Nous avons déjà abordé le sujet par ci par là, mais vraiment:
Comment faire avec les personnes qui s’attendent/exigent que nous regardions nos mails dès qu’ils arrivent, et que nous répondions à leurs appels dès les premières sonneries ? (surtout si la personne en question est notre supérieur)
Par exemple, un commercial : qui recevrait dans sa journée une grosse quantité de mails, plus des appels entre deux… SI c’est son supérieur hiérarchique qui lui envoi des mails, il se doit de le regarder tout de suite, et d’évaluer tout de suite si il y a urgence ou non, non ?
Et si ce sont des clients qui lui envoient des mails, il se doit de regarder tout de suite ce qu’il en est également ? EN plus de çà, les appels, qui peuvent durer…peu de temps ou beaucoup (trop) de temps et qui coupent complètement dans ce que l’on était en train de faire…
J’ai déjà une petite idée de la « réponse » mais n’étant jamais très sûre de moi, j’aimerais beaucoup avoir vos avis
Ma réponse est la suivante : si on cherche l’efficacité, alors rien d’urgent ne doit arriver par e-mail, que ce soit de la part du client ou du supérieur. L’urgent (et encore une fois, le mot lui-même ne veut rien dire tant qu’il n’est pas chiffré/daté), ça passe par une communication synchrone. Personne n’enverra un email aux pompiers pour leur dire qu’il y a le feu.
AJOUT : dans tous les cas de figure, l’outil et la manière de communiquer doivent être discutés en amont (ne jamais supposer que c’est pour tout le monde comme pour soi). Quel outil pour quel message dans quelles circonstances.
Je crois que des fois, le plus dur n’est pas forcément de trouver la méthode la plus efficace ; mais plutôt « d’éduquer » les gens autour de soi.
Après, dans ce genre de cas, c’est important de pouvoir le justifier : « je regarde mes mails à tel et tel moment, le reste du temps pour rester concentré, je ne les regarderais pas »
« Je regarde mes mails à tel et tel moment car le reste du temps, je suis occupé·e par un vrai travail productif qui fait avancer la boîte et justifie mon salaire, et cela ne peut se faire qu’avec de la concentration. »
… à moduler diplomatiquement.
(Cela dit, quand je dis à mes éditeurs : « j’écris de x à y donc je ne suis pas joignable hors urgence », ça passe, mais ils ont l’habitude de bosser avec des auteurs = des gens bizarres et compliqués.)
Pour moi ça reste un vrai gros souci la gestion des mails. Pourtant j’essaie d’être fidèle à GTD. J’ai aussi regardé la vidéo de Romain d’une heure sur le sujet et lu l’ouvrage « 60 minutes pour reprendre le contrôle de vos mails » (excellent au demeurant). À l’heure actuelle mon fonctionnement est le suivant : je vide à intervalle régulier (au moins une fois par jour) ma boite Outlook en parvenant à inbox 0 grâce à la méthode des 2 minutes : tout ce que je ne peux pas faire dans ce délai est transféré dans l’inbox Omnifocus avec un intitulé d’action clair. Ensuite je vide la boite de réception OF en classant l’action au bon endroit (contexte + projet si besoin). Sauf que c’est là que la difficulté commence : vu tous les mails que je reçois (environ 60 par jour dont une bonne dizaine qui vont demander au moins une heure de traitement au global) :
je ne consulte pas du tout assez mon contexte OF « Email à répondre »,
je ne sais jamais vraiment « quand » je dois traiter ces mails (ça rejoint la question du degré d’urgence des mails, très difficile à évaluer dans mon cas)
Ce que j’ai gagné avec GTD c’est la sérénité d’avoir une inbox à 0 régulièrement et… ce que j’ai perdu c’est que je réponds de manière beaucoup plus aléatoire aux gens dont certains finissent par me le reprocher.
Là j’en suis au stade ou je me dis qu’il faut absolument que je « bloque » au moins 1h par jour pour répondre à mes mails sans trop savoir si c’est une bonne pratique et en me demandant à quel moment il faudrait bloquer cette heure.
L’autre inconvénient que j’ai en étant passé à cette manière « GTD » de traiter mes mails c’est que sous OF je perds la date et l’heure de réception du mail qui étaient bien visibles dans ma boite de réception Outlook. Cette info m’aidait beaucoup à traiter mes mails avant GTD car je pouvais évaluer la nécessité de répondre selon le délai écoulé entre la date de réception et le moment ou je me posais la question. Sous OF j’ai bien créé une perspective triant les prochaines actions du contexte « Emails à répondre » en fonction de la date de création de l’action mais je trouve que c’est beaucoup moins précis (par exemple ca me dit juste « la semaine dernière » au-dessus des actions liées à des mails arrivés il y a quelques jours sans plus).
Pour synthétiser je dirais que GTD m’a rendu plus serein vis-à-vis de l’inbox mail mais un peu trop en fait au point que je suis beaucoup moins prompt à répondre et que cela commence à me créer des soucis au boulot…
Je compatis complètement. J’ai aussi un vrai problème de gestion des mails, qui ne cessent de s’empiler, même en suivant GTD.
J’ai fini par faire trois choses qui fonctionnent à peu près bien (je suis en tout cas plus à jour que je ne l’ai jamais été) :
prendre le problème à bras-le-corps et dédier une vraie section de mon OmniFocus à la gestion des communications, avec plusieurs perspectives
utiliser une app qui permet de paramétrer toute la tâche envoyée d’un mail à OmniFocus (Airmail, mais Apple Mail le fait aussi) : je l’envoie une fois et je peux tout spécifier, du projet aux tags en passant par la deadline et la durée (une seule étape de traitement)
dédier 30’ par jour aux mails rapides (tu dis qu’il faut bloquer du temps, je pense qu’on n’y coupe pas) + un bloc de 2-3h par semaine pour les mails « compliqués »
Je « découpe » aussi chaque tâche de mail selon trois dimensions :
le projet, évidemment
un indicateur d’urgence (avec un tag « urgent » – à faire aujourd’hui ou demain – « pressant » – à faire dans la semaine – ou rien)
la durée
Et j’ai tout dans ma barre d’outils, que je lis dans ma session de 30’ quotidienne de gauche à droite :
Inbox spécifique aux communications (typiquement, quand j’ai capturé une tâche « mail » sur mon téléphone sans l’affecter – cette perspective assez compliquée affiche toutes mes communications insuffisamment clarifiées dans tout mon OmniFocus – j’ai aussi un Raccourci système personnel sur mon iPhone pour automatiser la création de tâches de coms, genre un SMS auquel je devrais répondre plus tard devant mon ordi)
Coms urgentes (à faire aujourd’hui)
Coms pressantes (j’y viens après les coms urgentes)
Ensuite, c’est classé par durée (< 15’, < 30’, > 30’), en fonction du temps à ma disposition. Dans ma session de 2-3h hebdomadaire, je vais de droite à gauche (je fais du long tant que je peux, ensuite je réduis selon le temps qui reste).
(le dernier bouton montre toutes les coms dans leur intégralité, pour que je voie l’étendue du possible désastre)
Ah la dictature des emails et leur usage ! On pourrait en ecrire des pages…
J ai trouve une solution simple : utiliser le telephone. Tout ce qui est essentiel passe par telephone.
J evite a tout prix les emails.
Je ne me sert des emails que pour la gestion des pieces (et encore) et je limite ma communication par email.
Je me desabonne de tout ce qui n est pas utile, j interroge mes emails 3 fois par jours et j y repond au minimum et de plus en plus brievement.
Si c est complique je m envoi l email dans omnifocus ou je planifie la reponse a lemail dans mon agenda.
Pour mes communications je choisis l action ! je laisse des messages tel vocaux souvent rapide essentiels mais sympas, j’envoi un max de sms (souvent lorsque je ne les joins pas) et j utilise whatsapp. J ai une tres bonne liste waiting for pour suivre tout ca….
Je considere a tord ou a raison que l email est une plaie, ultra chronophage (quel cauchemard a gerer et a nettoyer) et dangereux (un email peut etre tres mal percu, souvent sources de malentendus et on peut s en servir contre sois ou les autres…c est du vecu ! ) et qu il faut l eviter sauf pour l indispensable ( ex les traces juridiques, les envois de propositions, lorsqu on ne peut pas faire autrement…)
Je deteste les emails. Je peux meme dire que je les hais ! Quel perte de temps et d energie !
Pour le reste du sujet, je ne suis pas sûr de comprendre le souci évoqué ici, et surtout en quoi le traitement des e-mails serait différent du traitement de n’importe quelle autre information.
Personnellement, je considère l’email comme un canal d’information, pas une app en soi. Ce qui m’arrive par e-mail demande de ma part parfois des actions à réaliser ailleurs (dans leurs contextes), et parfois aussi une réponse ensuite en plus, ce qui donc entre dans la déf GTD d’un projet… c’est-à-dire que je ne vais pas entrer comme prochaine action de répondre à l’email tant que je n’ai pas fait tout ce que l’e-mail en question me demande de faire parce que « répondre à machin » n’est pas une prochaine action pour le moment. Exactement comme quand quelqu’un me demande quelque chose en live ou que je pense par moi-même à un nouveau truc. Mais je crois pouvoir dire sans me tromper que vous savez déjà tout ça
En conséquence, que ça arrive par e-mail ou par ailleurs (jeu de mot zeugma-esque assez rare, spécial dédicace littéraire à notre ami @lkw ), c’est la même chose : le machin est clarifié pour entrer dans mon logiciel de prochaines actions et sera fait en temps et en heure par comparaison avec les autres possibilités.
Ce qui ne veut pas dire que je ne prends pas un moment priviligié pour les e-mails, j’en prends même deux :
deux fois par jour, vidage d’inbox à zéro (j’aime bien 11h et 17h mais c’est perso);
parfois dans la journée, passage en revue du contexte « e-mails à écrire » (et non « à répondre » si vous percevez la nuance) ; certes parfois je réponds à un email, mais en réalité ce que je fais c’est l’écrire à partir du résultat des actions précédentes maintenant terminées, tout à fait comme j’appelerais quelqu’un pour lui partager ledit résultat.
Que l’on choisisse ensuite de « time-blocker » ce temps d’écriture d’e-mail, pourquoi pas, il n’en demeure pas moins que c’est un contexte comme un autre.
Quelques exemples de la vraie vie chez des clients (issu de mon bouquin ) :
Dans un souci d’efficacité professionnelle et de qualité de service, je ne relève et traite mes emails que deux fois dans la journée
Afin de me concentrer au mieux sur votre dossier, je ne consulte mes e-mails que deux fois dans la journée. En cas d’urgence, merci de m’appeler
Et ma signature : Je réponds à tous les emails sous 5 jours ouvrés, si vous n’avez pas eu de réponse de ma part dans ces délais, vous pouvez considérer que votre email ne m’est pas parvenu
Quant à Sanebox, je l’ai utilisé il y a quelques années mais finalement j’ai arrêté : soit je me désabonne rapidement des listes qui ne m’intéressent pas, soit je clarifie l’e-mail en fonction (une pression sur « supprimer » ne me coûte rien) et la plupart des logiciels d’e-mails ont une fonction « pourriels » suffisamment efficace je trouve.
Fichtre ! Daylite a vachement évolué ! Tres interessant !
C’est une bonne idee 11:00 et 17:00 pour les emails. Je vais passer de 3 consultations à deux et voir si ça tient !
