelque chose qui me rebute, les vacances idéales pour moi sont déconnectées, même si avec internet disponible quasiment partout désormais, c’est de plus en plus difficile.
Honnêtement je ne sais pas trop quelle tactique adopter à un retour de vacances avec par exemple mille nouveaux messages. Il ne doit pas y en avoir de parfaite, je suppose qu’il faut se lancer sans tergiverser (depuis que j’écris, j’aurais pu en clarifier des courriels :-D).
Pour les 2 minutes, tu as tout à fait raison de le rappeler. Je vais me chronométrer, en tout cas au début, car un de mes problèmes est que souvent je pense que ça va durer deux minutes, et en fait ça en prend cinq à dix.
Je me suis trompée au sujet de l’anecdote dans laquelle je m’étais sentie bête, car ce n’était pas pendant la phase de clarification : à une période j’utilisais Outlook (dans une entreprise) et j’avais pris l’habitude de le mettre hors connexion quand je travaillais avec (utiliser des courriels comme référence ou répondre quand la réponse nécessite plus de deux minutes). Donc je pouvais : répondre à un courriel > l’envoyer > il va dans la boîte d’envoi > je passe Outlook en connexion pour transmettre toutes mes réponses > et là arrive un message qui rend caduc ce que je viens de répondre.
Avec le courrier postal, il est admis par tout le monde que des lettres puissent se croiser, mais il y a tellement peu de gens qui travaillent hors connexion avec leur messagerie électronique (je n’en connais pas), que c’est nettement moins envisageable.
Je trouve que beaucoup plus de gens devraient travailler déconnectés.
Une étude dont j’ai oublié la référence indiquait qu’au delà de 50 emails par jour, le sentiment de débordement devient prégnant. Sachant qu’on met entre 30 secondes et 1 minute pour comprendre ce qu’il faut faire d’un email (et le ranger dans son système quand on pratique GTD), 50 emails, ça fait entre 25 et 50 minutes chaque jour passées juste à ça. Il faut en tenir compte, car ce temps est incompressible.
Si le volume d’email reçu est au delà, il peut être nécessaire en effet d’aller chercher ailleurs comment le réduire (ça passe souvent par une charte plus ou moins formelle de communication entre les parties prenantes).
Pour les vacances, personnellement je suis radical, voici mon message : « Je serai absent jusqu’au … inclus. Les e-mails reçus durant cet intervalle sont automatiquement effacés. Si vous le jugez important, utile ou nécessaire, merci de me renvoyer votre e-mail après cette date. En cas d’urgence durant cette période, merci d’appeler … au …. » Je donne un numéro et pas un email, car une urgence, ça ne s’envoit pas par email. Si c’est vraiment urgent, on appelle.
Le corollaire de ce message, c’est qu’il faut évidemment créer une règle qui efface les messages reçus (sinon on peut être tenté d’aller voir).
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Je suis tout à fait d’accord. J ai personnellement coupé toutes mes notifications sur mon Mac et je ne regarde mes emails que 3 fois par jour. Les emails sont devenu une vraie plaie pour la productivité. J’en reçois tellement que je passe au moins 30 mn par jour à les effacer et à me désabonner de trucs auxquels je ne me suis jamais abonné. J’imagine que la RGPD ne concerne pas la prospection des entreprises ???
En ce qui concerne les actions et GTD toutes mes actions comme mes projets sont de plus en plus gérées par omnifocus. Tout comme mes emails à suivre qui sont liées à un contexte et une prochaine action sous omnifocus en note lorsque j’ai besoin d’y avoir accès. Certains emails sont aussi liées à mes contextes et prochaines actions sur mon CRM. Il s’agit de sujets sensibles qui nécessitent une traçabilité totale des personnes.
NB j’ai bien aimé ton systeme de nettoyage à un mois. 