Quelques systèmes intéressants de mise en place GTD

Bonjour tout le monde,

En cherchant des exemples visuels de mise en place de systèmes GTD, je suis tombée sur quelques images/articles que je trouve intéressants.

Il y a peut-être des choses à piocher pour agrémenter/faire évoluer nos propres systèmes :slight_smile:

Je vous laisse juger et commenter.

Bonne journée à tous

Lien 1 : https://sholden.typepad.com/weblog/2016/07/google-keep-tip-gtd-lists-via-colors.html
Lien 2 : https://www.sergeykin.com/2018/12/gtd-keep-en.html
Lien 3 : https://img.ctrlq.org/di/trello-getting-things-done.png
Lien 4 (Super ! du papier ! :slight_smile: ) : https://plannersimplicity.wordpress.com/2016/09/21/adapted-system-gtd-in-my-bullet-journal-revisited-photo-heavy/
GTD ?? Lien 5 : https://johnkendrick.wordpress.com/2008/10/04/journaling-your-way-to-gtd/

Voilà, n’hésitez pas à ajouter des ressources visuels aussi :wink:

Bonjour @Julie merci pour ces liens c’est intéressant. Le lien 5 me parle particulièrement car depuis quelques mois je fonctionne un peu avec ce type de tableau. Effectivement, comme j’utilise l’agenda uniquement pour les éléments type RDV, je n’y note absolument pas ce que j’ai réalisé, ni ce que je dois avoir réalisé dans la journée.
Je note donc ces éléments ailleurs. Soit je prends 20 min le matin pour planifier ma journée (à la façon de John kendrick, avec heure début/heure fin pour chaque tâche/dossier), soit j’écris au fur et à mesure ce que je fais dans cette journée.
Depuis janvier je fais ça dans un agenda papier (que je n’utilise que pour ça, et pas comme agenda) qui me donne une vue hebdo, et qui a une zone en fin de semaine, dans laquelle je saisis les tâches que j’aimerais avoir réalisées dans la semaine. Ce n’est pas très GTD, mais les listes par contexte je ne m’en sors pas, elles s’allongent sans fin et deviennent inexploitables, j’ai plus besoin d’avoir des listes de tâches « chronologiques » (les vieilles tâches que je n’ai pas réalisées, je finis par les abandonner), et l’échelle de la semaine me convient plutôt bien.

Bonjour

Une piste pourrait être de modifier les contextes. En général si la liste des taches du contexte est trop longue ou trop courte, c’est que le contexte n’est peut-être pas assez précis ou il l’est trop.

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Je profite de ce point pour préciser quelque chose de connexe et d’important : l’idée des listes de prochaines actions (rangées par contextes) n’est pas de finir ces listes. On ne les terminera jamais. Ce ne sont pas des listes à terminer, mais des listes de propositions d’actions que nous avons choisies de faire (quelle qu’en soit la raison). Ainsi, il est normal que ces listes contiennent toujours quelque chose.

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Je me sens tellement mieux depuis que j’ai compris ça. D’ailleurs j’oscille en permanence entre 145 et 155 actions immédiatement disponibles (Pro et perso). C’est quand ça montre plus haut que j’interviens dans mon système avec mon sabre de guerrière.
Comme le dit très bien @Romain, c’est la vie qui s’exprime.
Et moi, ma vie est créative parce que je le suis.
Je trouve ça assez inspirant d’avoir une proposition créative de trucs que nous avons nous mêmes mis dans ces listes. Une sorte de miroir, à mon avis très faible, de ce que nous avons dans la tête. Et fort heureusement, je n’écris pas tout. Et je trouve ça plutôt chouette de ne pas trop se censurer.

C’est vrai que parfois, je peux être ma meilleure ennemie. Arf.
Merci @Romain pour ta précieuse contribution.

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Encore un outil, me direz-vous ! Eh oui, toujours dans l’idée de montrer l’étendue des possibilités, parce que chacun est différent et comme disait une grande référence cinématographique, « chaque pot a son couvercle » :-).

Ayoa est au départ un logiciel de cartes mentales. Leur service support a écrit un article pour montrer comment utiliser leur logiciel comme système GTD, et le résultat est assez sympa. Je pense que ça peut « parler » à certain•e•s. C’est ici :

Dans le prolongement de cette idée, je ne serais pas surpris que des holocrates soient séduits par ce logiciel, qui pourrait les « libérer » des logiciels de HolacracyOne ou HolaSpirit (un peu comme nous nous en sommes libérés chez In Excelsis avec Miro).

Merci @Romain moi qui adore les schémas heuristiques de Tony Buzan c’est un truc qui pourrait bien me plaire. Je me suis inscrit. Le lien https://auth.ayoa.com

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En réalité j’ai gardé 2 listes contextuelles : Dehors (pour les courses etc) et Maison. J’ai aussi la liste En attente. Pour tout le reste j’utilise une liste par semaine. Dans GTD il n’y a pas l’aspect « ancienneté de la tâche ». Dans mon cas j’ai toujours la volonté de faire plein de choses, mais la réalité du temps me rattrape… et ce qui m’aurait semblé important d’être réalisé il y a 3 mois… ne l’est plu au vu des nouvelles actualités. Mais ce n’est pas vrai pour toutes les anciennes tâches. Et pour répondre à la remarque de @Romain je n’aspire pas à faire disparaître la liste des actions, mais juste à ne pas devoir reprioriser sans cesse de vieilles actions qui ont perdu en intérêt. Le fait d’avoir des listes par semaine me donne une vision plus claire immédiate : si je reviens chercher 4 semaines en arrière telle action non réalisée, c’est que soit je la conserve encore car je veux vraiment la réaliser, soit je l’abandonne car elle est devenue désuette/périmée. Pour résumer cela m’aide à prendre la décision d’abandonner la réalisation d’une action.

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Tu as raison c’est une remarque que je me suis souvent faite. GTD te propose un choix d’action parmi lesquelles se trouve des anciennes taches (froides) et des nouvelles (par nature souvent hot). A toi d’arbitrer parmi ces taches lesquelles sont les plus pertinentes.
Pour avoir travaille assez longtemps comme toi, je me suis rendu compte qu’un des secret de GTD c’est l’élimination. On retrouve notamment ce principe dans le bullet journal. C’est le réexamen journalier et hebdomadaire qui te permet d’aller à l’essentiel. Sans ce travail indispensable de debrouissaillage aucun systeme ne tient la route…

Oui il faut arriver à faire le deuil de ces actions ou projets :slight_smile:

Car stocker cela coûte (revoir et revoir l’action, à chaque revue se demander si on le fait si on l’abandonne). Mais j’ai du mal, et ce n’est qu’avec le temps que j’arrive à me résoudre à l’abandon.

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C’est là que 12 week year aide énormément car plus pitié, si la prochaine action ne fait pas partie du jeu des tactiques du cycle 12WY en cours, la décision est sans appel.

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C’est la que le Bullet journal révèle sa puissance au regard de tres nombreuses méthodes et c’est ce que j’apprécie particulièrement en lui.

Dans le Bujo il y a deux processus la reflexion et la migration. Ces deux processus sont a peu de choses pres assez proches de la DAILLY, WEEKLY et MONTHLY review qu’on retrouve chez GTD. La seule différence c’est qu’on est dans un processus continu de clarification et d’élimination.

Par sa vocation d’aller toujours à l’essentiel et de séparer le bon grain de l’ivraie en permanence le bullet journal élimine la distraction et nettoie en profondeur le systeme et les taches qui ne correspondent pas à l’intentionnalité de la personne (le pourquoi on fait les choses)

Si on respecte bien la methode c’est redoutablement efficace au quotidien.

GTD est alors l’organisateur du tout et je trouve que les 2 méthodes s’enrichissent et se boostent l’une par rapport à l’autre (meme si c’est tres difficile à expliquer ce que je vais tenter de faire quand meme :wink: )

Si on veut rester 100% GTD, pour moi, il n’y a qu’une seule manière de faire les choses. Voici ma méthode :

  1. Commencer par nettoyer son systeme. Ne garder en projet actif que ce qui requiert notre attention sur une période d’un mois. Reprendre chaque projet, chaque tache, chaque élément et éliminer sans pitié de son horizon toute tache inutile ou non actionnable. C’est taches doivent aller soit en references (j’utilise dans OF et dans PD les notes pour cela de sorte que mon systeme est toujours clean et je les élimine asap sans pitié)

  2. Changer sa manière de faire les choses. Tout passer par une de mes INBOX. Aucune tache ne doit passer directement dans le systeme afin de lui laisser le temps de se décanter dans notre inconscient et de décider vraiment ce qu’on veut en faire.

  3. Clarifier en s’interrogeant en sus sur le pourquoi des choses. Est ce que j’introduis ça dans mon systeme ? Est ce que cela a une importance fondamentale pour moi, Qu’est ce qui se passe si je ne fais pas ?

  4. Au moment des weekly review ELIMINER. Tout ce qui est en SMB qui n’est pas vraiment un désir profond et essentiel pour sa vie doit disparaitre.

Cela suppose avoir une parfaite connaissance de ses horizons de H3 a H5 pour garder le cap.

Accesoirement, le traitement des SMB est tout aussi essentiel.

Exemple si dans ma liste SMB je vois sauter en parachute. Je me pose, examine mes horizons supérieurs si nécessaire et me dis. Est ce un désir profond ? Est ce que c’est quelque chose dont j’ai vraiment envie ? Cela va t’il changer ma vie ? Est ce utile pour moi, est ce que c’est utile aux gens qui me sont chers? Si la reponse est non à une seule de ces question, alors j’élimine. Si la nuit je rêve de sauter en parachute et que je ne pense qu’a ça il sera toujours temps de le réintroduire dans mon systeme c’est fois ci en projet actif avec pour premiere action de trouver les club de saut pas trop loin de chez moi…

Il n’y a rien de révolutionnaire. C’est du bon sens.

A défaut de nettoyer et de clarifier son systeme régulièrement, le cerveau ne peut plus gerer et tout n’est que confusion, division et perte de repères.

GTD est génial mais si la methode est mal comprise, mal utillisée on se retrouve vite fait avec des tonnes de projets et des tonnes d’actions, des prochaines actions inutiles et chronophage et le remède est pire que la maladie.

Des que j’ai compris cela, mon systeme est devenu fluide. Je suis sorti d"un" sorte de brouillard à l’anglaise ou je ne voyais plus rien.

Aujourd’hui j’ai le sentiment d’être à la barre de mon bateau. Il m’arrive que la mer soit forte, de traverser (comme en ce moment + la planéte) un véritable tsunami, mais j’ai confiance en mon systeme mixte BUJO / GTD car je sais que quoi qu’il arrive, meme s’il faut changer de route, choisir d’autres vents plus favorables, faire un virement de bord à 180 degrés, j’ai les outils pour m’adapter aux circonstances (même s’il s’agit d’un simple carnet, de quelques feuilles de papiers, et de deux petits logiciels et d’un truc bizarre qui s’appelle Google…)

J’ai mis quelques années à comprendre, qu’au dela du nettoyage de quelques taches le véritable enjeu des choses que l’on écrit et de la notion qu’on m’avait inculqué ( " choisir c’est renoncer - ce qui n’est pas vraiment positif n’est ce pas … ) l’enjeu fondamental de notre existence, c’est de vivre sa vie en profitant de ce que nous offre la vie. Elle choisit toujours ce qui est pour le mieux pour nous. Nos épreuves et souffrances, ne sont la que pour nous forcer à évoluer, à nous adapter puis à rebondir et les grains de sables que nous ôtons les uns apres les autres ne révèlent que la beauté du tableau dessiné pour chacun d’entre nous…

En fond d’image, ce sont nos valeurs, nos principes, nos visions, nos objectifs, nos projets, nos prochaines actions qui nous guident.

A nous de choisir le meilleur cap à notre vie pour faire la traversée au mieux en agissant au mieux, envers nous et envers autrui, malgré les épreuves, car nous savons tous que la roue tourne et que ces difficultés ne dureront pas.

Je vous souhaite une bonne semaine

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Hello à tous,

Je profite de ce beau témoignage de @francois pour remercier @Romain, @jpmole et @Geoffrey pour les épisodes de J’ai lu ton mail. En ces temps de confinement sachez que vous me tenez compagnie dans certaines de mes tâches et mettez de la bonne humeur dans mes journées !

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Merci @Alexis ! :wink: On prend beaucoup de plaisir à ces podcasts en tout cas, ravi que ça plaise !

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Merci Alexis, c’est vrai que ça fait plaisir !

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Merci @francois pour ta réponse.
De mon côté j’avoue que je ne fais pas vraiment de clarification… Déjà parce que c’est une partie de la méthode qui m’avait échappée (je l’ai découverte en lisant certains sujets dans le forum). En gros je ne vais faire l’effort de la clarification que si l’action traîne trop longtemps sans être réalisée. Par contre je note tout immédiatement, pour ne pas oublier (une idée d’action qui sort de mon cerveau va se retrouver dans mon système sur le champ - pour moi les inbox font partie du système).

Je ne me souviens plus où j’avais trouvé ces quelques questions, qu’une personne se posait avant de planifier sa journée :

  • Ce que je fais est-il congruent avec ce que je veux être, avec mes valeurs ?
  • Quelles sont mes priorités les plus vitales ? Pourquoi ?
  • À quoi j’attribue le plus de valeur dans ma vie ?
  • Dans une perspective à long terme, laquelle de ces actions apportera la plus grande plus-value ? (à moi, à ma famille, à mon activité pro)
  • quelles souffrances/difficultés vais-je devoir endurer si je ne me tiens pas à mes objectifs ?
  • quels projets, si je ne les mène pas à terme, représentent la plus grande menace ?
  • quels sont les projets qui vont faire avancer mes objectifs à long terme et à moyen terme ?
  • que va t il se passer si je ne fais pas aboutir ces projets aujourd’hui, qui va en souffrir ?

Et dernièrement j’ai découvert cet article que j’ai trouvé intéressant :


J’ai trouvé l’idée sympa car dans mon cas, je suis dans une situation où mon activité en est à ses balbutiements, c’est une activité assez nouvelle, donc très peu de modèles, des milliers d’options possibles, alors à chaque opportunité je me demande : est-ce que je saisis ? est-ce que ça peut être une piste de développement ou pas ? Pour l’instant j’investis beaucoup (de mon temps, rencontres, projets pas forcément rémunérés…) en espérant que ça finisse par payer (au sens propre et au sens figuré !). Mais ce qui pèse à chaque fois c’est aussi les valeurs, ce que ça m’apporte aussi immédiatement (comme ça même si ça ne finit pas par donner le retour sur investissement, j’aurais au moins cumulé des points : expérience, réseau, plaisir…).
Je trouve donc intéressant de garder un journal des décisions prises pour après, avec le recul, voir là où on avait vu juste ou pas, qu’est-ce qui a bien pu nous donner la bonne ou la mauvaise intuition.
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Je n’ai pas lu ce livre, je note :wink:

Merci @Lau ce journal de décision, c’est une super idée qui pourrait m’apporter beaucoup. Je prends un cahier et la met en oeuvre immédiatement.

Il y a un truc qui m’a un peu gêné dans ton post précédent
Tu dis " De mon côté j’avoue que je ne fais pas vraiment de clarification… Déjà parce que c’est une partie de la méthode qui m’avait échappée (je l’ai découverte en lisant certains sujets dans le forum). En gros je ne vais faire l’effort de la clarification que si l’action traîne trop longtemps sans être réalisée"

J’attire ton attention sur la clarification. C’est un processus essentiel. Pour moi, il n’y a pas de GTD sans cela. C’est ce qui declanche la mesure de tes engagements et c’est la qu’on applique le diagramme GTD qui est indispensable à la méthode.

Pour récapituler
Tu mets tout en inbox. Ai début rien ne doit aller directement dans ton systeme et tu ne clarifie rien tant que tu n’a pas tout collecté. Tu clarifies par exemple le soir ou si tu as beaucoup de trucs en début d’après midi et le soir. Le but est d’arriver à zéro inbox.

Au moment de cette clarification tu applique strictement le graphique GTD qui sépare les choses entre ce qui est actionnable ou pas et tu applique au passage sur les choses actionnable la règle des 2 mn. Cette règle va te faire gagner un temps fou et booster ta productivité. C’est une des règles fondamentales de GTD.

Le reste va venir de lui même.

Cette évaluation de chacun des éléments est un processus crucial qu’on retrouve aussi bien dans le bujo que dans GTD. Le bujo rajoute une couche, l’intentionnalité c’est à dire le pourquoi des choses. Cette intentionnalité on la retrouve dans les horizons supérieurs de GTD sous une autre forme mais elle est tout aussi présente et essentielle.

Faute de clarification tout part en vrille. On fini par travailler sur des taches inutiles et chronophage qui n’apportent rien au lieu de se concentrer sur les 20% qui apportent 80 % des resultats. Personnellement la clarification/ intentionnalité fait parti integralement de mon mode de fonctionnement sans lequel je serais totalement perdu…

C’est juste mon avis mais je tenais à le préciser.

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Bonjour @Lau

Je te met un truc génial que j’ai trouvé sur la Clarification c’est une video de David allen lui meme qui clarifie ses item les uns apres les autres. Je la regarde souvent lorsque j’ai un petit coup de mou sur cet aspect de la méthode GTD. Elle m’aide énormément à me remettre sur les rails et accessoirement à simplifier mon systeme. https://www.youtube.com/watch?v=cNbknu1mvJY

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Merci, oui j’avais déjà vu cette vidéo :slight_smile:
Je n’ai pas l’impression que ce soit l’exemple le plus représentatif de ce qu’est la clarification ? Je dirais que là il ne fait que traduire des éléments physiques en intitulé d’une action à réaliser (ou en action directe). Il n’y a pas le côté « est-ce que ça vaut le coup que je fasse cette action ou pas au vu de mes objectifs, projets etc ».