Choisir entre omnifocus et Things pour GTD

J’ai pas mal écrit sur les différences entre ces deux logiciels qui sont un peu mes « logiciels fétiches » pour GTD. J’ai longtemps eu du mal à choisir et comme vous le savez il m’est arrivé de passer et de repasser de l’un à l’autre au bout d’un certain laps de temps. Je me suis longtemps demandé pourquoi. Je crois avoir trouvé une réponse.

J’aime chez Omnifocus son aspect « professionnel », sa sécurité et sa capacité à trier et organiser les informations exactement comme on veut. Je ne connais aucun logiciel hormis certains CRM qui permettent cela. La seule limite d’Omnifocus c’est notre imagination. Il peut etre aussi complexe et aussi simple que l’on souhaite. Mais il commence à dater sérieusement par certains aspects, il est lourd et complexe. Ce qui explique le nombre de formation pour GTD sur le marché et le succes de l’excellent livre pdf de Dini.

J’aime chez Things sa beauté et son graphisme épuré (tres mac) son coté simple et efficace. Son efficacité redoutable lorsqu’il s’agit d’avoir une vue à 360 degres de l’ensemble de ses projets et actions. Ses raccourcis clavier géniaux, sa gestion des sous taches sous forme de check list, sa capacité exceptionnelle pour planifier des informations et anticiper les choses. Son seul soucis, et encore c’est tres subjectif, est lié à ses informations. Celles ci ne sont pas sécurisées comme sur Omnifocus et à particir d’un certain volume ca devient difficilement gérable (un aspect que je n’ai jamais rencontré sur Omnifocus malgré une data base " assez lourde "

Depuis que j’ai migré toutes mes references dans Evernote l’ecart entre Omnifocus et Things s’est resséré. j’ai fait un test sur poignée de projets tres chauds avec mise a jour sur les deux logiciels et force est de constater que je travaille beaucoup plus vite sur Things, j’ai une meilleure vision des choses importantes, j’utilise moins de papier, je planifie mieux, j’anticipe mieux les sujets.

Things dispose des memes capacités de liens inter logiciels (Things > Evernote tout comme Omnifocus vers evernote) meme si c’est un peu plus sophistiqué sur Omnifocus.

Il y de petites choses qui sont vachement utiles comme par exemple une tache datée à aujourd’hui est automatiquement reportée dans la vue aujourd’hui le lendemain… C’est idiot mais on a une vision claire des sujets en cours. Autre atout chaque matin Things propose de valider les elements reportés ou a echeance d’aujourd’hui. Ca permet tout de suite de les re planifier.

Enfin cote plaisir j’admets que j’ai beaucoup plus de plaisir et d’envie de bosser sur things que sur Omnifocus. Things est plus dans ma logique de travail axee temporalité qu’omnifocus qui est plus axe listes donc GTD mais la gestion temporelle est un cauchemar comparée à Things.

Enfin l’application things pour iphone est juste exceptionnelle. Celle d’Omnifocus est totalement depassée même si nous savons tous quil sont en train de la remettre au gout du jour (enfin)

Decidement Things est vraiment tres moderne dans son approche. Et pour GTD et mon propre usage il est vraiment bien foutu. Il est possible que je remigre dessus le temps d’avoir une vraie vision de la nouvelle version d’omnifocus qui j’espère améliorera tout ca…

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Euh, non. Je ne peux pas laisser dire un truc pareil.
Tu peux créer des perspectives sur un iPhone avec OmniFocus. Tu ne peux pas créer de perspectives sous Things tout court.
Certes, OmniFocus n’est pas l’app la plus plaisante à regarder, mais ça n’a jamais été son but.

Le choix se base sur les choses suivantes :

  • Si un workflow modérément puissant, mais surtout classique, convient à l’utilisateur, alors Things est effectivement suffisant. Things fonctionne « out of the box » et c’est très bien pour les gens qui ont besoin de ça, par contre, Things s’effondre dès que l’on veut mettre en place une organisation complexe et/ou très personnalisée…
  • … et c’est là qu’OmniFocus entre en scène. OmniFocus n’est pas tant une app de to-do qu’une boîte à outils pour construire son app de to-do, réglée aux petits oignons, capable de fonctionner avec 10 projets comme des centaines. C’est là que le célèbre « investissement » dans OmniFocus s’effectue, mais pas parce que l’app est compliquée en soi. Les difficultés à utiliser OmniFocus reflètent souvent bien davantage l’absence de clarté de l’utilisateur quant à sa vie que la complexité de l’app en soi.

