Astuce Ma gestion des émails sous GTD

[fdenoisy]

Aujourd’hui je vous parle d’un truc qui m’a changé la vie. C’est la gestion des émails. J’imagine que vous en recevez beaucoup, moi aussi

Au debut j’avais cree sur mon Mac des boites WF, action etc… Et en fait c’etait pénible. Glisser toutes la journée des trucs dans ces boites c’était long et apres il fallait tout reclasser. Une autre solution etait de sauver les emails dans mon dossier reference. Mais quelle galere ! Ca bouge tout le temps et au final je perdais le fil.

J’ai trouvé la solution grace au finder du mac, au drapeau et aux dossiers intelligents et à de bonnes habitudes de révision et things bien sur ! (mais ces astuces marchent aussi pour Omnifocus)

Voici comment ça marche : Objectif zero inbox.

La régle d’or :
Si c’est à suivre Je flag et j’archive. Je jette tout l’inutile asap.

Mes drapeaux au quotidien

Daily Weekly revue

Dans la journée
Processus relever ces emails 3 fois par jour. Flaguer en fonction puis archiver. Garder si possible la derniere conversation supprimer les autres.

Le soir revision revoir les emails et les traiter comme une inbox grace aux dossier intelligents. glisser les mails de mails vers things a suivre ou a traiter dans things en note. Ca marche tres bien. creation d’un lien directe vers apple mail puis les traiter façon clarification

Lors de la Weekly review faire lle menage dans les emails de la semaine. Relire les drapeaux et les mettre à jour. Eliminer tout ce qui ne sert à rien

Une fois par mois idem. Ca prend 20 mn en fonction du volume.

Grace à ca

• J’ai toujours une inbox a zero et je garde le contrôle…
• Mes actions ont gagnées en précision, grace à things je reprends l’email et je le traite
• J’ai de moins en moins d’emails dans ma inbox
• Je vais tres vite et je ne me prend pas la tete

Bien sur j’ai une double sauvegarde Time machine et google gmail

Et vous quels sont vos trucs et astuces pour les emails et GTD ?

[nj1]

Je gère ma boite emails comme ma boite à lettres, je prends tout ce qu’il y a dedans, et je la vide

S’il y a besoin de faire quelques choses, ça va dans ma gestion des tâches ( 99.5% OneNote désormais et 0.5% taches outlook pour des petits trucs)

La règles des 4D est seulement/tout ce que j’ai gardé de ma prermière lecture de Gtd en 2007, mais je l’ai vraiment intégrée vite et complètement.

Au départ, je transformais en tâche outlook ( j’ai 3 raccourcis : aujourd’hui, demain, cette semaine. J’utilise encore exceptionnellement ). Demain peut être une violation de la règle des 2min, cf : Do it tomorrow . mark forster : « Le client est très mal placé pour juger de l’urgence de son problème »

J’ai un « zéro inbox » quasi gravé dans le marbre, systématique et sanctuarisée ( pour des trucs perso, je finalise parfois exceptionnellement dans ma WR ou le WE, c’est une boite à part, il y a rarement des choses qui demande un effort réel - dans ma WR, il y a une bullet « Vider boite perso » )

[fdenoisy]

J’ai un peu modifié la gestion de mes émails car au final j’ai trouvé l’usage des flags moins pratiques

Pour finir, je suis revenu à un systeme plus « classique » qui me permet d’agir plus facilement que voici :

C’est pratique pour controler ce qui est en cours.
Souvent en parallele je glisse l’email dans le champs note d’Omnifocus. J’obtiens alors un lien qui me permet d’y acceder facilement.

Hope that’s help

Nb il y a aussi la façon gmail cf mon autre post Ici