De la bonne détermination des contextes

Le sujet des contextes était un peu compliqué pour moi. J’avais du mal à les définir et surtout ça ne marchait pas toujours pour mobiliser mon energie dans la « bonne direction » . Je ne comprenais pas pourquoi parfois le contexte me bloquait aussi mon cerveau ne sachant pas précisement ce qu’il avait à faire…

Jusqu’au jour où j’ai eu une idée de m’interesser à mes processus de travail. Aussi pour "déclancher l’action " je me suis dis : « pourquoi ne pas me poser la question : quand je suis à… » mon téléphone, mes émails, sur internet etc… Et pourquoi pas dans des humeurs particulières : Humeur prospection, quand je travaille un produit où une demande…

Je vous joins ma copie d’écran de Omnifocus pour que vous voyez les miens. Bien sûr ça évolue tout le temps mais ça a un vrai impact positif sur ma productivité en mobilisant mon énergie à bon escient…

Et vous je me demandais si vous aviez des trucs ou des idées particulières pour vous aider à bien définir vos contextes ? Et quest ce que vous en pensez ?

Temps, énergie, lieux, outils, à voir avec cela me parait bien.
Les délais : paaaasss bien :zipper_mouth_face:
Les processus : je ne comprends pas

Le délai pour moi c’est important :
Echeance ça me permet en un coup d’oeil de savoir ce qui va m’arriver ex la TVA a declarer mensuellement la prochaine fois le 19/10 (on retrouve les echeances dans la perspective a venir)
En attente de quelqu’un c’est la liste de tout ce que j’attends… des autres. J’aurais pu le faire en perspective avec recherche WF par exemple mais c’est le pendant de echeance sauf que ce n’est daté en echeance ou en date de debut que si c’est imperatif exemple je propose un immeuble a un client le 11 sept. Je le relance le 13 (date de début)

Processus c’est lie au métier. Je travaille plutot en sprint par theme. le contexte quand je… « Prospecte quelqu’un ou quelque chose » me donne la liste des immeuble ou des gens que je souhaite prospecter et me propose un choix d appeler par exemple untel ou untel. souvent determiné par avance ex au telephone ou par email…

Le contexte quand je « fais ma comptabilité » rassemble tout ce qui est comptable a faire en meme temps exemple les factures a payer, les pointages, les virements…

Le contexte quand je « reflechis a un sujet » regroupe la liste des chose qui necessitent une vrai reflexion. j’ai 14 sujet de reflexion non decidés pour l’instant exemple : Travail gros focus concerne notamment parmi 7 autres sujet l analyse d’un portefeuille d’immeuble qui ne comporte que des daubes ou presque et qu’est ce que je vais proposer comme solution au vendeur…

Il y a aussi des vrai contextes classiques voir avec mes vendeur, mes acquereurs, mes fournisseurs, ma femme…

Hope that’s help

C’est top, et c’est l’idéal si çà fonctionne bien pour toi @francois.

Moi je me rends compte que j’ai un gros problème avec les contextes…
Je n’y arrive tout simplement pas.

J’ai l’impression de recopier les choses 10 fois :pensive:

@Julie Le contexte c’est pour moi la partie la plus difficile de GTD. Il faut trouver ce qui va te permettre de choisir l’action et de la déclancher. Ex telephone te propose un choix d’appel a faire. Attention GTD ne decidera pas pour toi. En general si tu as des soucis (comme moi) la dessus c’est que tes horizons supérieurs ne sont pas définis ou utilisés. C’est intimement lié dans le processus décisionnel. J’ai mis un bout de temps à comprendre ça…

Et le plus génial c’est qu on peut avec Omnifocus mettre en attente des contextes pour n’avoir dans son champs de vision que ce qui est vraiment actif et uniquement les prochaines actions. C’est tres confortable. Ci joint deux copie d’ecran. La 1ere tous les contextes (en bleu ceux mis en attente)

la 2 eme ce qui reste dans mon champs visuel pour avancer (contextes uniquement actifs et réglage sur prochaine action ! (il y en a un qui reste bleu je ne sais pas pourquoi…)

Je ne considère pas le temps, et l’énergie comme des contextes. Il s’agit de critères de filtres à utiliser concomitamment au contexte.

Je choisis d’abord dans quel contexte je me trouve. J’obtiens une liste de 25 choses à faire. Je regarde le temps disponible, n’en reste plus que 10. Je regarde mon niveau d’énergie, n’en reste que 5. Parmi les 5, je choisis celle qui me paraît la plus importante.

tu peux obtenir le même résultat en utilisant ton calendrier et définissant un événement journée entière en avance de phase…

ex. Réglement TVA - dans 1 mois

Autre méthode, mettre une deadline à ton action, tenir une liste d’engagements ou un échéancier que tu consultes quotidiennement.

  1. En general c est ce que je fais pour les échéances reccurentes. Exemple je sais que je dois declarer la tva vers le 10 car l echeance de prelevement et le 19. Je met cette echeance dans ical avec repetition en calendrier rouge (ce sont mes echeances) ainsi je n oublis rien…
    Autre exemple de DA : rappeller anne jeudi 19/9 avant sont départ en vacance pour faire le point du dossier trucmuche.

  2. action + echeances

  • Je le fais en general pour des trucs imperatifs perso. Exemple je relance mes clients 3 jours apres une proposition d immeuble. Ce n est pas une vrai echeance mais bien que ce ne doit pas gtd je le fais car cela correspond à ma " méthodes commerciale".
  • Je met aussi des dates de controle (exemple dejeuner avec Richard qui ne m a toujours pas repondu…) je contrôle ces échéances a des dates régulières. Certains controles sont reccurrents, d’autres tous les mois. Je ne les met pas dans mon agenda pour avoir dans celui ci uniquement l essentiel et l’impératif.

Hello @Julian
Je crois qu’on est tous d’accord avec cela.
Personnellement je filtre d’abord par les contextes. Ensuite je regarde le temps qu’il me reste puis je tiens compte de l’énergie dans laquelle me trouve.
Enfin et si besoin, je priorise les quelques taches qu’il me reste en m’aidant des horizons supérieurs.

Mais pour revenir à la question de François à propos de la bonne détermination des contextes, c’est un vrai sujet personne-activité-dépendante.
En ce qui me concerne, ce sujet est plus que jamais d’actualité.
J’y réfléchis beaucoup en ce moment afin de trouver la bonne adéquation des contextes proposés par la méthode avec mon statut d’entrepreneur.
Je resterai dans les rails de la méthode tant que je n’aurai pas trouvé ce qui correspond le mieux à mon activité.
Pour exemple : @bureau@work ne veulent rien dire puisque mon bureau c’est chez moi alors que d’autres fonctionnent très bien. J’ai gardé un contexte émotionnel lié à mon business plan et j’ai tellement envie de le terminer que le contexte qui lui est associé fonctionne parfaitement.
To be continued donc.

2 J'aimes

Tout à fait d’accord avec toi Martine. Je dirai même que c’est un sujet crucial pour nous entrepreneurs. Dans la mesure où on est seul, je trouve qu’on fonctionne beaucoup avec ce que j’appelle des « processus » qui sont pour moi une sorte d’etat d’esprit particulier. Le contexte devient alors un état d’esprit, une forme de condition d’énergie ou d’implication mentale forte qui propose des choix d’exécution et mobilise mon esprit vers leur réalisation.
Exemple. La prospection de nouveaux clients ou de nouveaux est difficile pour moi. D’abord je n’aime pas ça et ensuite c’est tres chronophage et pas toujours rémunérateur. Pourtant c’est indispensable. J’ai besoin de nouveaux produits et j’ai tout autant besoin de nouveaux clients. J’ai donc des « contextes » pour ça qui sont des criteres de choix. Les noyer dans ma liste telephone est compliqué car ça ne veut parfois rien dire pour moi. En revanche avoir une liste prospecter au telephone mobilise l’action. Lorsque je me sens dans une humeur de prospection, gonflé à bloc en energie de prospection je fait appel à cette liste de choix pour appeler la personne adhoc et proposer mes services.
Il en est de meme pour la reflexion. Je consacre 30mn à une heure par jour à reflechir à des sujets. C’est beaucoup mais c’est important pour moi. Si je me sens dans l’humeur stratégie je vais reflechir vraiment à certains de mes horizons. En 5 mn je vais peut etre trouver des idées qui vont faire avancer les choses.
On a déjà parlé de cela mais je suis un peu sur ma faim sur ce sujet. @Romain que penses tu de cela au regard de GTD ? Est ce que tu fonctionnes aussi comme cela ? Sinon de quelle façon procédes tu pour ces etats d’esprit particuliers que nous traversons tous…
NB Voici l’illustration des contextes que j’ai un peu modifié

Personnellement je ne vois pas de problèmes avec ta façon de faire, après tout c’est ton système, il faut qu’il te convienne.

Si pour toi des contextes physiques ne fonctionnent pas mais que des contextes « psychique » oui, alors fonce :slight_smile:

Je pense que dans GTD, il y a une structure à respecter mais que le reste peut-être adapté à chacun, c’est ce qui en fait sa force.

C’est un point intéressant car je pense que beaucoup de pratiquants ou d’anciens pratiquants ont l’impression que les contextes proposés sont figés dans le marbre.

La méthode commence à dater donc les contextes proposés pour démarrer ne sont pas forcément en ligne avec le mode de travail d’aujourd’hui.