Avec OmniFocus, je sors un bouquin tous les 18 mois, je produis un podcast toutes les deux semaines, je publie un article par jour, je développe mon activité photo / musique / développement logiciel, je suis à jour sur mon administration, je tiens mon inbox mails à zéro, je me forme sur ce qui m’intéresse, je prends soin de ma vie de couple et sociale, en sautant d’un mode à l’autre quasiment sans friction. Things ? Je rigole. Cette app a des qualités indéniables, mais elle ne peut pas test là-dessus.

Par contre, oui, il m’a fallu un an de réflexion et lire le Kourosh Dini pour y arriver. Mais le stade où j’en suis maintenant n’a pas de prix.

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Merci pour ton témoignage. Tu as trouvé ton systeme ideal. Enfin au moins celui qui te convient. Je suis d’accord avec toi. Things n’égalera jamais Omnifocus. D’ailleurs en toute sincerité je pense qu’aucun systeme (à part l’hybride CRM tres spécial de @Romain qui est d’une puissance phénoménale) ne parvient à égaler Omnifocus.

Je n’ais toujours pas fini dini et il est hors de question que je lache omnifocus tant que je ne serai pas à la fin de ce foutu bouquin…

Le seul probleme c’est que j’ai une boite à faire tourner et que je ne peut pas passer ma vie à optimiser mon systeme. Pour l’instant, probablement par manque de connaissance ou de bonnes pratique, omnifocus me freine plutot que m’aide dans mon boulot.

Pour l’instant je desespère. Je n’y arrive tout simplement pas. Heureusement ça n’a pas d’impact sur mon boulot qui lui fonctionne bien. Ca commence vraiment meme a devenir un peu hot…

J’adorerais voir ton systeme peut etre comprendrais et y arriverais je…

Mais pour l’instant avec Omnifocus je perd plus de temps que je n’en gagne… hélas…

Je ne sors pas de bouquins tous les 12-18 mois en finissant mon système san fin.
J’ai lu le Dini par tranches de 15’ tous les soirs pendant des mois, avec de temps en temps 1h ou 2 pour implémenter un truc ou deux, progressivement, au fil des besoins.
Mon système

  • ne te dira rien, nos vies sont différentes
  • suit à très peu de choses près les recommandations de Dini

Sérieusement, @francois , en toute amitié, si tu as le temps d’envisager de changer une énième fois de système pour repasser sous Things, tu as trois fois le temps de potasser le Dini. Alors au boulot, camarade. :wink:

Cela dit j’essaierai de partager un bout de workflow, même si tu n’y trouveras pas tes réponses, hein.

Merci de me remonter le moral :wink: Oui dommage que tu ne sois pas dans l’immobilier ca serait plus simple ! . Bon je vais m’accrocher un peu… Le temps de finir DINI… et on verra apres… De toutes façon l’import dans Things et instantané et prend 10 mn (sans rire) et la structuration aussi 10 mn…

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Si j’arrive à faire tenir en un seul morceau ma vie idiote, sérieux, ça sera morceau de gâteau pour toi. :slightly_smiling_face:

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Comme dit David Allen je crois ce ne sont pas nos taches qui sont complexes ce sont nos vies…

@lkw tu n’a pas une vie idiote. Tu as ta vie. Celle que tu as choisie. Et je te la souhaite la plus heureuse possible :blush:

Et tout est relatif. Qu’est qu’on maitrise exactement ? Quel est le sens de tout ça ? On est tout embarqués dans un grand 8 et on ne sais jamais ce qui va nous arriver d’un jour à l’autre…
Mieux faut profiter de chaque seconde et wait and see :wink:

Les systemes numériques deviennent indispensables et plus ca colle à nos besoins propres mieux c’est. De toutes façons, je sais qu’au bout d’un moment je me lasserai de Things à cause de l’absence de perspectives et ma plus grosse crainte concerne le nombre de projets. Il suffit que je deccroche un gros contrat avec une dizaine d’immeubles à vendre (comme c’est souvent arrivé) et la ca va etre tres tres chaud. Je ne crois pas que things tiendra le choc. (Il n’a pas tenu dans le passé). Seul Omnifocus à tenu… Et sa securité et sauvegardes sont top. C’est pour ca que je reste sur Omnifocus meme si tu l’as compris je prefere (de tres loin) things et que je n’ais parfois qu’une envie : y retourner !

A suivre.
Dini pourquoi tu n’a pas fait une video ?

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Dini pourquoi tu n’a pas fait une video ?

Il s’en explique dans sa newsletter et maintenant que tu es dedans, je pense que tu vois pourquoi : un vrai manuel a un rapport signal bruit bien meilleur qu’une vidéo. Personnellement je déteste les vidéos en formation, c’est lent et ça reste à la surface des choses. Donnez-moi un bon gros bouquin bien gras any day, je le potasse à mon rythme et en profondeur. :slightly_smiling_face:

Et sinon, merci pour tes bonnes pensées. :blush: Je te souhaite aussi de te faire plaisir dans tout ce que tu fais !

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C’est tentant votre truc… ça parait facile: commencer OF super basiquement et lire Dini 15 minutes par jour sans se presser…

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De ce que j’ai compris dans chaque chapitre Dini explique un sujet et donne un exemple pratique. Moi, je fais l’exercice et je teste. Peu à peu Dini affine les reglages au fur et à mesure de ses explications. Visiblement des qu’on arrive aux perspective cela commence à prendre forme.

J’ai longuement parlé des differences entre Things et omnifocus. Mon constat actuel c’est que things est parfait pour les gens qui veulent un outil simple pour planifier (sa fonction report est géniale), Nirvana est parfait pour ceux qui veulent un outil un peu comme things mais 100% GTD et Omnifocus pour les utilisateurs exigeants qui veulent un systeme clef en main adapté à leur façon de travailler qu’il emprunte ou non des settings d’autres applications.

Il n’y a pas d’outil miracles chacun a ses avantages et ses inconvénients. Omnifocus est le plus cher, le plus difficile à apprehender (mais ce n’est pas non plus insurmontable puisque j’y suis arrivé et que je ne suis pas Geek :wink: ) et c’est l’outil le plus sécurisé et optimisable.

Apres, il ne faut pas tomber dans la marmite de l’optimisation. On peut effectivement, commencer tres simplement. Je cree un projet, bien formulé, une prochaine action idem et en note projet je mets le resultat a atteindre et un lien vers les réferences sur evernote.

Puis c’est tres simple, tu as une liste par contexte, tu n’as plus qu’à choisir en fonction

Tu parametre ta revision projet toutes les semaines (dans un premier temps - tu adapteras plus tard) et voilà !

Peu a peu viendront les perspectives qui vont t’aider, les contextes, les process etc…

A la fin tu arrives à un systeme bien carré qui te donne

  • Tes projets actifs (vue projet)
  • Tes projets en attente (suspendu)
  • Tes projets et taches smb
  • Tes prochaines action (Vue contextes) actionnables
  • Tes prochaines, prochaines actions = smb (tres facultatives)

Tu as plein de copie d’ecran que j’ai fait ici de tous mes setting. En les lisant (si tu en ke courage et l’envie :grinning_face_with_smiling_eyes:) tu verras comment j’ai évolué du plus complexe au plus simple

Le dernier est vraiment ultra minimaliste
Pratiquement tout est dans un dossier Smb, il y a 6 projets actifs qui comportent chacun leur resultat a atteindre parfois détaillé (en note) et une prochaine action c’est tout.

Tout le reste va dans evernote.

Je ne detaille plus mes projets, je ne cherche plus la prochaine prochaine action. J’ai compris que pour la plupart du temps c’est une perte de temps pour moi.

Parfois lorsque j’arrive au bout de mes 6 projets actifs je reactive mon dossier SMB (qui est en abandonne dont non visible par le systeme) et je vais piocher un autre projet a activer.

Il y a plein de datas dans OF c’est meme assez "Bourré " d’informations mais en vérité il n’y a de visible que ce qui existe en actionable. Je ne me sert pratiquement pas de mes perspectives sauf a des moments précis car je n’en suis pas la dans DINI avec une exception celles qui sont dans ma barre de tache (Waiting for, difer, echeances) qui sont les plus importantes.

Ce qui compte ce sont mes process, mes revisions, mes projets

J’ai une vision claire de 5 ou 6 trucs, du moment qu’ils fassent moins de 10 c’est OK pour moi au dela cela cree chez moi de ma confusion ! que je choisis avec énormément de soin quitte a un passer un certain temps.

Je me suis rendu compte avoir de looongue periode de reflexion ou je ne fait rien. Mais je constate que tout ce qui doit etre fait est fait.

Ominfocus est comme mon bujo il n’y a que ce qui est utile, avec une petite difference, il y a plein de truc que je considere comme non actionnable pour l’instant (mon SMB doit comporter plus d’une centaine de projets classes alphabetiquement (merci Omnifocus) et dont je me fous et que j’oublis meme… qui me serve de base interne de reference (je ne veux pas les mettre dans Evernote afin de les reactiver. Parfois je bosse dessus car je sais que je vais devoir les traiter… plus tard…)

J’espere pourvoir t’aider avec ces quelques lignes, si tu as besoin appelles moi (tu as mes coordonnes) ou laisses un message en MP si tu ne les as plus) je n’ais pas oublié ton aide précieuse et tes conseils ils y a quelques année lorsque j’etais encore sur Things et que je pataugeais… :grinning_face_with_smiling_eyes:

Un dernier conseil surtout vas y tout doux avec OF step by step. La bete est comme un cheval sauvage. Il faut vraiment la dresser serieusement avant d’en tirer le meilleur et perceveres un peu chaque jour sans te mettre la pression.

Juste une mini question @lkw @francois : est-ce que ce livre peut-être intéressant même si on n’utilise pas Omnifocus ?
Au niveau des idées, des réflexions … ?
Merci :wink:

Je ne crois pas. C’est lie a Omnifocus.

Dini a d’autres bouquins plus généraux sur le flow qui se concentrent sur les principes plutôt que l’implémentation. Ils sont peut-être plus adaptés.

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Vous me donnez envie d’essayer (à nouveau) OF…

(j’ai lu au passage qu’une nouvelle version était dans les tuyaux pour la fin de l’année)

Déjà, ça me fait flipper d’être tombé du wagon aussi longtemps, mais alors l’idée de m’attaquer à OF + 1.000 pages de DIni, c’est pas le chemin le plus facile :blush: Mais pour autant c’est peut-être le bon.

Je vais y réfléchir.

J’ai réinstallé OF hier soir… il a gardé la base de données que j’avais lorsque je l’ai testé il y a 3 ans…

  • Je vais déjà m’attaquer à tout remettre à zéro.
  • Créer petit à petit mes ToDo en vidant Things (une grosse WR en fait). Le truc relou, c’est tout les liens hypertextes que j’ai sur mes ToDo Things (vers Mail ou Notes ou Safari)… je vais devoir tout reprendre. :face_with_raised_eyebrow:
  • Créer un tâches récurrentes « lire 10 pages de Dini » :slight_smile:
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Bravo ! Tous mes voeux de reussite ! et courage !

Limites au maxi les liens hypertextes. Ne mets que ceux qui sont indispensable. Restes dans le simple et l’efficace. Le pire du pire la complexité ! (j’ai bien payé pour ça !) penses à ton futur toi. chaque tache doit etre claire et bien formulée pour ne pas reflechir. l’action et la reflexion ne font pas bon ménage.

@francois @lkw @Margott

Très succinctement, c’est quoi vos outils complémentaires à OF ? (@francois tu parlais d’Evernote)

Moi j’utilise Things (demain OF ?) avec du très simple:

  • Apple Mail (où je n’archives rien, j’ai un historique d’emails complètement ouf), où je crée des dossiers pour chaque projet Things avec la même référence (ex: 2021/023 - Migrer vers Evernote, « 2021/23 » étant mon 23ème projet de l’année 2021)
  • Apple Note: mais c’est pas très cohérent, je gère mal mes notes, j’en ouvre plein de nouvelles et c’est un vrai bordel. bref, largement perfectible
  • Apple Calendar: là c’est très simple, c’est un calendrier qui ne sert qu’à ça (un perso, un « famille » partagé avec ma femme)
  • iCloud pour stocker mes fichiers avec une architecture un peu GTD inspiré du forum (Inbox, Projets en Cours, Références, Archives) mais à l’usage je ne suis pas encore convaincu VS une classement alphabétique de mes dossiers, il y a du pour et du contre.

Apple mail (uniquement certains emails)
Evernote (Tout ce qui est references = mes note projet, mes MPN etc… )
Netty tout ce qui est rapprochements (pour l’instant fonctionne a 10%)
Pipedrive (Tout ce qui est gestion des contacts et de la prospection) fonctionne à 3%
Et bien sur Ical (lien direct en drag and drop vers OF topissime)
Google drive tout ce qui est documentation immeubles, pro et perso (génial)

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Bonjour @Jean,

Apple Mail. Pas d’archives comme le propose le logiciel. Juste un export manuel et annuel en .mbox dans mon dossier Archives du Finder. Suppression des .mbox tous les 2/3 ans.

Apple Note : classé en dossier Archives, Projets, Références (comme mon Finder). Je les partage avec mon mari. On y trouve des check-list, des MPN, les horizons, la liste projets H1, la liste Un jour peut-être, etc. Elles évoluent peu et je les nettoies une fois par trimestre.

Apple iCal : en agenda partagé avec mon mari. J’utilise différentes couleurs pour mes agendas (pro, perso, celui de mon mari, etc.).

iCloud : je ne l’utilise pas car c’est de la Synchro pas de la sauvegarde. Petite précision, je l’utilise uniquement pour y stocker mes contacts, mes agendas, mes notes, mes bookmarks Safari et quelques autres bidules.

Sauvegarde : le cloud ? Jamais, jamais, jamais.
On fait ça à l’ancienne via Time Machine sur deux disques différents. Un Timecapsule et un DD LaCie de grande capacité. Time Machine enregistre l’environnement et tous mes fichiers. Ce qui ne m’empêche pas d’aller sauvegarder une fois par mois mes fichiers sur mon DD LaCie. J’ajoute que je réfléchis à une solution RAID. Dans tous les cas, ce ne sera jamais en ligne.
ps: cela m’est arrivé de perdre un disque dur qui a grillé littéralement sous mes yeux. J’avais tous mes rushes, tous mes montages et mes masters vidéos. Ca pique encore. Allez, j’y pense plus car je vais encore avoir mal au ventre.

iMindmap : pour les cartes mentales liées à des projets ou des MPN. Ce logiciel peut tout transformer en gantt daté. Ce qui est top.

Safari : classé en dossier Archives, Projets, Références (comme mon Finder). J’y mets très peu de bookmarks, seulement ceux dont je me sers. Siri est là pour m’aider à retrouver n’importe quel truc sur internet de toute façon. Je nettoie tout ça tous les trimestres.

Enfin mon Finder : Archives, Projets, Références. J’utilise beaucoup les tags couleurs notamment pour mettre à jour les dossiers chaque trimestre, comme télécharger toutes les factures fournisseurs, bancaires, etc.

Pour tout ce petit monde, j’ai des routines sous forme de check-list qui tombent soit tous les mois, tous les trimestres ou une fois par an. Il s’agit de nettoyer, actualiser et mettre à jour mes fichiers, bookmarks, notes, etc.

A dispo si besoin.
Martine

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  • Apple Mail + Mailbutler actuellement (Dispatch sur iOS) pour les mails (je change tous les six mois avec Spark et Airmail… :sweat_smile:)
  • Craft pour les notes projets, bouquins, Zettelkasten (en comptant revenir à Obsidian dans un an si je ne suis pas satisfait du développement de l’app), partagé en partie avec ma compagne pour la gestion commune
  • DEVONthink pour l’administration et la gestion biblio avec un début de Zotero
  • En train de transiter de Dropbox vers iCloud pour le stockage fichier
  • Fantastical premium pour l’agenda (besoin de la gestion poussée de deux fuseaux horaires, de deux jeux de jours férié, etc)
  • Mindnode pour le mind mapping
  • Backup en 3/2/1 (Time Machine, clones locaux, Backblaze)

Après j’ai beaucoup d’autres outils complémentaires « métier » pour l’écriture romanesque, la production musicale, le code, mais ceux ci-dessus sont transversaux.

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Merci à tous les trois.

Je vois que globalement je ne suis pas trop éloigné de vous… juste un peu moins pointu :wink:

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