Avant de compléter la liste "en attente"

Une petite remarque qui m’est revenue à l’esprit en lisant un message, et surtout un schéma (diagramme de clarification), de @Margott dans le post de Julie Q. sur le vidage de la boîte de réception (Je n'ai jamais réussi à vider mon inbox! - #10 par Margott).

Je me suis souvent dit que la partie « liste en attente » manquait un peu d’étapes. Le schéma présente « déléguer » comme si c’était instantané (je ne sais plus si c’est aussi décrit comme ça sur le schéma « officiel », mais en tout cas ce n’est pas la première fois que je me fais la réflexion).

Or, si je prends l’exemple du contexte professionnel, parfois déléguer consiste à transférer un courriel à un collègue qui saura parfaitement ce qu’il a à faire, donc dans ce cas-là pas besoin de détailler et c’est en effet quasi-instantané (moins de 30 secondes). Et parfois, déléguer consiste à échanger 5 à 15 minutes avec un collègue, même davantage dans certains cas (par exemple si c’est quelqu’un d’un peu novice que l’on souhaite former), pour lui expliquer ce qu’il a à faire.

Donc on se retrouve avec une prochaine action qui est d’appeler ce collègue, ou d’organiser une réunion avec lui, avant de pouvoir noter quoi que ce soit dans la liste « en attente ».
Je trouve que ces types de schémas souffrent d’un angle mort sur ce point. Partagez-vous mon point de vue ?

Je comprends mais c’est que, si comme tu le soulignes, au final c’est une délégation, n’empêche que dans les faits il y’a d’abord une prochaine action pour toi qui est de poser un rdv (ou mettre en contexte « a voir avec ») pour préparer la délégation.

Donc dans ce cas la prochaine action est bien une prochaine action :slight_smile: , pas un item delegable qui irait sur la liste en attente. Ça n’ira sur « en attente » qu’au bon moment, c’est a dire celui où tu seras effectivement en attente du résultat.

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Bonjour @Astrid,

Je vous remercie de lancer ce sujet car c’est un point qui est resté flou très longtemps chez moi.
Je précise que ce diagramme de clarification est le fruit de ma compréhension et qu’il n’engage que moi, bien qu’il ressemble au diagramme officiel.

Vous parlez d’instantanéité en faisant référence, j’imagine, à l’engagement qui est derrière, c’est à dire à l’action à faire qui en découle.
Partant de là, il convient de se rappeler que l’étape de clarification est une étape conceptuelle, essentiellement mentale durant laquelle il s’agit de donner un nouveau statut à la chose que l’on vient de sortir de notre inbox. Et ça s’arrête là, ensuite vient l’étape organisation puis celle du passage à l’action.

Je suis longtemps restée dans l’incompréhension de ce processus quasi masqué et inconscient. On prend un truc dans l’inbox, on réfléchi une demi seconde (clarification) et on le range à sa nouvelle place (organisation) ou bien on le fait si ça dure moins de 2 mn ou plus tard dès que possible (engagement).
Comprendre enfin cette étape décisionnelle a été pour moi essentiel car je pense, que je réunissais Clarification et Organisation ou Clarification et passage à l’action.

Je m’explique.

Pour reprendre votre exemple, si je décide (clarifie) que je vais déléguer cette action à une personne parce que je ne suis pas la mieux placée pour la faire, le nouveau statut de l’intrant sera de mettre cette décision sur la bonne liste (étape organisation) puis de la faire le temps venu (étape engagement).
Comme vous le dites, souvent, on saute de la clarification directement à l’action parce que cela prendrait autant de temps de ranger la prochaine action à sa place que de transférer l’email en question à la personne en moins de 2 mn. D’où le sentiment d’instantanéité et de destination d’emblée. On by-pass l’étape organisation.

En revanche, pour le second cas que vous indiquez qui nécessiterait plus d’une action, le nouveau statut de l’intrant au sortir de la Clarification serait : ma prochaine action est de prendre RV avec la personne, lui envoyer un email ou que sais-je. Viendra ensuite le temps de mettre l’action sur la liste En attente plus tard dans le processus de travail. Au bon moment comme le dit @Romain.
C’est d’ailleurs le cas des projets où l’on achète un meuble par exemple. On va le choisir, puis l’acheter, puis ensuite attendre sa livraison, puis le réceptionner. Les différentes tâches de ce projet changent de liste au fur et à mesure de l’avancement du projet. Voire même, certaines se font en parallèle.

Dans le cas que vous indiquez, il faut prendre cette délégation comme une étape d’un processus projet et pas comme une destination d’emblée. C’est toute la beauté situationnelle, oserai-je dire, contextuelle.

