TODOIST trucs et astuces

[Theo]

Sujet très très intéressant

Dans ma petite expérience j’ai utilisé plusieurs outils digitaux (j’ai une sacro sainte haine du papier) et mon retour est que todoist est celui que je préfère pour une seule est unique raison : la disponibilité de l’outil : Mac pc iPhone Android navigateur montre connectée. Il est partout est pour moi c’est essentiel.

Je pense que cela correspond aussi à un des critères essentiels de la méthode : pouvoir capturer le plus facilement possible ses intrants.

A la différence ce que j’ai vu dans les posts précédents je ne créer pas de projets dans ma liste projet.

En effet, si j’ai bien compris : le projet est uniquement un résultat à atteindre et chaque projet doit avoir une future action à réaliser. Au départ j’avais listé mes actions en bas de chaque projet mais je n’arrivais pas ensuite à les retrouver dans ma liste de prochaine action.

Du coup, mes projets sont dans une liste (projet chez todoist) et sont du point de vue du logiciel des taches. Je mets sous chaque tache (qui est un projet vous aurez compris) mes sous taches et je transfère la première dans ma liste des prochaines actions. Dès que cette dernière est terminée j’en glisse une autre et ainsi de suite jusqu’à avoir atteint le résultat.

Sur les étiquettes : j’ai retravaillé les contextes pour les adapter à mes besoins. Pour ceux qui ont lu mon premier post qui faisait état de mon travail dans le courtage d’assurance, je bosse sur des outils informatiques très divers. Chaque assureur en dispose d’un ou plusieurs (dans le pire des cas) permettant de tarifier les contrats, les gérer etc. De fait c’est la ou je passe le plus clair de mon temps avec notre CRM. En partant du principe bien documenté, que le cerveau aime faire la même chose plusieurs fois d’affilées, j’ai une étiquette par outil de compagnie. De cette manière je batche toutes mes taches par outil en une seule fois. Sans parler de l’aspect « neurologique » je perd beaucoup moins de temps qu’en sautant d’un outil à un autre. Bruce Lee serait fier de moi

Si cela vous intéresse je posterai quelques screens de ma config todoist.

[Theo]

Petite découverte du jour pour les utilisateurs de todoist : Fil reddit todoist

Quelques pépites pour moi sur la façon d’utiliser les priorités dans l’app.

J’espère que ça pourra vous être utile aussi !

[Romain]

Intéressant. De mon côté, lorsque j’avais testé Todoist, j’utilisais les priorités pour y mettre mon niveau d’énergie. Ça présentait l’avantage d’avoir les tâches exigeantes en énergie affichées en haut de liste et celles « no-brainer » en bas… ainsi que celui de m’empêcher de mettre des priorités

[Julian]

La force de la méthode c’est que les configurations sont illimitées. Et ces configurations évoluent avec notre pratique.

Ma configuration a légèrement évolué depuis mes posts sur ce fil de discussion. Je n’utilise par exemple plus de sous-dossiers. J’utilise des préfixes à la place.

Je n’utilise également plus qu’un seul filtre.

Tout comme @Romain, j’ai déformé l’usage des priorités Todoist. Je les utilise toutefois différemment puisque dans mon système, ils représentent l’attribut Temps de chacune de mes actions.

P1 me permet d’identifier les actions qui me prendront plus d’1 heure et à l’extrême opposé, P4 me permet d’identifier celles qui me prendront moins de 15 minutes.

Lorsqu’on affiche une liste de tâches à partir d’une étiquette, Todoist trie d’abord les actions par priorité. En utilisant la priorité comme attribut temps, de fait, je matérialise de façon visuelle les 2 premiers critères de priorisation GTD puisque mes contextes sont des étiquettes. Ne me reste à considérer que mon niveau d’énergie et l’importance des actions ainsi filtrées.

Pour ce qui est de l’importance, j’ai défini un code couleur précis pour mes dossiers (qui sont en fait mes zones de responsabilités (horizon 2) + 2 dossiers spécifiques pour gérer les situations de crise ou les projets sur lesquels je veux mettre le focus). Chaque couleur représente le niveau d’attention que je veux porter aux tâches du dossier qui les abrite. Ce paramètre ajouté au fait que le 4e critère de tri de Todoist est la position du dossier dans ton arborescence projet, me permet d’identifier rapidement les actions de plus haute importance dans leur contexte. Cela me permet aussi d’évaluer ma journée en visualisant le niveau d’importance des tâches que j’ai réalisées grâce au rapport d’activité de l’application.

Pour ce qui est du niveau d’énergie, je le juge à la volée pour le perso et pour le pro, j’ai découpé mon contexte @bureau en fonction du niveau de concentration que nécessitent mes actions.

Pour finir, je me sers également de la fonctionnalité introduite dernièrement par Doist, les « sections ». Je m’en sers pour parquer mes actions au sein de leurs projets respectifs quand ils en ont. Chaque projet ainsi reconstitué peut être glissé dans la zone de responsabilité (ou dans le dossier focus) qui va bien. D’un coup d’oeil je vois s’il est à l’arrêt (pas de prochaine action ou item en attente).

Ci-dessous un exemple de projets que j’ai concocté pour illustration. Sur ce projet je suis en attente d’une mise à jour de l’application pour autant j’ai quand même une prochaine action qui consiste à faire un brainstorm. Les autres actions ne sont pas actives car sans contexte.

[fdenoisy]

Beaucoup de très bonnes idées dans ce post j ai réussi sans difficultés ( en sus de mes contextes ) à implanter mes goals segmentes par jour, semaine mois année et au delà ainsi que mes domaines de responsabilité dans OmniFocus. ça tient bien la route. ce programme m étonnera toujours. Pour qui sait bien configurer les perspectives OF est d une puissance phénoménale et d une simplicité déconcertante. Ça m amuse beaucoup Merci.

[fdenoisy]

Apres avoir relu vos posts je me suis amusé à faire un test sur le compte gratuit que j’ai cree sur Todoist. Je suis agréablement surpris. Quelle beau produit !

La solution est vraiment interessante pour GTD. Facilité d’utilisation. Logique d’étiquette simple et efficace de type CRM, logique de projet tout aussi efficace, aspects collaboratif, multi plateforme, Zapier friendly + autres software ce logiciel a décidément beaucoup d’atouts ! Et en plus il est esthétiquement beau (pas si beau que things mais quand meme - avis subjectif )

Si je comprends bien on à un systeme puissant de filtres par tags multiples notamment ce qui rapproche TODOIST d’Omnifocus. Le logiciel meme s’il s’agit d’un paiement annuel semble aussi un peu plus économique qu’Omnifocus. Coté ergonomie on se rapproche de Things avec la vue aujourd’hui (que j’ai aussi crée dans Omnifocus)…

En résumé cette solution est vraiment interessante et incontournable pour GTD et ce fut un test passionnant à réaliser. Je comprends maintenant pourquoi tant de personnes l’ont adoptées !

Quand à moi étant 100 % Mac, mon Omnifocus me suffit. Après beaucoup d’efforts, j’ai enfin réussi à en faire un systeme cohérent qui fonctionne exactement comme je l’ai toujours souhaité.

Il faudrait un changement majeur dans ma vie, mon organisation ou mon matériel (avec usage de plateformes multiples Android, PC…) avec probablement la nécessité d’aspects collaboratifs pour que je revois ma copie… C’est alors, c’est sans doute, la solution informatique que j’adopterais…

[fdenoisy]

@anon56350303

Todoist n’est pas fait pour Mac ?
Qu’est-ce qui t’empêcherait de l’utiliser ?
Sa fonctionnalité collaborative a l’air top !

Bonjour Martine !

Todoist a effectivement une application pour Mac que j’ai installé pour voir son fonctionnement. Elle est conforme à la version en ligne et assez jolie. Todoist à quelques avantages par rapport à Omnifocus.

Bien sur sa fonction collaborative, c’est utile dans les entreprises.

Mais surtout ses « passerelles » vers d’autres systemes plus ouverts qu omnifocus. C’est un outil à géométrie variable Il est effectivement conçu comme un lego qui permet de relier la base à d autres systemes et aux contacts. Je pense qu’on doit même pouvoir en faire presque un outil CRM…

Rien ne m’empêcherait de l’utiliser pour mon systeme GTD si ce n’est que je n’ai aucune envie de réapprendre pour le moment tout un systeme informatique et me lancer dans une nouvelle configuration. J’ai un systeme qui marche et qui correspond à mes besoins et à mon environnement 100% Mac, ce qui n’est déjà pas si mal…

En revanche effectivement si mes besoins ou mon systeme devaient évoluer c’est sans nul doute que je regarderais attentivement cette solution qui m’a bluffé par ses capacités et sa logique.

La seule chose qui m’inquiète c’est les imports/exports. Je n’aurais aucune envie de tout me taper à la main…

1. l’importation des données de Omnifocus dans Todoist se fait si j’ai bien compris via le .csv ou le passage par wunderlist puis l’outil d’import de wunderlist vers todoist et ça ce ne serait pas du gateau !

2. Par ailleurs je n’ai vu aucun outil d’export de todoist vers quoi que ce soit excel, html, ni en .csv etc… mais peut être cela m’a t’il échappé… Si tel est le cas je serais prisonnier d’un systeme et ça hors de question…

Nb En ce qui concerne les filtres qui sont montrés à titre d’exemple Omnifocus les realise sans problême ça m’a donné des idées pour mes perspectives…

[fdenoisy]

Bonjour, En furetant un peu dans la documentation de todoist je suis tombé sur un article passionnant sur la mise en place d’un systeme GTD avec cet outil.

Apres l’avoir lu 3 ou 4 fois j’ai carrément imprimé cet article en couleur - photos (22 pages quand meme) pour le lire à tete reposée.

Bourré d’astuces, d’idées originales, d’explications sur la méthode, de bonnes pratiques j’en déduis que ce manuel est applicable sur tout systeme numérique qui autorise des dossiers et des sous dossiers.

Il est donc parfaitement applicable pour Omnifocus et du coup ça m’a donné plein d’idées pour fluidifier mon systeme. La plupart des set up évoqués sont bien sur totalement applicables sur Omnifocus et cela dynamise mon outil.

Une fois encore je constate que la simplicité d’Omnifocus rend ces set up encore plus efficaces et facilite mon utilisation au quotidien.

Nb Sur le site de todoist il y a aussi plein d’articles interessant sur plein de sujets liés à l’organisation.

Voici le lien https://doist.com/blog/gtd-todoist/

Bonnes fêtes de Noel.

[yannick]

Et il y a aussi le plugin Todoist pour Outlook PC.

J’utilise Todoist depuis plusieurs années maintenant et seul reproche à faire pour l’instant c’est sur son manque de représentation visuelle des tâches par colonne - type Kanban. Je sens le vent qui tourne avec les applications comme Trello et autres qui ont bien compris l’intérêt de représenter le mouvement d’exécution - ie avec des colonnes du type (a faire, démarrer, en attente…). Affaire à suivre.

[yannick]

Pour les utilisateurs de Todoist, avez-vous regardé votre rapport annuel 2019? https://todoist.com/review/2019/login

Une belle synthèse:

• nbr. tâches supp. vs 2018
• nbr tâches par jour, par semaine, par mois
• Lesquelles sont exécutées par priorité en %
• le mois le plus productif
• le jour de la semaine le plus productif
• quelle heure de la journée, le plus productif
  …

Et pour Karma, encore 2981 points et ce sera game over. Allez, on s’accroche…

[Erwann]

Et quand tu fais une planification sur un projet, tu mets toutes tes actions sur todoist ou tu les rajoutes au fur et à mesure de l’avancé ?

Par exemple, j’ai des projets qui ont plusieurs phases, certaines actions dépendent d’autre, une action peut être en WF ou tout le projet…

Comment gère tu ce genre de structure sans te perdre entre tes différents outils ?

Quand tu parles de bien noter le nom de l’action permet d’éviter de la ranger dans un projet, tu as des exemples ?

[yannick]

@Erwann, seulement la prochaine action est listée dans Todoist. Toutes les autres futures potentielles sont capturées dans ma section « project support material ». Je ne capture que celles qui ont mon attention car j’ai appris avec l’expérience que de voir loin avec 15 ou plus potentielles futures actions ne me servait à pas grand chose au final, la dynamique d’un projet change souvent, c’est un peu comme le climat. Je trouve qu’il est plus efficace de bien s’atteler à la prochaine action puis clarifier qu’elle est la prochaine quand celle-ci est vraiment terminée ou lors de la revue hebdo.

Mais cela ne veux pas dire que je ne passe pas par du Microsoft Project ou autre type d’artillerie lourde si j’ai à traiter un très gros projet.

[Julian]

@Erwann

Et quand tu fais une planification sur un projet, tu mets toutes tes actions sur todoist ou tu les rajoutes au fur et à mesure de l’avancé ?

Si je suis en planification, je vais faire apparaître tous mes projets et sous projets actifs sous forme de section dans ToDoist avec les actions associées comme je l’ai décrit dans mon précédent post. Seule la toute prochaine action est toutefois taguée avec son contexte. Etant donné que je travaille essentiellement à partir de mes listes de contexte, je ne verrai pas les futures actions jusqu’à ce que la toute prochaine action soit accomplie.

Toutefois je ne planifie que lorsque cela est nécessaire; c’est-à-dire, pour les projets complexes ou de grande envergure.

Pour la plupart des projets (au sens GTD) et ça peut être confusant au début quand on est déjà dans la gestion de projets, mais noter la prochaine action suffit. Dans ce 2e cas, je vais rajouter les actions au fur et à mesure qu’elles viendront. Éventuellement 1, 2 ou 3 autres peuvent naturellement surgir mais je ne brainstorme pas et n’utilise pas le Modèle de Planification Naturelle si ce n’est pas nécessaire.

Lorsque la prochaine action du projet est réalisée, si j’ai déjà identifié la suivante, je l’active en lui ajoutant un contexte. Si je ne n’en avais aucune d’identifiée, j’en définie une.

@Erwann

Par exemple, j’ai des projets qui ont plusieurs phases, certaines actions dépendent d’autre, une action peut être en WF ou tout le projet…

Les phases de mon projet n’apparaissent pas dans mon système GTD. Ce qui apparaît ce sont les projets ou les sous-projets qui sont relatifs. Ce que je veux dire c’est qu’une phase peut nécessiter d’atteindre plusieurs résultats et chaque résultat à atteindre fera l’objet d’un projet qui lui est propre (au sens GTD).

Pour ce qui est de la mise en attente, dans ma liste de projets, j’ai une subdivision dédiée au statut de mes projets. J’active ou je mets en suspens mes projets au besoin.

De plus, le fait d’attendre est une action. Donc si j’ai un projet en pause à cause de quelque chose que j’attend d’un tiers, alors j’ai une action en attente dans ce projet à l’arrêt. Ca me permettra éventuellement plus tard de déclencher une action de relance. En parallèle, je glisse le projet dans ma liste « Projets en En attente ».

@Erwann

Comment gère tu ce genre de structure sans te perdre entre tes différents outils ?

J’ai clairement défini le rôle de mes outils. Todoist est dédiée à la gestion de mes actions. C’est le garant de mon engagement.

Workflowy, me sert à tenir la liste exhaustive de mes projets. C’est à la fois une liste de contrôle, qui me permet d’être sûr que tous mes projets et sous-projets actifs ont une prochaine action (si pas de section dédiée dans todoist, c’est pas bon signe!), de garder en visu les projets que j’ai délégués et avoir un topo rapide des travaux en cours.

A côté bien évidemment, pour la partie gestion de projets pure (au sens PMI on peut dire), j’ai mon Gantt qui me permet de suivre l’avancement général et d’activer mes projets au fur et à mesure dans mes listes.

@Erwann

Quand tu parles de bien noter le nom de l’action permet d’éviter de la ranger dans un projet, tu as des exemples ?

Le truc c’est que si tu as 3 projets et que pour chacun ta prochaine action est disons d’envoyer un rapport d’avancement. Tu vas avoir 3 fois, probablement dans le même contexte, la prochaine action « Envoyer rapport d’avancement ». De quel projet entre le A, le B et le C suis-je en train de parler ? Lequel est le plus pertinent d’envoyer en premier ? Si je ne sais pas de quoi je parle, je ne peux pas décider efficacement.

Si je tourne ma prochaine action en :
« Projet A - Envoyer rapport d’avancement » ou « Envoyer rapport d’avancement du Projet A » et que j’utilise la même tournure pour les 2 autres, il y a peu de doute dans mon esprit sur ce dont je parle et je peux évaluer plus sereinement l’importance intrinsèque de chacune de ces 3 actions. Je peux même y ajouter de la temporalité si je le souhaite.

Idem pour un coup de fil à passer. « Appeler Jean-Marc » … Euh pour lui parler de quoi au fait ? « Appeler Jean-Marc pour lui demander ses disponibilités pour intervenir à la prochaine réunion de service » … en supposant que j’ai un projet « Organiser la prochaine réunion de service » c’est limpide.

[Erwann]

Merci pour ces explications très claire et merci @yannick !

Du coup quels sont les avantages avantages selon toi de ne pas inclure les tâches dans un dossier projet au niveau de todoist ?

Je ne sais pas si tu as quelqu’un au dessus de toi à qui tu dois reporter ton avancé mais du coup comment fais-tu pour savoir où tu en es d’un projet sans avoir noté toutes tes actions et sans les retrouver facilement sur todoist ?

[yannick]

@Erwann, dans mon cas je fais plus souvent du reporting non-granulaire.

Les collaborateurs/interlocuteurs impliqués veulent avoir une vue globale de la progression. J’ai donc différents outils du type « swimlanes/Gantt, project charter, NPM… ».

Pour répondre plus spécifiquement à ta question, j’ai vu un glissement depuis 3-4 ans de plateforme comme Todoist - plus tôt gestionnaire de tâches au niveau individuel vers des plateformes collaboratives du type Trello par exemple. Et donc en fonction de la grosseur/complexité d’un projet et le nombre de fournisseurs / clients / collaborateurs impliqués, les futures actions sont listées dans des cartes Trello. Ce qui permet à tout le monde d’être notifié en temps réel.

J’ai toujours ma prochaine action dans Todoist et Trello devient mon « project support material ». Donc si quelqu’un me demande des précisions sur tel ou tel projet, il suffit de ce rendre dans le tableau Trello concerné.

[Julian]

Je rejoins @yannick. Quand tu dois reporter à quelqu’un ce qui l’intéresse c’est la vision macro. Or dans Todoist nous gérons des actions tangibles.

Si tu te poses ces questions c’est peut être que ce que tu considères comme des prochaines actions sont en réalité des projets (au sens GTD).

Si je me trompe, rien ne t’empêche non plus de gérer ta liste de projets dans Todoist si toi tu y vois un bénéfice.

C’est par l’expérimentation qu’on devient créatif et qu’on trouve les solutions aux problèmes qu’on a avec notre système.

[Erwann]

Enfaite je sens que séparer les taches des projets est une avancé au sens GTD et que cela peut-être bénéfique au niveau de mon entreprise.

C’est sur le côté reporting que j’ai encore du mal à voir comment mettre ça en oeuvre. Et aussi définir sa prochaine action à la volée, sa me semble energivore de premier abord mais c’est en testant que je verrais

Merci à vous deux pour toutes ces explications !

[fdenoisy]

@Julian

Pour ce qui est de la mise en attente, dans ma liste de projets, j’ai une subdivision dédiée au statut de mes projets. J’active ou je mets en suspens mes projets au besoin.

J’ai un peu une organisation similaire dans OF de mes projets. Avec une nuance tous mes projets sont classés par Domaines de responsabilité. C’est tres important pour moi. Aussi, J’ai simplement intégré en plus mes projets SMB qui n’apparaissent pas, comme ceux en attente, dans ma vue active de projets.

[Julian]

Idem @fdenoisy mais le découpage par zone de responsabilité apparaît en dessous pour éviter les redondances.

[fdenoisy]

Oui c est aussi logique ! Mais du coups cette fois ci tu est oblige de remettre chaque domaine de responsabilite dans chaque type de projet. Actifs, attente, termines… sauf si todo ist fonctionne differemment …