Retour aux fondamentaux (encore...)

Justine · Janvier 13, 2021, 5:57

Alors, la gestion de projets façon GTD :
Je sais vous allez me dire que c’est faire la bonne chose au bon moment, avec la sérénité de savoir qu’on fait la bonne chose au bon moment…

Mais dans mon cas professionnel je bloque un peu.

En ce moment, il faut/je dois :
Avancer et/où terminer :

catalogue n°1 : 100pages
mailing n°1 : 24 pages
charte de la marque 4 : refonte des logos, news packagings etc…
charte des packs de la marque 2 à faire evoluer
suivre notre plan de com
former et accompagner ma nouvelle équipière (qui s’occupe notamment de la charte du catalogue 1)
faire une petite com pour un magazine,
faire 2 slides de presentation pour mon patron…
ETC

Bref, j’en perd mon latin !!!

Concrètement, je dois identifier la 1ere prochaine action pour chaque projet et les faire les unes après les autres pour pouvoir avancer sur tout en même temps ?

Oui… Je radote pas mal je crois… Désolée

Alexis · Janvier 13, 2021, 6:16

Si tu ne définis pas les premières actions ça reste flou et ça continuera d’être « stocké » dans ta tête, c’est aussi simple que cela

Romain · Janvier 13, 2021, 7:46

Beaucoup trop flou pour en faire autre chose que du stress Tu as un nouvelle équipière, à ton avis si tu lui donnais cette liste, ça donnerait quoi ?
Voilà.
Tu es toi-même ton équipière du futur, clarifie et simplifie la tâche de ton futur toi (et tu verras que ça pourra d’ailleurs sans doute t’aider pour lui déléguer effectivement des trucs).

Pour chacun des items, deux questions :

à quoi ça ressemble quand c’est terminé ? (résultat = nom du projet)
si tu t’y mettais maintenant, tu commencerais par faire quoi ? (prochaine action à mettre dans son contexte).

Justine · Janvier 13, 2021, 9:42

Je me permet de donner mes réponses ici…
Savoir si à cette étape, « j’arrive à clarifier correctement » ou si je suis déjà dans l’erreur…
Après, c’est un peu compliqué parfois, car çà arrive souvent que plusieurs tâches puissent être réalisées en parallèle, mais que j’ai besoin qu’elles soient faites pour avancer…

Du coup, j’aime bien cette question : « Si je m’y met maintenant, je commence par quoi? »

1 - catalogue n°1 : 100pages
A ) à quoi ça ressemble quand c’est terminé ? (résultat = nom du projet) : Le catalogue N°1 est à notre disposition (pour pouvoir l’envoyer à nos clients, etc)
B ) si tu t’y mettais maintenant, tu commencerais par faire quoi ? (prochaine action à mettre dans son contexte).: J’ai plusieurs «angles d’attaques» : Faire des maquettes pour la couverture, faire le chemin de fer, paramétrer le fichier excel

2 - mailing n°1 : 24 pages
A ) à quoi ça ressemble quand c’est terminé ? (résultat = nom du projet): Le mailing N°1 est envoyé à nos clients
B ) si tu t’y mettais maintenant, tu commencerais par faire quoi ? (prochaine action à mettre dans son contexte).: Faire la charte des pages intérieures

3 - charte de la marque 4 : refonte des logos, news packagings etc…
A ) à quoi ça ressemble quand c’est terminé ? (résultat = nom du projet): Tout nos produits de la marque 4 sont relookés, avec le bon logo selon la bonne gamme : toute la marque 4 a été repensé et réorganisée.
B ) si tu t’y mettais maintenant, tu commencerais par faire quoi ? (prochaine action à mettre dans son contexte).:
Faire des maquettes de logos pour chacune des gammes de cette marque (j’ai déjà travaillé la segmentation des différentes gammes)

