Structuration Omnifocus 06.2021

Comme quoi, j’ai totalement oublié ! et rien reporté du tout… Ou alors je l’ai zappé ce truc dans mes migrations… Pardonnes mon grand age :joy: Bientot la retraite ! Merci encore :blush:

Bon j’ai commencé la partie 2. Effectivement il y a des choses interessantes, notamment sur les routines que j’ai mis en place immédiatement. J’y vais tout doux car c’est quand meme touffu Dini !

Salut Lionel @lkw
Depuis hier je teste cette organisation de projet et j en conclu que c est hyper genial ! Chez moi ca fonctionne vraiment bien ! Merci beaucoup :blush:

J ai aussi remarque que ca m encourage a bosser projet par projet. Je sais que c est pas hyper gtd mais c est ma facon de fonctionner. Je prends un dossier et je fait tout ce que je peux faire jusqu au bout un peu en time blocking. Ca peut prendre 1 heure, une demi journee ou une journee entiere par blocs de travail. J avance super bien et je suis beaucoup moins stresse car je sais que je suis alle jusqu au bout de ce que pouvais faire.

C est nouveau pour moi car avant je n enchainais pas les blocs. Je traitais un bloc sujet puis un autre (parfois un autre jour) et je n avançais pas assez. Du coup je stressais et je perdais en efficacite et augmentais ma charge mentale.

Depuis hier, j enchaine les blocs (un morceau de projet par morceau de projet = sprint) j ai une meilleure continuite mentale. Je suis plus imaginatif et bref je bosse mieux. Je suis Suis super reconnaissant de ton aide :wink:

Nb je devore dini !

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Content que ça marche ! Qu’est-ce qu’il a fallu te tanner par contre :grin: :kissing_heart:

Concernant le travail projet par projet, globalement il est plutôt prouvé qu’on est plus efficace quand on peut rentrer durablement dans un projet. Je ne crois pas que Allen interdise les plages de travail, en tout cas je pense que c’est beaucoup plus profitable.

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Oui mais tu avais raison ! Sur Omnifocus notamment. C est pas evident. Il faut faire sa propre experience, qui ne se transmet pas (helas) :wink:

@lkw C’est une de mes grosses erreurs. Depuis des années je bosse par sequences. C’est une methode que j’avais appris chez un grand institutionnel (boite d’assurance notoirement connue ou on nous demandait d’avancer simultanément sur de nombreux projets n’ayant souvent aucune relation les uns avec les autres si ce n’est de devoir être cédés.

La méthode etait simple. CHaque projet était decoupé en séquences et je travaillais sur une séquence d’un projets. Exemple le lundi telle séquences, mardi telle autre etc… J’avançais petit a petit sur de multiples projets mais c’etait au prix d’une fatigue physique, morale et émotionnelle significative. J’avais la quarantaine cela avait peu d’importance.

Dans cet esprit, ma pire expérience et erreur qui va dans ce sens, a été au début de mon apprentissage de GTD oú je ne bossait que par contexte (exemple je ne traitais que le contexte Emails et ses multiples prochaines actions. J’abordais alors, de multiples sujets superficiellement et parfois ca partais en vrille a cause d’informations non prises en compte.

A l’aube de ma soixantaine j’ai beaucoup appris. Mes fonctions on évoluées. Diriger mon entreprise m’a énormément appris et fait évoluer. Avec le recul Je pense que la méthode sequence / Multi projets est une erreur. Comme je l’ai expliqué plus haut, c’est tres compliqué. A chaque fois il faut se remettre dans << le bain >> ce qui necessite une forte dépense d’énergie mentale et une perte significative de concentration particulièrement, dans les activite commerciales.

Avec le recul et mon activité independante, mon expérience m’amene a penser qu’il faut mieux travailler projet par projet, un par un, chaque partie d’un projet étant divisisee en une sorte de mini projet (ou sprint) et avancer autant que possible sur tout ce qui est actionnable. Aussi desormais, je bosse sur un seul sujet jusqu’au bout et je passe au suivant des que tout ce qui peut etre fait, a été fait.

Pour moi c’est une énorme découverte, qui va paraitre triviale pour certains et ce n’est pas la façon dont j’ai appris à bosser. Je pense que c’est peut etre lie à mon travail qui necessite de trouver des solutions à des sujets complexes rapidement dans l’interets de nos clients (vendeurs et acheteurs).

Désormais, lorsque je travaille sur un projet je considère l’ensemble des contextes de cet unique projet. Les autres projets attendront.

J’en accepte les conséquences qui sont de bien choisir ses combats. Une erreur de choix de projet peut avoir de graves conséquences en perte de temps et de chiffre d’affaire et parfois qu’on traite un seul vrai sujet par jour au lieu de 2 ou 3 et une serie de taches annexes…

Aussi, à certains moments, je traite du " tout venant " " en bloc " exemple lorsque je nettoie mes emails ou que je fait du classement. Mais ca reste des " sujets " thématiques cad un groupe de taches liees à un projet ou une habitude…

Dans le travail par bloc ou par projet omnifocus est ici d’une aide considérable. Sa fonction focus est tout bonnement géniale. Tous les projets disparaissent, sauf le projet en question. C’est d’une puissance phénoménale. OF force la concentration à 100 % sur le sujet et du coup la productivité et l’efficacité sont exponentielles. La depense d’energie est forte mais le resultat est tangible. :blush:

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Mise à jour en profondeur de mon systeme Omnifocus que je partage avec vous :

  1. J’ai repris l’idée de classer mes projets par domaines de responsabilités que j’ai simplifiés. J’avais du mal à visualiser l’avancement de mes projets sur chacun des aspects de ma vie. Ma barre des taches (à gauche) n’évolue plus. En Horizontal je n’ais plus aucune icone de perspectives. Je n’en ai plus besoin. Le dossier reference d’omnifocus comporte plutot des dossiers géneraux comme la liste de mes achats ou des checklists indispensable, des modeles de projets omnifocus également…

  1. Mes contextes évoluent aussi. Apres les avoir limités au maximum, je me suis rendu compte que j’avais du mal à agir. Je me rend compte que plus on descend dans les horizons plus les choses doivent être détaillées.

Omnifocus étant un gestionnaire de listes, il est plus simple d’avoir des micro listes qui répondent à mes besoins rapides. J’utilise pour cela les multi tags sur une seule tache et je fais évoluer le projet au fur et à mesure de mes besoins

C’est dans Evernote que j’ai toutes mes notes et reflexions relatives au projet. C’est dans google drive que j’ai la liste de mes pieces par dossier. Google drive est classé façon GTD comme l’a si bien expliqué @Romain puis chaque immeuble est classé selon la méthode thematique « investissement » propre à faciliter les due diligences.

Tout cela va évoluer. Je poursuis ma formation de Dini et j’en découvre chaque jour d’avantage.

Juin voit ma configuration presque totalement remise en cause suite à ma lecture de DINI dont j’ai parlé par ailleurs. Je mets à jour en parallele ma nouvelle base avec ses trucs et astuces ce qui parfois a des conséquences inattendues…

J’ai effacé par erreur un projet important qui contenait des informations cruciales sur certains immeubles. Grace à la sauvegarde d’OF j’ai pu ouvrir un fichier datant d’avant cet évenement, faire un copier de l’ensemble du projet et un coller direct dans ma nouvelle base ouverte en meme temps.

J’ai beau bien connaitre je crois certains aspects de ce logiciel, je suis toujours surpris par la qualité des sauvegardes en local notamment…

Cette fonctionalité, dont things est incapable (chez lui c’est tout ou rien !) est une des grosses forces d’Omnifocus.

Au moins je sais que quoi qu’il advienne je peux compter sur Omnifocus et ses sauvegardes en cas d’incident :grin:

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J’ai résolu un soucis qui me prend la tete depuis des lustres au sujet de l’avancement de mes projets (statut) mais c’est pas pris de Dini car je n’y suis pas encore la… Donc cela pourrait peut être évoluer différemment…

J’avais besoin de connaitre l’etat d’avancement de mes projets pour gérer mon énergie. En attendant ce que dit Dini ou pas… J’ai résolu ça comme ça… Sans aucun tag… Et ca marche ! J’ai la liste de mes projets selon leur statut d’avancement

Capture d’écran 2021-06-09 à 17.22.09

et voici le réglage de ma perspective :

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Ca serait cool d’avoir une vision en tableau dans Omnifocus façon kaban…

Ce systeme d’avancement de projet dont j’ai parlé plus haut Ici à un impact significatif sur mon travail. Avant j’étais perdu parmi ma multitude de projets. J’etais obligé d’etablir des priorités sur mon bujo comme « bequille » à mon absence de vision. Maintenant je vois parfaitement l’avancement de mon travail sur mes projets et ce qu’il me reste à faire. Il me reste à les passer rapidement en revue ce que j’ai integre dans une de mes liste « settle » et je sais ou j’en suis dans ma journee…

NB j’ai inversé mes listes desormais ma tool bar et mes contextes se présentent comme ça en attendant d’ameliorer le reste grace à DINI. Je commence à avoir un vrai controle sur mon boulot. Je comprends que DINI, GTD et Omnifocus font partie d’un meme bloc.

Je vois GTD comme le manuel de base « theorique » avec Dini comme la partie « pratique » dont la réalisation pratique de GTD se traduit dans Omnifocus :wink:

Disons que… pas vraiment. Il y a quelques petits arrangements par ci par là qui ne sont pas très GTD. Mais qui s’en soucie :upside_down_face:

Le titre du livre de Kourosh Dini est « Creating flow with OmniFocus » et c’est pour cette raison que je le lis. Parce que je suis une créative et j’ai que j’ai besoin de me mettre dans un tunnel pour échapper à toutes les sollicitations de la vie qui ne manquent pas d’arriver de façon incessante comme le reflux des vagues sur les rochers.

Roooo le cliché bas de gamme, j’ai honte :see_no_evil:

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Plus je vieillis, plus je constate d’expérience que ce monde est de plus en plus rapide. Dans cette ere zapping les taches obligatoire et récurrentes restent omniprésentes. On a toujours besoin de trier ses papiers, de consulter ses emails, pour nous de suivre une daily review ou au minimum une weekly review etc… Mais comme tout va tellement vite ce sont des taches qui peuvent passer au second plan au profit de priorités que nous jugeons plus importantes ou plus urgentes parfois. Or ces taches contribuent à nos résultats et même parfois les conditionnent.

Aussi, je comprend bien ce que tu dis. Il faut un tunnel, un check list de trucs à faire un peu comme les pilotes d’avions qui permet de se consacrer au vraies priorités et aux horizons.

J’en suis la. Les taches récurrentes sont identifiées et mises en places grace a Dini. J’ai hate d’en savoir plus pour l’instant j’ai du mal a avancer j’en suis à la page 525… Fréquemment je tombe sur une pépite, il me faut le temps de comprendre si c’est du bon grain ou de l’ivraie…

Mais je vais y arriver… :wink: Comme toi :wink: