Gérer plusieurs projets en même temps

Bonsoir à tous.

Un petit moment que je ne suis pas venue ici.

Mais je reviens, car j’ai l’impression de tourner en rond…

Mon plus gros problème est de gérer plusieurs projets en même temps.
Hors, je n’arrive pas à trouver de réponse.

  • Je m’accroche fort à GTD, mais comme je l’ai enfin compris, GTD est une méthode d’organisation et pas (ou peu) de gestion de projet.
  • Jai terminé une courte formation de gestion de projet où j’ai appris plein de choses… Pour gérer 1 projet à la fois. Pas plusieurs.
  • J’ai recherché et lu des choses diverses et variées, mais vraiment…

À part m’autoflageler en me trouvant trop distraite, pas assez concentrée, procrastinatrice (merci @Geoffrey pour ton aide, j’ai réécouter les épisodes du podcasts).

Je n’arrive toujours pas à trouver comment planifier réellement les projets en cours, et m’en sortir avec tout ce travail… Comment avancer sur tout ça quand la prochaine action d’un projet dure plusieurs heures, plusieurs jours…

Dois essayer de refuser tout le travail qu’on me donne ? J’ai peur qu’on me réponde de travailler plus… …

Merci pour votre aide précieuse :sparkles:

Je gère ça par time blocking, encore et toujours. Je gère l’écriture du livre en cours, la traduction d’un autre, la gestion de mon podcast, le suivi de mon blog etc le tout en parallèle par ce biais.

GTD est effectivement une methode de gestion de l ensemble de nos engagements. Que ce soit le colis a poster au client x que la restructuration complete du departement y.

Je comprends ta question parceque dans la vraie vie on a tous des projets prioritaires.

De ce que j ai compris, gtd t aide juste a inventorier et a faire des choix. L inventaire global nous permet d eviter qu un sujet essentiel passe a la trappe mais ca ne veut pas dire qu on doive tout faire

Cependant, certains sujet necessitent toute ton attention et ces sujets evoluent.

Personnellement une fois tout inventorie dans omnifocus je classe mes projets en actifs (ceux que je veux traiter a un mois) ceux qui sont planifies de un mois a 1 an et les smb qui sont ceux que j envisage de faire.

Puis au quotidien je me concentre sur les actifs. Je les selectionne au moment de ma weekly review et je les time bloque jour par jour maximum 2 projets par jour ideal 1 si possible

Une fois par mois j ai une reunion avec moi meme d elimination. Parfois, lorsque je change de systeme j elimine aussi. Mais c est de moins en moins frequent car j ai decide d utiliser omnifocus pour le meilleur ou pour le pire… ce n est pas le logiciel qui compte pour moi. C est la methode.

Je me suis rendu compte qu il m est tres difficile de renoncer. Je veux toujours en faire trop. C est inutile.

Je constate que 5 projets par semaine c est amplement suffisant. Ce sont mes projets prioritaires. J avance doucement sur 5 autres a cote (mais je ne depasse jamais 10 projets et encore c est beaucoup trop. Je n y arrive pas vraiment)

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J’ai l’impression que je ne vais pas réussir à avancer sur tout… Et puis avancer sur plusieurs projets en même temps, retarde forcément les échéances, hors mes plannings sont déjà hyper serrés😔

Il y a un catalogue par exemple, qui normalement demande 1à2mois de travaille à temps plein pratiquement. Ou en gardant de tous petits créneaux pour des urgences.
Et bien des projets d’aussi grosse envergure, j’en ai 4 en même temps actuellement.
OK j’ai quelqu’un qui m’aide à présent, mais que je dois superviser, car il a tout à apprendre, donc ça prend plus de temps… Bref… Je me sens au fond du trou :flushed:

Je n’arrive pas à me concentrer, j’avance par ci par là et je me sens épuisée :pensive:

L’intérêt du time blocking est aussi de voir si ça rentre ou pas. Et là… ben d’après ce que tu dis, ça ne rentre pas. Ce n’est plus un problème d’organisation personnelle à ce stade mais de charge. Tu peux faire du GTD dans tous les sens, si le Tetris est bloqué, il est bloqué…

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Le problème, qui n’est plus de l’ordre de l’organisation, c’est que j’ai tellement peur de devoir dire « ce n’est pas possible, je ne peux pas tout faire en même temps » que je n’arrive pas à évaluer clairement le temps nécessaire à chaque projet.

Je me sens complètement prise au piège de ces engagements qu’on me donne :frowning:

Oui je te comprends tout à fait @francois, et pour tout le reste, Gtd fonctionne très bien.

On priori se nos projets on avance dessus petit à petit. …
C’est top !

