Omnifocus - structuration 04 & 05/2021

[fdenoisy]

Aujourd’hui je partage avec vous ma dernière structuration d’Omnifocus. Mon systeme s’améliore. Etre repassé sur papier un moment m’a permis de simplifier mes process. J’essaye de tout faire pour rester aussi minimaliste que possible. Mon objectif efficacité et rapidité sans me prendre la tete avec des processus complexe autant que possible .

Je me sert d’omnifocus comme d’outil pour tout suivre mes clients un peu comme un crm, suivre mes projets et agir au quotidien. Bien que ses raccourcis claviers soient moins puissants que ceux de Things, je suis toujours admiratif de sa puissance et de son efficacité. Son organisation par projets et contextes me convient bien et j’apprecie particulièrement de pouvoir faire des dossiers et des sous dossiers ce qui facilite ma recherche d’information.

Mes perspectives n’ont pas bougées. Je m’efforce d’avoir sous les yeux un maximum de 10 taches actionnables. A défaut je me perds. Hope that’s help

Projets : Mes projets sont tous les uns a la suite des autres je n’ais plus de distinction par domaine de responsabilité. C’était trop lourd à utiliser au quotidien. Mon H2 / H3 est gere sous mindmap. H4 n’est pas encore realisé la periode est trop complexe et je n’ais pas encore de vision cohérente. Idem pour mon H5 pro.

Mon setting Final est Ici en fin de page

[stephane.bonnin]

Bonjour François je vous vois assidu à OF. Je viens de l’abandonner car il y a eu des bugs dans la gestion de mes tournées de soins. Comme dit précédemment je suis passé sur GoodTask le complément de IOS Rappels. Et cela me convient mieux
Amitiés

[fdenoisy]

Bonjour Stephane, @stephane.bonnin : Si tu me le permet, on se tutois. c’est l’usage sur les forums
Comme tu le sais peut etre j’ai été « a reculons » vers Omnifocus. Notre relation c’est un peu je t’aime,moi non plus. Cf mes nombreux sujets… sur THINGS, NIRVANA notamment…

J’ai essayé plein de systemes. Même des CRM (Pipedrive), Maintenant je suis 100% favorable à omnifocus et je ne le lache plus. J’ai reussi, je crois à dompter la bete et mon dernier set up est maintenant d’une formidable puissance et éfficacité. Je dois te confier quand meme que j’en ai SERIEUSEMENT bavé !.

Je n’ais pas bien compris ton soucis avec OF. Je puis te dire seulement que c’est une solution tres solide je connais des tas de gens dont Lionel (@lkw) qui ont un nombre incroyable de datas et la base en béton d’OF tient ! Je n’ais jamais perdu de datas. Ce qui est aussi génial c’est la copie en local et en ligne. De vraies sauvegardes securisés cryptage dement + reguliere avec possibilité de recup par tache ce qui est unique !

J’ai personnellement encore beaucoup de choses à apprendre tant l’outil OF est puissant. Mais je suis déja « sur les fesses », si je puis m’exprimer ainsi sur les capacités phénomenales d’OF et ce n’est pas fini. Quand je vois ce qu’OF nous prepare je pense q’uOF4 va en surprendre plus d’un…

Sincerement aucun logiciel que je connaisse (et j’ai du en teste au moins une centaine dans ma folie… ) n’a la simplicité et l’efficacite au quotidien qu’Omnifocus… Pour moi c’est plus qu’un logiciel. C’est mon assistante et j’ai une vraie confiance en lui pour avoir fait plein de bétises depuis OF1 que j’ai eu à ses débuts !

Quoi qu’il en soit le plus important c’est que ton outil TE PLAISE et TE CONVIENNE. C’est tres compliqué de choisir un outil numerique pour GTD. Il faut une courbe d’apprentissage et surtout il faut l’aimer. C’est tout aussi important et aujourd’hui on à pléthore de choix !

Un des points les plus important c’est la sauvegarde des datas, la sécurité et leur recup. Je suis parti de NIRVANA pour ça, sinon j’y serai encore. Mais je n’y reviendrai pas. J’aime trop Omnifocus !
Pour moi qui travaille 100 % GTD desormais, c’est le logiciel PARFAIT ! ou presque…

NB Sur mac parfois le soucis ce sont les extensions. Une bonne desinstallation d’omnifocus apres sauvegarde locale et synchro, une bonne mise à jour des softs du Mac, un coup de clean my mac ou d’Onyx ou meme de utilitaire de disque et tout rentre dans l’ordre en général.

[fdenoisy]

Stucturation terminée avec mise à jour complete de mon systeme GTD une journée entiere mais ça valait vraiment le coup !

Voici mes dernieres presentations (Setting). Omnifocus est desormais mon systeme de base.

Projets

Contextes en vertical ma vue " contenu du projet " qui classe dans chaque projet les taches par groupe grace aux tags (Ie Toutes les prochaines action actionnables, tous les smb, toutes les references, ensemble…) un truc inspiré de la vue projet de Nirvana que j’aimais bien…

Partie barre de tache (en horizontal) : tres interessante car ce sont les racourcis des contextes que j’utilise le plus

Et enfin mes perspectives nettoyées et optimisées

Ouf

Bonne soirée

[stephane.bonnin]

Bonjour François. Mon soucis avec OF a été sur la gestion de mes soins. J’ai énormément de taches récurrentes pour un patient donné avec des sous taches dont les récurrences (je me répète) sont asynchrones. certaines sont quotidiennes, mais d’autres sont bi hebdomadaires avec répétition après réalisation etc. Et je me suis rendu compte que au fur et a mesure des semaines certaines se trouvaient décalées pour pour devenir synchrones. Et avec Big Sur le problème s’est accentué avec plantage ou blocage de l’app en pleine tournée. Je l’ai signalé à l’équipe OF

[fdenoisy]

@stephane.bonnin

Big Sur le problème s’est accentué avec plantage ou blocage de l’app en pleine tournée. Je l’ai signalé à l’équipe OF

Dingue ! Je comprends maintenant.
La gestion des dates a toujours ete un petit soucis avec OF, si tu restes simple ca fonctionne bien.

J en ai signale un aussi dont j ai parle sur le forum qui va etre corrige. Mais il ne cree pas de plantage. Heureusement.

Des qu on est en sous taches ca peut devenir complexe

cependant, je ne savais pas que ca pouvait planter… perso, J essaye toujours de rester simple dans OF.

SI l equipe Omifocus est au courant ils devraient traiter le sujet asap. Ils sont tres reactifs (a ma connaissance) aux vrais bugs avec plantage. J en avais eu un au debut d OF3 lies aux multi tags Il a ete super vite corrige.

bcp de systemes plantent. Regarde Things il plante souvent aussi ! Ce qui devient de plus en plus rare chez OF mais ca reste un programme…

[fdenoisy]

La tres grande force d’omnifocus, que j’avais jusqu’ici négligé, ce sont les liens web intra logiciels.
ça permet de renvoyer par exemple une tache vers un dossier reference projet dans OF ou n’importe quelle action vers une autre action ou même vers un fichier sur google drive !

J’ai ainsi dans OF deux dossiers qui sont interdépendants. J’ai pu faire un renvoi de l’un à l’autre dans les deux sens… Autre application pratique : je gere mes appels dans OF comme un crm et j’ai en reference la liste de mes clients avec des dates de relances que je met en début (elles sont prévues) un peu comme je faisais dans Things. Du coup en prochaine action j’ai simplement « relancer mes clients » un tag appel et un lien vers la liste de mes client. Ca m’evite d’avoir une liste à rallonge !

Bref c’est la possibilité de mettre des liens web partout…

C’est tout simplement génial !

En relisant tout accomplir sans effort j’ai encore encore pu optimiser ce soir mes contextes et mes dossiers references. Mais je m’efforce de conserver un systeme simple et opérationnel.

Et ce que j’adore en plus ce sont les raccourcis claviers… Ils sont moins sophistiqués que sur Things mais il y a l’essentiel. Je n’en suis pas encore à avoir la capacité de les programmer comme l’expliquait Lionel @lkw Ca c’est vraiment pratique !

