Outils - GTD avec le logiciel Omnifocus (Omnigroup)

Bonjour à tous,

Omnifocus est une solution très utilisée pour GTD. Mais c’est un logiciel qui est à la fois simple et complexe que j’utilise depuis 10 ans mais dont je découvre tous les jours de nouvelles astuces. aussi, je vous propose ce sujet sur l’utilisation d’Omnifocus pour GTD. On pourrait y parler des bonnes pratiques, des set up des projets, contextes et bien sur des perpectives. De la façon dont on gere les références et aussi des choses à éviter. Bref de tous sujets qui concerne l’application pratique de GTD dans Omnifocus. Et pour commencer quelques pistes :

  • Qui utilise omnifocus et pourquoi ?
  • Ses avantages, ses inconvénients ?
  • Qu’utilisiez vous avant ? Pourquoi avez vous switchés ?
  • Comment l’avez vous structuré et pour quel métier ?
  • Quels sont vos set up ?
  • Et puis parlez de tout ce qui vous amuse ! :grin:

À titre personnel, je ne suis pas utilisateur de Mac. Mais je dois dire qu’en tant que formateur j’apprécie à chaque fois d’accompagner des participants dans leur installation de GTD avec ce logiciel car je le trouve à la fois simple et surtout pensé pour la méthode.

L’intégration naturelle avec les emails contribue également à une configuration immédiate.

J’observe classiquement dans les sessions de formations que les personnes qui optent pour Omnifocus sont en général plus vite opérationnelles que les autres avec leur système GTD.

N’étant pas au départ un expert de cet outil je me suis appuyé dès le début sur le guide d’utilisation Omnifocus qui est très bien fait.

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Au sujet du guide GTD d’OF je le trouve pas mal et effectivement bien conçu. Mais je ne suis pas d’accord pour certains aspect. Par exemple il preconise de laisser sans tag des taches futures/non determinées. C’est une erreur. Il faut mettre un contexte SMB et ne jamais laisser des tags sans tag. Moi quand je fais ma DR ou WR ou meme que je jette un coup d’oeil à mes contextes je regardes les sans tags et tout de suite je vois les taches indéterminée cad celles qui sont sans context ou en SMB (futur) et meme je met dans des taches @SMB des dates d’echeance exemple Payer la TVA le 30/06/2019 et ça apparaitra dans forecast (a venir) avec en l’espece une date de départ au 01/06 et une date d’échéance au 15/06 (exigibilité). Nb c’est bien pratique ces start date ma perspective Start date me donne tout ce dont je ne peux pas agir maintenant mais que je veux quand meme controler…

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J’ai trouvé le setting sur OF pour la gestion des projets façon Romain. REVUE HEBDO enfer ou paradis Juste pour rappel je m’interrogeais sur la façon de gerer les projets dans Omnifocus et je ne voulais pas toucher à mon organisation classées par domaines d’attention et de responsabilité.

1 Voici la signification des stades d’Omnifocus concernant les projets: https://support.omnigroup.com/documentation/omnifocus/mac/3.0/en/perspectives-and-the-sidebar/#projects

  1. @Romain classe ses projets de la façon suivante : " C’est assez normal d’avoir un très grand nombre de projets. En ce moment je dois en avoir une quarantaine actifs (bien entendu il y a de tout, certains n’auront que 2/3 actions en tout et d’autres plusieurs dizaines). Je filtre aussi au cours de la Revue Hedbo, mais j’ai créé plusieurs listes : projets en cours, projets délégués (j’ai juste à veiller à leur avancement mais ce n’est pas moi qui travaille dessus) et projet en suspens.
    Ces derniers sont tous les projets temporairement à l’arrêt pour différentes raisons (retour attendu, ou parfois simplement parce que j’estime qu’il peuvent attendre en ce moment). Je garde ma Un Jour Peut-être exclusivement pour les projets qui n’ont pas encore démarré . Si j’ai commencé à travailler dessus et que je décide de les mettre en pause, ils iront sur « en suspens ». Ca me permet de différencier les commencés des autres, perso je ne serais pas à l’aise de les avoir ensemble"