Mais là, les projets me sont imposés, je ne peux pas réellement refuser… Et je ne sais plus avancer :-/

Hello hello, je lis beaucoup sur ce forum le mot projet, or ce qui les fait avancer ce sont les actions. @Justine , une fois que tu as identifiés tes projets (je les appelle les petits nuages au dessus de ma tête), je les figes et me concentre sur les premières actions. La rigueur dans la méthode doit se porter sur ces dernières. Si elle sont correctement clarifiées, taguées avec les bons contextes, convenablement classé dans le projet ou domaine de responsabilité, il n’y a pas de raison que le projet n’avance pas.
Cela me fait penser à un proverbe : « l’objectif n’est pas trop haut, il manque juste des marches ».
Pour résumé, un projet / nuage, je fige et je décline (premières actions). Ce que j’organise par la suite ce sont des actions.
Pour les tâches qui peuvent prendre plusieurs heures, je rejoins ce que dit @lkw sur le time blocking.

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Si on se resume tu as deja quelques bonnes pistes :

Une solution, dont @Romain a deja parle qui est de voir son n+1 avec ta liste de projet pour et de lui demander ce qui est prioritaire pour lui. Il faut renocier les engagements.

Oui, comme dit @lkw lorsque le tetris est bloque il est bloque. Les journees ne font que 8:00 et c est deja bien

Rester focus sur l action c est aussi une solution comme dit @Alexis et prevoir le temps necessaire

Time blocker tes projets essentiels. Ceux de ta direction car tu travailles pour eux.

Deleguer un max et controler si tu as des subordonnes.

Apres je dirais, il faut accepter que rout ne doit pas fait aujourd hui. Ca ne veut pas dire que ce ne sera pas fait demain. C est une question de priorite.

Et la aucune methode ne peut te donner la marche a suivre. Il faut se fier a sois meme, a son instinct, a ta petite voix comme dit David Allen :stuck_out_tongue_winking_eye:

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Le problème, c’est peut-être ton manager. À ta place, j’aurais une conversation avec lui si cela n’a pas déjà été fait.

Sinon, je ne peux que te conseiller 12 Week Year, une méthode qui combinée à GTD permet d’en finir avec les listes de projets à rallonge.

Si tu veux expérimenter l’outil 12WY, tu peux m’envoyer un e-mail à yannick@lherieau.com et de là on pourrait faire un TEAMS où je te montre tout cela.
Très bon week-end.

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Merci à tous pour vos conseils précieux.
Je vais m’imprégner de tout ça et essayer de les mettre en place.

Mon problème c’est quand je dois faire de l’exécution, ou une tâche créative :

  • dans le premier cas, j’arrive à évaluer à peu prêt le temps nécessaire, mais les délais sont importants.
    Lorsque je travaille sur un catalogue, je ssais que je « tourne » à tant de pages par jour : pour faire correctement mon travail, ne pas bâcler, rester créative… Si je dépasse ce nombre de page/jour,c’est que ça sera problématique à un moment…

  • et dans le second cas, il m’arrive de trouver mes pistes, mes idées, en peu de temps, ou parfois j’ai besoin de temps supplémentaire. CE QUI EST Sûr, c’est qu’avoir plein de choses à faire en même temps, me COUPE TOTALEMENT toutes mes compétences créatives. Je ny arrive tout simplement pas si j’ai des interruptions à répétitions, si je n’ai que 30min pour m’y mettre etc…

J’ai toujours essayé d’assurer sur tous les fronts, mais je commence à accepter le fait que ce ne soit pas possible. . . Plus qu’à le faire entendre à mon manager, qui, je suis presque persuadée, ne voudra pas comprendre… « on a toujours réussi jusque là » . Sauf que non, car à chaque fin de gros projets,j’étais en état d’épuisement total, que j’étais en état de burnout avant qu’on embauche quelqu’un, et que depuis qu’il y a quelqu’un pour m’aider dans cette charge de travail pas gerable, on nous en rajoute 2x plus, donc toujours pas gerable…

Et malgré mon évolution récente, j’avoue de plus en plus avoir envie de quitter ce job… :frowning:

Si je dépasse ce nombre de page/jour,c’est que ça sera problématique à un moment…

Alors ça, je comprends 200% et compatis. J’ai exactement la même problématique, et le même stress quand je commence à perdre du terrain. Après plus de dix ans à être dans cette cavale, je te le dis, ce n’est pas soutenable, sors en avant d’exploser en vol (j’en suis pas passé loin en début d’année et j’ai fini par avoir une extension de délai qui a métamorphosé mon moral du jour au lendemain).

