Omnifocus Trucs et astuces

Hey hey :smiley:
Voilà aussi là où OmniFocus est superbement pensé : tu as cette puissance et ces liens dispo aussi en mobilité. (C’est ce dont je parlais avec l’informatique contextuelle) Et si en plus tu as une Watch, tu as aussi tes tâches à ton poignet!

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Trop d’accord :relieved:

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Excelleeeeent avec même le petit détail de syntaxe (verbe : action) qui va bien :star_struck:

Ah ben Dini oblige… :grin:

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Decouverte d’un truc pratique marqué nul part semble il. Vous etes dans la boite de reception, vous formulez une tache façon projet. Vous glissez directement la tache sur l’icone projet et hop un projet est crée !

Question @lkw ou @Margott

Dans les liens interprojets façon Dini savez vous : Quelle est la difference entre copier un lien (d’un projet) et glisser le projet directement dans le champs notes ?

C’est hyper chiant de glisser un projet dans le champ notes. :grin:
Plus sérieusement, pas de différence fonctionnelle. Quand tu glisses-déposes tu obtiens un lien riche avec le nom de ton projet, mais ça pointe au même endroit.

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Ouaouuh ma perspective par domaine de responsabilité fonctionne super bien !
Elle liste tous mes projets par domaine de responsabilité comme sur NIRVANA
(en mieux !) :wink:

:innocent: :heart_eyes: :star_struck:

J’ai trouvé une façon de faire maigrir la liste ! C’est tellement idiot que je me demande pourquoi je n’y ai pas pensé plus tot :joy:

Il suffit d’utiliser une méta tache plus de mettre les taches à faire dans note !
Exemple " Faire ma comptabilité " ne veut rien dire façon GTD mais si je liste toutes le processus step by step dans la note que je fait se repéter cette méta tache tous les mois et que je l’améliore au fur et à mesure ça a vraiment du sens !

ca marche chez moi pour tout ce qui est processus recurrent

  • La compta
  • Les analyse d’immeuble
  • Les processus commerciaux

Miracle ! ça nettoie tout mon Omnifocus et apres il suffit de s’y mettre ou de planifier… et j’ai nettement moins de taches en visuel ce qui etait fort decourageant…

Tu peux faire plus propre encore, un projet associé à une vue « premier disponible » pour ne voir qu’une action à la fois, et qui se termine (et se reprogramme tout seul à la bonne date) à la complétion de la dernière action.

Bonjour,
C’est exactement ma façon de faire. Je n’affiche que les actions disponibles. Ainsi, j’ai entre 40 à 50 tâches visibles en routine.

Un chiffre plus humain, plus réalisable et beaucoup moins déprimant :tired_face:

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Oui c’est une idee merci !
Mais j’aime bien ma vue note lorsque je fait la compta par exemple. Elle me donne une vue d’ensemble, comme ça je peux adapter et corriger au besoin … Là je viens de terminer la premiere partie 15 taches façon processus que j’ai checké dans la vue note une par une… C’etait bien visible et ca a été super efficace…

Un projet avec une perspective est exactement fait pour te donner une vue d’ensemble, et tu peux cocher les tâches une à une à mesure de ton avancée pour n’avoir que la suivante à faire sous les yeux au lieu de te souvenir mentalement où tu en es. Je devine que tu veux éviter de multiplier les projets parce que tu continues à piloter ton système avec une vue projet. Dans OF, c’est à mon avis une erreur. L’intérêt de cette app est de pouvoir gérer autant de projets que nécessaire et de te présenter uniquement le nécessaire via des perspectives (d’où la partie focus du nom). Si tu veux un système que tu peux englober d’un coup d’œil, tu vas te trouver à faire des contorsions et à limiter inconsciemment ce que tu y mets, en réduisant l’utilité et la confiance que tu lui accordes. Je le sais parce que je suis passé par là.

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@lkw Hello Lionel,

Tu touches un sujet un peu complexe. Il faut que je detaille un peu… Je crois qu’on ne parle pas exactement de la meme chose. Je crois que nous avons des approches differentes de ce que nous attendons d’omnifocus et de la façon de l’utiliser pour GTD et au délà…

Tu sais en fait OF est juste pour moi mon tableau de bord. Comme celui du cokpit d’un avion.
Il m’indique aussi les taches mais c’est avant tout un gros classeur qui structure mes projets et me met des warnings la ou il faut…

NB un projet étant pour moi un resultat à atteindre (un objectif ou un sprint) qui va " de maintenant à jamais (SMB)". Mon approche est un peu plus longue que celle stricte de GTD, qui la limite à un an. Elle correspond plutôt à un H4.

Bien entendu, chacun de ces projets est reevalué hebdomadairement ou mensuellement ou trimestriellement, parfois annuellement et éliminés sans pitié en cas de perte de leur pertinence ou d’évolution des circonstances ou de ma volonté.

Aussi, j’ai renoncé à « sauter en parachute » simplement parce que cela ne me dit plus rien :wink:

D’autres personne ont une approche differente de la mienne, tout aussi legitimes, Elle n’ont pas une approche « projet » mais « prochaines actions contextuelles » chacune constitue le « projet » reste à savoir comment ils recollent les morceaux…

Comme tu l’as compris, ma vue projet est mon « tableau de bord ». En un intant j’embrasse tous mes projets actifs à court terme, tout ceux qui sont bloqués (en attente d’une reponse des autres avant d’avancer) tout ceux que j’ai planifié en sept, octobre et bien plus tard… Et bien sur mes vrais projets SMB. Chacun correspond à un « stade » d’évolution, plus ou moins chaud, ou plus ou moins « mur ».

Enfin à titre accessoire j’ai quelques references avec des listes ciblées. Mes « vraies » references étant dans EVERNOTE.

Bref ma vue projet c’est la pierre angulaire de mon systeme et je ne pourrais pas m’en passer !

Voici, un exemple tout con parmi tant d’autres de vision à moyen terme impliquant ou pas une planification à court ou moyen terme.

Je sais qu’en janvier 2022 je dois commencer ma formation obligatoire de 14:00 indipensable pour renouveler ma carte pro (projet qui doit etre terminé en 09/2022) Bien que ce projet commence en 2022 il faut l’anticiper. Je dois faire 14:00 de formation de préférence chaque année pour le renouveler… Donc je met des jalons (projets ou sprint(s) ) dans mon dossier SCHEDULED

Cette approche PROJET est valable pour tout… idem pour l’immeuble que doit me confier le propriétaire X a telle date, ou pour des examens médicaux…

Tout projet est réévalué et mis à jour notamment lors de ma WR. Ce projet qui est en « planifié » je ne le verrai pas. cette liste est classee chronologiquement donc il est pour plus tard, sauf au moment de ma WR.

Voici un exemple de ma vue Start qui montre le départ de projets planifiés

Pour les actions et donc pour agir j’ai bien sur differentes perspectives :

  • Certaines sont des check list journalieres façon DINI
  • Certaines ne me montrent que ce qui parmi mes contexte est vraiment actionnable maintenant
    exemple celle ci pour aujourd’hui (chaque tache contient des liens façons DINI)

Par contre je fais attention a bien laisser en restante mes taches de contextes (vue Tag) ca va tellement vite dans mon job que j’ai besoin d’anticiper en permanence. Une info qui n’apparait pas au bon moment peut me couter tres tres cher !

De plus en plus, j’utilise mon outil métier qui lui est beaucoup plus orienté action ciblees immeubles, demandes, contacts, et rapprochements proche d’un systeme CRM. Souvent c’est lui qui m’indique mon prochain « coup » et ce n’est pas Omnifocus (quoique !). Par contre Omnifocus va m’indiquer comment le structurer, que faire d’important a tel ou tel moment et surtout comment le faire aboutir ! et ça c’est crucial. C’est la que je vais decider de mes timeblocking qui ira dans mon agenda.

A cote de cela il va structurer et meo des processus automatisés comme ma compta mais c’est tres souple. C’est une simple feuille de route. je n’ai pas besoin de detailler actions et sous actions je deviendrais fou. Il suffit de lui dire dans un note: etape 1 pointage, noter en notes une liste et je sais exactement ce que j’ai à faire step by step. Des qu’elle est terminée elle est répétée au mois prochain.

Omnifocus est genial mais je n’en ferai pas un outil a tout faire non plus. Ce n’est pas son job et je ne limiterai pas (non plus) à ne gerer que des taches, c’est pour moi comme si on demandait à une ferrari de rouler à 80 à l’heure sur un circuit…

Notre usage est le même :slightly_smiling_face: les bouquins dépassent souvent l’horizon d’une année et une saga comme j’en fais actuellement est un projet de 5-6 ans. OmniFocus m’indique des tâches où je pioche pour les time blocker (c’est là qu’elles sont réellement faites).
J’y ai aussi des check-lists et des modèles de projets créés dynamiquement. Produire un épisode de podcast suit toujours les mêmes étapes. Je trouve plus pertinent d’avoir ces tâches dans le système (certaines en plus en déverrouillant d’autres) qu’avec une liste dans une note. Je n’ai qu’à suivre « bêtement » le process mais en plus, les dates des tâches sont judicieusement placées en fonction de leur urgence relative.

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C’est vrai qu’omnifocus a cette capacité de creer des listes sequentielles qui sont pertinentes lorsqu’on a effectivement des dates à échéances régulieres ou qu’on souhaite suivre une séquence. La technique des liens url intra logiciel facilitent aussi leur lecture. Ce processus, je l’ai beaucoup utilisé, aussi bien sur OF que sur Things ou même NIRVANA, qui sont un peu mieux conçus, pour l’instant, dans leur gestion des projets aussi bien en ergonomie qu’en modes de fonctionnement.

Dans OF la structuration est compacte, Les fleches qui regroupent les taches secondaires sont moins lisibles que sur ces logiciels.

Mais je me suis rendu compte que cette façon de faire cree parfois beaucoup de lourdeur et un sentiment de ne jamais arriver au bout de la liste… Souvent egalement, certaines etapes peuvent etre sautées. Ca peut creer des projets complexes ou sur charges qui encouragent la procrastination…
Un sentiment d’etre dans la roue du hamster ou comme Sisif de faire rouler ad vitam eternam la meme pierre. Ca peut creer un effet fort de decouragement.

La note resoud cet effet de lourdeur à condition de ne pas avoir de taches a echeances précises ou regulieres. J’ai constaté aussi que la note simplifiait aussi mes actions. Tout va plus vite. Tout est tres fluide un peu comme dans GTD.

Bien sur j’utilise aussi, la techiques des taches / sous taches pour certains usages tels que ma Daily et ma weekly review. Ces listes sont séquentielles pour la plupart.

je me rend compte de plus en plus de la puissance mentale de la méta tache. Je fonctionne beaucoup par objectifs et par feuille de route. Par exemple je bosse sur un projet et je mets à la va vite une serie d’actions que je veux clarifier plus tard. Une fois posé le resultat a atteindre et le plan rapide dans le champs note, je poursuis ma MPN de façon synthetique et j’y reviendrai plus tard par petites touches. Puis j’integre la prochaine etape dans le projet dans le meme esprit.

Ces deux techniques ne s’opposent pas. Elles sont complémentaires et visent des buts differents

L’une de poser des jalons et de déclencher des actions a des dates precises ou estimatives, l’autre vise la fluidité d’actions a realiser asap, quitte a y revenir en plusieurs fois.

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Dingue ! Omnifocus accepte qu’on glisse un dossier entier en tant que lien intra logiciel.

Voici mon usage

Imaginons que j’ai un projet un peu long. L’ideal c’est de le découper en sprint (sinon c’est ingérable)

Donc je cree un dossier intitulé projet meslay qui contient par exemple, 5 sprints dans mon dossier principal actif, chacun représentant un morceau du projet.

Capture d’écran 2021-07-19 à 22.48.13

Et maintenant je voudrais bien avoir acces à la totalité de ce dossier mais à partir d’un autre projet planifié par exemple en septembre…

Comment faire ? Super simple je glisse le dossier MESLAY dans une tache du dossier Septembre et hop j’ai acces à tous mes sprints…

Magique non ? :stuck_out_tongue:

Mais il est nécessaire qu’OF reste ouvert sinon ça ne fonctionne pas.

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On peut faire une macro Keyboard Maestro pour intercepter la frappe clavier et lancer l’app puis le raccourci de manière totalement transparente.

Mais sinon, fermer OmniFocus ? Pourquoi faire, grand dieu ? :stuck_out_tongue:

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Je travaille plus avec OF sur iPhone. Le garder ouvert sur Mac bouffe de la ressource surtout avec les ping réseau.