Contexte courriels : comment l'utilisez-vous?

Bonjour,

À celles et ceux qui utilisent un contexte courriels : comment l’utilisez-vous ?
Par exemple :

  • uniquement pour les courriels à rédiger, ou aussi pour ceux à consulter ?
  • Comment différenciez-vous les actions pour lesquelles un téléphone suffit de celles pour lesquelles il est nécessaire d’être à l’ordinateur ?

Je vous explique ma situation :

J’ai créé il y a quelques mois ce contexte, pour plusieurs raisons :

  • Soulager le contexte supérieur (du type « ordinateur connecté ») qui était trop rempli et devenait donc peu à peu inutilisable.
  • Miser sur le fait que, quand on écrit un courriel, on est dans le flux pour en écrire un suivant (je ne suis pas sûre de cela, finalement).
  • Pouvoir piocher facilement des tâches à faire quand je suis, par exemple, dans les transports en commun avec mon téléphone : lire une lettre d’information, rédiger une réponse courte… Sur cette liste, il y a cependant toutes les actions concernant les courriels, donc la rédaction de courriels complexes aussi, que je ne veux pas faire sur téléphone.

Quelques mois après, le résultat est mitigé :

  • Certes, le contexte de type « ordinateur connecté » est allégé.
  • Mais je commence à avoir trop de contextes et j’oublie souvent de consulter cette liste de contexte courriels.
  • Lire et rédiger, ce n’est pas la même chose, pas la même attitude mentale.
  • Il me déplaît que les actions concernant des courriels « boulot » et des courriels perso soient mélangées dans la liste (c’est en partie lié au fait que j’oublie de la consulter, car les courriels de boulot peuvent moins attendre).

Je me rends compte que ce contexte ne semble pas correspondre à grand-chose finalement, par rapport à mes habitudes. En général, quand je vide ma boîte de réception, ce qui prend un certain temps, une fois cela fini, je la ferme et je passe à autre chose. J’ai très rarement envie d’en profiter pour rédiger un message ou lire un courriel plus ancien.

Je ne sais pas s’il est GTD de séparer le pro et le perso, mais je me suis déjà créé un contexte « Ordi connecté - heures de travail », car je ne voulais plus voir d’actions n’ayant rien à voir avec mon travail quand je travaillais.

La solution par rapport aux courriels serait alors peut-être de tout répartir dans « Ordi connecté - heures de travail » / « Ordi connecté - autres ».
Je m’interroge par rapport au téléphone : quand je reprendrai davantage les transports en commun, comment repérer les actions que je peux faire facilement avec mon téléphone, par internet ? Je me vois mal les mettre dans une liste « téléphone », car alors je ne la consulterai pas ou peu lorsque j’aurai un ordinateur connecté à disposition. « Internet facile » ? Le danger est cependant de multiplier les contextes.

Bonjour @Astrid,
Pour ma part mon gestionnaire de tâche est découpé en 2 partie, le pro et le perso. Les mails pro et perso ne sont donc pas mélangés (Sauf si je clique sur la vue « All »).
Par ailleurs, je note dans le contexte courriel que des mails que je vais devoir rédiger. Si je dois lire un mail compliqué que j’ai noté dans ma todo, il ira plutôt dans le domaine de responsabilité dont il dépend, par exemple, un mail des impôt ira dans mes catégories Finance ou Administratif, qui elles même sont taguées d’un contexte Mac.

J’ai rarement d’emails qui me prennent plus de 2min à rédiger donc, je ne peux pas trop aider pour cela.

Pour ce que je veux lire ( newsletter … ), je les colles dans ma section « inbox » de Onenote, que je purge en WR ou en temps morts ( genre 3min d’attente à faire le taxi pour recup’ un fils au sport )
J’ai aussi un Zapier de Pocket => cette section
et c’est aussi pour am prise de note rapide, comme cela tout est ensemble

c’est très imparfaitement GTD, mais pour les endroits ou le niveau de concentration peut être compliqué, cela permet de dépiler quand même un peu

C’est un danger souvent craint, plus que de raison à mon sens. Si ma vie a 57 contextes possibles, c’est juste normal que j’ai 57 listes qui y correspondent :slight_smile: En bref, je n’hésite jamais à tester tel ou tel nouveau contexte qui paraît pertinent, l’usage qui suit valide ou non.
Concernant le contexte « email », il concerne chez moi uniquement la rédaction et je ne le consulte que sur ordinateur car je suis un grand fervent du PVF (et rédiger un email sur téléphone est une perte de temps phénoménale en comparaison d’un clavier d’ordinateur).
Ne doute pas du « mode mental » de rédaction des emails, il est scientifiquement prouvé. Après, il peut arriver qu’on n’ait pas l’envie ou l’énergie nécessaire pour écrire tel ou tel email après tel autre.

Tout à fait d’accord avec ton usage. Personnellement j’applique une tactique simple qui ne va pas plaire à tout le monde. J’ai fait des statistiques. J’ai constaté que 70 % de mon temps était consacré à la rédaction ou la lecture d’email. Ca me fatigue, c’est souvent inutile, c’est ch… a écrire… Et de temps en temps on a des drames… L’écriture passe parfois mal… Désormais je repond en general le lendemain sauf urgence et dans ce cas je décroche mon téléphone. Pour le reste j’efface un max et je mets en indésirable. Déjà ca me fait gagner du temps et ca règle la majeure partie des sujets. :smile:

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Bonjour @Astrid

Je n’utilise pas personnellement de contexte @courriels mais si j’avais à le faire, je l’utiliserais uniquement pour les mails à rédiger. En principe, les mails à lire ont été processés lors de ton vidage d’inbox.

J’aime également avoir des listes de prochaines actions « domptables ». Je suis donc passé par certaines de tes réflexions. Au final, j’ai considéré que découper un contexte en sous-contextes est OK, mais que si j’essaye de re-découper les sous-contextes tout juste créés, c’est que j’ai un problème. Dans ce cas là, je n’insiste pas ou teste une autre approche.

Maintenant, à partir du moment où on décide de démultiplier ses contextes, il faut avoir la discipline de tous les passer en revue quand ils sont éligibles aux circonstances dans lesquelles on se trouve. Et ça peut effectivement devenir ardu pour certains.

Demande toi donc, si ce contexte @courriels a vraiment du sens dans ta façon de faire. Ton activité nécessite-t-elle d’envoyer beaucoup de mails ou n’est-ce qu’une partie mineure ? Si c’est une partie mineure, les petits mails seront traités avec la règle des 2 minutes et les autres mails peuvent rester dans @courriels-bureau ou dans un @ordinateur-bureau et attendre que tu sois effectivement au bureau.

Je te vois employer des termes comme « facile », « complexe », des « contextes d’énergie » ne correspondraient-ils pas mieux à tes besoins ? Si je prends mon exemple, je considère n’avoir que 2 contextes pro : @bureau-deepwork et @bureau-superficiel. Je me suis inspiré en ça de la lecture du livre « Deep Work » de Cal Newport qui prône le fait que nous avons besoin de plages de travail en profondeur les plus longues possibles et que nous devons exclure de ces plages, toute tâche superficielle.

Dans le premier contexte, je retrouve toutes les actions qui nécessitent de ma part de la concentration et qui ont souvent une forte valeur ajoutée et dans l’autre les petites actions que je pourrais même effectuer en étant distrait (mes courriels s’y trouvent).

Lorsque j’ai beaucoup de temps devant moi et de l’énergie, je suis plutôt dans le premier contexte (je m’autorise à piquer dans le second s’il y a une urgence), quand j’ai peu de temps ou peu d’énergie, je pique plutôt dans le second.

Pour ce qui est de la segmentation vie privée/vie pro, tu peux organiser ton setup de façon à pouvoir compartimenter les 2. C’est une fonctionnalité native de l’outil d’ @Alexis. Tu peux recréer ça dans ton système si tu penses que ça peut t’être bénéfique. Une autre approche (celle que j’utilise) est de réaliser cette compartimentation à partir de tes contextes. J’ai des contextes purement pro et je considère que tout le reste est de l’ordre du perso. Pour un même outil tu peux d’ailleurs considérer @ordinateur-maison vs @ordinateur-bureau.

