Systeme numerique GTD - Omnifocus - Trucs et astuces

Je lance ce nouveau sujet sur l’utilisation d’un systeme numérique et de GTD. L’idée c’est que chaque utilisateur mette des trucs et astuces qui lui permette de mieux gérer GTD. Je commence par Omnifocus ou je vous donnerai quelques un de mes trucs et astuces et surtout je vous raconterai les erreurs que j’ai pu faire dont j’ai tiré les leçons. Merci d’avance de vos retour d’expérience. Les expériences bonnes ou mauvaises sont tout aussi interessantes !!! A vos claviers !

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J’ai souvent évoqué ici le problème de la gestion de mes journées et de ma difficulté à choisir ce que j’ai à faire.

Tout systeme numérique GTD genere vite de projets. Ceux ci créaient des taches par contexte nombreuses et variées qui font qu’on sait plus par quoi commencer…

Quelles sont nos priorités ? Quel projet favoriser ? Quelle premiere action ?

Bien sur il y a la méthode de sélection des taches (contexte, temps, énergie, priorité) et les horizons. Mais lorsqu’on a vraiment beaucoup de trucs à faire il se passe chez moi un truc bizarre. Ça me donne une sorte de vertige qui encourage ma procrastination ou tout au moins l’absence d’action immédiate. Une sorte de blocage mental, un court circuit, que si j’osais je comparerai à un bug informatique… Plus rien ne passe et je ne peux plus penser…

On fini par passer des journées entières à se demander ce qu’on a fait et sur quoi on a avancé et si seulement on a avancé…

On se couche avec mal de tête carabiné et un sentiment de culpabilité.

Il faut se rendre à l’évidence. On ne peut faire qu’une seule chose à la fois et la concentration (le flow) est essentielle si on veut fournir un travail efficace. Partant de ce principe, j’ai revu l’organisation de mes projets et surtout la façon de traiter mes actions.

Dans omnifocus, j’ai conservé mon arborescence Actif, Smb et reference. Dans mes projets actifs j’ai crée deux sous dossiers un professionnel et un personnel.
(J’ai donc abandonné mon systeme précédent organisé par domaines de responsabilité…)

Tous mes projets sont classés alphabétiquement

Quand au stade des projets: Auparavant mes projets avaient deux stades soient ils étaient actifs (actionnables) soit il étaient en attente (non actionnables ou suspendu).

Ma régle à toujours été qu’un projet est sélectionné comme actif dans OF s’il est actionnable et que je souhaite le réaliser à un horizons assez court. David Allen préconise 1 an, je préfère 1 mois.

J’ai changé mon mode de fonctionnement.

  • Le stade naturel d’un projet n’est plus " actif " mais " en attente " . L’exception est le projet actif.
  • Je n’en active qu’un a la fois.
  • je le traite jusqu’au bout jusqu’à ce que je ne puisse rien faire de plus quitte à traiter un seul projet dans la journée mais à fond.
  • J’active donc mes projets au fur et à mesure et je les désactive aussi vite.
  • Bien entendu tous cela concerne mes projets " actionnables qui sont soit dans professionnel soit dans personnel.

Dans la journée je relis ma liste de projets actif j’en active un et désactivé l’autre. Ma seule règle ne faire qu’une seule seule chose à la fois et surtout ne rien voir d’autre…

Ensuite je travaille par contexte (qui ne me montre que ce qui concerne le projet activé) et je reste focus sur le sujet (vue projet)

Des que j’ai le sentiment de ne pas pouvoir aller plus loin je choisi un autre projet et j’avance.

Tout projet futur, non actionnable ou qui ne mérite pas mon attention pour le moment va en SMB et est bien sur classés en attente.

Le dossier principal tout comme les reference sont classés en " abandonné " et révisé au moment de ma weekly review.

J’ai remarqué un meilleur contrôle des choses je suis plus dans le flow et j’avance vraiment sur les sujets et je ne me sert plus du tout de mes anciennes perspectives qui sélectionnaient les projets actifs et en attente. Cela fait de la place dans mon omnifocus.

J’ai aussi remarqué qu’il m’arrive d’effacer des projets à la volet. Comme si ils n’avaient plus d’importance.

Enfin rarement je parcoure vite fait ma liste smb à la recherche d’un sujet qui pourrait avoir de l’intérêt mais plus par curiosité qu’autre chose.

En revanche le choix de mes projets de la journée est crucial. Je n’ai pas le droit à l’erreur, sinon je la paye cash !

C’est pourquoi je reporte dans mon bujo mes expériences pour qu’elle me servent d’expériences pour ma prochaine fois.

Apprendre de ses erreurs et réussites, telle est ma nouvelle devise. :wink:

Un autre façon de faire pour se concentrer sur les trucs essentiel est de choisir les projets prioritaires du mois, de la semaine ou meme de la journée et d’utiliser la fonction focus qui permet de rester concentré sur un seul projet.

Personnellement j’aime moins et je préfère lire ma liste de projet en attente dans mon dossier projet (actionnable) pour bien me les remémorer et agir en conséquence.

Nouvelle découverte d’un truc idiot mais oh combien utile au sujet de l’agenda et omnifocus. Pour certaines taches il est possible de les glisser directement dans l’agenda pour faire un time blocking exemple planifier sa weekly review. Un lien est cree qui renvoi directement dans Omnifocus et la tache planifiée apparait dans la vue A venir pourvu que l’agenda soit coché. C’est top au quotidien :stuck_out_tongue:

Nb cette astuce fonctionne avec Things et omnifocus dans l’agenda mais seul Omnifocus cree un lien internet. Things ne fait qu’une copie.

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Ce soir 2 astuces GTD que j’ai découvert qui peuvent se realiser dans la plupart des systemes numeriques (Omnifocus, Nirvana, Things etc…) et qui ont du sens pour moi dans mon GTD

1. Toujours régler le logiciel en prochaine action, ce qui suppose :

  • Chez Omnifocus regler la vue contexte en prochaine action
  • Chez Things dans la vue à tous moments : Afficher prochaine action / 1
    Cela me permet de vraiment suivre GTD et de bien prévoir ma prochaine action

Surtout, sur ces deux logiciels, mettre cette prochaine action en haut de la liste.

2. Ne conserver dans mon systeme de taches que les taches du projet à realiser dans les une a deux semaines (au choix) tout le reste va par exemple dans evernote un peu comme un Smb

Exception : things étant pour moi, beaucoup mieux concu qu’omnifocus sur l’aspect « gestion temporelle des informations » les mettre simplement en Smb.

Ces deux astuces me permettent un vrai nettoyage de mes projets les actions étant dans mon systeme etant vraiment actionnables.

3 Mettre les taches récurrente à venir les mettre de préference dans l’agenda exemple la TVA

Une exception certaines taches sont datées (date de départ ou date d’echeance) les mettre dans le systeme numerique. Cela permet de les controler.