Même si tu sais quelle est ta vitesse de croisière dans un projet créatif, ça reste créatif : il y a une part d’aléatoire qu’il faut prendre en compte. J’ai fini par organiser ma semaine en comptant mes délais comme si je travaillais réellement 4 jours sur 5, même si en réalité, je fais bien 5/5. Soit je prends de l’avance et c’est génial, soit cela me permet de gérer les pépins sans trop perdre pied. Selon le contexte, ça peut aussi vouloir dire de compter 3 jours effectifs. Dans tous les cas, si tu te pousses à prendre toujours plus de choses, tu vas clairement t’épuiser. Le travail créatif est un champ: nécessite un temps d’incubation et de jachère. Tu peux exploiter ton jardin de manière intensive pendant un moment mais comme dans l’agriculture, ça n’est pas durable :slightly_smiling_face:

Un travail peut être fait : bien, rapidement, pas cher, mais c’est deux au choix parmi les trois :wink:

Bon courage.

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Merci beaucoup.
J’espère que tu te sens plus serein maintenant que tu as plus de délai, mais je suis persuadée que oui :wink:

Je crois que ça angoisse mon manager d’avoir cette part d’aleatoire, il a besoin de concret, et surtout de rendement… Produire plus et toujours plus … Hors, ce n’est pas faisable.

Comme tu le disais, j’adorerais pouvoir planifier le travail de la semaine sur 3 ou 4 jours (qui rentrerait forcément sur 5 à cause du délai de création, des imprévus. Etc…)

Hors, ce que je planifieppour ma semaine, n’est déjà pas viable sur 5 jours !! :pensive:

Merci!! Oui j’avoue que ça change tout, y compris à la productivité. La pression est l’ennemie de la création.

Si ça n’est pas viable sur 5 jours, il y a un clair problème dans ta charge de travail et toute l’organisation du monde n’y fera rien. Comme dit l’adage, neuf femmes ne peuvent pas faire un enfant en un mois.

Et si ton manager encadre des créatifs et qu’il n’est pas capable que la créativité ça ne fonctionne pas comme de la robotique, ben… c’est un mauvais. (C’est mon éditeur lui-même qui m’a proposé ce délai en me sentant au bout de ma vie ; alors c’est particulier parce que lui ne gère que des créatifs, mais prendre soin de son staff c’est aussi ça… est-ce qu’on veut le travail soit bien fait, au bout du compte?)

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Je ne crois pas qu on puisse rationaliser le creatif… souvent je travaille sur des mind map (bilan, evaluation de situation, decision, strategie)

Il m est quasiement impossible d affecter du temps pour ca. Parfois mon esprit trouve la solution en quelques minutes, parfois il me faut des heures, parfois je bloque et plutot que m acharner, il vaut mieux pour moi lacher prise et revenir dessus plus tard. La solution s impose alors, bien souvent, d elle meme, quelques jours plus tard (la force de l inconscient) :wink:

Oui, sincerement je pense que des methodes rationnelles comme gtd sont parfaites pour gerer du concret ou du tangible encadrees dans un espace temporel. Mais des qu il s agit de creation, d imaginatif le temps n existe plus. On est hors temps.

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Tout à fait d’accord.
ET respect à ton éditeur pour cette bonne vision des choses.

Mon manager n’a jamais géré de creatif/ve avant moi,il faisait appel à une agence. … Donc ce n’est pas lui qui gérait.

Et comme tu dis, ce n’est pas de la robotique.
Et il fait l’accepter pour avoir un travail bien fait au final.

Je vais demander un entretien.
Je ne peux plus continuer comme ça…
Je sens que je vais droit dans le mur,et je crois que mes nombreux posts sur ce forum en témoignes (malheureusement)

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Oui c’est tout à fait ça ! Et cest ce qui fait la beauté du travail créatif :slight_smile:

Je pense que tu fais très bien de tirer la sonnette d’alarme. Et j’espère que vous allez trouver une vraie solution. Courage :+1:

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Merci pour votre aide, vraiment :pray:

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Le stress active la partie analytique du cerveau afin que nous puissions combattre ou fuir. Notre ego prend le dessus pour tout focaliser sur la survie, c’est comme cela que nous sommes programmés depuis des millénaires. Donc évidemment rien de tout cela n’amène l’eau au moulin de la création.

Plus on utilise l’analytique moins on est créatif. Alors que pour la créativité soit activée il faut augmenter notre suggestibilité. Donc en d’autres termes réduire le niveau de stress afin que des nouvelles connexions neuronales se produisent, qui elles déclencheront des pensées créatrices. Il faut pouvoir rentrer dans le « programme système » - le subconscient, pour y faire les modifications nécessaires.

Sinon, nous utilisons toujours nos « vielles routes neuronales », qui nous engendrent des schémas de pensées déjà bien connus et donc toujours les mêmes actions qui elles donnent les mêmes résultats.

Tout cela est super bien expliqué dans « le placebo c’est vous » un livre qui définitivement explique les bases de la neuro-science et l’épi génétique.
Et que donc en conclusion, on comprend pourquoi la méditation avec une pratique quotidienne réduit le stress.

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