Après, que tu sois au bureau ou chez toi, tu n’es qu’une seule personne. Le fait que tu sois au bureau ne va pas empêcher ton cerveau de penser à des trucs perso. Et l’inverse est aussi vrai. Donc GTD ne préconise pas de le faire mais ne l’interdit pas non plus. Ce n’est donc pas contraire à la méthode.

Je rejoins par ailleurs @Romain sur le fait que le confort, est un bon critère pour différencier ce qui devrait être fait d’un ordinateur ou depuis un smartphone. Même si on peut faire beaucoup de choses avec nos smartphones de nos jours. L’ordinateur conserve des aspects pratiques dans certaines situations (rapidité de saisie, ergonomie du software, …)

Pour finir, une question que je voudrais te poser. As-tu réellement besoin de lire et répondre à des mails sur tes temps de trajet ? Posé autrement, en tenant compte du fait que veux compartimenter ton pro et perso, quand tu es dans les transports, te considères tu dans ta sphère professionnelle ou dans ta sphère privée ? Cette question peut peut-être t’aider à placer tes prochaines actions dans les bons contextes.

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J’ai pris un virage depuis cinq ans avec les contextes. Il me fallait revenir à du plus pragmatique. Comme 80% de mon activité pro. était logée dans le calendrier, pourquoi devais-je me prendre la tête à vouloir être si compliqué pour les 20% restants?

Donc après ma période de découpage des contextes en ”micron”; car oui j’avais des contextes de temps (5’, 10’, < 30’, > 30’) et aussi d’énergie (H, M, L) ainsi que tous les autres pour arriver à une proposition de liste contextes aussi longue que mon bras. Et donc tout cela devenait très contre-productif au moment de l’association de la prochaine action avec un menu de contextes combinés (je suis sur Todoist).

Donc en conclusion, certes j’avais des belles propositions qu’offrait Todoist mais jamais je ne me servais de tous ces contextes pour l’engagement dans l’action.

Je suis donc revenu aux fondamentaux proposés par DA, c’est à dire les contextes que l’on trouve dans le livre.

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Hello @yannick j au eu un peu la meme approche. Jusqu a peu de temps mon système etait << complexe, pas complique >> comme dirait @Romain
Mes contextes aussi. Je me suis rendu compte que les choses doivent être adaptée aux situations, que celles ci évoluent tout autant que notre etat d esprit, nos sentiments, nos états émotionnels BREF, que le changement est dans la nature des choses.
Maintenant je planifie moins, mes contextes sont ceux de david allen ou presque cf mon set up omnifocus et je bosse et vis en restant concentre sur l instant present. Ca a beaucoup change ma vie et mon organisation et ca me reussi bien. GTD est decidement une formidable methode. :smiley:

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J’en ai toujours :slight_smile: Ce ne sont pas tant des contextes que des filtres de contextes plus larges, mais le découpage par temps m’aide pas mal à choisir selon la plage que j’ai devant moi.

Je vais un peu élargir le débat car la segmentation du temps à des impact sur beaucoup de sujets GTD chez moi.

Je n’aime pas rajouter des périodes de temps dans mes taches.
Sur omnifocus j avais rajoute au debut des tags de temps. Ca alourdissait mon systeme. Puis j ai essaye de mettre la duree dans mes taches ( il y a un champs pour ça) c etait long et penible. Enfin j ai integre la duree directement en descriptif de taches c etait mieux mais toujours penible.

Finalement j ai abandonne. D abord parceque la plupart des taches evoluent en duree. Il suffit que je reçoive un document et hop tout peut être chamboule dans le projet comme pour la tache.

Par ailleurs, je trouve que caller des taches en un " certain temps " est energivore et donne de fausses urgences. Comme je travaille vite les taches prennent le " temps qu il faut "

Cependant, je ne me laisse pas embarquer par la tache " parfois je fixe sa durée au moment de la réaliser… )

C est peut etre aussi parceque j ai des habitudes.
je choisi mes blocs de travail. Ca a un impact sur la réalisation de mes taches. A certains moment je bosse sur mes emails, a d autres sur un projet ex declaration de revenu prevue aujourdhui.

Donc j ai moins besoin d une duree de tache ou d’une priorité que de gerer mon energie (la aussi je n inscrit pas l energie. Elle peut evoluer sur la tache et chez moi ca bouge bcp aussi… )

Donc en conclusion : Le moins de durée possible de taches, sauf au dernier moment et si c’est impératif.
Contextes : plus c est simple mieux c est ! Si ma liste d un contexte devient trop longue je le decoupe en deux contextes et ca roule tout seul.

Enfin et tout aussi important, J essaye de garder mon systeme aussi opérationnel que possible, de m ecouter et d etre a l’écoute des opportunités. Beaucoup de décisions sont chez moi purement intuitives. C est a l interieur de moi que ca se passe, pas dans " mon systeme ". Mon systeme est juste un support, un centre de proposition d’action et un organisateur d’engagements. Mon vrai travail n’est pas dans la rentrée des taches ou leur segmentation mais dans leur élimination. Choisir c’est renoncer et renoncer c’est difficile. Je veux toujours en faire trop et c’est un vrai point d’amélioration sur lequel je travaille de plus en plus.

Je voudrais préciser un point qui peut permettre de lever peut-être une incompréhension : contexte, temps et énergie sont tous les trois importants, car ce sont tous trois des critères « limitants » qui nous permettent de choisir quoi faire sur le moment (quand on va « s’y mettre »)… et non pas de décider à l’avance.

Ce que je veux dire par là, c’est que tout le monde utilise, tout le temps, ces trois critères, qu’ils soient ou non affectés à chaque tâche : vous ne pouvez rien faire si vous n’êtes pas dans le bon contexte physique pour le faire, vous ne pouvez pas le faire si vous êtes dans le bon contexte mais que vous n’avez pas le temps, et vous ne devriez pas le faire si vous êtes dans le bon contexte, avec suffisamment de temps, mais pas le bon niveau d’énergie (car alors vous « perdez » en productivité, soit en y passant trop de temps, soit en gâchant une énergie qui aurait été plus utile ailleurs). Attention, petit warning : je parle là dans une optique de productivité optimale ; on a tout à fait le droit de ne pas tout le temps être à fond hein :slight_smile:, faut savoir se laisser un peu tranquille parfois.

Inscrire le temps (et l’énergie) sur une action n’est pas obligatoire, et l’idée quand on le fait n’est pas de se dire « cette tâche-là, je lui donne 10 mn pas plus », mais plutôt « hm, à mon avis je risque de passer 10mn là-dessus ». La différence est de taille, quelqu’un qui met un temps à la réalisation de ses actions dans GTD ne le fait pas pour décider, là maintenant, du temps qu’il souhaite y consacrer, mais plutôt pour reconnaître le temps qu’il lui faudra. Ce qui change évidemment le moment de la consultation : quand je regarde mes listes filtrées (par ex. bureau/10mn), c’est parce que je n’ai que 10mn devant moi et qu’il ne me sert à rien de voir ce qui risque de durer davantage ; pas parce que j’ai décidé que là, j’allais faire un truc en 10mn (aveu : il m’arrive d’aller faire quelques actions rapides parfois pour me donner un peu de motivation ou d’énergie).

Encore une fois, c’est quelque chose que vous ne pouvez pas ne pas faire ! Quand on consulte ses listes de prochaines actions, forcément si l’une attire notre attention on va se demander si on a le temps de la faire ou non (et éventuellement si on est dans la bonne énergie pour). Mes filtres, en l’occurrence, me dispensent de ces évaluations.

J’espère que ça éclaire.

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Bonjour,
personnellement je dicte à mon iphone et je corrige au clavier…Bien plus rapide, même si je suis d’accord que trop de mails tuent les mails !

Bonjour Philippe et bienvenu parmi nous. C est une super idee de dicter sur l iphone. Tu utilises siri ?

Bonjour François,
en fait, je clique sur le petit micro en bas à gauche de la barre d’espace. J’ignore s’il s’agit de Siri, mais ça fonctionne très bien, en particulier si on articule correctement…Le seul inconvénient est la nécessité d’avoir une bonne connexion car la transcription se fait dans le cloud.
Je cherche un équivalent sous Windows 10, sans y parvenir
Bien à toi,
P

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Hello,

Pardon, je n’avais jamais répondu.
Ce que je voulais souligner, c’était non pas que c’était un danger en soi, mais que dans mon cas, j’oubliais de consulter certaines listes de contextes, ou je ne le faisais pas assez régulièrement en tout cas. Mais il est vrai que ce n’est pas forcément lié au nombre de contextes ; ça peut l’être à leur nature (définition de contextes qui ne correspond pas au besoin), ou éventuellement à l’outil utilisé.

Concernant la perte de temps d’écrire des courriels par téléphone par rapport à l’ordinateur, je suis tout à fait d’accord avec toi. Mais je pensais à des courriels très simples du type « D’accord pour une réunion demain à 14 h. », qui ne sont pas plus compliqués qu’un texto à rédiger. Dans les faits, et encore plus avec les mesures liées à la pandémie, qui ont limité le transport, je n’écris quasiment jamais de courriels avec mon téléphone.

Merci Julian et pardon pour mon très long délai de réponse.

Qu’entends-tu par « processés » ? Si c’est « clarifiés », je suis d’accord avec toi. Si c’est « lus », alors non, en tout cas en ce qui me concerne, car je fais de la veille et j’ai souvent des courriels (lettres d’information) qui nécessitent 5 à 10 minutes pour être lus correctement et que leur lecture apporte de la valeur. Donc je ne peux pas systématiquement appliquer la règle des 2 minutes à ce type de messages-là.

Par ailleurs, j’ai suivi ton conseil en adoptant tes contextes @bureau-deepwork et @bureau-superficiel. Je trouve que cela a apporté du mieux par rapport à ma pratique précédente, donc merci beaucoup. Mais je sens que ce n’est pas encore suffisamment fluide, donc je vais encore essayer de nouveaux contextes.
Ce n’est pas assez fluide pour moi parce que la séparation entre profond et superficiel n’est pas toujours évidente d’une part, et dépend de mon état d’esprit à l’instant t d’autre part. Par exemple, j’ai remarqué que lors de la clarification, je pouvais évaluer que pour effectuer une action A j’aurais besoin de « pas mal » d’énergie ou de concentration (disons à un niveau 6/10 pour fixer les choses) ; elle va donc dans la liste « travail profond ». Un autre jour, je clarifie une action B qui est du même type que A, et cette fois, mon état d’esprit fait que j’évalue le niveau d’énergie nécessaire à 4/10 et donc que cela va dans la liste « travail superficiel ». Donc je trouve mes listes pas assez cohérentes entre elles.

De plus, le contexte et l’énergie sont des critères différents proposés par GTD pour choisir la tâche à réaliser à l’instant t. En les confondant, j’ai l’impression de ne pas utiliser les contextes de manière optimale.

Donc c’est un peu un serpent de mer, mais j’ai encore du travail par rapport aux contextes. :slight_smile:

Hello @Astrid,

Bon retour parmi nous !

Par « processés », j’entends clarifiés. Si j’ai des lettres d’information qui nécessitent un temps de lecture significatif, j’en fais une prochaine action et/ou je planifie un moment pour les lire.

Pour toi qui fait de la veille, j’aurais personnellement tendance à cumuler les 2 (contexte @lire/revoir + moment(s) dédiés dans la journée ou la semaine).

Je suis passé par la également. Il m’a fallu établir des critères clairs entre les deux. Quelques pistes de revisite de ces contextes :

  • forte valeur ajoutée / faible valeur ajoutée
  • sujets prioritaires / autres sujets
  • tâches isolées / tâches répétitives

Si tu as cette réflexion c’est que les contextes d’énergie ne sont pas faits pour toi ! :grinning:
Dans ce cas tu as raison de ton éloigner !

La séparation que j’ai faite de ma liste bureau ne m’empêche pas d’user du critère niveau d’énergie. Je choisi simplement ma prochaine action en tenant compte de mes dispositions actuelles. Je ne prédéfinie pas à l’avance le niveau d’énergie que l’action nécessitera parce que comme tu as pu l’observer, il est biaisé par le niveau d’énergie que tu as au moment de la clarification.

Dans tous les cas, je suis ravi de voir que tu as pu avancer dans l’optimisation de tes contextes et que tu continues de le faire. :slightly_smiling_face:

J’ajoute cette ancienne discussion sur les contextes dits « émotionnels » pour ajouter à ta réflexion. :wink: