Gestion de Projets sous Omnifocus

[fdenoisy]

Structuration de mon systeme au 22/05/20 (extrait de mon journal de structuration d’omnifocus)

Je finalise mon organisation et je suis content !
CONCERNANT MES PROJETS :

Pour parvenir à activer et désactiver facilement j’ai mis en place une arborescence qui tient la route. 3 Dossiers (1) PROJETS ACTIFS, (2) SMB et (3) REFERENCE et 4 (ARCHIVES) Avec ça je gère un peu près tout facilement.

J’ai innové en doublant mes domaines de responsabilité dans mon dossier PROJETS ACTIFS ET SMB/PROJETS SUSPENDUS

CONCERNANT SMB, j’ai amélioré ma façon de l’utiliser :
Avant je laissais en attente mes projets suspendus dans mon dossier actif. Maintenant je le glisse dans le dit dossier PROJETS SUSPENDUS. Pour le reste de SMB mon organisation est toujours la même JUIN, JUILLET… DEC OTH > 2021 puis SMB ASAP, SMB un jour peut être.

Laisser mes projets suspendus dans mes domaines de responsabilité actifs introduisait un sentiment de confusion dans mon mental qui perturbait mes choix. Désormais c’est clair ! tout ce qui est dans PROJETS ACTIFS est vraiment ACTIF et je n’ai plus qu’à choisir le « bon projet »

Mon 2 éme problème concernait la gestion de mes références projets.
Avant je n’avais qu’un seul dossier projet dans lequel je mettais tout. Mais j’en avais trop et je ne voyais plus rien.

Depuis j’ai dupliqué mon projet le premier s’appelle par exemple PROJET XYZ et le 2eme dupliqué PROJET XYZ (DRP)

Je ne met en DOSSIER PROJET que ma feuille de route (j’aime bien l’avoir là plutôt que dans mon dossier référence) les WF et ma prochaine action.

Tout le reste historiques, lien etc/// va Dans mon dossier Reference projet bien au chaud en attente d’action ou de gestion.

Mon dossier DRP suit le dossier principal et est toujours en attente pour bien le distinguer du dossier principal

CONCERNANT MES CONTEXTES

J’ai voulu trop simplifier. Les contextes sont le coeur de l’action de GTD. Il ne faut pas hésiter à les multiplier. Comme disait @Romain quelque part si j’ai 50 contextes dans ma vie j’aurai 50 contextes dans mon systeme.

Le probleme de l’organisation de mes projets étant enfin réglé (du moins j’espère)
IL ME RESTE A REGLER la gestion de mes tags (OMNIFOCUS est extrêmement puissant la dessus) et la question de mes HORIZONS.

Je suis toujours décidé à éviter la multiplication des systeme et des logiciel et suis convaincu qu’OF doit etre capable de gerer mon systeme GTD.

[fdenoisy]

Un petit retour sur ma structuration de Juin. Mon systeme commence à vraiment bien fonctionner.
J’ai au final découvert quelques astuces interessantes que je partage avec vous.

1. La premiere concerne mes contextes il est vraiment indispensable pour moi de les limiter autant que possible et surtout de ne pas les regrouper. Le regroupement cree chez moi une sorte de blocage décisionnel alors que la liste contexte par contexte fonctionne hyper bien. Cf copie écran

2. La 2 eme concerne mes projets. Il est totalement inutile de creer un 2 eme projet pour y mettre les references. Omnifocus fonctionne beaucoup mieux si on met tout dans le meme dossier. l’astuce consiste alors a affecter un tag SMB, NOTE ou REF (pour reference) qui est mis en attente.

La perspective projet est également mis en restant tout comme les contextes.

Avec ça ca tourne bien.

