Gérer les interruptions

Tout est dans le titre :

COMMENT GÉREZ-VOUS LES INTERRUPTIONS ? :

  • appels téléphoniques : si on doit rappeler la personne, ou prendre l’appel tout de suite…
  • personne qui rentre dans le bureau : « est-ce que tu pourrais… », « il faudrait d’urgence… » (oui @Romain , je sais ! Surtout ne laisser personne parler d’urgences etc… sans donner de délai précis ! :smiley:), ou un « je peux te montrer çà ? Juste 2minutes ! »
  • J’envoie un mail et on me rappelle tout de suite après… et çà risque de durer…
  • Je reçois un mail ET ON M’APPELLE AU MÊME MOMENT pour me dire qu’on m’a envoyé un mail :exploding_head:

N’hésitez pas à partager vos interruptions ET vos solutions :wink: :smile:

Il faut faire simple

Si tu dois repondre tu traites l’appel immédiatement
Si tu dois rappeller tu notes sur ton bujo + n° + Objet et tu l’appelles asap dans la journée

Cf reponse Romain
Idem la tu notes dans ton bujo Objet/ Personne / Action et tu clarifies plus tard

Si juste 2 mn tu regardes en esperant qu’elle ne te fait pas perdre ton temps…

Tu t’adaptes. Si tu prends du temps c’est que ca les vaut sinon tu abreges

En principe tu consultes tes email ou les traites 3 fois par jours. Si on t’appelles pour te dire qu’on t’a envoyé un email tu regardes vite fait et tu traites asap si moins de 2 mn.

Autre variante de la collecte sur bujo, la INBOX (1 page par sujet) mais je prefere le bujo c’est beaucoup plus efficace.

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Les interruptions, fondamentalement, ça ne se gère pas. Le « switching cost » d’une tâche est immense (16 minutes de concentration perdue, je crois). Il n’y a aucune manière magique de les gérer pour en amoindrir le coût, fondamentalement c’est comme les mails : tu peux avoir le meilleur système de gestion de mails au monde, la meilleure manière consistera toujours à juguler à la source = moins de mails, et aussi moins d’interruptions.
GTD ne t’apprendra pas à mieux gérer la chose, il n’y a pas de solution magique. Il faut avant tout placer des barrières pour en réduire le nombre. Le deep work se fait dans le silence, et c’est ça qui donne de la vraie valeur à une boîte.

Le seul cas où un tel comportement dans mon cas sera toléré sera si c’est HBO qui m’annonce qu’il m’achète les droits d’une série. :grin: Si tu laisses faire ce genre de chose, tout le monde en profite et c’est le bordel. Il faut poser des barrières. Quand on me fait le coup, j’explique très clairement que les mails, c’est fait pour être asynchrone, je ne suis pas derrière mes mails toute la journée, et que 72h pour une réponse n’est pas un délai déraisonnable hors véritable urgence.

Les SMS, pour ça, c’est bien aussi.

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Merci pour ta réponse.
C’est tout à fait ça, à chaque interruption,j’ai l’impression qu’on m’ajoute une charge mentale de fou… J’ai l’impression de ne pas avancer et pourtant d’être débordée :exploding_head:

Mon dernier exemple : mail + appel,c’était un prestataire.J’ai répondu à son mail dans les 5 minutes car il leur faut notre validation pour avancer et respecter le planning. Donc j’ai répondu au mail directement… Mais alors l’appel ! Je n’avais pas du tout envie d’y répondre et je crois que la prochaine fois je m’abstiendrai tout simplement :sweat_smile:

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Absolument ! :slight_smile: Il ne faut évidemment pas se mettre en danger, mais les interlocuteurs finissent par repérer les moments où l’on n’est pas joignable. Mon téléphone n’est "ouvert"que de 14 à 18 par exemple. En dehors de ça, c’est messagerie (sauf ma femme et les écoles des enfants). Eh bien récemment le réglage s’était défait , je n’ai pas eu un appel de la matinee.

Et un bon moyen de gérer la charge mentale d’une interruption (et surtout du retour a l’activité initiale) est donné par Jean-Philippe Lachaux que j’ai eu le plaisir d’interviewer récemment pour le podcast (teaser ! :grin:)

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Ohhh super, et quand pourra t’on l’écouter cet épisode ?

Alors nouvelle question par rapport aux interruptions.

J’essaye d’appliquer le fait de ne regarder mes mails pro que 3x par jour :

  • le matin en arrivant
  • avant de partir manger à midi
  • avant de partir le soir.

Cependant ma boîte mail reste ouverte.
En tout cas j’ai juste l’icône sur le côté gauche du mac, et au fur et à mesure que les mails arrivent, le numéro s’affiche.

J’essaye de ne pas ouvrir ma boîte mail avant un de ces 3 moments définis, mais j’avoue que voir le nombre de mails qui m’attendent me perturbe à chaque fois que je vois l’icône.

Dois-je OUVRIR vraiment, ma boîte mail seulement ces 3 x et la fermer complètement le reste du temps ?

J’espère que vous avez compris ma problématique :sweat_smile:
Merci d’avance

Pourquoi diable la laisses-tu ouverte si tu ne la consultes que 3x par jour, surtout si ça te déconcentre?
L’app n’a aucune raison de rester ouverte.

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Et bien parfait, merci beaucoup @lkw , c’est bien ce que je pensais :sweat_smile:

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@Julie
Et surtout desactives tes notifications si ce n est pas deja fait :wink:

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@francois OUI !! Ca c’est déjà fait ! Et mon dieu le bien que çà fait de ne pas être dérangé toutes les 30 secondes par des notifications :wink: J’ai du mal à comprendre les gens qui ne les enlève pas sur leur portable d’ailleurs :wink:

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J ai aussi tout vire de mon portable. Sauf les sms et appels

J’ai malheureusement encore quelques applis… Hautement NON productive, instagram, etc…

Mais je crois que c’est Romain qui parlait de çà dans un épisode du podcast, comment ranger ses applis etc. Et du coup : j’ai rangé mes applis dans des dossiers, par catégories, et elles sont beaucoup moins accessibles.

Les seules applis que j’ai de dispo dès le déverrouillage sont : Appels, SMS, Gmail, Nirvana, Evernote… Bref les quelques applis vraiment utiles au quotidien pour moi.

Le reste : c’est caché dans des dossiers :slight_smile:

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Ca me parait super !

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J’ai encore plus simple pour éviter les notifications : je n’ai ni compte Instagram, ni Facebook, ni Twitter… :grin:

(J’en ai longtemps eu, et fichtre, que se libérer de ces chaînes fait du bien… J’ai tout fermé l’été dernier)

Comme @francois , les seules notifs qui arrivent sont les SMS et les appels sur mon téléphone, en effet (et comme j’ai une Watch, les trucs vraiment importants y arrivent, le reste peut toujours attendre).

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Ce ne sont pas des canaux de promos pertinents pour toi ?

jamais de notif, ne pas mettre l’app sur tous les appareils, et dans des groupes peu accessibles, pour que ce soit que « quand je poireaute quelques minutes »

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Je hais ces machines à narcissisme. J’ai joué le jeu plus de dix ans, parce que je pensais qu’il fallait, et puis j’ai décidé que le prix était trop élevé quand il fallait gérer un drama par semaine et que cela siphonnait mon énergie mentale loin du véritable travail : produire les mots sur la page.

Surprise : je ne m’en porte absolument pas plus mal, bien au contraire. Je travaille bien mieux.

Internet est littéralement rempli de gens qui cherchent à vendre leur bouquin sur les réseaux. Et la réalité brutale, c’est que tout le monde s’en cogne (et c’est normal). Je compte sur les doigts des deux mains les vrais lecteurs que j’ai pu gagner via les réseaux en plus d’une décennie de présence. La promotion classique reste bien meilleure, ou bien publier des articles, donner des interviews, etc. Avec de la substance plutôt qu’en faisant le mariole ; et surtout produire des livres de qualité. C’est ça, le job, et quand tu es déconcentré et sur le qui-vive en permanence, tu te tires une balle dans le pied. (Voir ce qu’en dit Cal Newport dans Deep Work.)

Pour se promouvoir efficacement dans les réseaux, il faut « produire du contenu » (je hais cette expression) en permanence pour alimenter une machine qui te fait croire qu’elle est nécessaire. Mon vrai travail est ailleurs, et mon énergie est bien mieux investie dans la concentration et des opérations bien mieux ciblées (entretiens, radios, lives…), et en plus davantage créatives, que dans le fait de poster mes photos de vacances sur Instagram. Personnellement, en tant que public, même avec mes auteurs préférés, je m’en fous. Je n’ai jamais posté de photos perso sur Facebook. (À la base, je n’ai même jamais vraiment compris l’intérêt de Facebook, alors que je l’ai vu apparaître et grandir.) Comment puis-je imaginer que ça intéresserait du monde dans mon cas ?

(Désolé pour le ton sauvage, ce n’est pas contre toi, c’est contre ces machines que j’abhorre viscéralement, justement parce que je les connais bien – une décennie dessus, donc.)

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Tellement d’accord avec toi ! J’ai failli me noyer dans les reseaux. C’est terriblement addictif. Finalement (je vais peut etre c… dans la soupe :laughing:) mais je trouve que c’est nul. Le seul truc qui me sert un peu c’est linkedin pour identificier des nouveaux clients. Tout le reste ne me sert à rien. Je pense meme à quitter tous les reseaux sauf linkedin.

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Je hais ces machines à narcissisme.

Moi aussi. Beaucoup.
Mais je suis pas mal de comptes d’illustrateurs, ou d’artistes, qui m’inspirent beaucoup.

Et j’ai (malheureusement) l’impression que c’est un des seuls moyens pour ce faire connaître lorsque l’on a aucune notoriété… :-/ Quand on débute.

J’ai cette discussion régulièrement avec de jeunes auteurs. En fait, j’en doute énormément. La renommée / se faire connaître est un sous-produit de l’activité centrale de création. Ce qui apporte davantage de boulot et de succès, c’est la qualité du boulot, pas le nombre de followers sur Insta.

Je n’ai jamais obtenu un contrat d’édition par aucun réseau. Aucun éditeur ne se dit “oh, Julie a 2000 followers, ca doit être intéressant” - il regarde ton book pour juger de ton boulot, et pour regarder ton book, il doit lui arriver autrement que par les trois millions d’autres illustrateurs qui postent sur Insta, et ensuite, il doit trouver le boulot intéressant, ce qui implique que toute l’énergie consacrée à modérer des débats à la con sur les réseaux est perdue à jamais de ce point de vue là.

Pour ma part, j’ai rencontré les gens en bougeant mes fesses dans des événements et en établissant des relations humaines avec des gens intéressants. Là, on fait des trucs.

Après, bien sûr, des gens s’en servent bien, mais il faut avoir envie du média. Je ne crois absolument pas que ce soit une nécessité, et même, si on n’a pas envie, l’énergie sera largement mieux utilisée ailleurs.

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