Taches ou travail récurrent

Bonjour,
Je me posais la question de savoir comment vous gérez vos taches récurrentes.
Par exemple le cas d’une tâche que vous devez faire toutes les semaines comme la prospection clients ou la comptabilité.
Quelque chose à faire qui revient régulièrement.
Est-ce que vous bloquez une tâche dans votre agenda, type time blocking avec sujet ?
Ou bien une tache récurrente dans votre outil. Dans ce cas elle revient chaque semaine. C’est une vraie question que je me pose et je vous remercie de bien vouloir partager avec moi sur ce sujet.

Pour moi tout dépend du type de « récurrence »

  1. Soit il s’agit d’une écheance de type Tva a declarer le 19 de chaque mois - direct Ical au 19 Idem pour un anniversaire. + repetition par ical. Idem pour les dates de controle d avancement de projet…
    Comme je controle mon agenda tous les matin et tous les soirs j’anticiperai la date du 19 exemple en time blocking le 17 où je ferai toute la compta d’un coup (sprint de 1:30)
  2. Soit il s’agit d’un travail de fond exemple prospection le mardi apres midi => Blocage du temps sur mon agenda par pomodoro de 25 mn en général.
  3. Soit il s’agit d’une relance client (j’en suis une dizaine que j’appelle regulierement) dossier Reference Omnifocus / Liste client à suivre / Date d’echeance X / repetition tous les 1 mois par exemple / Rappel 1 jour avant.
    NB2 lorsque le temps est bloqué sur mon agenda je m’y tiens. Tout est organisé autour de ça, sinon planifier ne sert à rien…

Bonjour @francois,
Merci pour ta réponse.

Bloquer des taches dans l’agenda ne fonctionne pas bien avec moi. J’ai beaucoup de mal à m’y tenir.

Comme le dit @Romain, prendre des rendez-vous avec soi-même ça marche pas.

Au sens GTD, il n’y a que 3 choses qui peuvent aller sur l’agenda : les RV avec des personnes, les réunions et les échéances ou informations imposées par l’extérieur.

Le reste va dans le système comme un travail prédéfini en amont.

Donc bloquer des plages avec soi pour une tache donnée ne me semble pas répondre au canon GTD.

Ton exemple de la TVA marche bien parce que ce travail est lié à une échéance. Tu dois la faire avant telle date.

Si je prends l’exemple de faire du commercial et prospecter, ça ne marche plus dans l’agenda, puisque ce n’est pas lié à une date donnée.
Mais si tu ne le fais pas, c’est ta société qui ne va plus marcher :thinking::flushed:

La prospection, le commercial, c’est une activité qu’il faut faire de façon récurrente, régulièrement.

Mon problème : je ne sais pas où mettre ça dans mon système et comment le mettre (quand je dis ça, je pense une fonctionnalité de récurrence qui existe dans OmniFocus.)

Mon souhait : faire du commercial toutes les semaines et faire un peu d’administratif au sens large (un peu de compta, ranger des papiers…).

Cela m’intéresserait grandement d’avoir l’avis de @Romain sur la question.

On a eu des echanges la dessus avec @Romain Gtd n’interdit pas de bloquer des plages (Cf time blocking) c’est ce qu’on appelle des Sprint. Mais il faut le faire avec parcimonie.

Pour la Tva je précise mon process car il n’est peut etre pas assez clair…

  1. La Tva est due le 19. Je dois la faire avant. J’ai dans ical 3 calendriers Travail (bleu), Perso (Rose) écheance (rouge) et Personnel (rose) Les taches sont des balises de contrôle. Bien évidement je dois faire la Tva pour le 19/11 - je prévois un appel avec mon comptable le 14/11 - je dois donc faire la TVA.L’appel du 14 est dans mon agenda en recurrent Dans OF j’ai mon projet " La TVA est déclarée tous les mois " et ma prochaine action est 12/11 (date previsonnelle de début) TVA à déclarer / Cf check list (date d’echeance) Ech 19/11, avec un lien OF. Mon check list comporte comme actions récurrentes:
  • Ouvrir fichier excel TVA
  • Checker la Tva récupérable
  • Checker la Tva non récupérable
  • Rédiger email de déclaration TVA au comptable

En general comme je fais ma WR le vendredi 8/11 je verrai la TVA sur mon agenda en echeance le 19, l’appel de mon comptable récurrent le 14/11 et ma prochaine action.
Comme je fais ma compta en batch je ferai un sprint de 25 mn entre le 5 et le 7 des que je me sentirai d"humeur comptable ou bien je planifierai ce sprint si je suis à la bourre exemple le 8 lors de ma daily review. En general je planifie lorsque je suis à la bourre ou qu’il s’agit d’un sujet crucial.

Pour la prospection c’est plus simple.
(1) Pour mes cibles core (mes clients) je la fait moi meme tous les jours en général (30 mn par jour) c’est dans la liste de mes habitudes sous forme de CHECK LIST OF). Elle se fait par email et téléphone. Mes cibles sont sélectionnées prealablement sur mon CRM et reportées dans mes prochaines actions d’Omnifocus. Je pourrais utiliser mon CRM pour tout mais je prefere une centralisation totale des projets et actions sur OF.
(2) Pour mes cibles non core je vais surement passer par une société de telemarketing. C’est un peu couteux mais cela me fera gagner un temps fou. Je ne peux pas tout faire.

Pour moi le principe de fonctionnement des écheances est donc simple

  1. Pour ne rien rater, des balises d’echeances obligatoires façon GTD agenda dans Ical (ex ech Tva le 19) = Outil de contrôle
  2. Tous mes projets et toutes mes prochaines actions activables dans un contexte Omnifocus. = Outil d’action
  3. Mon CRM = outil de reference et de controle de l avancement commercial.

Hope that’s help sous reserve de ce qu’en dira @Romain

@Margott
Oui autre exemple. J’ai voulu m’abonner à netflix. On m’a proposé une période d’essai qui se terminait le 26/10. J ai noté en écheance (rouge) sur mon agenda à la date du 26 Ech. / Resililier Netflix ?
La on est le 23 et je vois mon agenda hebdo et je décide de résilier effectivement Netflix dès maintenant mon abonnement car je trouve qu’il n’y a pas assez de " bons films " que je suis hyper déçu et que je n’aime pas les séries. Je l’ai résilié dans la foulée (tache de moins de 2 mn). Nb Cette tache n’etait pas notée dans OF.

Autre exemple la j’ai presque une heure devant moi. J’ai un projet pénible à effectuer le report de mes clients et demes produits dans mon CRM pour suivi. J’ai une pile d’1 m de hauteur sur mon bureau. Autant dire que c’est décourageant. Que faire ? R. Je la traite façon clarification Inbox GTD. Chaque information va etre nettoyée une par une et je bloque 50 mn pour le faire. Je coupe mon téléphone bien sur et j’attaque le sujet…

Nb : C’est super d’avoir lancé ce sujet c’est un problèmes récurrents qu’on rencontre tous.

Merci pour tes réponses @francois

Mais ça me confuse. Je ne comprends pas tout à vrai dire.

J’ai pas de souci avec la gestion de l’agenda en tant que tel.
C’est pour les gros blocs que c’est compliqué.

Poses tes questions j’essaierai d’y repondre. Sujet par sujet.
Pour les gros blocs ce n’est pas compliqué (pour moi). Tu ne bloque (a un instant T ou en planifié) QUE ce sur quoi tu dois vraiment avancer qui necessite une forte implication. Exemple ce matin pendant presque une heure je voulais m’attaquer à ma saisie de datas dans PD. Au moment de commencer je me suis rendu compte que certaines données n’etaient pas à leur place. J’ai adapté mon action et commencé par ça. Maintenant il est 12:30 j’ai a nouveau 30 mn devant moi. J’attaque ma pile… A chaque fois que je termine un pomodoro je note ce que j’ai fait dans mon projet OF. Ainsi à la fin de la journée ou de la semaine je peux controler le realisé, évaluer et me fixer de nouvelles etapes dans mes projets et objectifs. Ces reviews corrigeront le tir si nécessaire. Le plus important c’est ma prochaine action.

Hello,

Bonne question. J’ai des tâches récurrentes dans mon gestionnaire de tâches, par exemple : Arroser les plantes (tous les samedis, oui je n’ai pas trop la main verte). Donc tous les samedi la même tâche revient dans mon gestionnaire.
Idem que pour l’exemple de @francois et Netflix, si je dois tester un service je me met un rappel dans Nirvana quelques jours avant l’échéance : Résilier abonnement Netflix ?
Mais la on est pas sur du récurrent.
Dans mon travail je dois faire de la prospection, j’ai donc des créneaux de prospection récurent dans mon agenda le jeudi de 10 à 12h.

@Margott est ce que tu peux nous donner un exemple de tâche récurrente que tu ne saurais pas où placer ?

Bonsoir la compagnie !
Voici deux exemples : la prospection et les tâches administratives.
En réfléchissant aujourd’hui, je me suis dis que je pourrais créer un Projet dans Omnifocus sous lequel se trouveraient des tâches bien définies plutôt qu’un truc opaque comme « faire de la prospection ». Que cela veut-il dire au fond ? Et tout à coup, plein de trucs me sont venus, comme appeler machin avec qui j’avais parlé pendant mon étude de marché, dire à truc que ma société est immatriculée.
Et tout cela irait sous ce projet « Prospection » avec des contextes bien définis.
A bien y réfléchir, je crois que j’aimerais fonctionner en « sprint » comme dit François. De mon côté je dirais en « Mode » prospection avec contexte.
Disons que je fais deux heures de Prospection le lundi matin et que je passe une série de coups de fil, puis que j’envoie une série d’email à des gens qui m’ont donné leur carte de visite, etc…
Mais mettre ces deux heures de RV avec moi-même le lundi, c’est pas GTD. Je pourrais tout aussi bien dire que le lundi matin, je suis en Mood Prospection.
Tiens donc, me vient l’idée du contexte émotionnel dont parlait Romain…

Concernant les tâches administratives, c’est encore plus opaque. Il y a toujours plein de trucs à faire : scanner la facture bidule et l’envoyer au comptable. Et ça tu vois, c’est quelque chose à faire une fois par mois. Mon idée est de regrouper toutes mes factures fournisseurs et les scanner en une fois. Du coup, je raisonne pendant que je t’écris, je me dis que je n’ai qu’à déterminer une date d’envoi à mon comptable et BAM, je me mets une plage horaire le jour d’avant pour scanner mes docs. Ce sera la même chose que pour la TVA de François, et la mienne du coup.

Aurais-je répondu à mes questions ?

@Romain ! Si tu passes par là, je veux bien ton éclairage.
Merci à vous tous en tous cas.
Belle fin de journée.

Martine

Au contraire @Margott c’est totalement GTD ! Se bloquer des créneaux c’est dans la méthode

Très bonne idée, tu regroupes les tâches du même type

Alors là ! Je boucle bientôt mes deux ans d’application de la méthode GTD et j’ai vu çà nulle part dans les deux bouquins de David Allen. J’ai lu s’organiser pour réussir deux fois pourtant. Arghhhh !!!
Aurais-je loupé quelque chose ?
Peux-tu me dire où trouver cette info dans le bouquin ?

Merci d’avance.

Bonjour et Merci @Margott pour ce sujet.

Je t’avoue que c’est un point sur lequel j’expérimente encore parce que je voudrais faire supporter mes habitudes par mon système comme @Alexis avec ses plantes mais je trouve qu’au bout d’un moment j’ai trop de rappels dans ma vue « Aujourd’hui » de ToDoist. Je suis preneur des soluces du coup !

Le timeblocking n’est effectivement pas purement GTD mais reste totalement compatible. Je met ma main à couper que de nombreux pratiquants bloque du temps pour leur revue hebdomadaire. Elle s’appelle hebdo donc tu déduis avant la fin de la semaine mais en vrai la WR n’a pas de deadline.

Il est recommandé de la faire tous les 7 à 10 jours mais ça n’en fait pas vraiment un item qui du point de vue de la méthode devrait être sur le calendrier puisque le timing n’est qu’une reco. On sait juste que c’est la juste fréquence pour garder le contrôle. De plus, c’est une bonne pratique (conseillé par certains coachs GTD) pour débuter et ça permet à beaucoup de s’y tenir un minimum.

Pour tenter de répondre à cette question, il y a 3 points qu’avance DA dans ses différents ouvrages (pas forcément « S’organiser pour réussir ») :

  1. Le calendrier pour les choses à faire un jour ou à un moment précis et les échéances
  2. La priorité est ce qui vous encombre l’esprit
  3. Avoir des listes de rappel facilement accessibles

Pour le cas des tâches administratives…

Si on prend le point 1, tu peux estimer que pour que tout tourne rond dans ton monde, tu dois faire un peu d’admin chaque jour ou chaque semaine. Dans ce cas, on se retrouve dans une situation semblable à ce que j’ai décrite plus haut avec la revue hebdo. Quelque chose qui n’a pas de deadline mais qu’on accepte de gérer comme tel parce qu’on sait que c’est critique.

Si on prend le points 2, c’est le feeling qui va te guider. « Il faut que je fasse de l’admin », donc je dois déterrer toutes les tâches de type admin dans mes listes d’actions.

On en arrive du coup au point 3. Si je veux pouvoir déterrer toutes les tâches admin sans me prendre la tête, il faut que je puisse rapidement les identifier. Pour ce dernier, point ça dépend de la structure de ton système et tes usages.

Le contexte émotionnelle ou te baser sur ton niveau d’énergie peut être une bonne solution. Puisque nos émotions et nos énergies fluctuent au long de la journée, tu finiras par tomber sur une de ces tâches administratives.

Personnellement, j’utilise ces 3 contextes :

@bureau-deepwork pour toutes les actions qui nécessitent de la concentration et une absence d’interruption.

@bureau-temps-mort quand je n’ai plus la tête au boulot. Il contient aussi les actions sans grosse prise de tête que je peux clore avant de vider mes inbox quand je vois que l’heure de quitter le bureau approche.

@bureau-entre-deux pour tout le reste.

Ces contextes suivent la fluctuation de mes niveaux d’énergie, de concentration et de disponibilité. Je passe forcément sur au moins 2 des 3 chaque jour de ma semaine de travail.

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Bonjour @Julian,

Merci pour cette réponse claire comme d’habitude :+1:

Et BIM ! Bravo. J’en fais partie. Ma Revue Hebdo est bien dans mon agenda le jeudi soir. Comme on dit : ça c’est fait.

Le point 1 est celui qui me parle le plus : Timeblocking donc.
Le point 2 m’obligerait à déterrer les taches « administratives » par contextes.
Et oui cela dépend de mon système qui est classé par zones de responsabilités. Vous vous souvenez : VENDRE, GÉRER, PRODUIRE, etc.

Et on en arrive au point 3 : il me suffit finalement de focuser (je sais, je sais tu n’aimes pas ça @Julian :woozy_face:) sur le dossier qui s’appelle GÉRER et de bosser par contexte ensuite, histoire de ne faire que des taches « admin » le jour que j’aurais Time bloqué dans mon agenda. Je précise que c’est une fonctionnalité d’OmniFocus pour ceux qui ne le connaissent pas.

Pour en terminer avec tes trois contextes Deepwork, Temps mort et Entre deux, ce sont des filtres que j’ai mis en place par l’intermédiaire des Perspectives dans mon OmniFocus. Sortes de super tableaux croisés dynamiques. Mais je m’en méfie pour la raison suivante : l’exhaustivité.
Ai-je bien mis les bons filtres, sur les bonnes choses et aux bons endroits ?
J’adorerais avoir l’avis et si possible les conseils de @lkw sur la question de la construction des Perspectives dans OmniFocus.

@Romain si tu passes par là, je veux bien ton avis également. Merci.

:roll_eyes::flushed::zipper_mouth_face::yum:

Juste pour compléter l’aspect timeblocking. Mon calendrier est toujours ouvert et visible (j’ai 3 écrans) de façon à limiter le risque de passer à côté d’un engagement que j’ai moi même pris le soin de glisser dans mon agenda.

Hello, merci à toutes et tous sur ce sujet super intéressant !

Il me semble, en fait, qu’on ne parle pas tant de travail récurrent que… de responsabilités ! En lisant le fil on voit bien que les réponses se trouvent finalement assez bien pour tout ce qui est réellement des actions répétitives (on aurait pu mentionner aussi les checklists, par exemple : toutes les semaines, je dois faire action X, action Y ou projet Z).

Quand on parle de vente, prospection, administratif, sauf erreur on ne parle plus de tâche ni de projet, mais de l’horizon juste au-dessus :slight_smile: C’est ce qui pose problème, parce que du coup la question devient : « euh, mais où je mets mes responsabilités ? » et on ne peut pas vraiment les mettre quelque part, n’est-ce pas (à part les cartographier dans H2). @Julian l’effleure lorsqu’il parle d’intuition, mais ce qui souffle à l’oreille de notre intuition (elle peut bien avoir des oreilles, vu qu’elle souffle), c’est la responsabilité qu’on s’est donné.

Donc la question devient :

  • puisque j’ai la responsabilité… comment je la traduis au quotidien ?

En projets et actions, bien entendu. Un des pushback en formation, avec les profils commerciaux mais pas que, c’est : « ben je vais quand même pas écrire chaque action de chaque prospect que je dois appeler ». Ça paraît énorme. Ma réponse : « ben, est-ce que vous allez les appeler, chacun, ou pas ? ».

Ma vraie réponse, provoc mise à part (un fichier de prospection peut avoir 1000+ noms dessus, on ne va évidemment pas créer 1000+ tâches…), c’est « c’est vous l’expert », vous avez la responsabilité, vous connaissez votre métier, donc, à votre avis d’expert, à quel point cette responsabilité doit avoir la préséance sur les autres ? Et de là, on peut découler ensuite des routines de travail (et on rejoint le fait de donner des thèmes à des journées ou demi-journées par exemple).

Je vous laisse dérouler la pelote à partir d’ici ! :slight_smile:

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Got it !
Je la traduis par des actions très précises qui me sont venus d’un coup à la lecture de cette phrase.

Le commercial ?
Sur toutes les autres pardi : chasser le mammouth avant de pouvoir manger.

Bien bien bien. J’y vois bien plus clair à présent.

J’ai la responsabilité de faire du commercial si je veux développer ma boîte. Que cela veut-il exactement dire en projets et en action ? Quelle priorité je donne à cette zone de responsabilité puis je me fais du timeblocking.

@Romain, @Alexis, @Julian, @francois : MERCI !!
Je vous envoie un rayon du soleil qui brille sur Lyon aujourd’hui.
Bon appétit.
Martine

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Je m’étais essayé à la Checklist d’engagements hebdo.
Je n’avais pas réussi à la tenir. Mais cette discussion me donne envie de réessayer différemment.

Je réfléchissais à ta question. Effectivement « Faire de la prospection » ne signifie rien. Il faut decouper le sujet.

  1. Brainstormer sur ce que tu veux
  2. Definir comment tu va tu vas t’y prendre : tes cibles, tes moyens, ton mode opératoire.
  3. Definir le controle de tes résultats.

De la découlent tes projets, leur ordre de priorité et bien entendu pour chacun tes prochaines actions.
Comme disait @Romain tu peux avoir bcp, bcp de cibles. Certaines sont plus importantes que d’autres. Tes clients si tu en as, les gens qui peuvent t’aider…

La prospection c’est un des trucs les plus compliqués. C’est un vrai tonneau des danaides. D’un coté il ne faut pas se disperser, de l’autre il faut que ça rapporte. Donc il faut un grand nombre de cibles. Comme dit un de mes potes qui est un excellent commercial « la vente c’est mathematique ».

Voici comment j’ai fait :
Comme je le disais OF est mon outil GTD. C’est la que je pose mes grosses pierres (ma vision, ma stratégie : bref ma feuille de route et bien sur mes prochaines actions) Ensuite tout est gere par mon CRM (emailings, compte rendu d’entretien mais date de relance sur Omnifocus, bien que PD serait l’outil ideal pour le faire. Je ne le fais pas car je veux que tout soit centralisé par OF.

Donc en simplifié OF c’est le projet et l’action et PD c’est l’historique : ce qui s’est passé, comment et pourquoi. C’est aussi l’outil de réference GTD bases, trie des données (offres comme demandes) et le suivi des négociations ainsi que le reporting du CA (tres motivant de voir les resultats de ses efforts :wink:)

Je crois qu’il ne faut jamais oublier que GTD est un outil. Comme tu disais le capitaine c’est toi. GTD n’est que le véhicule (le bateau) OF est fabuleux pour structurer et organiser. Il est efficace aussi pour mettre en oeuvre l’action grace aux contextes mais il a ses limites.

Au fur et à mesure de l’avancement de ton travail c’est ton CRM qui va realiser les statistiques . Tu vas peut etre t’apercevoir que ce sont les laboratoires qui ont le plus besoin de tes services et que le ticket moyen qu’ils sont pret à payer est de XK€ et cette information est capitale pour le developpement ultérieur de ta boite. Mais c’est pas gagné. Ces outils sont complexes. Il faut bien definir de façon tres pratique et pragmatique ce que tu veux et pourquoi.
exemple avant j’avais 7 criteres de selection. Je me suis rendu compte que 3 suffisaient amplement… J’ai garde les criteres mais dans la selection de mes cibles j’en utilise 3 en automatique.

Enfin la formulation de tes projets comme de tes actions est capitale. Une bonne formulation mobilise l’energie d’action. Une mauvaise paralyse. J’ai mis longtemps à comprendre cela mais des que je l’ai compris tout est allé tres vite.

Je ne sais pas si ce que je te dis te parle ou peut t’etre utile. C’est simplement ma réflexion du soir.

Oui @francois,
Mon prochain truc à faire, c’est une bonne planification naturelle pour commencer à mettre des trucs tangibles sous les mots « commercial » et « prospection ».

Et vois-tu, le premier truc qui me vient c’est d’appeler ma mentor. Une chef d’entreprise spécialisée dans le marketing stratégique.
Mon plan d’actions co est prêt mais j’ai besoin de parler avec des gens qui savent pour être efficiente et faire des actes qui rapportent. Ma cible doit être découpée et je dois pouvoir l’atteindre rapidement. Merci en tout cas pour avoir partagé ce dernier post du soir.

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