3. Mes deux tag critical now et opportunity now ont bostées mon systeme. C’est une sorte de check list (feuille de route) qui m’aide énormément simplement pour vérifier que je suis bien dans la plaque et que j’avance. Ma liste de la semaine est tres avancée. J’ai bon espoir d’avoir tout bouclé d’ici la fin de la semaine

4. Les flags, je ne m’en servais pas. Il servent désormais aux choses en cours et j’ai une perspectives pour ca. ainsi j’ai par projet tout ce qui est en cours. C’est très utile. ça m’aide énormément pour savoir ce qui reste à faire. Dommage qu’OF n’autorise par une selection par tag de perspective " tout sauf flag " ca viendra peut etre…

5. Mon set up a base de barre d’outil est génial. Pour l’action c’est redoutable.

6. Omnifocus ne doit contenir que des taches et des projets. Tout ce qui est reference projet qui n’est pas une tache doit aller ailleurs. Word, Evernote etc… Par contre les references liées aux taches doivent rester dans OF ainsi que les plans de projets (5 lignes de texte) avec ou sans renvoi vers quelque chose de plus détaillé quelque part.

7. Enfin que dire de la Database sinon qu’elle est solide comme un roc. Omnifocus gere mes masse de données comme aucun logiciel que j’ai pu tester et sa rapidité est vraiment exceptionnelle. Mon bujo ne me sert plus que de feuille de route journaliere et je reporte tout le soir en une fois dans OF sous forme de clarification GTD

Décidément rien à dire. Mon systeme GTD avec Omnifocus est parfait. Je n’ai plus aucun problèmes de frictions et je suis tres heureux d’être revenu sous omnifocus.

De toutes façons j’en suis arrivé à la conclusion que choisir un outil a peut d’importance. Tous ces gestionnaires de taches font a peu pres la meme chose. Ce qui fait la différence c’est si on les aime ou pas et si il sont efficace pour gérer des taches sans nous embêter avec des dates obligatoires.

Je me suis habitué à l’esthétique d’omnifocus et j’apprécie sa puissance maintenant tous mes changement seront à la marge.

[fdenoisy]

Dernier update avant ma weekly review pour vous raconter la suite de mes aventures avec omnifocus. Aujourd’hui j’ai bossé d’arrache pied sur mes affaires et j’ai été obligé d’introduire dans OF énormément de datas dans ce logiciel. Je crois que je ne l’ai jamais sollicité à ce point.

J’avais 2 interrogations.

• Bien que j’ai confiance en OF et sa Database, Est ce que mon systeme allait le coup avec autant de datas en terme de latence, de trie, d’efficacité. La base de donnée allait elle « planter » ou résister au choc d’un afflux de données significatif ?
• Une fois ce travail fait, serais-je capable de trier facilement ces données et aurais je une vision claire et précise de mes engagements projets, contextes et taches. En d’autres termes est ce que ma configuration, mes perspectives omnifocus et mes contextes limités me permettront vraiment de travailler efficacement et d’appliquer GTD à la lettre ?

Eh bien oui ! Non seulement Omnifocus tient parfaitement la route mais ma configuration, mon système GTD fonctionne à 200%. J’ai un peu l’impression d’être un pilote aux commandes d’un avion de chasse et c’est vraiment efficace.

j’attaquerai bientot la partie perspective, horizons qui est encore embryonnaire chez moi. Mais avec ce que j’ai écouté ce matin (le passionnant podcast de @Romain sur " la route de briques jaune " ) je vais avoir de quoi alimenter mon moulin et mes horizons !

[fdenoisy]

Nous sommes déjà vendredi. je suis revenu cette semaine sur cette structuration qui me donne plus de clarté. Le systeme initial que je vous ai présenté precedemment fonctionne mais à partir d’un certain volume ca devient difficile à gerer. C’est pourquoi j’ai prefere revenir aux dossiers projets contenant mes projets qu’il m’a suffit de réactiver ce qui m’a pris quelques minutes, glissé déposé compris…

J’ai un peu bossé sur mes perspectives et je me suis rendu compte que la fonction de recherche par mot clef fonctionne tres bien sur OF. Pour ceux qui ne la connaissent pas c’est dans les perspectives d’omnifocus (set up particulier d’une présentation qu’on défini) une recherche qui permet de trouver un mot clef

Par exemple chez moi ça donne ça

C’est assez génial car si vous utilisez comme moi beaucoup de mots clefs en Language naturel ça permet de faire le lien avec des taches en s’affranchissant des contextes. Je m’en sert par exemple pour retrouver ce que j’attends des autres etc pour beaucoup d’autres choses encore.

l’intérêt est donc de faire des liens sur des trucs auxquels on ne penserait pas et surtout de donner de la clarté et de la souplesse au systeme.

Avec cette fonction peu importe ou est classée l’information elle ressortira et on peut la présenter un peu comme on veut par projet, par contexte etc…

A part ca il n’y a pas de changement majeur sur mon systeme qui fonctionne de mieux en mieux. Comme je ne change plus de systeme, celui ci s’enrichit peu a peu et je passe pas mal de temps à le nettoyer et le mettre à jour.

Mon gros travail se situe en ce moment à un autre niveau dont je parlerai ailleurs.

[fdenoisy]

Ma lecture de Dini me conduit à évoluer. Je comprends qu’omnifocus ne revele sa potentialité que s’il est clairement conçu. Aussi je prends un peu de temps chaque jour pour corriger mon cap. Ce ne sont pas vraiment des changements drastiques mais bien des ajustements pour m’aider à suivre mes habitude et agir plus efficacement.

Petit clin d’oeil @Jean

Afin de t’aider dans ton set up voici mon set up minimaliste qui me permet de fonctionner.
A ta dispo si besoin d’explications…

Les dossiers et contextes sont ceux qui sont actifs (1)

Le reste des projets « cachés » qui est desactivé ressemble à ça

En courant je ne vois que ce qui est ACTIF (1)

NB1 la vue classique contexte = tag est reglée en restante. Je veux voir ce qui va se passer sur les projets actifs qui n’est pas forcement actionnable maintenant (report)

NB2 Pour ceux qui connaissent dini j’ai desactivé temporairement les settle (pas eu le temps de les traiter ce matin)

Hope that’s help

[lkw]

Tes projets Settle sont « annulés » ? Fais gaffe, parce que si je ne me trompe pas, ils seront archivés par défaut au prochain clean mensuel d’OF. Il vaut mieux les « suspendre ».

[fdenoisy]

@lkw

Tes projets Settle sont « annulés » ? Fais gaffe, parce que si je ne me trompe pas, ils seront archivés par défaut au prochain clean mensuel d’OF. Il vaut mieux les « suspendre ».

Tag settle suspendu
Projet annulés ? Oui en abandonné. NB je n’ai jamais vu Omnifocus archiver tout seul des projets annulles. Est ce le cas ? C’est pourtant bbien pratique ca me permet un trie naturel dans Omnifocus
J’utilise letat en attente du projet pour un vrai projet en attente

[fdenoisy]

@anon56350303

Je confirme que les projets annulés comme ceux qui sont cochés terminés sont archivés à la prochaine archive mensuelle d’OmniFocus. Je m’en suis rendue compte l’année dernière en cherchant un projet que j’avais annulé et que je voulais récupérer. Heureusement, en ouvrant la dernière archive, j’ai pu le retrouver et cliquer glisser le dit projet dans mon Omnifocus actuel. Donc c’est pas perdu mais gaffe quand même, surtout si on veut regarder sa « did-list », elle ne sera pas forcément juste.

Peux tu m’expliquer stp comment se passe cet archivage mensuel et a quelle date (ou puis je le trouver) aujourd’hui je vois bien les dossiers archivés qui sont dans mon dossier archives

Merci !

[lkw]

Voilà, annulés, ils seront retirés de ta base active. Normalement OmniFocus te propose régulièrement d’archiver les vieilles données pour alléger ta base, et tu peux aussi le faire manuellement.

« Annulé » n’est pas censé être un statut prolongé dans OF. Lesquels sont « actif » et « en pause ». « Annulé » et « Terminé » signifient: plus besoin, on passe à autre chose, ca part en archive à la première occasion.

[fdenoisy]

@lkw @anon56350303

euh y a pas annulé chez moi pour les projets

Et omnifocus ne m’a jamais rien proposé…

et dans les contextes les taches il y a ca

actif je comprends, terminé, aussi mais abandonné ?

[lkw]

« Abandonné ». C’est le terme exact, mais ça correspond à tout ce que j’ai dit pour « annulé ».

[Jean]

Je veux pas jouer les rabats-joie, mais votre discussion me fait flipper

[fdenoisy]

Rien de flippant. C’est juste une fonction de sauvegarde de datas. OF sauvegarde tout en ligne et sur ton ordi et il cree en plus des archives mais te demande d’abord si tu veux archiver (c’est je pense lorsque ta base est tres tres lourde - perso il ne me l’a jamais demandé)

Tu peux tout recuperer, tes archives simples, des archives automatiques (compressées je pense)
On ne perd jamais rien sur OF. Combien de fois ais je recuperé des trucs effaces par erreur ou non !

Donc rien de flippant sinon de comprendre comment ca fonctionne tu vois moi aussi j’en apprends encore !

NB configuré simplement Omnifocus n’est pas plus compliqué que things ou Nirvana.

[fdenoisy]

Un truc que j’ai trouvé pour limiter le nombre de mes projets et gerer certains projets à traiter tous les jours (recurrents)

Quelques exemples : lire Dini tous les jours (Ci) => [Ci = ce que je fais tous les jours]

Plutot que de creer un projet specifique ce qui augmente le nombre de mes projets et rend le systeme à la limite de l’ingérable parfois, je cree un projet générique (meta projet ?) du style « avancer sur ma formation »

ET

• je mets dedans la toute prochaine action du projet dini,
• Puis celle de de ma formation obligatoire, etc etc…

Bien sur je peux les faire se répéter… ou pas…

ça allege considerablement la fluidité de mon systeme…

Voici un autre exemple tiré d’Omnifocus d’une tache principale qui necessite lui meme une tache prealable… Le meta projet est « avancer sur ma prospection »

[Alexis]

Hello Francois,
Pour ces 2 projets / tâches (Dini et prospection), pourquoi ne pas te bloquer des récurrences dans l’agenda a des heures propices pour ces 2 types d’activité ?

[fdenoisy]

Hello alexis
Non car mon agenda ne comporte que les choszes imperative ou de controle
Ex rdv
Ex revoir tva
Ex verification trimestrielle

[Alexis]

Personnellement je bloque certaines tâches à faire à une heure propice : Un call, un bricolage qui je sais me prendra un bon moment,… Tout cela en soit n’est pas impératif, mais parfois pour faire avancer le projet la 1ere action se retrouve dans l’agenda.

[fdenoisy]

De mon coté j’ai appris a etre tres circonspect avec l’agenda. Je m’en sert en suivant scrupuleusement GTD. Comme DA je crois, je mets aussi mes dates de reevaluation. C’est tres utile de ce voir le 01/02/22 cloture comptable par exemple ou a telle autre date dois je engager tel personne ?

[fdenoisy]

Petit retro pedalage, malgré ma tres bonne structuration d’Omnifocus, l’application scrupuleuse des conseils de DINI, je me rend compte que je travaille bien mieux si je reporte mes projets en cours sur mon bujo et que je m’en sert comme feuille de route.

Tout systeme pur informatique fusse t’il sur omnifocus, cree chez moi beaucoup de confusion et m’épuise litteralement au quotidien. Je me suis ecroulé 3 fois cette semaine pour une sieste salvatrice. Heureusement que je travaille chez moi !

Sincèrement, je ne sais pas comment font les gens pour bosser uniquement sur ordinateur. J’imagine qu’il faut etre né dedans ce qui n’est pas mon cas…

Je trouve qu’omnifocus est parfait pour :

• inventorier projets et actions qui y sont relatifs,
• suivre au quotidien mes habitudes et check list façon dini,
• prévoir et anticiper le futur
• retrouver des trucs

Mais pas pour agir. je depense toujours beaucoup trop d’energie pour un truc qui n’en necessite pas.

Je crois que Ryder Caroll a raison.

[lkw]

Je crois que Ryder Caroll a raison.

Il a raison pour lui. Malgré mon grand âge à l’échelle de l’informatique (40+ ans), cela reste mon outil de choix. Certes, ce n’est pas toujours complètement intuitif, mais ce que cela débloque et offre est fantastique.

Ce sont simplement deux façons de penser complémentaires. Le virtuel est encore mal appréhendé et curieusement peu étudié d’un vrai point de vue opérationnel. Et surtout, personne n’apprend (ni n’enseigne) une forme de « pensée virtuelle » quand l’école formate depuis toujours à l’analogique.