Références, archives, supports projets,

Bonjour tout le monde,

Je voudrais savoir comment vous triez et organisez vos différents documents, papiers, ressources diverses, etc…

Je distingue plusieurs catégories :

  • supports projets
  • Références (ou les supports projets doivent être dedans ?)
  • Références générales
  • Archives

Ces catégories, selon moi, doivent être présentes « partout » :

  • VERSION PAPIER (classeurs ?)
    -PRO
    -PERSO

  • VERSION DIGITALE :
    -smartphone
    -ordinateur

Qu’en pensez vous ?

Je pense fortement qu’il faut que je reprenne une structure de base comme certains d’entre vous me l’avez déjà exposé :

1- PROJETS EN COURS
2- RÉFÉRENCES
3- ARCHIVES
4- UN JOUR PEUT-ÊTRE

Dans ce cas là est ce juste si je classe, aussi bien ce qui est papier que ce qui est numérique :
1- PROJETS EN COURS : docs et supports d’accompagnement de projets

2- RÉFÉRENCES : refs générales, et euh… Quoi d’autre ???

3- ARCHIVES : archives :sweat_smile:

4- UN JOUR PEUT-ÊTRE : docs et supports divers pour des éléments, projets SMB

Et question à 1000points :

  • Comment bien distinguer un support projet d’une référence (on peut avoir besoin des 2 pour un projet), et une référence d’une archive ??

je ne peux pas répondre à tout mais voila :

en pro

une référence est « universelle » et pas liée à un projet particulier chez moi, je fais de l’administration de serveur informatique, et j’ai mes documentations pour chaque logiciel à installer par exemple, comment faire un changement de version, comment optimiser un site web …

archives : c’est par exemple les fiches liées à un ancien client, un ancien projet, un truc a priori j’en aurais jamais besoin, mais on sait jamais ( un peu comme mes historiques email depuis… 2004 :-), tous les ans je fais une archive de l’année, c’est vraiment exceptionnel que j’ai besoin d’aller pécher dedans )

en perso

reference : (numérique) un peu pareil que pro, par exemple mes recettes de patisserie ;-P; ou les avis d’impositions numérisés

archive : toute la paperesse légale dans une caisse en métal ( a présent c’est aussi numérisé, un peu à cheval entre archive et référence, je ne mets jamais le nez dans les papiers puisque tout est numérisé depuis une dizaine d’année )

la distinction est un peu flou dans le cas perso pour moi ( est ce que les archives sont des archives ou des références, mais là on touche plus l’épistémologie qu’un besoin réel de mon coté )

en archive pure numérique, j’ai les fiches de mes derniers voyages ( beaucoup de road trip, donc plein d’hotels … ), c’est plus pour les amis qui me demandent des infos quelques années plus tard

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J’espère que je vais avoir les 1000 points :wink:

La référence sert en général, le support projet sert en particulier. En pratique, par exemple, ton modèle de devis serait de la référence générale (tu te sers toujours du même modèle pour tous tes devis), mais une fois que tu prends un modèle et le remplis pour un projet particulier, ça devient du support projet (puisque ce devis est attaché à ce projet particulier).
Autre exemple côté perso, une checklist de départ en vacances, c’est de la référence générale. Si je la remplis pour les prochaines vacances ça devient du support projet pour ces vacances-là (ça peut être pratique évidemment de ne pas utiliser le modèle, mais de le dupliquer pour pouvoir le glisser côté projets sans perdre la … référence :)).

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Bravo @Romain, tu as gagné les 1000points :wink:

Merci beaucoup, c’est limpide.

J’ai 2 sujets qui me posent particulièrement problème à classer :

  • Administratif : factures d’école, de crèche, factures diverses, eau, etc… Mais aussi tous les autres docs d’ordre administratif.

Ce sont des archives n’est ce pas ? Est-il intéressant de garder les documents de l’année en cours en référence ? Et de les archiver en fin d’année ? Ou pas du tout, archiver au fur et à mesure ?

Et mon dernier gros point de friction… J’ai un métier (et des passions), pour lesquels je récupère, conserve, énormément de documents « d’inspiration » : images, captures d’écran, photos, magazines, impressions, livres, etc… Mes livres sont dans des bibliothèque, ça c’est facile, mais pour le reste, j’en ai un peu partout… Des pochettes, des chemises, des classeurs, des disques durs, sur mon ordi, sur mon tel,… Ça me semble être un travail de titan, et surtout, quitte à me lancer dans un tel chantier, j’aimerais dans la mesure du possible que ce spot avec la bonne méthode de classement pour m’y retrouver facilement.

Ce sont des références tout ça n’est ce pas ?

Et faut il distinguer Références de Références générales ou est ce qu’on parle de la même chose ?

Bonjour @Julie,
Sur ton deuxième point, j’ai eu récemment la même réflexion que la tienne et j’ai fini par distinguer deux choses dans mon système de références :

  • Les « références générales » de type administratif, famille, école, et toute sorte de documents utiles (j’ai d’ailleurs longtemps appelé mon dossier « Documents utiles »). J’ai des classeurs thématiques rangés par ordre alphabétique (par exemple un classeur « banques-assurances », un autre « impôts », « santé », « école enfants », etc.) ;
  • Ma « base de connaissances » qui réunit tout ce que je peux collecter sur mon métier d’intéressant. Ca ne recoupe pas exactement une séparation pro/perso car dans les classeurs de « références générales », je mets tout ce qui est relatif à ma carrière pro du point de vue administratif par exemple. Ma base de connaissances ressemble plus à un wiki dédié à mon métier que je sépare des dossiers « références générales » pour avoir un accès plus rapide à ma documentation. Mon système « base de connaissances » est à la fois papier et numérique.
  • Papier : ce sont des classeurs par ordre alphabétique d’auteurs avec des articles dedans ;
  • Numérique : la j’ai un double classement : alphabétique pour les auteurs et thématique pour tous les sujets qui m’intéressent.
    Du coup mon accès à des documents utiles (du type « il me faut un justificatif de domicile la tout de suite ») est plus facile car pas noyé au milieu de 36 classeurs sur mon métier et mes passions.
    A noter que j’ai un moment envisagé de considérer le maintien de cette base de connaissances sur mon métier comme un projet à part entière avant d’abandonner cette piste : en fait la base se nourrit toute seule de tous ce que mes projets pros et persos suscitent comme « connaissances générales ».
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Merci pour ce témoignage, c’est très intéressant, et je trouve qu’on voit bien la distinction que tu fais entre Références et Archives :wink: Merci !

Très intéressant Adrien, merci.

Mais du coup les références liées à ton travail, ton activité, sont séparées de tes références générales c’est bien ça ?

C’est vrai que moi je suis en train de faire une arborescence où « tout » se trouve dans le dossier Références… Des documents d’école des enfants, aux recettes de cuisine, à mon dossier Ressources et inspiration… En passant par SANTÉ, etc…

C’est peut-être trop fourre tout ?
Le « dossier » Réfèrences peut il avoir une taille illimité du moment qu’on peut avoir besoin de tout ce qu’il contient ?

J’ai l’impression que dans mon dossier Archives, je devrais avoir beaucoup de dossiers en doublons avec ceux du dossier Références, justement pour archiver ce qui ne me servira plus au quotidien sauf cas exceptionnel. L’administratif, les ressources pour tel ou tel projet…

En relisant plein de choses sur le forum, j’ai vu qu’on avait abordé ce sujet des réfèrences de nombreuses fois… Je continue donc mon investigation pour enfin réussir à tout ranger/classer ce qui doit l’être, comme il se doit !

Nouvelle interrogation : À quoi ressemble une liste de projets concrètement ?
J’en ai une, mais je me rend compte que mes projets ne sont pas forcément (oups…) nommés en résultats souhaités/résultats à atteindre :frowning: Tous vos projets sont nommés de la sorte ?

Je retrouve un peu le même problème dans mon système de classement.

Des choses en doublons en archive et en référence mais j’imagine que c’est normal.

Par contre comment vous gérez les choses de la même thématique qui appartiennent à différentes personnes ?

Par exemple les papiers administratif d’une personne A et B.
Plutôt : Administratif / Personne A et Administratif / Personne B ou plutôt : Personne A / Administratif et Personne B / Administratif ?

Elements non activables
Je n’ai plus vraiment de probleme references depuis que j’ai adopté les principes suivants. Comme dit DA il faut toujours " penser pratique. " Quand aurais je besoin de ça et pourquoi ? Comment faciliter l’accès au documents en moins de 2 mn…

Documents immeubles = Documentation spécialisée voir GTD P 232 et suivantes.
Numerique : Mettre les document de mes immeubles dans Drive
Physique : Mettre mes dossiers immeuble papier dans une grosse boite classée alphabétiquement juste derriere moi à portée de mon bras.

Document non immeubles
Mettre tout ce qui n’est pas immeuble dans ma bibliothèque rouge ou chaque dossier est classé alhabétiquement exemple compta pro, compta perso, Formation, retraite. J’ai deux étages au dessus j’ai tous mes livres.

Document références numérique générales vont dans evernote pour faciliter la recherche future.

Archives à la cave

La seule question non encore vraiment traitée ce sont mes check list et documents entreprise. Pour 'l’instant ils sont dispersés entre mon Mac, evernote et Omnifocus. C’est un de mes chantiers pour plus tard. Il archivera totalement ma structuration.

Comment organisez vous vos références de Type check list, modèles entreprise ? Liste des horizons ?

Petit update car j’ai l’impression de trop m’éparpiller dans les logiciels que j’utilise…

Où rangez vous vos listes ?
Dans un seul et même logiciel/appli ?
Lequel/Laquelle du coup ?

Je me rends compte que j’utilise Google keep, mais pas comme il faut car trop d’éléments.
Mais aussi un peu excel, les notes de mon téléphone…

Vous arrivez à centraliser au même endroit et à vous y tenir ?
Evernote peut-être ?

Merci d’avance,

ACTIONNABLE

  • Tout ce qui est actionnable (projet + prochaines actions) va dans mon logiciel (Omnifocus)

NON ACTIONNABLE PROJET OF

  • Ce qui concerne le projet OF non actionable y va aussi (mais avec un tag smb ou Ref) ou sans tag si c’est une prochaine - prochaine action, projet par projet (je suis feneant je n’ai pas envie d’aller les chercher ailleurs)

SMB OF (j’ai abandonné google) et cree des perspectives speciales pour ça, dans un dossier specifique cf mon setting OF/ Novembre 2020

REFERENCES

  • Tout le reste va dans EVERNOTE (systeme reference de base genrele et note et bientot Obsidian pour mes recherches)
  • Tout ce qui concerne les documents immobilier et relatif à mes immeubles et projets vont dans GDRIVE ex les etats loc, les baux, les documents juridiques, la compta etc etc etc…

Un seul but je veux avoir identifié out ce que je cherche en moins de 10 secondes.

exemple sur evernote je garde certaines de mes intervention sur le forum ou les articles les plus pertinents de mes camarades de jeu voici un exemple sur Evernote. Puis je les clarifies et je nettois l’inutile. Les deux questions que tu a posées m’ont pris du temps pour repondre. Elle me serviront peut etre de reponse quasi automatisée la prochaine fois et sont un resume de ma façon de comprendre GTD et de mon evolution dans la compréhension de la méthode.

Et dans OF tu as la trace de ce que j’ai fait

Tâches : OmniFocus (capture des tâches dans son inbox)
Capture d’idées diverses non actionables : Drafts
Notes personnelles (Zettelkasten) : Obsidian
Gestion de documents : DEVONthink

C’est tout et je m’y tiens scrupuleusement. (Après, j’ai 20 ans de backlog à rendre cohérent. Mais c’est une autre histoire ! :sweat_smile:)

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Tâches, projets, calendrier, check-lists et horizons : DayLite
Support Projet : Google Drive avec lien vers Miro et lien depuis DayLite (pour y accéder en un clic)
Références : Google Drive avec lien vers un board Miro quand nécessaire
Archives : Google Drive

Pour la saisie, soit papier/crayon soit Captio qui m’envoie un email ; bannette à la maison, au bureau et dans le sac pour les déplacements (rares actuellement)

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J’aime bien l idee de mettre les horizons dans ton systeme de taches idem pour les check list. Ce sont des informations qu’on a besoin de suivre regulierement…

… ou alors tu mets une tâche récurrente te disant de vérifier telle note à l’extérieur… Pour mémoire, Obsidian a un URL scheme que tu peux mettre dans le champ note d’OmniFocus… (et comme tu as lu Creating Flow with OmniFocus, tu as même en ta possession une macro Keyboard Maestro qui te l’ouvre d’un simple raccourci clavier)

Au départ ça n’y était pas, jusqu’au jour où j’ai trouvé un moyen simple pour le faire (les docs supports éventuels pour chaque horizon sont dans Miro ou Drive aussi)

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