@Alexis
J’ai attaqué la transformation de l’organisation de mon disque iCloud en suivant le classement avec les 4 dossiers racines proposés (je ne sais pas si je dis "Merci @Alexis " ou « Merci GTD » ).
Je viens de traiter tout mon dossier « Perso »; conclusions à chaud:
Ça m’a pris beaucoup moins de temps que je ne le redoutais;
J’en ai profité pour envoyer vers la Corbeille environ 30% (Marie Kondo, si tu nous lis, c’est pour toi !);
Je suis confronté à une difficulté: je constate que j’ai certains dossiers que je dois dédoubler, car leur contenu peut être selon les cas un projet en cours, une référence, ou une archive
Ex: le dossier « Impôts »
-> Toutes les années passées sont des archives
-> Toutes les infos qui doivent être déclarées cette années sont un projet en cours
Dans certains cas, j’ai même des dossiers qui deviennent un projet en cours, une référence et une archive.
C’est assez perturbant d’éclater tout le contenu d’un dossier qu’on pensait bien rangé en 2 ou 3 morceaux.
Globalement c’est pas mal, même si j’admets que parfois, la distinction entre une archive et une référence est un peu difficile à faire.
Je dois désormais m’attaquer au dossier « Pro », que j’ai donc décidé de ranger dans les mêmes 4 dossiers, sans distinction entre le pro et le perso.
C’est d’autant plus facile à envisager que je n’ai au final pas beaucoup de dossiers… je sous-traite énormément de choses dans mon travail, dont l’archivage et le stockage des documents en cours est un des principaux éléments sous-traités à certains de mes salariés.
Plus tard, il faudrait que j’envisage de « Clarifier » le nom de mes dossiers, pour leur donner une cohérence autant sur la forme que sur le fond.
Ça pourrait presque faire l’objet d’un sujet sur le forum !!
En fait j’ai constaté qu’il faut vraiment séparer les choses avec quelques explications :
Dans projet tu mets ce sur quoi tu travailles la maintenant et soit tu met des references à part dans un dossier pour plus de facilité soit tu le mets dans ta section REFERENCE ou tu crées effectivement un nouveau projet Dans ARCHIVE tu met tout ce que tu n’utilises pas et en SMB ce qui n’est pas actif soit maintenant (tu n’est pas sur de le faire soit pour plus tard (a faire en juin)
La question des reference est délicate. personnellement je prefere les laisser dans une section du projet car je considère deja ce qui est sur mon ordinateur comme un gigantesque centre de references.
Mon bujo gere ce qui est actif, mon things le smb et le futur et mon ordi me donne tous les outils pour bosser. Si j’ai besoin d’un descriptif d’un local je ne vais pas aller en reference sauf si c’est un modele. Je vais dans mon projet actif. Il a son dossier reference DESCRIPTIF qui contient le modele, le Pdf ou meme le dossier confrere… Si je l’ai par un tiers…
Tu peux dire merci @Romain et sa team, j’ai pioché l’idée dans un des podcasts
Concernant tes dossiers éclatés, peut-être qu’il le seront que de manière momentané : les impôts par exemple, tant qu’ils ne seront pas payés ils restent dans Projet en cours, une fois qu’ils le sont ils peuvent être déplacé dans Références (…/Admin ou /Impôts) ou Archives.
Une référence correspond à n’importe quel documents que je souhaiterai garder car il y a une certaine valeur ajoutée à le conserver.
Dans projet en cours je mets les documents qui me servent à faire avancer comme son nom l’indique les projets en cours, par exemple je profite de cette période de confinement pour entretenir ma voiture et changer quelques pièces, j’ai donc créer un dossier Yaris. J’ai également créé un dossier coronavirus ou j’y place le modèle d’attestation de sorties, des articles intéressants, etc. Bref dans projet en cours je centralise tout ce qui est disons d’actualité et que j’aimerai pouvoir consulter rapidement. Et lorsque cette crise sera passée il se peut que je classe ce dossier dans Référence / Santé.
J’essaye de réorganiser le système de classement informatique de mon entreprise, du coup je regarde si on ne pourrait pas partir avec une architecture semblable.
Des personnes ont des avis concernant un classement au niveau d’une entreprise ?
Merci @Alexis, c’est bien ce que j’avais cru comprendre mais le fait qu’on ne parle que de 3 dossiers (au lieu de 4) m’a un peu perturbée
Je crois que je vais faire ça pour… Mon smartphone!!! J’y réfléchis depuis que tu as parlé de ton organisation, et je pense que çaaidera beaucoup merci
J’ai donc créer 4 dossiers comme toi @alexis sur mon téléphone portable, puis des sous dossiers en conséquence. Mais pour certains dossiers c’est très confus : du coup j’ai noté sur papier mon « arborescence », afin de la retravailler, et c’est encore plus… confus
I
C’est surtout les dossiers RÉFÉRENCES et ARCHIVES qui me posent problème… Et aussi PROJETS EN COURS finalement…
Un dossier CUISINE : avec des docs nutritionnels est une référence. Mais dans ce dossier CUISINE : RECETTES À TESTER : est du UN JOUR PEUT-ÊTRE ou du PROJET EN COURS? Et RECETTES VALIDÉES, une Référence puisque c’est pour pouvoir m’en servir plus ou moins régulièrement ?
Donc je devrais avoir un dossier CUISINE dans plusieurs dossiers des 4 dossiers de base ?
Pareil pour mon fils par exemple : j’ai pour l’instant les dossiers CHAMBRE, ÉCOLE, GARDES :
-CHAMBRE : car on refait la déco de sa chambre. Mais c’est un « projet » amené à revenir plus ou moins régulièrement.
-ÉCOLE : photos de l’école, souvenirs, docs divers…
-GARDES : docs concernant la nounou et le centre Aéré, plannings, etc…
Pour l’instant c’est dans RÉFÉRENCES, puis avec le prénom de mon enfant. Mais je ne pense pas que tout soit à la bonne place…
C’est difficile d’organiser tout ses documents… Mais je pense que le résultat sera incroyablement efficace une fois bien organisé
C’est normal que certaines choses fassent des allers retours entre différentes catégories, c’est la vie qui veut ça, les choses changent et évoluent grâce au temps.
Je trouve ton schéma de départ très bien, j’ai peur par contre que tu te poses pour le moment trop de questions et j’aimerais t’inviter à aborder les choses davantage au fil de l’eau.
Commence avec ta structure de départ (les trois dossiers, quatre si ajouter Un jour/Peut être a du sens pour toi), n’essaie pas d’envisager tout de suite tous les cas de figure possibles. Par contre, au moment de classer un nouvel élément, pose-toi simplement la question : « est-ce que ça va me servir pour un truc actuellement en cours ? ». Si oui, c’est forcément dans les Projets en cours. Si non, « est-ce que ça peut me servir dans ma vie actuelle même si je ne sais pas trop quand ? ». Si oui, c’est une référence. Sinon,« est-ce que je suis obligée de le garder ? » Et alors ça va en archives (ou à la poubelle).
Une fois que tu sais dans quel grand dossier tu dois le mettre, tu peux encore te demander
« où est-ce que j’irai chercher ce truc là dedans ? » pour trouver un bon nom si jamais c’est pas évident.
Imagine que tu aies le projet de refaire la chambre des enfants un jour… Pour le moment tu pourrais très bien te faire un dossier « chambre des enfants » dans UJPE et y balancer tout ce que tu trouves d’intéressant en rapport avec ça (des images de magazine, etc). Et puis un jour, paf, tu décides que ça y est, tu vas la refaire, tu as donc un nouveau projet et le dossier va devenir une source d’inspiration que tu vas donc placer dans « projets en cours ». Le projet avance, la chambre des enfants est enfin refaite (c’est important de définir, soit dit en passant, ce que veut dire « refaite » sans quoi tu peux passer ta vie à la refaire), et tu te dis que certains trucs du dossier sont à conserver (par exemple la référence de la couleur de la peinture choisie pour les murs), d’autres sont à jeter (tous ces magazines ont quand même de belles idées mais pas pratiques au quotidien !), et d’autres à mettre en archives parce qu’il faut les garder ou que ça pourrait servir à ta sœur (oui je viens de t’inventer une sœur ) et hop, un nouveau dossier dans les archives pour ces éléments là.
Oui les sous-dossiers sont assez inévitables rapidement. Comme dit David Allen, il ne faut jamais craindre de créer un nouveau dossier tout neuf même pour y ranger ne serait-ce qu’un ticket de parking. En peu de temps, ce ticket a toutes les chances d’être rejoint par tout un tas d’autres choses appartenant à ce même dossier.
Pour l’organisation des marque-pages internet, comment procédez-vous ? Je vois qu’@Alexis a choisi de les organiser de la même manière que son ordinateur, avec les 3 ou 4 dossiers, et qu’il en est content.
J’ai beaucoup de dossiers de marque-pages (qui pourraient en fait presque tous constituer des sous-dossiers d’un dossier « Références ») et, comme premier pas GTD, j’avais créé il y a quelques mois des dossiers « Action_support », « En attente_support » et « Un jour, peut-être ». Comme pour les courriels. Je trouve que cela fonctionne plutôt bien.
À vous lire, et aussi en raison de mon usage, je me disais que ce serait intéressant de créer un dossier « Projets en cours » également (avec bien sûr un sous-dossier par projet).
Dans ces dossiers de projets, comment repérez-vous les pages qui serviront spécifiquement à une action ? Est-ce que vous créez, dans chaque dossier projet, un sous-dossier « Références » et un sous-dossier « Prochaines actions » ?
Je parle ici de dossiers de marque-pages, mais la même question se pose pour les dossiers de fichiers sur le disque dur.
Je vois quatre façons de faire :
Mettre tous les documents spécifiques au projet dans le dossier de projet, sans distinction.
Dans chaque dossier de projet, créer un sous-dossier « Références » et un sous-dossier « Prochaines actions ».
Avoir des dossiers de projet et, à côté, un dossier « Action_support » (pour les pages à utiliser pour les prochaines actions) et un dossier « En attente_support » (et « Un jour, peut-être » éventuellement. Une fois les choses traitées ou plus en attente, on les glisse dans le dossier du projet ou on les supprime.
Après des années d’utilisation des marque-pages de Firefox, j’ai remarqué récemment qu’il existait un système d’étiquettes. Une autre solution pourrait donc être de mettre les pages dans le dossier de projet et d’y ajouter une étiquette « action » ou « en attente » selon le cas.
Mon avis sur ces façons de faire :
La 1 ne me va pas trop, car je préfère être en mesure de repérer plus rapidement les pages qui doivent servir de support à l’action (ou les fichiers).
La 2 : pourquoi pas, mais un peu lourd pour des marque-pages (plus acceptable pour les fichiers sur le disque dur).
La 3 : serait l’évolution la plus directe du système que j’ai aujourd’hui pour les marque-pages. Me semble utilisable pour ceux-ci, plus difficile pour les fichiers sur ordinateur (conserver des fichiers de support à l’action dans un dossier à part, tous projets confondus, est trop bordélique pour moi).
La 4 : peut-être l’idéal, tant pour les marque-pages que pour le disque dur. Il me semble que c’est ce que @anon56350303 utilise pour son disque dur, avec les tags de Mac. J’ai commencé à procéder comme cela aussi, effectivement ce n’est pas mal (l’inconvénient est que taguer prend du temps, je trouve ; je ne suis peut-être pas encore assez véloce, par manque d’habitude). Pour ceux qui sont sous Windows (souvent le cas dans les entreprises), je crois que ça n’existe malheureusement pas.
J’ai choisi d’être le plus simple possible dans mon classement et donc comme tout fichier qui se rattache à un projet en cours, si je tombe sur une page web qui va me servir, je glisse le webloc dans le dossier du Drive.
Seule exception, les marque pages de certaines références (banque, erp de formation, CRM…)
Oui moi aussi. Le but est en effet de s’y retrouver facilement et de gagner à la fois en temps et en tranquillité d’esprit.
Je parlais des dossiers de projet (dans les marque-pages ou sur ordi, effectivement). Ton dossier Admin & finances n’en est pas un je pense, il s’agit plutôt de références.
Ce sont plutôt les projets complexes qui sont concernés par la question, car dans le cadre de projets simples, on va avoir 3-4 fichiers ou marque-pages et puis c’est tout.
Je vais avancer avec les différentes solutions que j’ai proposées (surtout la 3 et la 4, peut-être la 1 pour les projets simples) et je verrai ce que ça donne.
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I
) et hop, un nouveau dossier dans les archives pour ces éléments là.
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