Retour aux fondamentaux (encore...)

[Romain]

Allez, je tente un ajustement

• Je me leve/me prépare, je prépare les enfants puis les déposés ecole/nounou.
  En général je jette un coup d’œil à mon calendrier et ensuite les SMS qu’on a défini en équipe comme étant le moyen de contact en cas de réel problème
• Arrivée au boulot : je regarde mon agenda et… ensuite les 3/4 listes de contexte qui correspondent à mon contexte et je choisis en fonction du temps que j’ai en privilégiant les tâches mentalement exigeantes parce que c’est le matin
• réunion à telle heure ou tel rdv… : du coup je suis tranquille parce que j’ai essayé un truc pour voir, c’est de préparer la réunion au moment, ou au moins le jour même, où je la fixe.
• Je capture, tout au long de la journée, je me retrouve avec un petit tas en fin de matinée et d’après-midi qui me prend à chaque fois environ 20mn à entrer dans mon système ; cela inclut le moment de consultation des e-mails (je vais trop loin, sur les emails, non ? )
• j’avance prochaine action après prochaine action, et mes projets avancent tout seuls ; parfois j’enchaîne tout un tas de choses sur un même projet parce que j’ai vu ce qu’il y a d’autre sur mes listes et j’ai estimé que c’était OK
• j’ai beaucoup plus dingos, de projets à déléguer et donc à suivre, qu’avant, et j’ai installé en plus de mes listes nominatives de suivi/attente un point de 10mn max tous les jours avec la personne en charge de ma délégation pour lui demander 1/ tu as terminé quoi hier, 2/ tu as choisi de faire quoi aujourd’hui 3/ est-ce que qqc te bloque et si oui en quoi puis-je t’aider, en ayant été claire que mon aide = coaching et non pas « faire à la place »
• Je prends le temps pour manger et même de faire une micro sieste de 20 mn car je sais que le temps que j’y passe m’est rendu au triple durant le reste de la journée,
• je note les choses quand elle tombe pour les clarifier en fin de matinée ou d’après-midi et je n’accepte rien d’« urgent » ou a faire rapidement sans qu’on m’ait donné des chiffres (dates, heures, minutes)
• ma journée est terminée… .je n’ai pas arrêté et je sais que j’ai bien avancé, mes échéances sont prêtes et ça ne me stress plus du tout… .
  -Je récupère mes loulous… .
• Je me sens tout à fait disponible pour eux et la fin de la journée (parce qu’au final c’est quand même pour ces moments-là qu’on vit)…

[Justine]

Waouhhh… Merci beaucoup @Romain. . .

Je rêve d’atteindre ce niveau de maîtrise

2 choses m’interpellent :

• les réunions : les préparer au moment où elles arrivent ? Réunion dans 3 jours = j’essaye de la préparer de suite ?
  Ou lorsque je suis à l’origine d’une réunion future = la préparer tout de suite ?
  C’est juste pour essayer de comprendre la logique

Et si c’est une réunion hebdomadaire, pour faire un point sur la semaine qui vient de s’écouler… Jusque là… Je la prépare la veille. C’est une bonne chose ?

• 2eme point d’interrogation :
  « avoir un petit tas en fin de matinée et en fin d’aprèm qui me prend 20min max à rentrer dans mon système »
  On est d’accord que là tu parles de clarification n’est ce pas ? Dans la logique : je capture toute la matinée : dans mes inbox : bannette, mail, répondeur, tel… Et quand on parle de le rentrer dans son système c’est bien de la clarification n’est ce pas ?
  Je ne fais QUE capturer sans m’occuper des éléments, et c’est à l’étape de Clarification SEULEMENT que je dois décider quoi en faire ?

Sinon… Merci pour tous tes conseils et tes idées : la sieste, le point quotidien de 10min max pour les projets délégués, TOUT est vraiment top pour visualiser le « résultat » que je voudrais atteindre

Merci !

[Erwann]

J’aurais pas dit mieux ! Cela correspond bien à la vision que j’ai actuellement de la méthode et de son utilisation au quotidien

Je prend l’astuce pour la préparation des réunions et pour le point hebdomadaire à faire pour les délégations.

Pour ce dernier point, tu fais ça avec plusieurs personnes ?

[fdenoisy]

Tout a fait d’accord avec @Romain sur le fond avec des précisions @Justine
Voici modestement comment je procéderais

« Je me leve/me prépare, je prépare les enfants puis les déposés ecole/nounou »

• OK mais je me leve un peu plus tot pour 10 mn à 20 mn de méditation…

« En général je jette un coup d’œil à mon calendrier et ensuite les SMS qu’on a défini en équipe comme étant le moyen de contact en cas de réel problème »

• OK permet de faire face aux « urgences » et aux sujet essentiels du jour

"Arrivée au boulot : je regarde mon agenda et… ensuite les 3/4 listes de contexte qui correspondent à mon contexte et je choisis en fonction du temps que j’ai en privilégiant les tâches mentalement exigeantes parce que c’est le matin réunion à telle heure ou tel rdv… : du coup je suis tranquille parce que j’ai essayé un truc pour voir, c’est de préparer la réunion au moment, ou au moins le jour même, où je la fixe.

• OK mais je fais une reunion avec moi meme.
  Je défini ici quelles sont mes mini objectifs / priorités du jour ? Quels sont mes Options ?
• Puis, Je planifie et j’anticipe : Je rajoute ici mes 3 priorités perso cad les 3 choses les plus importantes de ma journée et rien d’autre. Si possible je les timeblocke. Je prevois aussi une periode time blocking pour travailler en MPN sur un projet. Souvent mes priorités et mon projet MPN sont identiques.

« Je capture, tout au long de la journée, je me retrouve avec un petit tas en fin de matinée et d’après-midi qui me prend à chaque fois environ 20mn à entrer dans mon système ; cela inclut le moment de consultation des e-mails (je vais trop loin, sur les emails, non ? ) »

• OK collecte et clarification ultérieure

« j’avance prochaine action après prochaine action, et mes projets avancent tout seuls ; parfois j’enchaîne tout un tas de choses sur un même projet parce que j’ai vu ce qu’il y a d’autre sur mes listes et j’ai estimé que c’était OK »

• OK attention aux multitaches (j’ai toujours pensé que le danger de GTD c’est de passer du coq a l’ane sans arret ce qui cree une lourde " charge mentale " . Aussi attention a bien rester focus sur ce qu’on decide de faire en batch…Le batch c’est juste pour avancer. Ne pas perdre de vue ses priorités du jour.

• J’ajouterai la que le timeblocking pour certains projets permet une bonne concentration et l’avancement sur les projets prioritaires

"j’ai beaucoup plus dingos, de projets à déléguer et donc à suivre, qu’avant, et j’ai installé en plus de mes listes nominatives de suivi/attente un point de 10mn max tous les jours avec la personne en charge de ma délégation pour lui demander 1/ tu as terminé quoi hier, 2/ tu as choisi de faire quoi aujourd’hui 3/ est-ce que qqc te bloque et si oui en quoi puis-je t’aider, en ayant été claire que mon aide = coaching et non pas « faire à la place »

• Commentaire perso : J’adore ce type de management. Peu de « patrons » savent manager de cette maniere. Bravo ! @Romain

"Je prends le temps pour manger et même de faire une micro sieste de 20 mn car je sais que le temps que j’y passe m’est rendu au triple durant le reste de la journée, "

• Oui, les micro pause sont essentielles a l’équilibre physique et mental
• La mini sieste est salutaire !

« je note les choses quand elle tombe pour les clarifier en fin de matinée ou d’après-midi et je n’accepte rien d’« urgent » ou a faire rapidement sans qu’on m’ait donné des chiffres (dates, heures, minutes)
ma journée est terminée… .je n’ai pas arrêté et je sais que j’ai bien avancé, mes échéances sont prêtes et ça ne me stress plus du tout… . »

• Oui on a bien segmenté les phases GTD. Collecte, clarification
• Mais ma journée n’est pas finie ! (3) Je ne quitte pas mon bureau le soir sans avoir évalué ma journée
  Qu 'est ce qui a marche aujourd’hui ?
  Qu’est ce qui n’a pas marché ?
  Pourquoi ?
  Comment puis je améliorer les choses (10mn max)

-Je récupère mes loulous…

Je me sens tout à fait disponible pour eux et la fin de la journée (parce qu’au final c’est quand même pour ces moments-là qu’on vit)…

• Je coupe toute forme d’ecran le soir pour bien dormir et je lis…
• Ou je profite des joies de la vie de famille…