4 - charte des packs de la marque 2 à faire evoluer
A ) à quoi ça ressemble quand c’est terminé ? (résultat = nom du projet): Les packs de la marque 2 ont été relookés
B ) si tu t’y mettais maintenant, tu commencerais par faire quoi ? (prochaine action à mettre dans son contexte).: Suivre l’avancement des maquettes réalisées par Audrey (équipière) euh… ce n’est pas une prochaine action pour moi çà… si ??? Je bloque là :-/

5 - suivre notre plan de com
A ) à quoi ça ressemble quand c’est terminé ? (résultat = nom du projet): Notre plan de com 2021 est validé, à jour, et exposé dans notre bureau
B ) si tu t’y mettais maintenant, tu commencerais par faire quoi ? (prochaine action à mettre dans son contexte).:
Mettre à jour le fichier excel du plan de com, puis tout recopier sur le tableau du bureau.

6 - Former et accompagner ma nouvelle équipière (qui s’occupe notamment de la charte du catalogue 1)
A ) à quoi ça ressemble quand c’est terminé ? (résultat = nom du projet): Ma nouvelle équipière est formée et autonome dans ses fonctions ?
B ) si tu t’y mettais maintenant, tu commencerais par faire quoi ? (prochaine action à mettre dans son contexte).: PLanifier un point hebdomadaire pour suivre les dossiers en cours ?

7 - faire une petite com pour un magazine,
A ) à quoi ça ressemble quand c’est terminé ? (résultat = nom du projet): Com pour magazine Y envoyée.
B ) si tu t’y mettais maintenant, tu commencerais par faire quoi ? (prochaine action à mettre dans son contexte).: Faire maquette pour la com du magazine Y, puis la faire valider par Bob mon patron (qui ne s’appelle pas vraiment BOB :-D)

8 - faire 2 slides de presentation pour mon patron…
A ) à quoi ça ressemble quand c’est terminé ? (résultat = nom du projet): J’ai envoyé les 2 slides de présentation à Bob
B ) si tu t’y mettais maintenant, tu commencerais par faire quoi ? (prochaine action à mettre dans son contexte).: Faire la maquette des 2 slides pour Bob

Romain · Janvier 13, 2021, 11:19

Je ne peux pas prendre le temps de faire point par point, mais juste une remarque générale : il est souvent de bon ton de se méfier du verbe « faire », parce que ce n’est pas toujours un verbe d’action !

Au hasard, tu écris : « Faire la charte des pages intérieures ». Question : comment on fait ça ? Comment on fait une charte ?
Là, deux hypothèses :

c’est évident pour toi et c’est indivisible (ie si on t’interrompt jusqu’à demain, tu seras obligée de recommencer du début), donc OK, on peut garder « faire » ;
c’est clair mais en vrai il faut d’abord définir une charte couleur (je dis n’importe quoi, j’y connais rien ) avant de créer le design des pages internes, et en fait on ne peut le faire qu’après avoir reçu de Bob la validation sur la proposition de codes couleurs envoyée la semaine dernière… et du coup, ben non, la prochaine action c’est de relancer Bob pour sa validation.

Regarde si, dans ce que tu nous a partagé, il n’y a pas des « faire » qui pourraient être plus concrets, finalement.

Et méfies-toi des « des » aussi, c’est générateur de flou et donc repoussoir au moment de s’engager dans l’action : « faire des maquettes de logo » = , « faire 3 maquettes pour le logo Schmoldu » =

fdenoisy · Janvier 13, 2021, 11:44

En fait c est tres simple. Il faut que tu sois la plus precise et la plus essentialiste possible. Imagines que tu doives deleguer cette action a un inconnu qui n y connais rien… comment formulerais tu cela ?
Et si c etait un projet comment formulerais tu ton résultat à atteindre ?
L idee c est que le cerveau n aime pas le flou… Il est binaire dans son fonctionnement. C est clair ou pas. Majoritairement on procrastine ou on n avance pas parceque les choses be sont pas claires. Aussi Je n hesite pas a reformuler / reecrire mes taches et projets jusqu a ce qu il n y ait plus aucun doute. Quand a la prochaine action c est juste un declancheur. Il faut bien commencer par quelque chose… C’est un peu comme le démarreur qui lance ton moteur… La aussi il ne faut aucun doute sur ce que tu dois faire. Enfin (désolé d’insister ) mais attention au choix de tes actions. La loi de pareto nous dit que seules 20 % des actions produisent 80 % de resultats. C’est d’abord celles ci que tu dois identifier et aucun systeme ne le fera pour toi ensuite et ensuite seulement c’est ces taches la que tu dois effectuer en priorité… Derniere piste quelle est la tache qui permettra l’accomplissement ou rendra inutiles toutes les autres (je le dit avec mes mots mais est ce vraiment cela ?)

Justine · Janvier 14, 2021, 12:39

Pas de soucis @Romain, c’est normal, le but n’est pas de faire des cours particuliers de GTD sur ce forum

Je te remercie beaucoup pour ta réponse et tes remarques en tout cas.

Tu crois que les problèmes que je rencontre peuvent être liés à ces problèmes de formulation ?
C’est vraiment que çà me demande un effort considérable de trouver la bonne écriture pour chaque action, projet, etc…

Je vais faire attention au verbe « faire ».
Et je vais me forcer à détailler plus .

Du coup, j’en profite pour poser ma question ici @Romain :

niveau PRO, dans ma liste de PROJETS, j’ai… environ 12 mailings et 5 catalogues pour l’année 2021.
Si on résume fort, on peut dire 17 catalogues.
Mais comment formuler efficacement ces différents projets, qui sont les mêmes types de supports, et qui sont pratiquement tous à envoyer à nos clients ?
Je vais me retrouver avec 17 mêmes formulation non ?
C’est gênant ou non ?
Du coup… j’ai tendance à raccourcir en ne notant que le nom du catalogue …

Justine · Janvier 14, 2021, 12:41

Alors çà…
Je n’arrive toujours pas à l’utiliser !!!

J’ai beaucoup de mal à voir comment une tâche, peut me dispenser de faire les autres, ou me faciliter la vie pour réaliser les autres …

Je crois que j’aurais besoin de plusieurs exemples concrets pour bien comprendre ce principe.

fdenoisy · Janvier 14, 2021, 5:24

Ca va venir
C’est un des grand trucs sinon la chose la plus importante apprise l’année derniere et une de mes plus grosses erreurs avec GTD. Losque je debutais je croyais que tout ce qui etait sur ma liste devait etre fait. J’ai appris grace à @Romain qu’il s’agissait d’une proposition de choix. Puis je me suis rendu compte en ecrivant mes actions que je rechignais a reecrire certaines actions et je les notais sur un bloc plutot que sur mon bujo. Au final beaucoup ont disparues d’elles meme. La derniere phase a été la reflexion sur mon travail je me suis rendu compte qu’il etait possible pour certaines actions d’en effectuer une seule et que celle ci rendait inutile toutes les autres.
Exemple en compta je dois declarer la TVA mais j’ai beaucoup de chiffres à pointer et je ne comprends pas toujours ou je dois mettre ceci ou cela. J ai realisé que ma comptable sait tout cela. Aujourdhui je ne m’embete plus. Je l’appelle et on rempli ensemble le formulaire. Comme elle a ma TVA deductible elle me donne ce que je deduis d’office et donc je n’ai pas besoin de m’embeter à la compiler…
1 action appeler ma comptable elimine 10 actions prévues pour la TVA…
C’est un simple exemple.

Alexis · Février 17, 2021, 12:20

Bonjour à tous,

Petit rappel du workflow assez simple de la méthode. Je n’ai pas vraiment utilisé les mots de David Allen, mais plus ceux de ma routine quotidienne. Il serait dommage de vouloir greffer trop de méthodes par dessus GTD, sous peine de créer une usine à gaz.

Vider continuellement sa tête dans une inbox
Prendre du temps le matin ou le soir (ou les deux) pour bien reclarifier toutes les actions
Classer ces actions dans des projets, des contextes, des zones de responsabilité
Classer ces actions dans une vue «aujourd’hui », d’autres en next, d’autres en un jour peut-être, et enfin certaines programmée dans un échéancier (qui arriveront dans la vue aujourd’hui)
Traiter les actions de la vue aujourd’hui
Piocher dans next si l’avancement est suffisant

Erwann · Février 17, 2021, 1:04

Il parle de la partie aujourd’hui dans la méthode ?

Alexis · Février 17, 2021, 1:32

Erwann · Février 17, 2021, 2:50

A oui tu parles de l’agenda en faite

Alexis · Février 17, 2021, 3:33

Non non je parle d’une liste de premières actions qu’elle soit papier ou digitale. Mais en effet certaines tâches (pas toutes) sont à mettre dans l’agenda.

Ma vue « aujourd’hui » (ou « focus ») reprends les tâches à exécuter aussitôt que possible (cf schéma).

Erwann · Février 17, 2021, 4:05

Pour moi il s’agit de la liste de prochaines actions

Justine · Février 18, 2021, 9:27

C’est un super rappel, merci beaucoup @Alexis

Astrid · Mars 20, 2021, 9:03

D’accord avec Erwann, il n’y a pas de « aujourd’hui » dans la méthode originale. Il y a des actions qui vont dans l’agenda, car elles doivent être exécutées un jour précis ou à une heure précise, et de fait, il est possible qu’« aujourd’hui », on ait à faire une action de ce type. Mais il est aussi possible que non :).

Ensuite, chacun a sa manière de gérer les priorités et peut trouver son bonheur, je suppose, dans une liste « Aujourd’hui ». Mais la manière GTD est, il me semble, de simplement consulter ses listes de prochaines actions par contexte et de décider en fonction de l’énergie et du temps disponibles, et enfin seulement par priorité, si les trois premiers critères n’ont pas suffi pour choisir.

Justine · Mars 26, 2021, 6:28

Afin de ne pas polluer avec un autre sujet, je reviens sur celui ci…

Fondamental pourtant : les prochaines actions ! :

j’en ai beaucoup (100 à 150 pro et perso confondu)
je ne les regarde qu’une fois par jour… Maximum…
Je m’en sers difficilement pour mon travail au quotidien… .

Un des éléments les plus important de GTD, et c’est encore compliqué pour moi…

Je désespére

Erwann · Mars 26, 2021, 8:16

Comment se passe une journée type ?

Justine · Mars 27, 2021, 7:58

Bonne question…

Je me leve/me prépare, je prépare les enfants puis les déposés ecole/nounou.
En général je jette un coup d’œil à mes mails perso
Arrivée au boulot : je regarde mon agenda et… Commence à faire des bricoles ?? Ou à refaire le point sur les projets en cours.
réunion à telle heure ou tel rdv… : du coup je termine de préparer ce qu’il faut pour cette échéance.
Je capture, tout au long de la journée, je me retrouve avec un petit tas en fin de journée, qui me prend du temps à être intégré dans mon système. …
j’avance tant bien que mal sur mes gros projets, mais avec peu de temps et beaucoup de stress… …
j’ai beaucoup plus d’infos, de projets à déléguer et donc à suivre, qu’avant, et ça me prend beaucoup de temps.
Je prends moins de temps pour manger pour restructurer/clarifier mon système,
je fais les choses quand elle tombe car c’est « urgent » ou a faire rapidement…
ma journée est terminée… .je n’ai pas arrêté et pourtant j’ai l’impression de ne pas avoir avancé, mes échéances se rapprochent et ça me stress beaucoup… .
-Je récupère mes loulous… .
Je me sens complètement épuisée…

Depuis le temps que j’écris sur ce forum… . Je me dis que je dois être un cas désespéré