Petites questions
Je suis curieux, Quels sont actuellement tes propres contextes ? Et comment les organises tu ?
Tu as ecrit un bouquin ? Sur quoi ? Tu nous mets le lien ?
Merci pour ton éclairage, je sais que c’est ton métier chaque fois que je te lis j’ai l’impression de découvrir une autre face de GTD !
Le problème avec les mails, à mon avis, c’est que la technologie est ancienne et s’intègre très mal avec les outils modernes, conduisant à des frictions sans fin. Une tâche associée à un mail arrive : en effet, théoriquement, on consigne la tâche, mais dans les faits, comment retrouver la conversation, archiver le message hors de vue, le tout avec un minimum d’étapes de traitement ? C’est là que le workflow s’écroule à mon avis. Clarifier, traiter, archiver, faire et rechercher entraînent des dizaines de petits blocages qui additionnés tuent la rigueur. C’est pour cela, je crois, qu’on continue à se poser la question de la gestion de ce canal.
Je ne demande pas à mon soft de mail de gérer les contacts comme Daylite mais deux fonctionnalités fondamentales :
créer la tâche en une seule passe, utilisant l’entrée native d’OmniFocus (seuls Apple Mail, Airmail, Newton et - moyennant scripts - Spark et Gmail le permettent, ainsi que les messageries full cloud type Hey) ;
intégrer un lien dans la tâche même me permettant de revenir à la conversation dans les mails, ce qui me permet de l’archiver dans ma boîte aussitôt traitée et d’y revenir quand il s’agit de faire. (@fdenoisy c’est de l’informatique contextuelle, évoquée dans un autre fil)
Tout a fait d’accord avec toi. Le mail est depassé. Dans mon boulot j’ai contaté que les gens reagissent de plus en plus vite instagramme, twitter, messager, whatsapp, sms tous ces canaux sont beaucoup plus rapides et efficaces; Avec les mails il faut attendre 2 voir 10 jours avant d’avoir une reponse sans compter les malentendus lies a l’ecriture. On est bcp plus direct sur les messageries
C’est exactement ce que fait Daylite (la gestion des Contacts n’est qu’un aspect anecdotique, je m’en sers uniquement pour les rappels téléphoniques parce que du coup c’est pratique, je tap le nom et ça appelle la personne).
De Mail vers Daylite en une seule passe :
Ouaouhh c’est quand meme vachement puissant daylite. Je pense qu’on doit pouvoir arriver à s’en rapprocher par certains aspects sur Omnifocus. Ca me donne des idées
J’ai connu une époque pas très lointaine où les gens se parlait en face à face ou au téléphone et c’était efficace.
En gros pour moi le mail remplace le fax avec quelques avantages en plus mais pas tant que ça finalement.
Je me suis fixé quelques règles concernant l’utilisation des mails.
J’utilise le mail dans ces conditions :
Pour transmettre une information à plusieurs personne
Pour transmettre des fichiers
Pour me couvrir contre un éventuel litige
Pour accusé réception d’un mail, dire que j’ai bien pris en compte la demande de mon interlocuteur.
Dans tous les autres cas je prends le téléphone. Ensuite si besoin j’envoi un mail récapitulant la conversation. Et bien souvent cette conversation me permet de clarifier mes prochaines actions.
De cette manière je limite mes envoi d’email en espérant que les autres en feront autant. Je préfère répondre au telephone.
Je pense qu’en clarifiant les choses le plus tôt possible, on supprime de futur mail inutile.
Même si je répond plus du tac o tac aux emails, le fait de rappeler mes interlocuteurs pour échanger à propos de leur mail, ca les rassure. Et finalement je gagne en efficacité.
Ah OK je n’avais pas compris… TU vois l’ecrit … Svt source de malentendus…
Sur oF on utilise uen adresse en CCI qui glisse l’email dans la inbox d’ominfocus. Je m’en sert tous le temps et apres je clarifie.