L’on pourrait extrapoler votre remarque à « Jeter/Recycler » ou Classer également. Si j’ai en tête de jeter un truc encombrant et que je ne peux pas le jeter instantanément à la poubelle, alors ma prochaine action sera de regarder les horaires de la déchetterie avant d’aller jeter ledit truc.
Idem pour un truc à classer dans mes références. Si je n’ai pas le support de référence déjà créé, ma prochaine action sera de créer ledit support de référence pour pouvoir classer l’intrant en question. Alors que dans d’autres cas, il suffit d’un clic pour jeter un truc dans sa poubelle numérique ou de le classer dans son système de référence. Le tout sans passer par une autre prochaine action.

Ce diagramme représente un flux abstrait et macro pour dire in fine où va aller l’intrant après être passé à la moulinette de la clarification. Mais je vous rejoins qu’il y a quelques petites étapes à passer avant que l’intrant se retrouve sur la liste En attente, surtout s’il fait partie de quelque chose de plus large comme un projet.

Je ne sais pas si j’ai été claire mais j’espère avoir apporté plus de clarification sans faire de jeu de mot.
Un bon dimanche à tous.

Martine

Salut @Romain, oui tout à fait ; c’est ce que je voulais dire, en réalité. Pour moi ce schéma manque un peu d’étapes. Il serait plus clair si à côté de « Déléguer », on mettait, au lieu de « Liste en attente » :

  • Liste de prochaines actions si la délégation n’est pas matériellement faisable immédiatement ou qu’elle prend trop de temps
  • Déléguer immédiatement sinon
  • Puis : liste en attente

C’est un détail, mais cela rendrait la lecture plus fluide. Sinon, il y a une ampoule qui s’allume dans le cerveau (dans le mien en tout cas :smiley:) pour dire « oui, bon, dans la réalité ce n’est pas si simple, je ne peux généralement pas le mettre sur la liste en attente immédiatement, il y a des choses à faire avant ».

Bonjour @Margott,

Il fut un temps où nous nous tutoyions ! :slight_smile: Mais je vais vous vouvoyer au moins pour cette fois, car la politesse est importante pour moi.

Oui, en effet, la délégation est sur ce schéma (qui ressemble à beaucoup d’autres dont l’officiel) une étape d’un projet, et non une destination d’emblée. C’est ce simple fait qu’il me semblait peut-être bon de clarifier (au sens original : rendre plus clair), en tout cas pour les débutants, car cela peut interroger sinon.

Mais il est tout à fait vrai, et je n’y avais pas pensé donc merci d’avoir mis le doigt dessus, que l’on peut tout à fait extrapoler à « Jeter/Recycler » ou « Classer », dans le cas d’objets (j’avais en tête des documents électroniques ou papier, ce qui fait que j’avais omis cette possibilité).
Par conséquent, la délégation que j’incriminais n’est pas du tout la seule concernée. :slight_smile: Ce qui donne plus de sens à l’ensemble. Si je faisais le schéma, j’ajouterais des points de suspension avant ces différents éléments afin de bien indiquer qu’il peut y avoir plusieurs étapes avant ces aboutissements.

Suggestion intéressante, je fais remonter chez DACA (on ne sait jamais. :slight_smile: ). Merci !

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D’après ce que je comprends, il est possible que le sentiment de manque d’étape soit lié non-pas à la méthodologie GTD mais plus tôt à la fluidité de l’écosystème GTD que vous avez mis en place. Peut-être, faut-il regarder de ce côté là?

Je ressens comme une friction dans l’outil et non pas la méthode. Car comme l’a dit @Romain, si c’est une NA, elle va sur la liste NA ou dans le calendrier et si c’est un WF c’est la même chose sauf que ça tombe dans une autre liste.
En utilisant Todoist, je ne vois pas cette friction, puisque qu’à la saisie c’est soit @NextAction ou @WF pour moi.

Bonjour @Astrid
J’ai dû avoir un trou de baignoire comme on dit :grin:.
On se tutoie bien évidemment.
Belle journée.
Martine

@yannick, non, je ne faisais pas référence à mon utilisation quotidienne (qui se passe bien), mais à la pédagogie liée à ce type de schéma. Donc plutôt pour faciliter la compréhension des personnes qui découvrent GTD, ou ont besoin de revoir les fondamentaux.
J’ai pris le schéma de Margott (j’espère qu’elle ne m’en veut pas) parce qu’elle l’a posté récemment dans ce forum, mais le schéma officiel étant tout à fait similaire, je me suis permis cette remarque.