Je trouve que c’est une super question parceque c’est un des trucs sur lequel je butte aussi.
En principe GTD précise qu’on ne met dans le projet que la prochaine action. Mais un projet ca contient des étapes, des taches, des trucs qu’on attend, des trucs planifiés.
J’ai essayé de tout mettre dans mes logiciels exemple Omnifocus et things. au bout d’un moment c’est parti en vrille il y avait trop de trucs. Du coup je ne voyais plus rien.
La solution d’Alexis est élégante. Il externalise une partie du projet et j’imagine ne met que la prochaine action dans son outil Nirvana.
A vrai dire je ne connais pas bien l’orthodoxie de GTD en la matière et je me demande bien comment @Romain s’y prend car il a aussi des projets complexes…
Bonjour à vous 2, @fdenoisy c’est exactement ça : J’allège un peu mon gestionnaire de tâche en faisant cela. Et c’est pour certains cas très précis ou il y a multiples petites choses à faire.
Et en fait je les liste parceque ça me rajoute de la charge mentale de les retenir, et ça me permet de reprendre très rapidement si je suis interrompu.
@Astrid, je te rejoins sur le fait que je devrais écrire, ouvrir fichier Excel… En revanche comme je sais que les étapes sont dûments fragmentées dans mon fichier, je n’ai aucune retissence a commencer la tâche (car j’ai en face de moi une liste de petites choses clairement définies)
A l’époque où j’ai voulu refaire mon CV j’ai commencé par créer le projet dans Nirvana. J’ai par la suite ouvert mon fichier excel et j’y ai listé toutes les micro tâches. J’aurai donc pu clairement me passer de créer un projet dans Nirvana mais je voulais avoir une trace pour mon suivi, ou rien que pour pouvoir y mettre une relance du style : Poursuivre mise à jour CV cf fichier action.
Je n’utilise ce fichier action que pour la production de livrable : Un document de 50 page sur tel ou tel sujet, où il y aura certainement plusieurs paragraphes long et pénible à rédiger d’une traite (exemple d’action : lister les éléments à développer dans le paragraphe X, rédiger ébauche paragraphe X, Mail Jacques pour qu’il me donne son avis sur le paragraphe X, etc). C’est donc un fichier d’accompagnement de mes projets / livrables.
Je procède différemment : Imaginons que dans Nirvana j’ai noté Poursuivre mise à jour CV cf fichier action, la tâche est simple j’ouvre mon fichier excel et j’avance micro tâche par micro tâche. Si je dois m’arrêter pour faire autre chose et m’y remettre le lendemain, je programme dans Nirvana la tâche Poursuivre mise à jour CV cf fichier action au lendemain (Elle apparaitra dans mes tâches du jour à J+1).
Par ailleurs, si je sais que pour ce même projet je vais pouvoir y travailler que le samedi matin durant 2h, je bloque le créneau cette fois ci dans mon agenda de 10h à midi par exemple avec en intitulé d’évènement Poursuivre mise à jour CV cf fichier action.
Je trouve ton approche interessante. C’est une sorte de fichier references de taches à accomplir. Cela doit considérablement alléger ton NIRVANA.
Moi comme je le disais, j’ai essayé de tout regrouper dans un seul systeme à l’origine Omnifocus migrédans THINGS. j’avais meme bien segmenté les etapes de chaque projet ce qui était ch… sur OF mais beaucoup plus clair sur things grace aux en tete (sorte de séparateur de couleur comme des bandes de limitation de taches. C’est pas mal parceque ca clarifie le projet.
Le probleme c’est qu’en faisant ca je me suis trouvé avec des 10 aine de micro taches impliquées dans des étapes ou sprint. Autant dire que ma liste d’action par contexte est devenue soudain tres tres lourde à gerer.
d’un point de vue mental tout mettre => une plus grande fatigue décisionnelle du fait de devoir tout relire. Un projet peut contenir parfois 10 étapes chez moi et des dizaines de taches par étapes. C’est tres décourageant et tres fatiguant à revoir.
Je suis en train de revoir ca. Je pense que ton systeme excel est interessant car il permet plus de clarté et plus de facilité décisionnelle. Je vais peut etre essayer ça. Peut être puis je aussi à la place d’excel, utiliser mon CRM. Apres tout le projet est deja constitué et j’y suis souvent.
Je pense que l’idéal c’est effectivement d’avoir une vision facile est claire dans la liste par contexte ainsi que de la liste projet, puis de détailler ailleurs.Ca peut etre sur papier, sur un logiciel peu importe. La seule chose qui compte c’est la clarté du systeme.
Encore une fois j’ai voulu trop simplifier. Peu importe. C’est en forgeant qu’on devient forgeron
@fdenoisy, j’ai compris qu’on pouvait mettre dans ses listes par contexte (pas dans la liste du projet, qui peut contenir un peu tout ce à quoi on pense pour ce projet) plusieurs prochaines actions, si le projet en admet plusieurs ; par exemple, on a plusieurs livrables qui peuvent être produits indépendamment et donc on peut avoir une prochaine action pour l’un et une pour l’autre, ou même plusieurs prochaines actions indépendantes pour l’un ou l’autre. Cela m’arrive souvent.
Mais c’est vrai que cela devient un peu lourd de tout copier, même des micro-tâches telles que « changer la taille de la police du document », comme donnée en exemple par Alexis, et ne me facilite pas le choix ensuite.
Tu as raison, cela serait intéressant d’avoir l’avis de Romain à ce sujet.
C’est chouette. Merci, cela répond bien à ma question.
Current projects have at least one next action, waiting for, or calendar action, in order to be considered current.
Projects that have no current next action, waiting for, or calendar action are either no longer projects for you, or should be incubated to Someday/Maybe.
It’s fine to have multiple next actions on any given project, as long as they are parallel and not sequential actions (e.g., “Buy stamps” and “Mail invitations” would not both be on Next Actions lists for the “Put on Party for David” project given that you need to buy the stamps before you can mail the invitations).
c’est enfin, la confirmation qu’un projet contient 3 types de taches : Celles calendrier, celles en attente de quelqu’un (Waiting for) et la ou les prochaines actions parallèles. Et donc si le prochaine ne contient aucune de ces types de taches, le projet est soit effacé soit mis en incubation.
Par ailleurs cela signifie aussi, au passage, que la liste SMB est faite aussi pour incuber les projets !
Que sur Omifocus il faut oublier les actions séquentielles. THINGS est OK car il n’a que des actions parallèles. En conséquence ce type d’action va forcément ailleurs. Probablement en référence ou n’est tout simplement pas géré du tout. Encore une piste qui nous indique qu’il faut vraiment aller au minimalisme et faire bien attention à ne pas surcharger son projet.
Nb sur Things les taches séquentielles peuvent etre gérées sous forme de checking list sous la tache elle meme… Et n’apparaitre que sur commande
Have you rode that : Future actions (i.e., actions that are dependent on something else happening first) do not go on the Next Actions lists until you can take action on them. They get stored with project plans.
Oui tu as raison ça va dans le sens de ce qui est dit
Une action séquentielle (qui dépend donc d’une action précédente) ne va pas en prochaine action. Elle va en reference. DA ne met donc dans le projet que les actions : calendrier, celles en attente de quelqu’un (Waiting for) et la ou les prochaines actions (s’il y a plusieurs étapes ou sprint). De ce que je comprends, tous le reste dégage en référence ou en SMB ou n’existe tout simplement pas.
Définitivement :
On ne garde en projet que la / Les prochaines actions
Les actions calendriers (si on ne les met pas dans son agenda) si c’est bien calendar en anglais
Dans un monde parfait, les actions d’un projet bloqué par une autre action (comme en séquentiel) iraient où pour vous ?
dans la liste NA dans une section spéciale différente de « active » ? En considérant que celle-ci deviendra une NA une fois débloquée. On pourrait faire l’analogie avec les autres listes.
Attention aux termes : référence = pas d’action, ainsi on parle plutôt de « dossier projet » (pas référence projet) et de références (générales et/ou spécialisées).
Pour ta question, ça va clairement en 3. Ne jamais mettre des actions qui ne sont pas des « prochaines actions » (au sens de GTD) dans les listes de contexte, c’est l’un des plus sûrs moyens pour faire exploser les listes de contexte et ne jamais les utiliser.
une action future se trouve dans ton dossier d’accompagnement projets au même titre que ton plan de projets ou toute autre référence spécifique à ce projet. Elle passe dans tes contextes (et devient une « prochaine action » ou « next action ») uniquement quand elle peut être réalisée.
Je suis en train de revoir totalement mon Things lors de ma weekly review et juste un petit témoignage rapide. Je pense que grace à vous j’ai fait un bon considérable ! Merci
Ca m’agace un peu car j’aurais aime comprendre ça plus tôt… mais bon il faut un temps pour tout !
(1) En fait c’est tout simple. Je n’avais pas compris ce qu’il fallait laisser dans le projet lui meme a savoir les trucs en attente des autres, ceux a voir avec quelqu’un- sujets de discussion-, calendrier (si on ne le met pas directement et UNIQUEMENT la ou les prochaines actions (actionnables d’une étape ou d’un sprint).
(2) (Avant, dans mon projet, J’avais aussi les prochaines actions non actionnables (car THINGS est capable de les gerer en les mettant en SMB) directement. Du coup c’était tout simplement ingérable du fait du volume des taches dans les projets et impossible de choisir)
Aussi, Il fallait alléger tout ca !
En mettant (1) dans mon projet actif le choix de l’action est évident et on est immédiatement focus.
Et je mets (2) les taches futures donc non actionnable, les plans de projet non opérationnels en REFERENCE. J’ai tout simplement cree un doublon qui s’appelle Ref Projet / XXXX (du nom du projet actif) et j’y met mon plan de projet grace aux entêtes et les taches futures. Et je met tout ca en un jour peut etre dans THINGS qui permet de cacher cela de ma vue opérationnelle.
<=>
Du coup ma nouvelle organisation rend les choses beaucoup plus claires. j’arrive a faire ma WR tres bien et mon projet est super propre et facile a utiliser.
Et ca marche ! J’aurais pu faire ca sur omnifocus ou n’importe quel systeme numerique. Mais THINGS est tres bien pour ça.
Un petit retour par rapport a mon post d’hier sur la séparation des taches entre les projets et les references.
Cette façon de procéder à un gros impact positif sur ma façon de travailler. Ce matin j’ai eu l’occasion de tester en réel l’efficacité du systeme. Un de mes clients m’a proposé 2 affaires que j’ai immédiatement cree en projet actif et en ref sous l’intitulé Ref projet XXXX sans passer par la case Inbox.
J’ai tout de suis mis en attente ce que j’attendais dans le projet actif ainsi que ma premiere action qui était évidente (elle va bien me prendre 20mn). Puis j’ai commencé à préparer tres vite mes prochaines actions futures que j’ai classé en ref. projet. Tout cela m’a pris moins de 5 mn…
Cette façon de faire est beaucoup plus dynamique que ce que je faisais avant et c’est surtout beaucoup plus lisible et claire !
Une fois que cela a été fait je me suis rendu compte que j’avais 15 mn avant le dejeuner. J’ai vite relu mes contextes et je me suis rendu compte de la facilité de choix de mes actions et objectifs du jour. Etant débarrassé de toutes les actions futures non actionnables (qui sont en ref projet) je ressens un bien être évident. C’est un peu comme si on m’avait ôté d’un " poids décisionnel "
j’ai vite trouvé aussi sans difficulté une action a réaliser en 10 mn…
Je suis tres content de cette nouvelle façon de faire. J’ai encore quelques soucis avec le traitement de mes notes que je préfère mettre en référence sauf lorsque je veux suivre en permanence quelque chose (la je la met dans le projet)
D’un façon globale, Things gere parfaitement les choses mais omnifocus aurait pu les gerer tout aussi bien. Mon bujo reste définitivement un outil de réflexion et de collecte. L’action part de things et mes taches et projets sont suivi par things. Mon CRM gere comme le préconise DAVID ALLEN (pour Act’s) mes reference projets et contacts. C’est juste un outil auquel je me refere pour garder des traces de trucs, faire des sélections et gerer mes émails et c’est tres bien comme ça…
Cette apres midi je vais essayer d’avancer sur mes high pay of !
Histoire d’ajouter de l’information sur ce sujet :
So if you have a project that has 10 steps, but only 1 of those is a next action (meaning you have all of the information you need to take the action) then only that 1 would be organized on a next action list. Many people will have some kind of keyword or enough in the description of the next action to tell them what project it relates to. All 9 other actions that you cannot do yet are project support–until they become next actions.