Enfin j’utilise de plus en plus les répétitions. C’est pratiques pour les habitudes. OF les gere beaucoup mieux que Things et c’est super efficace

[fdenoisy]

@lkw J’ai un truc qui me bloque un peu sur Omnifocus.
(1) J’ai des taches qui me prennent plus de 15 à 30 mn et j’adorerais les gerer dans la fonction temps d’OF

Mais celle ci sur OF ne propose que :

Hormis un tag as tu une idée sur la façon de faire cela ?

(2) Pour les question d’energie comment as tu resolu le sujet par tags ?

Merci !

[lkw]

Je ne paramètre pas l’énergie, pour moi c’est directement corrélé à la durée des tâches et effectivement je le fais pas tags. Mais j’aimerais bien utiliser l’intégration d’OF quand même parce que ça marche mieux en perspectives. Pas encore trouvé d’idée géniale, j’avoue, mais j’y réfléchis

[lkw]

J’ai une question très basique comme tu es devant, si tu sais (sinon je trouverai, pas de souci) : les durées, c’est inférieur strict ou inférieur ou égal… ?

[fdenoisy]

Top génial @anon56350303 exactement ce que je cherchais…
Je cree un projet et je mets ça dans OF avec le lien direct .
Je vais pouvoir Enfin mieux manager mon temps !
Ya plus qu’a
Merci

[fdenoisy]

Oui grace à toi ! Super !

[lkw]

Hoooo

Ça a changé alors, je pense, parce que quand j’avais essayé il y a longtemps, c’était inférieur strict, ce qui n’était pas commode pour les tâches placées à 15’ exactement qu’on imagine malgré tout “courtes”. C’était pour ça que j’avais un peu lâché (15’, tu veux que ça apparaisse dans une perspective courte). Merci infiniment, je vais recreuser ça du coup !

[fdenoisy]

@anon56350303

Tu m’en vois réjouie
Espérons que tu y trouveras matière à passer à l’action rapidement.

Perspective façon @anon56350303 constituées ! SUPER !
Il y en a la une qui ne me donne les taches de moins de 15 mn. Donc j’en ai rajouté une de moins de 15 ! j’ai compris le principe J’ai intégré tes perspectives dans ma barre horizontale et ca change tout tout tout !

Comment est ce que j’ai pu m’en passer de ça ? C’est

[fdenoisy]

Juste pour vous dire @lkw et @anon56350303 et @Tous que mon organisation sous omnifocus fonctionne parfaitement. C’est génial ! Il m’a changé la vie !

Une fois apprivoisé c’est à dire structuré de telle manière qu’il corresponde exactement à notre façon d’agir et de penser, Omnifocus est tout simplement magique. On est très tres loin de tout ce que j’ai pu tester depuis 10 ans ! et je n’utilise pas ses capacités phénoménales sophistiquée d’automation etc…
Il est simplement configuré pour moi tel que l’avais visualisé.

En une semaine j’ai reussi grâce à vos interventions à finaliser sa structuration. Mon logiciel repond désormais à 100 % de mes besoins GTD (gestion des projets et des actions).

j’y suis enfin arrivé !

Pour l’action je fonctionne par contextes que j’ai vraiment simplifiés ce qui donne ça au final

Rien de bien compliqué mais chacun compte.
Grouper les éléments actionnables par contexte me fait gagner un temps fou.

Mais comme disait Lionel le time blocking est aussi essentiel pour avancer. J’en fait un usage prudent mais efficace.

Enfin, ma gestion du temps (façon GTD) est parfaite grâce à tes perspectives « temps » @anon56350303

Il me reste la semaine prochaine qu’à migrer mes références dans EVERNOTE et à le nettoyer au passage (quitte à ce que ca dure 3 à 6 mois).

Comme systeme de reference je l’utilise de plus en plus. Finalement il rassemble tout ce que j’appelais mes collections dans mon bujo c’est à dire des références aussi bien générales que celle de projets. Je ne garderai dans omnifocus que ce qui est actionnable.

