Structuration Omnifocus 06 2021

[fdenoisy]

Ce mois ci je teste une nouvelle façon de gerer mes projets.

A la lecture de nos echanges sur Notion j’ai réalisé que j’avais besoin d’un suivi de l’avancement de mes projets. Dans mon metier j’ai besoin de reagir assez vite. Aussi, avoir une longue liste de projets fusse t’elle separée en pro et perso me creait du stress et de la charge mentale inutile avec des questions du style :

Qu’est ce qui est en cours ? Qu’est ce que je dois faire en priorité ? Qu’est ce que je dois mettre de coté ne serais que temporairement…

C’est particulièrement vrai dans les période actives ou tout arrive dans tous les sens et qu’il faut prendre le temps de faire des arbitrages

Aussi chaque projet est placé dans une " boites " selon son degrés d’avancement.

Cette structuration va dans le sens de mon gros nettoyage d’Omnifocus et de ma migration realisée au mois de mai de mes references vers Evernote et ma volonté d’avoir un semblant de vue KABAN que je trouve plus claire pour l’esprit.

Mon organisation GTD est toujours axée Projet / prochaine action.

Il est rarissime d’avoir une action seule. La plupart de mes engagements / resultats a atteindre comportent au moins 2 actions et mes single action list sont tres peu nombreuses (moins de 10))

Cette arborescence me permet d’axer mon énergie sur ce qui compte vraiment sans avoir un longue liste a relire et des choix a faire et a refaire en permanence… Je ne distingue pas ma vie pro et perso cela compliquait trop les choses.

Quelques explications sur mes propres conventions :
WF = Un projet bloqué pour l’instant. J’attends un truc de quelqu’un ou une date particuliere qui rend le projet non actionnable pour le moment. Ex un dossier sous option d’un client jusqu’à telle date…
SMB = chez moi SOMEDAY = Projet Futur = Forte chance de le realiser.
MAY BE = Chez moi un projet que j’envisage de realiser mais sans certitude.

Puis, en ce qui concerne mes references, je n’utilise plus OMNIFOCUS. Mais EVERNOTE. Ces references comportent des details et des réfléxions (MPN) sur mes projets ou des liens web vers certains sites auxquels je me refere au quotidien.

Voici une vue arborescente d’evernote

Mes ces stades d’avancement doivent aussi se refléter dans mes prochaines actions classées par contexte (vue OF contexte)

Aussi, lorsqu’une tache est commencee je la met entre [ ] ce qui me permet de la suivre. d’un coup d’oeil je sais ce qui n’a pas été traite, ce qui est en cours, ainsi l’avancement de mon travail grace aux taches terminées que je peux faire disparaitre ou pas. Il suffit de supprimer leur contexte.

C’est tres artisanal. Une tache est soit en cours, soit à faire, soit terminée.

A suivre et en cours d’amélioration façon KAIZEN

[lkw]

Tu cherches des réponses que tu as déjà dans le bouquin avec lequel je te bassine depuis des mois…

Une autre façon plus simple (à mon sens) de poursuivre les tâches en cours d’exécution (ma vie n’est que tâches en cours d’exécution) est d’utiliser la Navigation façon Dini. Tu crées un ensemble de projets avec « à activer », « à avancer » et « stationnés » et chaque action (récurrente) ne contient qu’un lien vers le projet en question ou une perspective custom si c’est plus compliqué. Une fois que tu as avancé cette tâche selon ton plaisir, tu la coches et elle revient demain (ou à la périodicité choisie), c’est fini pour aujourd’hui, mais c’est avancé.

[Julian]

@lkw tu m’intrigues chaque fois que tu parles de ce Dini.
Il a pas écrit un truc sur Todoist ?

[fdenoisy]

J’ai toujours pas fini de lire Dini ! Ce livre est une horreur ! 1000 pages non mais franchement !
Merci je vais essayer de trouver les pages concernant ça…

[fdenoisy]

@lkw

Une autre façon plus simple (à mon sens) de poursuivre les tâches en cours d’exécution (ma vie n’est que tâches en cours d’exécution) est d’utiliser la Navigation façon Dini. Tu crées un ensemble de projets avec « à activer », « à avancer » et « stationnés » et chaque action (récurrente) ne contient qu’un lien vers le projet en question ou une perspective custom si c’est plus compliqué. Une fois que tu as avancé cette tâche selon ton plaisir, tu la coches et elle revient demain (ou à la périodicité choisie), c’est fini pour aujourd’hui, mais c’est avancé.

@lkw
Si j’ai bien compris ca donnerait un truc comme ça (sauf que je garde mes 3 dossiers SMB, MAY BE ET REFERENCE) par contre je ne comprend pas le fonctionnement des actions…

[lkw]

Lis le bouquin, FFS! (au moins pour voir si ça te convient) je t’ai indiqué les sections dans un autre post, ça ira plus vite que tâtonner et/ou que je te réécrive ce qu’il raconte.

Et en tant que mec qui écrit des bouquins de 1000 pages, je suis moitié vexé.

@Julian je crains que non

[fdenoisy]

@lkw

Et en tant que mec qui écrit des bouquins de 1000 pages, je suis moitié vexé

C’etait pas volontaire ! J’ai toujours du mal avec les long livres. Mais les tiens c’est pas pareil ! c’est des romans. On est pris dans l’action

La c’est de l’apprentissage. On a besoin de l’info vite. Dini detaille trop. Je vais essayer de retrouver ton post.

[lkw]

Dini détaille parce qu’il amène son lectorat de la base jusqu’aux usages les plus poussés. Même si c’est toujours bon de réviser les bases, tu peux largement t’en passer.

[fdenoisy]

Hello Martine @anon56350303
Tout d’abord Merci pour ton long post. Je comprends ce que tu veux dire. Mais en l’état actuel je ne peux pas me lancer dans un nouveau systeme sauf à mettre en danger mon entreprise. La période qui commence maintenant est la plus importante de l’année. C’est en général là qu’on fait le CA et c’est la période de tous les dangers. Je vais donc rester sur Omnifocus et Evernote et m’interdire tout changement de systeme jusqu’à que la période de " creux " revienne (en general janvier - mars 2022)

Je suis convaincu qu’il doit être possible de faire un truc simple simplement pour pouvoir controler l’avancement des sujets. C’est bien faisable sur papier…

[fdenoisy]

@anon56350303

C’est vrai @francois que la courbe d’apprentissage est longue et ne corresponds pas à ton besoin de vitesse.
Toutefois, et dans une logique de nettoyer ses usages, je te conseille de repartir de la base pour te regarder faire et voire ce que tu pourrais améliorer, modifier ou abandonner dans ta façon de faire.
Cette lecture m’est salutaire en ce sens.
Mais c’est vrai, ce n’est pas la même démarche : apprendre sur le long terme ou trouver un truc rapide.

@anon56350303
Oui je vais prendre un peu de temps pour skiper un peu, il y a plein de trucs qui ne me servent pas dans ce bouquin. La seule chose qui me semble interessante c’est son usage à lui et quelques perspectives. En tout etat de cause je veux garder Omnifocus simple et efficace. J’ai trop donne sur des systemes complexes qui m’ont fait perdre du temps et on accru ma charge mentale. En travaillant sur mon bujo (papier) je me suis rendu compte de la force de la simplicité. C’est tres difficile de faire simple mais une fois que c’est fait le travail s’en ressent de façon exponentielle. On reste concentre sur ce qu’on fait et on avance. Apres le plus dur c’est de s’y tenir un moment… Surtout si on a de l’imagination

[lkw]

Il y a beaucoup plus à prendre dans ce bouquin avec la navigation et tout, et franchement, tous les bons conseils que tu m’attribues, c’est chez lui que je les ai pris. Tu m’as cru pour OF (enfin, il a fallu deux ans, but who’s counting ), maintenant crois-moi rognutdju, potasse ce bon dieu de bouquin et tu auras un système stable.

[fdenoisy]

@lkw

Il y a beaucoup plus à prendre dans ce bouquin avec la navigation et tout, et franchement, tous les bons conseils que tu m’attribues, c’est chez lui que je les ai pris. Tu m’as cru pour OF (enfin, il a fallu deux ans, but who’s counting ), maintenant crois-moi rognutdju, potasse ce bon dieu de bouquin et tu auras un système stable

Tu es toujours de bon conseil. Je vais prendre mon courage a deux main et lire cette … chose
En tout cas je ne peux que me féliciter d’utiliser omnifocus et rien d’autre. C’est peut etre perfectible mais le logiciel est top. Et avec evernote ca fonctionne. J’arrive a faire le taf.

[fdenoisy]

@lkw

je t’ai indiqué les sections dans un autre post,

@lkw
Dsl Impossible de retrouver les sections de ton autre post…
tu te souviendrais ou tu l’as mis ? Merci

[lkw]

En toute amitié, et sans rancune, mais quand même, t’abuses un brin, là. Je te réponds là-dessus depuis des mois, tu m’as demandé d’aller chercher dans le bouquin, j’ai pris le temps de le faire. Elle est où ta collecte GTD ?

Retour aux fondamentaux actionable ou pas

Bon, j’ai creusé un peu plus, à partir du volume 3 jusqu’à la fin, c’est là qu’on entre dans les usages avancés (Launch tasks, Navigation, Today view etc.) Soit une grosse moitié du bouquin, mais franchement, y a tout dedans. J’avais lu et potassé la v2, j’ai fait la même avec la v3, et ça fait à peu près un an et demi que je n’ai pas senti le besoin de remanier mon système en profondeur (ce qui est assez dingue avec ma propension au bricolage). Je ne peux que te houspiller pour que tu le lises …

[lkw]

Euh, tu m’as fait une longue réponse, donc tu l’avais pas du tout zappé, hein.
Bref. Moving on.

[Julian]

C’était bien entendu une boutade

[fdenoisy]

@lkw

Euh, tu m’as fait une longue réponse, donc tu l’avais pas du tout zappé, hein.
Bref. Moving on.

Comme quoi, j’ai totalement oublié ! et rien reporté du tout… Ou alors je l’ai zappé ce truc dans mes migrations… Pardonnes mon grand age Bientot la retraite ! Merci encore

Bon j’ai commencé la partie 2. Effectivement il y a des choses interessantes, notamment sur les routines que j’ai mis en place immédiatement. J’y vais tout doux car c’est quand meme touffu Dini !

[lkw]

Content que ça marche ! Qu’est-ce qu’il a fallu te tanner par contre

Concernant le travail projet par projet, globalement il est plutôt prouvé qu’on est plus efficace quand on peut rentrer durablement dans un projet. Je ne crois pas que Allen interdise les plages de travail, en tout cas je pense que c’est beaucoup plus profitable.

[fdenoisy]

Oui mais tu avais raison ! Sur Omnifocus notamment. C est pas evident. Il faut faire sa propre experience, qui ne se transmet pas (helas)

[fdenoisy]

Mise à jour en profondeur de mon systeme Omnifocus que je partage avec vous :

1. J’ai repris l’idée de classer mes projets par domaines de responsabilités que j’ai simplifiés. J’avais du mal à visualiser l’avancement de mes projets sur chacun des aspects de ma vie. Ma barre des taches (à gauche) n’évolue plus. En Horizontal je n’ais plus aucune icone de perspectives. Je n’en ai plus besoin. Le dossier reference d’omnifocus comporte plutot des dossiers géneraux comme la liste de mes achats ou des checklists indispensable, des modeles de projets omnifocus également…

2. Mes contextes évoluent aussi. Apres les avoir limités au maximum, je me suis rendu compte que j’avais du mal à agir. Je me rend compte que plus on descend dans les horizons plus les choses doivent être détaillées.

Omnifocus étant un gestionnaire de listes, il est plus simple d’avoir des micro listes qui répondent à mes besoins rapides. J’utilise pour cela les multi tags sur une seule tache et je fais évoluer le projet au fur et à mesure de mes besoins

C’est dans Evernote que j’ai toutes mes notes et reflexions relatives au projet. C’est dans google drive que j’ai la liste de mes pieces par dossier. Google drive est classé façon GTD comme l’a si bien expliqué @Romain puis chaque immeuble est classé selon la méthode thematique « investissement » propre à faciliter les due diligences.

Tout cela va évoluer. Je poursuis ma formation de Dini et j’en découvre chaque jour d’avantage.