Le système GTD parfait (selon vous) : Papier ? Digital ou Hybride ?

Bonjour à tous,

Nous sommes dans l’air du digital absolu mais le papier procure toujours une sensation particulière. Je me demandais donc le support que vous aviez choisi d’utiliser pour votre système et s’il était paperless ou au contraire s’il est full papier et ce qui a motivé votre choix.

Merci,

Julien

C’est un super débat !

j’ai d’abord commencé avec le papier un classeur projet, une boite référence, un dossiers papier contexte, un dossier SMB, un dossier WF. ça marchait hyper bien et c’était hyper effice. En fait je pense que DA à commencé comme ça, parce que lorsqu’on lit GTD ça parait une évidence… Le problème c’etait la revision, la recherche d’info et l’archivage. J’ai donc cherché plusieurs solutions informatiques Things, Omnifocus, toodledo… Au final j’ai choisi Omnifocus 3. Cela me permet de prendre des notes à la volée dans la rue ou en rdv et de les retrouver sur mon Mac au bureau. C’est bien fait. Mais surtout je le connais bien et la communauté OF est importante. C’est bien pour échanger sur les bonnes pratiques GTD.

Mais tu sais au final, le papier c’est hyper bien. Il 'est arrivé lors de décrochage GTD de reprendre mes dossiers papier et pendant une semaine ou deux de travailler uniquement la dessus. J’ai éprouvé du plaisir, de la facilité et puis au final j’ai réimplémenté mes entrant sur OF… impossible de lâcher le digital. je gagne bcp de temps avec OF meme si jen perd à l’améliorer. Mais plus ça va plus je fais simple.

Donc le « systeme parfait » je n’y crois pas. Mais le systeme qui marche pour sois, oui. En ce moment c’est omnifocus. Demain se sera peut être salesforce (je suis en developpement d’une solution métier) j’y intègrerai bien GTD. Mais si les choses devaient changer revenir au papier et des feuilles A4 ne me gênerait pas. ça marche si bien…

Pour la capture, j’avoue que j’ai un penchant pour le papier/crayon.

Le reste de mon système est en version électronique ce qui a l’avantage entre autres d’être ubiquitaire. Mais pour ce qui est de capturer des idées, je reviens très souvent au bloc de papier, et ce même si je suis en train de travailler sur mon ordinateur.

Évidemment quand je suis dans la rue, mon smartphone est ce qui reste le plus pratique.

Comme @Jean-Luc, je suis plutôt papier/crayon pour la capture, à tout le moins hybride. Rien ne remplace la rapidité de saisie dans mon carnet ou le bloc note sur le bureau.

C’était pareil pendant très longtemps avec les cartes mentales, je ne pouvais les faire efficacement qu’à la main, idéalement sur un paperboard (oui, j’ai des goûts de luxe parfois :wink: ). Maintenant j’ai trouvé un logiciel qui me correspond bien pour ça donc je me sers moins du papier. Mais j’y reviens parfois.
Il m’est même arrivé récemment de me faire un plan d’action rapide « à la main » sur une feuille A4 sous forme de carte mentale pour mener à bien un projet d’une quarantaine d’actions :slight_smile: avec chaque prochaine action en exergue.

J’allais oublier évidemment le système de classement papier. On peut être numérique autant qu’on veut, le papier se glisse toujours à droite à gauche. Pour ça j’utilise des dossiers à onglets aussi bien à la maison qu’au bureau, (qu’on fait venir des US parce qu’on n’en trouve pas en France… goûts de luxe je vous dit !). C’est incomparablement plus rapide et pratique que les dossiers suspendus.

Par contre, je n’ai jamais vraiment réussi à faire fonctionner l’échéancier des 43 dossiers GTD (le
célèbre tickler file), sans doute parce que je suis trop mobile.

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Une réponse supplémentaire pour partager le système « tout papier » le plus étonnant (pour moi) que j’ai vu.

Un participant adorait utiliser des post-its pour gérer ce qu’il avait à faire, il a donc mis au point un système basé dessus : il utilise un grand trieur à soufflet, avec une dizaine de soufflets, chacun représentant un contexte (étant manager, il a principalement des choses « à voir avec » tel ou tel collaborateur, un onglet pour le bureau, téléphone, ordi, etc). Chacune de ses prochaines actions est inscrite sur un post-it, qu’il range dans le contexte correspondant ; lorsqu’il choisit quoi faire, ou lorsqu’il rencontre le collaborateur en question, il sort du soufflet tous les post-its qu’il contient et se met au travail.
Les projets ? Ils sont sur des post-its, placés au mur sur un kanban.

J’ai été bluffé par la simplicité et l’efficacité du procédé et sa facilité de mise en place. Je ne pourrai jamais maintenir un truc pareil, mais pour lui c’est très confortable.

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Définitivement: le plus numérique possible.
Je n’ai jamais été à l’aise avec un crayon (ou n’importe quel autre outil manuel) dans la main. Une vraie plaie qui provoque appréhension et angoisse depuis que je suis tout petit. J’en viens même à penser que si j’était né en 2019, avec une scolarité pleine d’outils numériques, j’aurais eu une autre scolarité (je parle d’outil, pas du contenu de la scolarité…)
Donc clairement, pour moi, l’iPhone et mes Macs sont des outils merveilleux.
Bizarrement, et c’est contradictoire ave ce que je viens d’écrire juste avant, je ne me suis pas du tout mis à Siri.

Mon principal outil, centralisateur, c’est Things (très « Mac » dans l’esprit… simplissime et beau)

Inbox:

  • l’Inbox interne de Things pour toutes mes captures instantanées (synchronisé via cloud sur tous mes terminaux)
  • J’ai 2 boites emails (perso et pro): dès que je les vide (Clarification), c’est pour les clarifier via un lien dans Things; je range l’email dans un dossier, et s’il doit me servir de référence pour une Action, j’ai une tâche dans Things avec un lien direct vers l’email;
  • J’ai une seul Inbox physique, sur mon bureau. Auquel il faut ajouter un trieur que j’ai toujours avec moi en déplacer, qui me sert d’Inbox physique transportable, mais qui est immédiatement vider dans l’Inbox principal lorsque j’arrive au bureau.

Références:
Tout ce que je peux mettre en numérique, je le fais (scan)… mais dans les faits, surtout pour le pro, j’utilise surtout l’arme fatale: je délègue ! :nerd_face: J’ai toujours été bordélique… certes, il y a du travail sur soi à faire pour devenir plus rigoureux/organisé (je le fais !!) et certains outils peuvent servir à être moins bordélique (GTD notamment, même si ce n’est pas son but initial), mais je reste persuadé que dans la vie, il vaut mieux s’adapter plutôt que lutter. Dans le boulot, ma faculté d’adaptation m’a poussé à déléguer à outrance, 95% (peut-être plus) de mes références.
Et c’est très bien comme ça.
Du coup, j’ai des placards assez peu remplis… et encore, je suis certains qu’il reste encore du gras… (qui est dans ma liste de projets récurrents d’ailleurs).

C’est hyper important d’avoir les bons outils… même si c’est pas l’outil qui bosse, c’est vous !

Pour ma part, je suis aussi numérique (par pitié, dites numérique, pas digital, digital en français c’est les doigts :sweat_smile:) que possible, mais il y a des cas où le papier aide. Les deux domaines où je m’en sers sont:

Hello

De mon coté j’essaye d’être le plus digitale possible.
1 j’écris comme un goret
2 quand je prends des notes sur papier, je commence 32 carnets a la fois.

J’utilise maintenant beaucoup les map-mind. Et todoist.
Le digital, c’est propre. On peut faire copier/coller. et il n’y a que 2 outil: l’ordi et le smartphone.

Ca me détend…

Je vais jouer un peu les iconoclastes :rofl: mais je trouve que quand même on perd beaucoup de temps à organiser son systeme avec le digital. Je perd bcp de temps à structurer cette information à trouver le moyen d’optimise mon outil (qui n’est pas le plus simple :joy:) Par ailleurs dans l action J’ai l’impression de ne plus sentir l’information.

Quand je travaillais sur papier je me posais moins de question. J’ai l’impression, mais je ne sais pas si elle est fondée, que j’avais un bien meilleur controle des choses. J’allais plus vite. J’avais plus d’energie. Je fatiguais moins. Je pensais mieux.

Je constate que depuis que je suis Digital, j’ai beaucoup de mal à travailler vite. J’ai aussi du mal a avoir une vision d’ensemble des choses. J’ai l’impression que tout est noyé, dilué, de perdre le contrôle. Bien sur j’ai des journées productives, mais à chaque fois que les choses deviennent compliquées, que j’ai besoin de réfléchir ou simplement d’agir vite je constate que j’utilise le papier.

Je ne me vois pas reprendre un classeur pour mes projets et faite l’aspect gestion sur papier. C’est trop compliqué et j’ai besoin d’historique de mes actions.

Mais par contre, je me demande si je ne devrais pas tester un systeme hybride. Garder OF pour tout ce qu il fait bien (l’aspect collecte dehors, organisation, gestion, echeances…) Bref l’aspect Gestion et revenir au papier pour tout ce qui ACTION (prochaine action principalement). Je me ferai bien aussi sur papier une liste de projets active propre et waiting for others/délégué.

Chez moi c’est vraiment plus efficace et peut etre que je fatiguerais moins. Bosser sur ordinateur tout le temps c’est épuisant…

Le seul truc qui m’embête c’est que j’aime l’idee de tout mettre dans « un seul systeme ». A mélanger papier /digital je crains de perdre des infos. D’un autre coté « choisir, c’est renoncer »

Si je vais au bout de cette idee, à ce jour, Je ne sais pas encore comment m’y prendre. Est ce que @Romain ou @Jean-Luc dans vos coaching vous avez rencontrés des personnes utilisant un systeme hybrides ? Si oui quel était leur systeme ?

Est-il douloureux de te faire remarquer à quel point tu as été exaucé sur « digital/numérique » dans les réponses, @lkw ? :grin:

Je reviens là-dessus, as-tu testé Remakable ? Ça a l’air top en termes de rendu physique (par contre je ne sais pas dans quel mesure ça partage les données)

J’ai vu la video plusieurs fois, me suis renseigné et j’ai même voulu l’acheter avant de renoncer finalement. l’idee c’est de rester connecté à une seule chose l’ecriture. La promesse c’est d’ecrire sur un ecran qui ressemble au papier. J’ai fait un test sur un vieil ipad que j’ai a la maison. Meme si remarkable doit avoir une ecriture un peu plus sympa, c’est pas pareil.

Depuis la lecture de cette question du forum, j’ai fait un très gros ménage papier. J’avais bien 4 cahiers, 2 blocs notes, et je ne vous parle pas des feuilles volantes et autres post-it (a ben, si j’en parle en fait). En fait c’était de rempli de vieux machins plus toujours très lisibles que j’avais déjà capturés (enfin pas tous, tous en fait). Du coup j’ai capturé ce qu’il y avait a capturé et j’ai jeté le reste. Ça fait un bien fou !
Dernièrement, j’ai apporté mon bon vieux stylo plume au bureau. J’ai gardé les trois carnets (eh oh, c’est des Moleskine de chez Hema, et il y a encore des pages vierges.) mais il n’y en a plus qu’un seul d’actif. Ça facilite…J’adore prendre des notes sur papier. Et mon stylo plume. Même si quelques fois, j’en ai plein les doigts…

@jpmole tu devrais essayer le bullet journal c’est un truc tres interessant qui fonctionne parfaitement avec GTD c’est juste un wagon de plus. J’en ai parlé ailleurs (pour l’instant sans succes, je dois etre le seul à m’y interesser) j’ai commencé un test pour marier les deux et c’est hyper rapide et efficace surtout pour toutes les infos actives. J’en parlerai peut etre dans mon topic si ca interesse des gens…

@jpmole

Depuis la lecture de cette question du forum, j’ai fait un très gros ménage papier.

Ravi d’avoir servi de déclencheur ! :grinning:

Oui ! Merci ! @Julian
Comment arrivez vous à citer des passages d’autres post ?

Me either
Je sais pas comment vous faites ça !

Sélectionnez un bout de texte, y’a un « Citer » qui apparait, et en cliquant/tapotant dessus ça ouvre direct une réponse avec le morceau cité dedans.

Et sinon y’a @discobot qui vous explique bien comment fonctionne le forum (on le retrouve dans Profil/Messages directs, normalement il a dû commencer une conversation privée avec chacun•e d’entre vous).

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Je rebondis sur le sujet du numerique vs papier. J’ai parlé de mon expérience du bullet journal que j’ai boosté avec GTD. Je suis frappé par l’éfficacité du papier qui bien que minimaliste et peu comparable à un systeme numerique permet un excellent controle des informations de GTD. Bien sur j’ai un peu triché parceque je continue à gerer mes projets et taches datées sous omnifocus.
Cependant certains élements me frappent :

  • Je me sens mieux connecté avec les informations
  • J’ai un meilleur controle
  • le processus de clarification est bcp plus pertinent
  • je fatique moins (travailler sur ordi m’epuise)
  • Je travaille plus vite
  • J’en fais moins mais mieux
  • Mes contextes sont reduits au minimum, pourtant les listes ne grossissent pas, sont faciles à lire et sont hyper efficaces.
  • J’ai un meilleur alignement sur mes priorités
  • Je distingue mieux mes priorités
  • Enfin je ne bidouille plus omnifocus (perspectives etc…) qui fait tres bien la gestion des projets et celle des évenements datés sans me prendre la tete…

Finalement j’ai juste rajouté une petite piece au systeme, mais elle me semble faire toute la différence…

Bonjour à tous,

Pour ma part, je suis une accro du papier ; donc je m’organise pour avoir un système 100% papier.
Ou 95 % papier plutôt, car malgré tout, avoir son portable très souvent dans sa poche avec soi, permet d’avoir une boîte d’entrée toujours accessible dans beaucoup de situation.

Pour le reste du temps, j’ai cherché loooongtemps, et testé loooongtemps également pour trouver quelque chose qui me corresponde bien, de facilement modulable, personnalisable et pratique au quotidien.
Mon système en est encore à faire évoluer, mais concernant les outils, le matériel, je pense avoir trouvé ce que je voulais : UN ORGANISEUR TYPE FILOFAX®, un « carnet » à anneaux/ ou disques qui permet de déplacer les pages, en créer, en ajouter de manière illimitée…
Il y a de tous les prix/styles et vraiment je trouve que c’est le meilleur type de carnet par rapport à tous les carnets reliés qu’on peut acheter autrement.

En séparant bien avec des onglets, c’est le top pour moi ! :wink:
Peut-être que çà donnera des idées pour d’autres :grinning:

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J’ai bossé comme ça pendant 5 ans ça marchait bien… C’est hyper souple et facile à mettre à jour. Le miens était un grand format (genre un peu plus gros qu’un A5) Je l’avais séparé en Inbox, prochaines action (1 feuille par contexte) projets, horizons et références. Il ne quittait jamais mon bureau. Les anneaux me gênaient un peu pour écrire (à l’époque j’avais aussi une section journal) Puis j’ai commencé à chercher des solutions informatiques. ça a été le début des problèmes…