Mon bujo ne me sert plus qu’à collecter et à penser. J’aime bien écrire. Puis apres tout ce qui compte est dispatché dans mes différents outils numériques.

La partie contrôle de GTD - qui à pris un certain temps, je vous le concède - totalement réglée, je peux enfin me consacrer aux horizons que j’ai à peine ébauché et j’aurai surement plein de questions au fur et à mesures à vous poser car j’ai beaucoup à apprendre sur le sujet…

Merci encore pour vos conseils et votre aide précieuse.

[fdenoisy]

Petit Cadeau ma perspective spéciale " sans temps " Elle verifie toutes les taches qui sont actionnables dans chaque projet toutes les taches actionnable sans affectation de durée.

Pratique au moment de la Daily / weekly review pour vérifier avec mon autre perspective " taches sans contexte" que j’ai bien fait mon boulot et que j’ai bien une prochaine action et un contexte actif pour chaque projet !

Depuis que je ne travaille plus QUE sur omnifocus et rien d’autre j’avance à toutes vitesses !

[fdenoisy]

Petit bilan à mi MAI 2021 d’OF qui fonctionne parfaitement bien.

Ma numérisation progressive suit son cours. Même s’il reste beaucoup à faire je pense que ça va se terminer dans un délai acceptable (6 mois)

J’ai aussi suivi le conseil de @anon56350303 qui disait dans un de ses post qu’Omnifocus a son sens était plutôt fait pour la gestion des actions et projets et surtout pas des référence. Elle a raison ! . Chez moi ca fonctionne beaucoup mieux.

Le grand changement à été indirectement grace à Lionel @lkw avec qui j’ai échangé sur les outils de references avant de me rendre compte qu’Evernote était exactement l’outil dont j’avais besoin. Mais je l’utilisais mal. J’ai commencé par le restructurer un peu et dans quelque temps je procéderai à son organisation et néttoyage dans les règles.

Merci à vous deux.

Déjà, J’ai migré une partie de mes references Omnifocus vers EVERNOTE. Je me suis abonné au logiciel, pour pouvoir disposer des datas partout sur tous mes appareils Apple. Et du coup, je peux y mettre des masses de Datas notamment toutes mes check list et liste de controle qui sont pour la plupart en .Pdf. Elles s’intégrent directement dans EVERNOTE en aperçu. Pdf que je peux commenter…

Et puis je peux aussi faire des recherche dans les pdf par mot clef !

C’est super !

Il me reste à finir ma migration d’Omnifocus (ca va aller vite) et à entamer celle de google drive. Celle ci va prendre " un certain temps" , comme disait Fernand Raynaud )

Je me suis rendu compte qu’Evernote propose plein de modèles de note et en particulier plusieurs " modèles GTD ", notamment un super modele de " projet " parfait pour la MPN. Je n’arrête pas de m’en servir, pour clarifier mes trucs.

Ce qui est aussi formidable ce sont les liens web ou application peuvent etre crees sur chaque note dans Omnifocus. Un clic dessus et je suis direct sur l’application ou en ligne. C’est super pratique.

Je commence vraiment à comprendre la notion de reference de GTD qui était un peu floue chez moi et gerée de façon inapropriée et je gagne beaucoup de temps. Maintenant à chaque fois que j’aurai besoin d’un modele j’irais dans EVERNOTE (sauf mes modeles excels qui resteront ou ils sont)

Le tandem Omnifocus / Evernote est vraiment génial et je redecouvre d’autres aspects de GTD et je suis de plus en plus à l’aise avec la méthode

[lkw]

Je prie pour qu’Evernote, à un moment, facilite la création de liens internes entre notes, façon Craft ou Obsidian. S’ils font ça… je crois qu’ils me récupéreront comme client.

[fdenoisy]

Oui c est un super produit. Ils ont fait d enormes progres et en plus il est beau

[fdenoisy]

@lkw

liens internes entre notes

Je ne sais pas comment ca marche sur obsidian ou craft mais On peut creer des lien internotes qui renvoient une note a une autre, comme sur omnifocus. Personnellement ca me suffit. On peut aussi fusionner plusieurs fiches