En exemple, je peux prendre les contextes suivant :
@bureau vs @maison —> de plus en plus de personnes travaillent de chez eux
@phone vs @ordinateur —> les smartphones permettent de plus en plus de choses
@calls —> Cette liste ne sert à rien si on ne passe des coups de fils qu’à de rares occasions. Autant la fusionner avec @phone si on l’a conservé (ce qui n’est pas mon cas ; je n’ai retenu aucun de ces deux contextes dans mon système).

Le bouquin manque peut être de tips pour trouver les bons contextes pour soi mais comme le dit @Margott c’est totalement dépendant de la personne et de son activité.

La vocation du contexte est de regrouper les tâches de même nature soit par le lieu, l’outil, la personne ou la situation particulière qu’elles nécessitent pour être accomplies. C’est donc open. Tu parler de processus ou de mode c’est pareil d’un point de vue GTD c’est un contexte favorable à l’exécution de ta prochaine action.

Ainsi un contexte peut être un etat « psychique » si je reprend les termes d’ @Erwann.

Par contre pour qu’ils soient efficaces, il faut que tu sois sûr de pouvoir le consulter. Si tu ne vas jamais voir ce qu’il y a dedans c’est qu’il n’est pas bon. Et mieux vaut ne pas trop les démultiplier.

Du coup @francois ce n’est que mon avis mais je trouve que tu as trop de sous contexte dans « Au bureau ». La petite question que je me pose c’est le nombre d’item que tu as dans chaque.

Un nombre très faible peut être le signe que le contexte est de trop. Un nombre trop élevé, genre plus de 30 peut être le signe que ton contexte bénéficierait à être optimisé.

Mon avis c’est que c’est comme les boîtes de réception, moins tu en as, plus c’est gérable.

C’est je pense la bonne approche. Partir des contextes de base et petit à petit les tuner par rapport aux patterns qu’on identifie dans sa façon de travailler ou par rapport aux points communs qu’on peut identifier entre les différentes actions.

En commençant ce travail, plus spécifiquement par les longues listes que peuvent être @bureau et @maison au départ, on s’assure d’avoir des listes d’actions de taille plus facile à gérer. Il y a des contextes comme @voir_avec ou @courses sur lesquels il n’y a pas vraiment de question à se poser.

Par contre, comme je disais au-dessus, attention au sur-découpage. Avoir trop de sous-contextes sabote le choix parce qu’au lieu de simplement choisir l’action dans le contexte qui va bien. Tu finis par te poser la question, dans quel sous-contexte tu es réellement et ça ajoute de la charge mentale.

Merci @Julian,
J’avais dans l’idée de commencer par là pour retravailler mes contextes.
Je ne suis pas pour multiplier les contextes et chacune de mes actions n’en possède qu’un.
Toutefois je me pose la question d’en associer un second à toutes mes taches pro. Je voudrais étudier la piste “casquette”.
Je m’explique : un chef d’entreprise possède 5 casquettes.
VENDRE - GÉRER - PRODUIRE - ANIMER … et mince, j’ai perdu le dernier. Un truc comme VEILLE. Peu importe.
Si par exemple je rajoutais le contexte “vendre” à une tache qui possède déjà le contexte ”appel tel”, cela me permettrait de filtrer par les appels téléphoniques qui concerne les clients ou le commercial en général.
Il ne s’agit pas de fonctionner par processus comme @francois mais par grand domaine d’activité.
Qu’en pensez-vous?

Merci @Julian je vais compter le nombre de taches. Cela evoluera surement.
Je voudrais juste rajouter un point.
Dans ma recherche de minimalisme / essentialisme j ai souvent limite le nombre de mes contextes. En conséquence je me suis effectivement retrouve avec des listes de 30 taches.

Or, je me suis rendu compte d un truc bizarre. Je fonctionne par 10. Je suis capable de choisir un nombre maximal de 10 taches. Au delà cela me perturbe Énormément. Cela ajoute a ma charge mentale. Jusqu a 10 taches ça va. Je peux embrasser les sujets me les approprier et decider.

Nb je ne sais pas s il y a eu des etudes cognitives sur cette notion de << nombre de taches maximale >>

Comme tu as raison !
J en avais trop !!! aujourdhui j en ai 4 et ca suffit

  • emails
  • Omnifocus pour mes taches saisies a la volee ( genial avec le racourcis)
  • Carnet pour les notes telephonique et la saisie des taches pendant que c est chaud
  • Inbox physique pour le papier qui arrive sur mon bureau

N’est ce pas des zones de responsabilité ? Ce qui te permet de faire un tri en amont des contextes si tu le souhaites.

J’ai suivi ton conseil :wink: ci joint mes contextes modifiés. Du coup c’est plus simple. On arrive limite à 10 actions pour certains contextes mais bon on peut tenter le coup ! Merci :smile: