Next Action sans jour précis mais avec période

Justine · Mars 3, 2021, 5:20

Bonjour à tous,

Je pense qu’on a déjà du en parler mais c’est dur à retrouver…

J’ai un problème assez récurrent :
J’ai des taches qui sont des prochaines actions,
Mais qui ne sont pas à faire un jour précis ou à une heure précise.
PAR CONTRE, je dois les faire durant une certaine période, car sinon ce serait critique…

Exemples :

Récupérer colis n°1 :
Ce n’est pas à faire un jour précis, donc prochaine action, mais quoi qu’il arrive je dois l’avoir récupéré avant 10jours (avant qu’il reparte) donc à ajouter aussi dans le calendrier ?
Faire un drive/courses alimentaires :
À faire absolutement cette semaine, mais sans que ce soit un jour précis… Mais si je ne le fais pas ça va être critique…

Est ce que pour ce genre de tâches (qui sont assez basiques pour GTD), vous les anticipez lors de votre revue hebdo et vous définissez une deadline ?

J’avoue beaucouppprocrastiner ce genre de taches en ce moment🤔
Je repousse , chaque jour, et fait le jour critique : le dernier moment juste avant la catastrophe : colis qui repart, plus rien à manger, ou en pro : date de BAT

Pourtant… J’ai mon agenda, à jour, mes listes de prochaines actions, etc…

Peut être toujours le problème des revues régulières

Et le manque de fiabilité envers les engagements que je prend avec moi même…

Alexis · Mars 3, 2021, 5:56

Hello @Justine,

En effet, récupérer colis 1 devrait de mon point de vue aller dans l’agenda, car tu dois l’anticiper : pouvoir partir de chez toi, avec ou sans tes enfants, prendre si besoin la voiture, vérifier l’horaire d’ouverture du lieux, etc.

Pour le drive / course alimentaire, j’ai déjà eu ce cas de figure Mieux vaut mettre d’abord en tâche : Faire une liste de course. Une fois faite, l’action passer la commande sur le drive est plus simple car tu n’a plus qu’a recopier ta liste.

Romain · Mars 3, 2021, 5:56

J’ai des listes pour les récurrences, souvent à la semaine. Comme je la regarde tous les jours et parfois plusieurs fois, comme une liste contextuelle, a un moment je décide de m’y mettre.
Un truc qui l’avait bien aidé au début, c’est cette petite phrase : autorisons nous à rendre notre travail en avance. Ça a l’air de rien, mais ça implique pas mal de choses…

Sinon dans un cas comme le colis, ça irait dans le contexte Quartier chez moi avec un rappel de la deadline dans le calendrier.

lkw · Mars 3, 2021, 7:12

Deadline pour s’assurer que ça sorte dans les échéances proches, effectivement, puis time blocking pour s’assurer que ce soit fait à un moment décidé et voulu à l’avance.

Justine · Mars 6, 2021, 6:15

@Lau Super idée !
Merci beaucoup !

Julian · Mars 7, 2021, 7:42

Personnellement dans mes listes, mes prochaines actions sont découpées et classées par fenêtres de temps : Cette semaine, La semaine prochaine, Dans le mois, Plus tard.

Pour chaque prochaine action que j’ajoute à mes listes je décide de la fenêtre de temps la plus appropriée et la plus réaliste.

Lors de ma revue hebdo j’en fais voyager certaines d’une fenêtre de temps à une autre en faisant attention à ne pas surcharger la fenêtre temps « Cette semaine ».

Je me fixe une certaine limite que je trouve réaliste et si j’en ai trop je bascule l’action dans une autre fenêtre de temps.

Si la deadline est réelle, je la note de sorte à pouvoir la détecter dans mon agenda lors de mes revues et pouvoir éventuellement planifier l’action en question ou mettre à jour sa fenêtre de temps.

Et ceinture et bretelles je fixe dans mon gestionnaire une deadline à J-1 au cas où mon organisation déraille.

fdenoisy · Mars 7, 2021, 9:13

Merci pour l idee @Julian J ai applique ca dans Things en creant ces mots clef ca devrait m aider aussi a limiter ma charge de travail et a me recentrer sur mes priorites

Justine · Mars 7, 2021, 9:18

Super ! Mais ça prend quelle forme concrètement stp @Julian ? J’ai un peu de mal à visualiser…

Julian · Mars 9, 2021, 8:46

Hello @Justine

Si on a un système de contexte ultra simpliste et qu’on reste grosse maille ça revient à avoir une liste de prochaines actions par combinaison contexte/fenêtre temporelle. Cette combinaison devient alors un contexte à part entière.

Exemple :
@bureau-cette-semaine, @bureau-semaine-pro, @bureau-ce-mois, @bureau-plus-tard

Je pense que c’est gérable sur un système papier qui nécessite de faire des mises à jour régulières mais un peu trop lourd sur du digital parce qu’il faut mettre à jour le contexte en permanence…

Pour que ça puisse fonctionner sur un outil digital, cette notion de fenêtre de temps doit être un élément de sélection supplémentaire qui s’ajoute aux critères de priorités contexte, temps, énergie, importance éventuellement déjà en place.

Le @bureau-cette-semaine devient donc @bureau + @cette-semaine ou quelque chose du genre.

Si je rentre plus en détail sur ma structuration, mon outil (Todoist) me permet de gérer des sections dans une liste. J’ai donc utilisé cette notion de section pour représenter mes fenêtres temporelles.

In fine, à l’aide de mes labels (pour les contextes), des « Sections » (pour les fenêtre temporelles) et des filtres (pour l’hypercontextualisation), je me retrouve avec des listes découpées de la façon suivante :

1 - Cette semaine
2 - La semaine prochaine
3 - Ce mois
4 -Plus tard

Schématiquement ça ressemble à ça :

À noter que mes filtres (hypercontextes) me ramènent les tâches avec date butoir aujourd’hui en top de liste.

Mes hypercontextes sont un regroupement de contextes plus fins et représentent des circonstances de travail particulières.

Ex : seul à la maison (ordi-calme, smartphone, maison-calme), travail superficiel (bureau-superficiel, bureau-email),…

Au final je travaille essentiellement à partir de mes hypercontextes (90% du temps).

fdenoisy · Mars 9, 2021, 9:31

My 2 cents

C’est interessant comme approche parceque ça rejoint michael LINENBERGER qui a realisé une méthode à partir du temps (assez puissante et efficace d’ailleurs) Cf son site ici
https://www.michaellinenberger.com et son meilleur livre Outlook Book 4th Edition

Sa methode " the one mn todolist " a été la base de ma premiere vraie methode de gestion des taches et m’a servi de base de reflexion sur ma recherche (toujours en cours ) sur le temps…

Sur Omnifocus on peut faire ça facile en creant des tag qu’on associe ensemble
on pourra avoir Tel + Bureau + Cette semaine par exemple… Les criteres etant cumulatifs (le ET mathematique) ou / et exclusifs (le OU mathématique)

Sur things c’est faisable aussi mais le probleme c’est qu’on n’a pas de perspectives. Ce qui signifie qu’il faut faire ça " a la main " grace à la fonction controle (CTRL) L’idee de base c’est que les taches arrivent comme sur un tapis roulant et qu’il faut les gerer et surtout les anticiper.

Mais à mon avis des qu’on commence a utiliser les multi tag comme fonction de recherche rien ne vaut omnifocus et ses perspectives ou éventuellement todo ist pour ça… Things est capable de le faire mais pas automatiquement. ça devient vite complexe (pas de perspectives sur THINGS)… Et la pour une fois c’est Omnifocus qui est le plus simple à utiliser…

La notion de temporalité aide enormément pour les grosse listes. Elle permet de rester concentrée sur l’essentiel. Mais elle necessite une mise à jour permanente et reguliere (revues) car les priorités évoluent vite…

Julian · Mars 9, 2021, 11:26

@fdenoisy

je connais la méthode 1MTD de Michael Linenberger.

Son découpage en listes :

« DoItNow » (Les 5 choses maximum à faire aujourd’hui)
« Opportunity List » (Les 20 choses maximum à faire dans les 2 semaines à venir)
« Over The Horizon » (tout le reste)

m’a en effet influencé dans ma structuration. J’aime l’importance qu’il donne au fait de limiter le nombre d’items par liste. Sur l’aspect pratique, c’est compliqué quand tu as plusieurs casquettes. ça devient même très contraignant cette limite de 5 et 20. Je suis pour quelque chose de plus flexible.

Les principaux points sur lesquels je m’éloigne de son modèle hors mis le point que je viens de citer sont :

1 - Outlook. Je ne comprends pas qu’il base uniquement sa méthode sur 1 seul outil.
2 - La gestion des tâches est uniquement basée sur l’urgence. ça simplifie quelque part le choix mais se limiter à ça peut selon moi créer au trop plein de stress.

Les filtres Todoist se basent aussi sur des expressions logiques.

Pour mes tâches de la semaine dans un hypercontexte donnée j’ai par exemple :

(@contexte-A | @contexte-B) & /Cette semaine & !aujourd’hui

Ce qui me donne toutes les actions en contexte A ou B à faire dans la semaine en excluant celles du jour.

Je trouve les filtres Todoist assez puissants. Je trouve que cette fonction est un indispensable dans un gestionnaire de tâches depuis mon passage par RTM (Remember The Milk) au début de ma pratique.

fdenoisy · Mars 9, 2021, 12:24

Merci pour le resumé

Bien sur ! Outlook c’est reducteur mais il faut bien qu’il vende sa formation de setting pour outlook

Je n’ai pas compris cela comme cela. pour moi on s’attaque à l’urgence d’abord (les 5 trucs) puis on pose les jalons des 20 trucs pour avancer… D’un autre coté c’est embryonnaire par rapport à GTD. Ca marche si on est vraiment en court terme et tres axé « urgence »

To do ist est un tres bon systeme. Je suis d’accord avec toi sur l’aspect filtre. C’est ce qui me manque dans things parfois. D’un autre coté il n’est pas fait pour cela (tout comme Nirvana). Pour l’instant ça va ce n’est pas redhibitoire. Mais si cela me pose un vrai soucis un jour j’ai omnifocus !
NB je n’irai pas sur Todo ist, je n’ais aucune envie de me retaper la courbe d’apprentissage d’OF

Justine · Mars 13, 2021, 3:11

Alors merci à tous pour vos réponses !

Je reviens malgré tout sur ce post car je vois que des fois, j’ai énormément de difficultés à distinguer :

une Prochaine Action
d’une Prochaine action un jour peut-être

Avez vous ce genre de soucis ?

Romain · Mars 13, 2021, 3:13

Stricto sensu, une « prochaine action un jour peut-être », ça n’existe pas soit c’est un jour peut-être, et alors il n’y a pas d’action, soit il y’a une prochaine action définie et ça ne peut plus être un jour peut-être puisque la définition d’une prochaine action est… l’action

Justine · Mars 13, 2021, 4:07

J’ai plusieurs exemples :

nettoyer la liste CONTACTS de mon tel
regarder sur internet : mon enfant n’aime pas les produits laitiers
faire la liste des zones de mon bureau à desencombrer
faire des recherches de rangements pour chambre d’enfant
envoyer des cartes postales à Untel, et Untel, etc… .
chercher des recettes simples avec du porc,
Faire une illustration pour la chambre de mon fils
etc…

Toutes c’est choses : j’ai envie de les faire, mais il n’y a pas d’urgence, et je les ferais quand je les ferais…

Du coup… Elles me perturbent dans mes listes.
Car ce ne sont jamais des priorités, et j’ai toujours plus important, plus nécessaire à faire :-/

Erwann · Mars 13, 2021, 4:10

J’ai eu longtemps du mal avec ce genre d’actions.

Après moulte recherche elles semblent faire partie de la liste SMB jusqu’à ce que tu veuilles le réaliser dès que tu le peux.

Justine · Mars 13, 2021, 4:12

OK mais ce ne sont pas des projets ? Et @Romain dit qu’il n’y a pas de prochaine action SMB

Erwann · Mars 13, 2021, 4:17

Ba du coup c’est pas des prochaines actions si dans la liste SMB ^^

Pourquoi des projets ?

Par exemple, nettoyer la liste CONTACTS de mon tel. Si tu réunis le contexte, le temps et l’energie pour le faire, veux-tu le faire tout de suite ? Ou tu as d’autres actions à réaliser avant ?

Justine · Mars 13, 2021, 4:30

Bon… Je l’ai fais maintenant de nettoyer mes contacts

Ouiiiii j’ai bien compris la différence… Ça va sacrément alléger mes listes d’actions suivantes !! !

Erwann · Mars 13, 2021, 4:38

Pour moi la révélation a été lors de l’ecoute de GTD fast.

DA precise bien que la liste de prochaines actions concerne les actions que tu veux / peux faire dès que l’occasion se présente.

Donc à chaque WR, les actions que je ne voudrais pas faire cette semaine même si les conditions sont réunies, vont dans ma liste SMB.