3: Ma solution sous Omnifocus : DANS LA VUE PROJET
projets commencés.
a) DOSSIER EN COURS = Projet actifs> Active => dossiers par domaines d’attention
b) DOSSIER DELEGUES => projets délégués = constitution d’un dossier Délégué en dessous de projet actif et mise en attente ou pas des projets.
c) PROJETS EN SUSPENS / DEUX DOSSIERS : En attente de quelqu’un d’autre et Peuvent attendre (ces projets ont ete commencés mais je les ai arretes pour une raison ou une autre… Statut Hold = En attente.
Projets non commencés
DOSSIER SMB tous ces projets sont classés en Hold et révisés à la prochaine review qu’elle soit hebdomadaire ou a la demande
Cf Set up/

Reconnaissance à @Romain et à @Julian qui m’ont permis ce week end de faire un bon de geant dans ma structuration d’OF : @Romain pour m’avoir permis de comprendre (enfin) la structuration de mes projets en réglant au passage mon problème de pouvoir différencier mes projets commencés ou pas (impossible de le savoir avec précision sous OF) +l’organisation des Projets « suspendus », et @Julian pour avoir inspiré ma gestion de ma « liste de contrôle » de la semaine (sa focus list du bureau) indispensable pour suivre ma feuille de route hebdomadaire, un sujet essentiel qui m’angoissait énormément et que je ne parvenais pas à résoudre depuis des années… . Mille merci ! :smiling_face_with_three_hearts:

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Bon je crois que j’ai trouvé (si j’ai bien compris) l’organisation des projets sous OF façon @Romain Merci @Romain :wink: :grin: :grin: :grin: !!!

Nb Grace à son systeme j’arrive à 17 projets Actifs dans la semaine… Et tout ça sans passer par les perspectives… Elle est pas belle la vie :grin: :wink::joy::joy:

Cf photos de mon nouveau Set up projet plus bas…

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OmniFocus for ever! J’ai essayé à peu près tout et à chaque fois, j’y reviens pour sa puissance et sa flexibilité. Ce n’est clairement pas l’application la plus rigolote du monde, ni la plus facile d’accès, mais c’est la seule qui sache s’adapter à n’importe quel niveau de complexité. (Certes, si l’on n’a pas besoin de cette complexité, une solution plus simple type Things sera probablement préférable.) Je l’ai structuré pour en fait 4-5 métiers / rôles de vie différents que j’exerce tous, chacun constituant un super-domaine de responsabilité avec ses propres exigences, + des modèles de projet automatiques – seul OmniFocus me permet de faire ça, ainsi que de me présenter uniquement ce que j’ai besoin de voir en fonction du rôle où je me trouve.

J’en cause en détail sur https://lioneldavoust.com/2017/la-boite-a-outils-de-lecrivain-omnifocus-la-meilleure-solution-de-gestion-de-taches-et-projets/ (notamment le paragraphe « ce qui sépare OmniFocus de la concurrence »)

Pour avancer dans OmniFocus, je recommande fortement le livre de Kourosh Dini, Creating Flow with OmniFocus qui vient de sortir dans une nouvelle version (pas lu encore, mais la précédente a été ma plus importante lecture en termes de productivité après GTD).

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Hello
Je n’utilise pas omni-focus, mais je trouve l’idée de discussion sur l’outil tout a fait intéressante !! Je la pique pour TODOIST !!!
Merci Francois !!

@jpmole Ce forum est fait pour ça ! comprendre GTD, l’appliquer et s’aider les uns les autres. Content de t’avoir aidé :wink:

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Bonne nouvelle ! Apres une semaine de test, re test et re test j’ai trouvé la config de mes contextes. Dès que ça sera plus cool, si vous voulez, je ferais un petit partage avec vous avec explicatif :wink: on est 100 % dans la méthode et ça permet de gerer aussi les horizons qu’on veut suivre coute que coute… Bien sur c’est adaptable sur n’importe quel logiciel…ça vous intéresse ?

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Grave ! Je suis en plein dans la fabrication de mes perspectives, alors si tu peux m’aider, ce serait super.

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Bon petit cadeau du WE voici ma configuration d’omnifocus Projet, contextes et perspectives.

Un bref rappel de quelques principes que j’utilise

  1. Comme dit @romain GTD est ma carte routière,
  2. Omnifocus doit tout gérer soit mes projets, mes actions, mes goals ce sont des propositions.
  3. Je n’utilise pas encore les horizons dans Omnifocus du moins pas tels qu’il sont definis.
  4. Mon horizon est à un an. C’est plus une liste de goals à atteindre à 1 semaine, 1 mois, 3 mois, 1 an.
  5. Je travaille à la mise en place des horizons GTD dans Omnifocus mais je ne sais pas comment faire pour l’instant.
  • En ce qui concerne l’organisation de mes projets voici mon dernier set up. Je me suis inspiré du set up de @romain que j’ai adapté à mon fonctionnement.

  • Mes contextes : Ma vue contexte ne me montre que ce qui est « DISPONIBLE » (cad actif non suspendu (= restant dans OF)….

Mes contextes :
Sans tag : Aucune tache ne reste sans Tag (contrairement au set up GTD OF). C’est un simple tag de contrôle qui me permet de savoir ce qui n’est pas clarifié. Exemple : apparaissent les taches en Inbox

Les 4 prochains tags sont ma feuille de route (j’en ai parlé cf inconvénients de GTD). Elle est désormais informatisée.

  • Sujets de la semaine Ce sont mes Goals de la semaine. Lors de ma WR j’ai défini un but et un résultat pour chaque projet on les retrouve tous ici classés par ordre de projet.

Comme vous le savez je choisi 3 Goals par jour (Resultats prioritaires a atteindre) chaque jour je marque 3 sujets du jour avec un drapeau. Ils apparaissent dans ma perspective GOAL que vous voyez dans ma liste de projet. Cette astuce me permet de rester focus sur mes 3 priorités du jour. Mes goals du jour (flag) sont classés par date d’ajout ce qui me permet de savoir si c’est un objectif sur lequel je travaille depuis longtemps ou pas…

Voici quelques exemple de formulation de mes sujets de la semaine.

  • Set up informatique / Importer mes données dans mon outil. (Sa première action est dans ma liste d’appel : Appeler Gerard du Service tech 01 111 11 1 1/ import datas)
  • Autre exemple Rdv client X (ech lundi) Revoir ma valorisation des 2 immeubles.
  • Les 3 autres listes sont mes listes par contextes appels, ordinateur, Bureau (sujet reflexion exemple analyse d’immeuble)

  • Asap est une liste tampon j’y met des prochaines action sur lesquelles je vais travailler asap mais pas maintenant. Dans mes contexte ne figurent QUE ce que je veux/peux faire en general dans la journée. Si j’ai besoin d’avancer sur autre chose je rappelle que je me sert de ma liste de projets.

  • Maison, People, courses = contextes - People = point clefs de mes appels ou mes rdv avec quelqu’un. Une seule tache par personne j’utilise les notes pour résumer.

  • SMB (en attente) tag très important. Il n’apparait pas dans ma vue contexte (reglée sur disponible). J’ai aussi dit que je ne laisse jamais une tache sans Tag.
    Définition : Est en SMB (someday May be) une tache qui n’est pas une prochaine action, que j’envisage de faire dans le futur (exemple présenter immeuble x a tartenpion mais je ne le ferai pas maintenant parce que j’attends la repense de ma cliente Zoée…) OU projet / Tache que j’envisage de faire un jour (sauter en parachute).

J’ai une perspective qui me montre classée par dossier et projet tout ce qui est en SMB. C’est génial pour réactiver des taches en attente sans passer par ma vue projet classique…

  • WF = ce que j’attends des autres. Perspective spéciale qui me montre depuis quand j’attends quelque chose de quelqu’un Cf Set up
  • On arrive aux goals La se sont mes Horizons CT, MT et Long terme. Est court terme le moins d’une semaine, est Moyen terme ce que je veux obtenir à 3 mois (trimestre) est long terme ce qui va de 3 mois à 1 an. Comme je le disais au dela d’un an ça va dans word.

Cette configuration me permet à la fois de définir des objectifs (Horizons) de suivre mes sujets délégués ou en attente des autres (WF) d’agir en fonction des contextes et de fixer mes 3 priorités par jour.

A noter que en parallèle, j’ai un bloc de papier sur mon bureau avec une marge a gauche ou je fait du time blocking previsionnel, et reporte ce qui est fait au fur et a mesure ou mes notes au téléphone. Cela me sert de tampon pour faire mes reporting de suivis.

Exemple
10:15 Travail sur projet Y - Verifier les chiffres. (Prévu 1:45 - duree 2:00)
13:15 Intervention sur forum GTD (30 mn - 20 mn)
Resumé de la journée : Il s’est passé ça et ça et j’attends ça… Demain je ferai ça ?

Voila j’espere que ça vous est utile. A votre disposition pour toutes explications complémentaires

Bon we! François

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A l’attention de Lionel,
Punaise, ça m’intéresse de structurer Omnifocus par super domaines de responsabilités car j’ai deux (voire peut être trois) casquettes dans ma vie pro. Je serais intéressée par échanger avec toi quand tu auras terminé d’écrire et de corriger en même temps ton livre actuel.

Voici comment j’avais organisé Omnifocus en domaines de responsabilité. Ensuite chaque DR avait ses projets, chaque projet ses taches…
[BUSINESS]
[COMMUNICATION]
[DEVELOPPEMENT]
[FAMILLE]
[FINANCE]
[FORMATION]
[LOISIRS]
[OBLIGATION]
[ORGANISATION]
[PERSONNEL]
[PROSPECTION]
[SANTE]

Mais ça n’a pas marché. Mon organisation actuelle est celle du haut cf 18/01

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Merci. Et tu expliques comment le fait que ça n’ait pas marché ?

OK :wink: C’est un aspect compliqué à mettre en oeuvre que je n’ais pas complétement integré jusqu’ici mais pour faire simple mon set up de projet était ingerable. Je m’y suis peut etre mal pris aussi :joy:

En fait les DR sont un peu comme des projets de ce que j’ai compris mais qui peuvent prendre plus d’un an. Ce sont les roles de covey. Je te propose qu’on ouvre un Topic la dessus spécifique avec definition et exemples pratiques.

Les DR de ce que j’ai compris découlent des Horizons
Ex DR Famille / DR Etre un bon pere avec Charlotte / DR- Loisirs avec Charlotte / P- Reserver vacance au ski avec Charlotte / T Appeler agence de voyage avec Charlotte.

Les DR integres aux projets n’ont pas marché chez moi je pense parceque ce n’etait pas assez opérationnel et trop compliqué.

Comme disait @julian dans Voyage en ballon du 19/01 je cherchais trop a automatiser mon systeme. Certain DR sautent directement en H5 etc… Cela devient vite une usine à gaz.

Je crois que les horizons supérieurs à partir de 2 doivent etre hyper simplifiés et sous forme soit de mind map soit de check list.

Bref il ne faut pas faire une usine à gaz mais un systeme pragmatique facile à comprendre et sans complexité…

Mon erreur etait là je pense…

Aujourdhui mon organisation de projet telle que je l’ai montrée plus haut est simple et efficace. Les projets sont activables ou desactivables facilement. Grace à @Romain j’ai compris comment les suivre (ceux en attente etc… ) et je ne les lie plus aux DR

Mes DR c’est juste un outil de controle pour ne rien oublier en terme de projets. Un check list, Un peu comme la fameuse liste des declancheurs des fiches GTD (super bien faites par ailleurs)

En fait c’est assez simple: j’ai des dossiers qui contiennent chaque « casquette » dans laquelle se trouvent les domaines de responsabilité. Par exemple: Création contient création litteraire, musicale, projets potentiels… Suivi d’exploitation a trait à tout ce qui concerne les adaptations, rééditions, traductions, marchés potentiels… mais j’ai aussi un « super-dossier » pour mes activités d’écovolontaire, un pour la vie de famille etc.
Pour gouverner et organiser tout ça je m’appuie sur les principes du Dashboard et du projet Land and Sea qu’explique Kourosh Dini dans son bouquin. En gros ce sont des « méta-tâches » qui suivent l’avancée de chaque domaine et me propulsent d’un clic dans chaque espace de travail en fonction de ce que je fais à un moment donné. Pour ça on s’appuie sur la capacité d’OF à créer des liens vers n’importe quelle autre partie de lui-même (tache, projet, perspective) ce qui permet de créer des sous-espaces, comme autant de logiciels de gestion de projet séparés et étanches du reste. D’un clic sur un lien, on passe en mode « relations publiques », « gestion de catalogue » etc (OF est le seul à savoir faire ça.)

Hello Lionel ! tu pourrais nous faire une photo d’une arborescence type pour bien comprendre ? Un dessin vaut mieux qu’un long discours … C’est moi qui dit ça ? :rofl:

Là je suis vraiment trop charrette pour construire ça (et je ne me sens pas de screenshot ma « réelle » arborescence), désolé :sweat_smile:. Par contre, il y a plein de choses (en-dehors du bouquin) sur le site de Dini.

Hello Lionel, merci d’avoir pris le temps de répondre.

Des méta-tâches… hum… Alors comme ça OF a la capacité à créer des liens vers n’importe quelle autre partie de lui-même.
J’ai pas tout capté en fait. J’ai débuté le livre de Kourosh Dini, avec le grand espoir d’être moi aussi propulsée d’un clic dans mes espaces de travail et avoir l’occasion de fureter dans les sous espaces de mon système.
En fait, je comprends rien à ce que je raconte mais ça fait classe de parler comme toi. :thinking::face_with_raised_eyebrow::sweat_smile:
Bon appétit et bonne écriture surtout.
Chalut !

Oui, en fait c’est assez simple quand tu es sur OF tu vas sur un projet, CRTL ou clic droit « copier en tant que lien » autre solution tu ouvres 2 fenetres et tu glisses le projet de la 1ere fenetre dans le champs « note » du projet de la 2 eme fenetr.

Ce que veut dire @lionel je pense c’est simplement des liens exactement comme sur word ou excel.

C’est un processus intelligent chez OF et assez unique. On le retrouve aussi chez THINGS mais en moins sophistiqué (il ne s’applique je crois que sur les taches et fichier mais pas entre projets - à ma connaissance…)

Il y a une autre fonction phenomenale chez OF que je n’utilise pas pour l’instant c’est la possibilité de creer des processus automatisés grace aux scripts.

Bref OF est un logiciel de fou :rofl: on peut vraiment aller tres tres loin avec lui.

Ce qui a été le plus difficile pour moi c’est de garder un fonctionnement simple. J’ai vu des configuration de malades la dessus. Vraiment complexes. Limite incompréhensibles vues de l’extérieur… J’en ai moi même, au début, fait des compliquées. Je me suis rendu compte qu’OF n’est jamais aussi éfficace que lorsqu’il est d’une tres grande simplicité et surtout qu’il est vraiment bien mis à jour (ce qui suppose savoir instantanément où sont les choses et où on peut les mettre…)

Comme tu le sais aussi je lui ai fait de nombreuses infidélités, notamment avec THINGS qui était un peu « mon chouchou » mais Omnifocus est tellement puissant, tellement bien pensé, tellement éfficace que malgré tous ses défaut (son ergonomie reste perfectible notamment surtout lorsqu’on la compare à THINGS) il reste, pour moi, LA SOLUTION parfaite pour GTD et celle que je garde (Dommage pour Things mais il faut bien faire un choix…)

Je me répéte: :stuck_out_tongue: je ne connais AUCUNE solution qui soit à la fois aussi simple et aussi efficace.

Ce qui est surtout génial, c’est qu’il y a maintenant tellement d’usagers et d’adepte de GTD avec cette solution, qu’on peut échanger nos pratiques, nos visions de nos configurations.

C’est un peu ce que j’essaye de faire ici en espérant que certains d’entre vous accepteront de partager des copies d’écran pour qu’on puisse chacun progresser dans la connaissance de GTD AVEC Omnifocus. :wink: