Outils - GTD avec le logiciel Omnifocus (Omnigroup)

Moi aussi !
J’ai failli succomber à la tentation…
:rofl: :rofl: :rofl: :rofl: :joy:
Nb plus serieusement pour quelqu’un qui ne cherche pas une solution personnalisée Things est un très bon logiciel !

Quelques précisions sur mon set up complémentaires

  • Mes taches sont configurée dans mes préférences systeme style - texte en couleur dans la structure.

  • Comme vous le constatez mes projets sont classés par domaines de responsabilité ( DR ) (H2) j’en ai rajouté 1 PERSONNEL

  • Mes projets dans ces DR sont actifs si je dois les traiter rapidement; et en attente s ils peuvent attendre… Le reste va en dans un dossier SMB (projets non actionnables-futurs ou smb, taches un jour peut etre)

Ma vue projet est configurée en restant de sorte que je puisse voir les taches non actionnables du projets (@Next - Elles apparaissent en grisées dans OF) - Si je ne veux pas les voir je règle la perspective sur disponibles et elles disparaissent.

  • Ma vue contexte est configurée en disponible pour ne me montrer que les taches actionnables.

  • J’essaye de conserver en contexte le minimum de taches. Cela facilite mon choix. Une phase générale (ou un lien projet) renvoi souvent les datas en REFERENCE pour y glisser des listes de personnes ou de taches cela allège mes contextes.

  • Mon CRM gere les actions commerciales avec les personne (envois d’emails, relances etc… cela allège également considèrablement mon OF.

En tout état de cause j’essaye de configurer mes systemes le plus simplement possible afin d’en faire des outils décisionnels.

Et de 1 encore 2… Merci @anon56350303 :wink:

Également intéressé.

Je ne réagis pas souvent à ce que tu écris mais je lis avec attention :slight_smile:

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Ok au moins ça plait plaisir :yum:. Moins l’impression d’écrire sur le sable du désert… :joy:
⅔ … encore 1 …

Moi tous les contenus m’intéressent, mais je ne suis pas directement concerné :slight_smile: Après, je peux ajouter des parties du forum en addendum au mini-cours OmniFocus.

OK ca fait 3 - je prepare l’article qui sera en 3 parties je pense. Sinon ça sera indigeste…

Nb maj le 11/1/20 : Cela va prendre un certain temps. Plus compliqué que prévu + Période de test d’au moins 3 semaine…

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Quelques conseil amicaux et personnel, fruits de mon expérience, aux personnes qui souhaitent configurer OF sérieusement.

  • Omnifocus ça se mérite. C’est un peu comme une Porsche. C’est un peu spécial à conduire au début (il paraît).
  • Omnifocus est une boite à lego. On vous donne la version de base mais il n’y a rien dedans. Mais on vous donne à coté une énorme boite avec plein de légos. A vous de savoir quoi en faire !
  • Bien réfléchir à la façon dont vous travaillez. Notez vos habitudes de travail pendant un mois par exemple. Tirez en des conclusions. Faites des schémas et surtout notez tout au fur et à mesure… Vos idées, vos expériences, vos succes, vos échecs. Courage, ce sont les échecs qui vous feront le plus progresser !
  • Organisez votre présentation (dans OF il y a l’horizontal(la barre d’outil) et le vertical (la barre à coté du volet projet) ce n’est pas la même chose. Il faut grouper les perspectives cohérentes ensemble et rien n’interdit de panacher.
  • Avoir autant de perspectives que nécessaire mais pas plus. Faire efficace. Utilisez autant que possible les icône systeme pour plus de cohérence.
  • Faites des séances de nettoyage et d’optimisation d’OF. La bête est puissante mais elle à besoin d’être bien tenue comme un cheval fougueux.
  • Limitez vos contextes, la force d’omnifocus ce sont les perspectives c’est la dessus qu’il faut porter ses efforts. Les contextes se créeront naturellement. Certains tags serviront de piliers aux perspectives.
  • Servez vous de la perspective a venir. Elle est puissante mais comme les autres faites simple et efficace. Comprendre que les dates indiquée sont de type jusqu’à (until) la semaine prochaine, le mois prochain etc… C’est imparfait mais ça marche.
  • Se servir des dates de départ et des dates d échéances c’est tres puissant et pratique.
  • Ne jamais laisser une tache sans contexte. Ca devient vite le b… et ça devient ingérable.
  • Le flag c’est pour choisir les taches du jour. être raisonnable et limiter leur nombre.
  • Utiliser autant que possible la vue colonne. C’est celle qui prend le moins de place et c’est la plus efficace au quotidien.
  • Creez vos habitudes de travail. Ce sont elles qui vont vous permettre d’abattre le boulot.
  • Tout ce qui est projet et action doit être centralisé dans OF.Pas de dispersion. Un seul systeme de base à partir duquel agir. Tout le reste n’est que référence.

Voila, si vous suivez bien ces conseils vous aurez un outil d’une puissance incroyable. OF est un vrai assistant personnel. Personnellement je ne peux plus m’en passer. :grin:

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Une petite astuce sympa lorsque je revois mes contextes le matin (Vue contexte) je fais un petit écrémage rapide, rajoute des actions et lorsque la vue est bien claire je flag la taches ou les taches sur lesquelles je souhaite / dois absolument travailler (Uniquement l’impératif). Mais il y a parfois beaucoup d’autres taches dans cette liste par contextes…

OF autorise la possibilité géniale de déplacer les elements dans le contextes. Je déplace donc les plus important qui suivent (non flagués) en haut. Dans le feu de l’action cela me permet de rester concentrer sur mes priorités. Hope that’s help :wink:

Les videos de Peter Akkies (en anglais) une mine d’or pour optimiser #Omnifocus https://www.youtube.com/user/PeterAkkies/videos

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Toutes les videos « officielles » d’Omnifocus
https://www.omnigroup.com/video/omnifocus/

Le manuel officiel d’omnifocus 3 https://support.omnigroup.com/documentation/omnifocus/mac/3.0/en/perspectives-and-the-sidebar/#perspectives-and-the-sidebar

L’ensemble des videos officielles d’Omnifocus. Juste pour vous donner une idée de la puissance de la bête…

Et bien sur les videos de Kourosh DINI sur Youtube

Petite astuce pour ceux qui utilisent omnifocus. Si vous avez un dossier reference sur votre Mac qui contient les pieces de votre dossier et que vous souhaitez y acceder à partir d’Omnifocus il suffit de le glisser en note. OF vous propose soit de creer un alias, soit de copier les éléments. Je recommande l’alias pour ne pas alourdir la database.

Je poursuis mes trucs et astuces sous omnifocus qui peuvent bien sur s’appliquer à d’autres logiciels s’ils ont un champs "note ".

j’ai toujours eu un soucis concernant le suivi des sujets. Au début je mettais une tache par sujet à suivre mais ça encombrait mon système. Dans mon contexte voir avec j’avais aussi une multitude de sous contexte par nom. Ca devenait ingérable.

Désormais je mets en champs note tout ce que je veux suivre : j’ai un seul contexte @Voir avec qui contient chaque interlocuteur sous la forme Projet XY / Mr DUPONT tel 06 05 05 2222 / note.

Et dans le champs " note " de la tache, je mets tout ce que je suis avec lui. Une ligne par sujet.
Cela me permet instantanément de ne rien rater lorsque je l’ai au telephone et s’il me dit vous ne m’avez pas envoyé ça je peux verifier dans mon CRM (= actions passées) .

C’est tres simple et tres efficace et ca me sert aussi a suivre mon projet.

Salut, j’avais pas réussi à configurer OmniFocus correctement, je suis intéressé pour découvrir ton système. Merci ta participation sur le forum.

Salut Jérome, heureux que mes quelques astuces t’aient été utiles. Si tu as besoin d’explications complémentaires ou d’astuces n’hésite pas à participer ou à m’envoyer tes demandes en MP si c’est trop spécifique. On est deux ou trois a connaitre tres bien Omnifocus. @anon56350303 @lkw qui a écrit des trucs géniaux sur son blog et moi qui ai pas mal écrit sur mon blog GTDWAY et ici…

Il y a quelques secrets à connaitre. Mais le principal à mon avis c’est de faire le plus simple possible.

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Suite de quelques trucs et astuces pour omnifocus les flags.
J’ai longtemps eu des problèmes avec les flags qui peuvent servir de différentes façons:
Choisir ce qu’on veut faire pendant la journée
Attirer son attention sur des choses importantes
Etc… etc…

Apres avoir testé de nombreuses options je les ai désactivé dans ma vision de mes perspectives. ainsi je ne vois pas l’icône flat ni dans ma vue projets, ni dans ma vue contexte, ni dans ma barre de tache. Poules voir je dois faire appel à la vue globale de mes perspectives ou au raccourcis clavier.
Je les ai pourtant gardé dans ma tache.

Ma convention est la suivante : Je flag uniquement ce que je veux impérativement faire dans la semaine. Mais je fais appel à ma vue flag dans omnifocus que lorsque je veux avoir une vision rapide de mes taches de la semaine impératives et de leurs avancements.

ça marche tres bien.

Autre truc : J’ai souvent bcp de choses à faire sur un dossier et ce sont des taches qui sont reliées à un meme domaine ou à une meme personne. Plutot que de m’embêter à creer une tache je formule de la façon suivante : Projet X / Client Y - Faire les choses suivantes. Et je met tout en note les une à la suite des autres. Puis je met en tag ex @ordinateur la premiere chose à faire. ça allège mon systeme et ça me fait gagner un temps fou un peu comme une check list. C’est un peu le meme systeme qu’on retrouve chez Things sauf que les check list sont intégrées en plus de la note. Dommage ça n’existe pas encore chez omnifocus. Mais est ce indispensable ?