Next Action ou SMB?

Bonjour à tous,

Çà fait un petit moment que je ne suis pas passée par ici…
Mais je continue d’utiliser GTD, avec plus de souplesse j’avoue, et au final je me sens beaucoup plus sereine…
Je crois que c’est l’objectif au final :wink:

Cependant, j’ai toujours un petit soucis avec les prochaines actions (NA) et les SMB.

J’ai toujours tendances à remplir mon inbox avec des choses que j’ai vraiment envie de faire, de rechercher, … ou des choses que j’ai vraiment le sentiment de « devoir faire » ; mais la plupart du temps : çà va rester à « pourrir » dans mes listes de NA et les encombrer plus qu’autre chose…

Avez-vous ce problème ?

Comment arrivez-vous à identifier clairement si un élément est vraiment une Prochaine action à faire dès que possible, ou « juste » une SMB, une envie, mais pas une « obligation » (désolée pour tous les «  »"").

TRÈS BELLE SEMAINE À TOUS ! :wink:

Bonjour

Pour moi il y a des échanges entre la liste NA et la liste SMB qui se fait lors de la weekly review.

Si lors de la WR il y a des actions que je ne veux pas traiter pour le moment, elles passent en smb.

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Tu connais ma réponse, hein ? :wink:
Si ça ne rentre pas dans les blocs de temps, c’est du SMB par définition, parce que je ne peux pas le faire là maintenant. Et l’important c’est aussi de ménager des plages de temps “sans rien”. C’est l’occasion de papillonner et de faire n’importe quoi en toute liberté. C’est vital pour la santé mentale.

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Une question me vient : si tu affectes une plage de temps à chaque action (plutôt que les mettre sur des listes a part), combien de temps à l’avance prévois-tu tes plages de temps ?

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Comme j’ai surtout des projets très longs, j’essaie d’articuler mes journées autour, et de conserver les mêmes créneaux d’une semaine à l’autre pour rester dans la routine. J’ai donc une semaine “idéale” qui varie peu (tous les 2-3 mois) qui sert de canevas. Par contre, je valide toujours le time-blocking chaque soir pour les 2-3 jours à venir en fonction des priorités réelles (je ne fais pas une weekly review mais une daily, qui correspond mieux à mon fonctionnement).

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C’est en partie pour cela que j’ai ajouté la couche méthodologique du 12 Week Year. Celle-ci ne m’autorise pas plus de 3 gros résultats à atteindre pro par cycle de 12 semaines et pas plus de 2 pour la partie perso.

Sous chaque résultat à atteindre (12 WY goals), on doit décrire toutes les tactiques (prochaines actions) durant la semaine 1 du cycle. Et l’idée c’est d’avoir le moins possible de tactique par 12WY goal afin d’avoir une notion de rentabilité dans l’exécution. Il faut se creuser la tête pour définir quelles sont les 20% de tactiques qui sont censées générer 80% du résultat.

Chaque semaine du cycle on exécute les tactiques inscrites au plan 12WY.

Donc avec cette approche, le // avec GTD est le suivant. Les 12WY goals sont des projets GTD mais dont la durée de vie n’est que de 12 semaines. Les tactiques sont des prochaines actions mais passer à la moulinette de l’analyse stratégique. Et tout le reste, tombe de facto dans un jour peut-être.

J’entends bien que c’est une approche radicale, cela me va bien dans la mesure où j’aime appliquer une approche d’athlète à ce que je suis.
12WY à l’origine était conçu pour le monde du sport, pour visualiser les objectifs à atteindre par bloque de saison et y loger la charge d’entraînements nécessaires pour atteindre ces objectifs.

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Quelques jours avant ? Tous les 2/ 3 jours ou en tout début de semaine pour la semaine…

Oui je la connais :wink:
Mais si je met tout en SMB, je n’aurai plus aucunes NA :sweat_smile: et une SMB à rallonge :upside_down_face:

Vous connaissez ma position sur le time blocking « forcené » (qualiticatif perso :slight_smile: ) qui consiste à décider telle prochaine action tel jour tel heure (je dis bien prochaine action au sens de GTD, pas « session de travail sur un sujet/thème ») ; je trouve que c’est beaucoup de boulot pour se mettre en situation d’échec parce que la vie est taquine et rien ne semble l’amuser plus que de nous jeter d’autres trucs à faire, parfois plus importants —et qu’on ne voit plus parce qu’on s’est mis des œillères tout seul. J’en reste donc à ma tactique du juste effort : bloquer du temps pour travailler, oui, c’est souvent salutaire (surtout si on peut remplir votre agenda à votre place…), mais je ne décide de ce que j’en fais (en termes de prochaines actions) qu’au moment de m’y mettre. L’expérience m’a montré que je visais souvent beaucoup plus juste.
L’exemple le plus parlant est sans doute le fait que je n’ai jamais aucun engagement en matinée. Rien. Donc toutes mes matinées sont consacrées à du travail, et je décide quoi faire en passant agenda et listes en revue. Quant au travail « à thème », autre exemple, les appels commerciaux sont placés le mardi et le jeudi après-midi qui sont mes « blocs de temps commerciaux » (j’y fais donc tout ce qui concerne ce thème).
J’ai aussi toutes les 3 semaines une semaine « off » pour des sprints (en gros toute une semaine sur le meme sujet).

Et pour répondre finalement à la question d’origine : toute chose sur laquelle je décide d’agir maintenant (ie dans le court terme) va se transformer en une prochaine action. Toute chose dont je décide qu’elle peut attendre n’ira pas jusqu’au stade de la PA, et ira direct en SMB.

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Du coup fais tu des échanges entre liste au moment de la WR ?

Oui mais dans un seul sens, en toute logique : quelque chose qui n’est pas commencé est du Un jour/peut-être, et peut passer dans mes listes quand je décide que c’est le bon moment (c’est donc sa prochaine action et son résultat souhaité qui vont alimenter respectivement l’une des listes contextuelles et la liste de projets).
À partir du moment où une chose est commencée, elle ne peut plus retourner dans Un jour/peut-être (puisqu’elle a commencé…), mais si je décide que ce n’est plus le moment pour telle ou telle raison, j’ai deux options : l’arrêter, ou la poursuivre, mais plus tard, et dans ce second cas cela ira donc sur ma liste de « projets en suspens ».
Régulièrement, lors de la Revue Hebdomadaire, je passe des projets de la liste active à la liste en suspens, et parfois de la liste Un jour / peut-être vers la liste active. Mais rien ne retourne jamais en Un jour / peut-être (par définition, ai-je envie d’ajouter).

Ok donc tu as une liste spécifique pour les projets en suspend.

Que penses tu de cette phrase du livre :

Si, en y réfléchissant, vous vous dites que tel projet n’a aucune chance de retenir votre attention d’ici quelques mois ou davantage, écartez-le et gardez-le sur votre liste un jour peut-être.

Est ce une cas particulier pour toi ?

Non. Je comprends cette phrase comme disant qu’un projet qui nous arrive dessus peut être mis en un jour/peut-être.

Je n’ai pas souvenir du reste que le bouquin parle des listes en suspens. C’est des choses qu’on détaille dans les formations"Projets et Priorités".

Perso je mettrais cette phrase dans la partie Clarification. Elle est dans laquelle ?

Dans la partie sur la revue hebdomadaire, pour l’etape sur les projets.

Ah ben, tu m’as eu, j’ai perdu ma certification alors. Je vais demander à David :grinning_face_with_smiling_eyes: parce que c’est ce qu’on enseigne au niveau 2 (même si je me doute de sa réponse, quelque chose comme « laissez les gens faire ce qu’ils veulent, ne faites pas peur par des choses perçues comme trop compliquées, ce qui compte c’est que les gens adhérent, ils raffineront ensuite »).

En tout cas perso, remettre quelque chose que j’ai commencé dans Un jour/peut être, ça me ferait comme quand on clique sur « démarrer » pour éteindre sur Windows :slight_smile:

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Je me doute de la réponse de David. C’est juste pour connaître sa vision de la chose, les principes de base…apres nous devons adapter bien sûr à notre fonctionnement.

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Tout est dans le bouquin. Il parle souvent de la liste Un jour / peut-être comme d’un « parking », et c’est comme ça qu’on la présente aussi au niveau 1. Je sais que personnellement, mettre les projets en suspens en UJPE ne me conviendrait pas pour plusieurs raisons, et je finirais par me faire une UJPE « classique » avec une sous-liste « démarrés mais pas fini »… c’est-à-dire l’équivalent de ma liste en suspens :slight_smile: Et puis comme ça je la revois au même moment que ma liste des projets, c’est plus logique pour moi de faire faire des allers-retours aux projets à ce moment-là, plutôt qu’au moment de la revue de la liste UJPE. Mais c’est mon côté « moindre effort » sans doute :slight_smile:

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Pour ma part je me souviens d’une discussion dans laquelle tu parlais de cette liste de projets en suspens @Romain. Pour être franc je pensais que tu l’avais inventé :sweat_smile:

Puis jai redécouvert cette notion dans le bouquin « La méthode GTD en pratique ». Ce nest pas super bien traduit donc je nai pas tilté tout de suite. Une relecture m’a été nécessaire. Jai également vu sur le forum US, la coach GTD Kelly Forrister en parler et expliquer comment elle l’utilise.

Ça a été un game changer pour moi dans le sens où je trouve intéressant de décider de mettre tous ses efforts sur un set de projets donné et mettre le reste en sommeil. Et la revue Hebdo est un excellent moment pour ça.

Tu abordes ta semaine en étant + concentré sur les résultats que tu veux atteindre à l’issue de la semaine et moins en te disant que tu as 250 projets à faire avancer et advienne que pourra.

Ma liste de projets est donc séparée en projets actifs et projets en suspens. Les projets en suspens regroupant les projets que jai démarré et mis en pause, ainsi que ceux que je suis engagé à mener mais ne peut pas démarrer de suite (dépendance, manque de bande passante, timing,…).

Ma UJPE est plus une liste d’idées que je trouve intéressante que je ne m’engage pas pour autant à mener mais que je nai pas encore vraiment creusées ou clarifiées.

Je ne fais pas d’aller retour entre ma liste projets et UJPE en général sauf si je me rend compte que je suis moins enclin à mener le projet mais que l’idee me plaît toujours.

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Hum très intéressant. La seule différence c’est que je raisonne en action et pas en projet mais j’imagine que cela s’applique également aux actions.

D’où la liste « later » dans nirvana j’imagine.

J’avais lu un message comme quoi DA avait validé la liste « later » mais je ne retrouve plus ce message.

Chez moi ça marche en miroir.

Si je schematise, mes listes de prochaines actions sont compartimentées en 3 sections :

  • This Week
  • Next
  • Later

Mes projets sont quant à eux soit actifs soit en suspens.

Un projet actif induit au moins une prochaine action tagué « Cette semaine » ou « Dès que possible »

Un projet en suspens induit au moins une prochaine action taguée « Plus tard ». Parfois aucune jusquà activation mais la WR me permet d’updater le cas échéant.

Je travaille essentiellement à partir de mes listes « Cette semaine ». Quand elles sont vides je regarde ce qui se passe dans Next. Ce moment est une indication que j’avance plutôt bien.

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