4T2021 Mon système sous Omnifocus + Bilan GTD trimestriel

Novembre 2021 Mon système sous Omnifocus + Bilan GTD mensuel

Voici venu le temps de notre rendez-vous mensuel où je partage avec vous mon expérience quotidienne d’Omnifocus et de GTD.

Que de progrès depuis 2 mois. Voici le résumé des épisodes précédents :

1/ Avancement GTD
Après avoir relu GTD et m’être à nouveau formé sur GTD Connect et ici, résumé tout ce que pouvais d’interessant sur des fiches thématique que j’apprends régulièrement, j’avance de mieux en mieux dans la connaissance et l’application de la méthode.

2/ Avancement OMNIFOCUS
je me suis attaqué à mon système. Après quelques détours sur Nirvana, Things j’ai décidé de ne plus utiliser qu’omnifocus. Cette décision n’a pas été facile tant j’adore Things. j’ai eu bien du mal à le lâcher ! (il m’arrive même de reprendre quelques projets tant son fonctionnement est efficace, intuitif et rapide. Particulièrement en vacances… Si seulement il avait des perspectives et des sous dossiers je l’adopterais aussitôt. (Cf nb1)

Mon OF est désormais tres simplifié. Tous mes projets sont classés par domaines d’intérêt et de responsabilité H2

Chaque domaine contient mes projets actifs, ceux en attente d’action (la liste en suspend de Romain mais aussi mes projets smb. Chaque projet a un stade. Il est soit actif, soit en attente, soit terminé, soit abandonné (= smb)

Mes perspectives sont réduites au minimum. Principalement des perspectives de controle ou d’action (appels, ordinateur) qui ont vraiment du sens pour mes activités.

Force est de constater que les perspectives d’Omnifocus, les liens intra et extra logiciels, la simplicité de l’outil que je commence à vraiment maitriser à 90% et sa sécurité font que je ne peux vraiment pas m’en passer… Cet outil ne fini pas de me surprendre. C’est pour moi le parfait compagnon de GTD.

3/ Structuration solide de mes references GTD.

Google drive :
J’ai finit de structurer mes fichiers dans google drive. J’ai conservé la structure que nous avait expliqué @romain pour mes references sous google drive.

Evernote
J’utilise toujours Evernote comme système de reference générale. Je l’ai organisé par thématique c’est beaucoup plus facile pour gérer l’information. exemple : Finance.

Nouvel outil de pont inter méthode

4/ MINDMAPS

Ce mois ci j’ai ajouté une petite pierre à l’edifice. Le mindmapping. C’était un outil que je n’utilisais plus que je connais pourtant tres bien. A vrai dire je ne sais pas pourquoi. J’ai refais des cartes journalières, hebdo, mensuelles, trimestrielles et annuelles et c’est super complémentaire de GTD. Cela me permet de mieux structurer mon H3 / H4 et donne de la lisibilité à mon GTD qui est plus dynamique et efficace au quotidien.

5/ Un peu de papier…
J’ai aussi constitué quelque dossiers papier pour mes projets les plus chauds dans lesquels je glisse mes documents de references les plus importants dont j’ai régulièrement besoin. Ma volonté de vouloir a tout prix tout numériser était une erreur. J’aime le papier alors pourquoi m’en passer si ca marche ?

6/ Toujours plus de minimalisme
Peu à peu, je parviens peu à peu à un système de plus en plus simple qui me semble beaucoup plus efficace que tout ce que j’ai utilisé jusqu’à présent.

7/ Et maintenant ?
Il me reste à finir de nettoyer mon outil métier qui en a bien besoin et à closer mes derniers deals de l’année et à alimenter OF grâce à mon système de reference sous google drive et Evernote. Tache que je me suis fixé d’ici le 31/12 avant de plonger dans 2022 qui va arriver tres tres vite…

A suivre

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En tout état de cause je me rend compte que ce qui compte vraiment ce n’est pas vraiment l’outil. Ce qui compte vraiment c’est ce qu’on en extrait. Les conclusions qu’on en tire.

C’est aussi et principalement pour moi, la façon dont on travaille au quotidien qui fait la difference. Les process qu’on utilise, les habitudes au quotidien, l’action…

Je vois un peu mon omnifocus comme un tableau de bord qui me donne des indications.

Exemple : sous Omnifocus j’ai une perspective qui me donne tous mes appels, une autre qui me précise ce que j’attends depuis quand, une autre qui me donne ce que j’attends par dossier, une autre qui me sert de vue « today » = feuille de route… J’ai peu de perspectives (peut être une vingtaine) mais chacune correspond à ma façon de penser. Chacune me permet soit de planifier mon travail, soit de contrôler une information et bien sûr d’agir…

Mon challenge est de resister à vouloir complexifier Omnifocus. ça va tres vite. On rajoute une perpective par ci, une autre par la… Et soudainement l’outil devient ingérable.

Omnifocus nécessite vraiment beaucoup de doigté mais bien maitrisé quel bonheur !..

Bravo François, on en parlait hier avec Romain et d’autres formateurs GTD, il nous faut commencer à introduire de la sobriété dans nos outils aussi, l’eco-responsabilité au sens large va sans doute devenir un art de vivre par choix ou force, l’avenir nous le dira.

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Merci @yannick c’est gentil :blush:

A l’approche de ma soixantaine, je me suis rendu compte de l’accumulation de trucs d’une vie… C’est affolant… Pourtant je n’avais l’impression d’accumuler… Au travail c’est pareil. Trop d’info tue l’info. Trop d’outils tuent l’outil. Trop de complexité tue l’efficacité. Depuis un an je fais du ménage ! et qu’est ce que ca fait comme bien !.

Il me semble avoir écouté David Allen qui disait que lorsqu’on est dans la confusion il faut faire du rangement et ça commence par son environnement physique. Le mien devient de plus en plus sobre. Ce matin j’ai un bureau propre avec juste mes deux inbox, mon Mac, clavier + 2 HP, mon scanner, quelques stylos et mes téléphones.

Faire le vide m’a donné un sentiment de calme et de zenitude. Comme si les choses par magie s’étaient soudain éclaircies. Mon travail sur Omnifocus m’a fait le même effet. Maintenant je n’ai plus qu’à suivre et à entretenir mon systeme et à structurer mon outil métier…

"Sans cesse sur le métier remettez votre ouvrage… "

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Quelques nouvelles rapides.

Mon systeme sous Omnifocus devient de plus en plus performant.

j’ai drastiquement simplifié mes contextes et mes perspectives que j’ai réduit au minimum.

Mon objectif était d’essayer d’obtenir des listes aussi faciles et accessibles que des listes papier. J’y suis presque arrivé…

En conséquence, oui, Omnifocus se mérite mais ça vaut le coup ! J’y suis j’y reste !

Aussi, j’ai simplifie l’organisation de mes projets en réintégrant mes domaine de responsabilité dans mon dossier projet. Bien que David ALLEN ne ne le recommande pas, je trouve que cela me donne une grande clarté sur mes résultats atteindre…

Par rapport aux autres outils que j’ai testé, (je pense notamment à NIRVANA et à THINGS 3), Omnifocus est un outil extraordinaire pour GTD. Non seulement il parvient à gérer toute ma vie personnelle comme ma vie professionnelle mais il me permet de planifier et d’anticiper.

Je me sers sans arrêt de Siri et de la dictée automatique pour saisir mes tâches et mes idées. Je me suis efforcé d’avoir des listes courtes et précises orientées action qui facilitent mon quotidien

Je suis content car je parviens à l’avoir bien en main désormais et je commence à bien voir la différence par rapport à la concurrence…

Sincerement, @lkw Lionel à raison ! y a pas photo ! Ce logiciel est outil incroyable ! C’est un des meilleurs du marché !

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Content que tu sois content, aha au final j’aurai quand mieux réussi ma carrière que Cassandre ! :grin:

En cette fin de semaine petit" cadeau " pour mes amis GTD : ma structuration quasi definitive sous Omnifocus étant précisé que :

  • Je vais tres vraisemblablement externaliser mes Horizons supérieurs H3 > H5 ailleurs (je ne sais pas trop où ni comment d’ailleurs :roll_eyes: - Evernote ? Pages ? Mindmap… ?) , probablement conserver mon H2 dans OF car je m’en sert comme Meg l’a expliqué sur le forum de David ALLEN et ca fonctionne super bien,

  • Il me reste à rajouter d’autres DR (Areas) dans ma vue " tags ", ceux là plus personnels…

  • j’ai constaté que je me sers peu de mes listes de controle /references sauf quelques liste comme ma daily review et quelques autres…

J’ai maintenant le sentiment que mon systeme sous omnifocus est fiable et performant et ça tourne vraiment bien et c’est super !

Comme vous le voyez depuis des mois les ajustements sont à la marge…
Il me reste encore à finir de structurer et nettoyer marginalement quelques perspectives qui sont inutiles ou perfectibles.

(enfin :grin:)


Mdr :joy:

Coucou @lkw Lionel !

Tres joli l’allusion à Cassandre… :wink: justement, J’ai vu je crois la semaine dernière ou celle d’avant un super documentaire sur la guerre de Troie (la 5 ? ) où justement il parlaient de ça (en gros)… c’était génial…

Pour Omnifocus, tes super conseils et ceux d’autres utilisateurs, m’ont énormément aidés. Tu m’as surtout convaincu de rester sur cette solution alors que j’avais envie d’abandonner. Merci !

j’ai aussi réussi à construire mon système plus intelligemment. J’ai enfin compris comment en tirer parti. Il est mon compagnon fidèle à chaque instant et participe grandement à mon efficacité (et devrais je ajouter… à mon bon équilibre mental ! :rofl:) avec GTD.

C’est un outil étonnant une fois maîtrisé ! Plus puissant que tout ce que j’ai pu utiliser et si facile en vérité… On est loin de sa réputation, tellement fausse, de logiciel complexe.

Il faut seulement le prendre avec méthode, avec logique et rester simple…

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J’ai trouvé le moyen ce matin de gerer mes taches par durée en utilisant la fonction native d’OF et en creant une nouvelle perspective que j’ajoute à ma barre des taches !

Je l’utiliserai probablement tout le temps !
(Tag Next et durée me permettent d’avoir des vues différentes de mes prochaines actions en fonction de mes besoins du moment).

J’ai donc modifié mon partage de setting que vous trouverez Ici !

Nb1 les areas dans la vue par tag me servent de tag de selection pour certaines perspectives un peu comme dans Nirvana mais en plus facile et plus puissant.

Nb2 toutes mes perspectives sont 100% opérationnelles.

Mais oui
MAIS OUIIII

C’est pour ça que j’étais fou à te voir insister sur Things
C’est cool que tu aies persisté dans OF, et je suis ravi que tu aies enfin eu le déclic !

Bon…
Alors j’ai choisi mes batailles, je te ferais remarquer. Mais maintenant, il me reste à vous convaincre qu’Obsidian, c’est la même chose pour la gestion des références. :grin:

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D’ailleurs. Y’a juste besoin de lire un manuel de 1000 pages :grinning: (provocation gratuite :wink: )

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Ah ah :rofl:

Oh le coquin de @Romain :joy:
Mais non Romain… Pas du tout… ! D’ailleurs je n’ais pas encore fini de lire Dini… Je n’en ai pas eu besoin pour le structurer (J’ai suivi le setting que m’a gentiment envoyé GTD connect en " cadeau " pour ma participation active à leur forum j’imagine ! C’était super sympa ! ça à bien complété celui que j’ai acheté chez toi d’OF2 ! )

Puis, je l’ai un peu amélioré grace au podcast de Meg (qui l’utilise et l’adore) et Kelly qui est vraiment génial) mais je vais finir de lire DINI car il y a des trucs vraiment interessants plus liés je crois à " de bonnes pratiques GTD "

Je ne regrette pas du tout mon expérience avec Things meme si j’ai finalement préféré la structure de NIRVANA. J’ai appris beaucoup. ça m’a aidé aussi… Et il est tellement beau… Mais bon…

Quand à Omnifocus parfois il faut s’accrocher aux choses. Percéverer. C’est compliqué de comprendre comment on fonctionne. C’est aussi compliqué de s’approprier le fonctionnement d’un logiciel ainsi que de mettre en place de "bonnes pratiques " ni trop lourdes, ni trop simples…

OF est comme une Belle Porsche Il a du caractère. Mal utilisé ça part en vrille. Il faut dompter la bête avec patience et détermination.

Obsidian est vraiment interessant. Je ne dit pas non. Mais pour l’instant toutes mes references sont dans evernote et sur google drive. Il faudra les rapatrier…

Mais ce n’est pas du tout urgent ni a l’ordre du jour (c’est dans ma liste smb). Ma priorité de structuration c’est maintenant et en parallele de structurer mes Horizons et mon logiciel métier qui tourne sur 3 pattes…
Il marche mais pas comme ce que j’en attend… Et ça c’est embetant pour mon activité… Omnifocus ne suffit pas…

@lkw c’est plus qu’un déclic… Ce logiciel est juste dingue pour GTD… J’ai une vision à 360 ° de tout et en plus c’est une machine à action ultra fiable et sécurisée !

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Tu serais pas le patron, tu sortirais! :stuck_out_tongue_winking_eye:

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Hate de voir ton workflow pour obsidian !

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Vous êtes en bonne compagnie avec OF hein, pratiquement tous les anciens de David Allen Company l’utilisent. D’ailleurs ils étaient persuadés que c’était aussi mon cas (sauf David, à qui j’avais présenté mon système lors de mon coaching de certif). Or j’ai présenté de nouveau mon système à Ana Maria (la senior coach actuelle) pour obtenir la certif niveau 3 récemment ; ça l’a tellement assise qu’elle m’a demandé de faire une présentation de Daylite pour GTD sur Connect en janvier prochain justement. Je ne désespère pas de contribuer à donner quelques lettres de noblesse à ce soft magique.

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Hate de voir ca ! Daylite est effectivement un soft puissant. J adorerai voir ce que tu en as fait ! Sur que ca me donnera des idees pour omnifocus :grin:

Ah ca je ne savais pas. Mais ca ne l etonne pas du tout ! Vu la puissance de la bete… j adorai voir quelques config de coach anciens sous omnifocus…

Est-ce que cela veut dire que tu es revenu de Craft dont tu parlais ici-même il y a quelques mois ?
De mon côté, j’ai continué sous Obsidian après un essai infructueux de Craft et je dois dire que la version insider d’Obsidian avec le mode WYSIWYG m’a bluffée mais si il y a encore pas mal de petits bugs d’affichage. Cet outil est parfaitement complémentaire d’OF et DEVONthink.

Je vais voir s’il y en a quelque part mais je peux déjà vous dire une chose : elles sont beaucoup plus simples que les vôtres :slight_smile:

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