Concernant le fait d’avoir ou pas des projets, pour moi l’intérêt réside dans
Le fait de construire des perspectives simples (je suis dans tel mode de travail, je prends les projets de tel dossier / projet)
Concernant la révision, l’astuce à mon sens consiste à visiter la perspective révision tous les jours (ce que je fais depuis des années), ça prend 10’ à chaque fois… et ça permet presque de s’en servir comme d’un « tickler » simple (j’attends la réponse à un mail sur un projet pour faire avancer les choses, pas besoin de mettre un rappel spécifique, je place juste la révision dans trois jours… et si j’ai eu ma réponse, je pourrai en profiter pour progresser de mon côté dans la foulée).
De manière générale, je pense que dès qu’un peu de complexité apparaît dans une vie, il faut ni bosser par tag mais par projet, mais par perspective. J’ai longtemps résisté à les multiplier et j’ai fini par le faire, et c’est prodigieux comme ça m’a libéré l’esprit. C’est une des forces incomparables d’OF par rapport à la concurrence (et la signification même de son nom).
Je ne suis pas sur d’avoir bien compris. Stp corriges moi si je me trompe
Ta methode est d’avoir construit des perspectives spécifique sur OF. Nombreuses et variées à partir desquelles tu agis…
Exemple une perspective création qui regroupe tes projets relatifs à la création, une autre documentation idem etc… Et quand tu travailles au lieu de bosser par contexte tu bosses par perspectives et par projet cad quand tu te sens " d"humeur " creative , a rechercher des trucs etc… Est ce bien cela ?
Je suis d’accord avec toi. Les perpectives bien maîtrisées sont puissantes dans OF. C’est très inspiré des CRM au point où je me suis demandé si Omnigroup n’allait pas y intégrer les contacts ce qui faciliterait les choses.
Quand au manuel de Dini honnêtement je me sens incapable de lire un pavé pareil… J’ai commencé le 1er mais je ne suis jamais arrivé au bout. Mais bon je comprend que certains aient la patience (d’ange) de le faire !
C’est ça, et en même temps surtout pas. Le travail créatif, notamment, ne s’organise pas de manière rigide (le processus GTD a bien lieu, mais trop vite pour être capturé dans un outil de gestion de tâches : la documentation alimente la réflexion qui oriente vers une autre documentation etc.)
Par contre, les perspectives fonctionnent extrêmement bien comme des « super-contextes » mentaux. J’ai par exemple une perspective pour les actions rapides relatives aux choses que je ne peux faire que sur l’appareil où je suis, une perspective pour l’administratif relatif à la promotion, une perspective pour le podcast que je produis, etc. Les perspectives reflètent souvent mon time-blocking et me permettent de rester dans un seul mode pendant plusieurs heures, tandis qu’OF regroupe les tâches relatives à une série de projets tous relatifs à un certain but de mes activités (horizons 20,000 à 30,000 pieds).
Plus j’avance dans GTD plus je me rend compte qu’omnifocus est pour moi la meilleure solution pour GTD. Cet outil m’apporte une tranquillité d’esprit que je ne retrouve chez aucun autre.
Les contextes sont bien séparés des projets
Il accepte les liens avec des fichiers et emails sur mon ordinateur,
La vue a venir est vraiment géniale configurable à souhaits on peut vraiment voir ses taches agenda " GTD " et anticiper les sujets.
Les perspectives utilisées comme de super contexte façon @lkw sont remarquablement efficace.
La sécurisation des informations est puissante et bien faite,
Ma version mobile d’OF est puissante et remarquable. Elle permet de travailler partout et de collecter à tout instant.
Les fonctions de recherches d’information sont fantastiques (recherche circonscrites à certains dossiers ou partout)
En bref et plus que jamais Omnifocus est mon outil de coeur et probablement le plus crucial de mon organisation.
Mon CRM dont j’ai parlé par ailleurs devient plus un outil REFERENCE qui me permet de suivre mes pipeline, de trier et de reporter touteinformations essentielles (mes produits, mes demandes) et toutes activité dont je veux garder une trace.
J’evite, chaque fois que cela est possible d’y gerer mes activités à faire qui sont gérées par Omnifocus. J’ai constaté que cela complique mon action et bloque les processus.
Pour cela, c’est j’ai confiance en Omnifocus pour piloter GTD: mes projets, mes contextes, mes actions et quelques modes de travail (ce que lionel appelle " ses super contextes" ).
Au quotidien j’ai donc ma liste de projets, exhaustive sous Omnifocus ainsi que ma prochaine action (et à postériori, je prends mes notes et exécute mes reportings sur mon CRM).
Afin de lui donner encore plus d’efficacité je m’efforce de n’affecter qu’un seul tag à chaque information d’OF (comme dans OF2) en mettre plusieurs ne fait que complexifier mon systeme et le ralenti dans son exécution.
C’est surtout la formulation des projets et des prochaines actions qui compte le plus pour moi. Le plus important c’est qu’à la relecture je sache exactement ce que j’ai à faire et comment le faire.
Merci pour ce témoignage, et cette partie notamment ! L’efficacité est dans la simplicité, je me doutais aussi que le multi-étiquettage n’était pas forcément une bonne chose.
C’est vrai que c’est une fonction bizarre ce multi-étiquettage chez OF. Pour ceux qui connaissent pas le logiciel c’est une fonction qui permet d’affecter de multi tag sur une tache. C’est tres puissant car on peut faire des mélange et creer des perspectives (=Vue spécifiques) du style telephone + au bureau, la tache apparaissant dans la liste telephone et dans celle bureau ou seulement dans une seule liste qui regroupe uniquement ce deux criteres par exemple.
Personnellement je n’aime pas ce systeme car j’ai constaté passer des heures à organiser cela dans tous les sens. Tu as raison « L’efficacité est dans la simplicité » dixit Leonard de Vinci. OF est étudié pour etre efficace. Le but c’est d’agir au bon moment. Un contexte me suffit c’est une question de choix décisionnel.
A contrario je connais pas mal de personne qui adorent le multi tag. Elles ne peuvent pas s’en passer et s’en servent abondamment. Moi ça me perturbe et nuit à ma productivité.
Un petit tour dans mon set up de Janvier 2020 d’Omnifocus.
La fin d’année m’a permis de faire un bilan de 2019, de revoir mes horizons et de réfléchir à ma structuration numérique pour 2020. C’est toujours interessant de faire un petit benchmark des autres solutions. Mon petit tour sur things m’ a donné de bonnes idées pour revoir mon omnifocus. Je me suis interrogé sérieusement sur l’opportunité de repasser sur Things dont j’ai parlé par ailleurs mais j’ai finalement décidé de rester sur Omnifocus.
Si je ne connaissais pas Omnifocus, sans hésitation j’aurais choisi Things. Mais finalement après mûres réflexions, j’ai décidé d’y rester.
Mais pourquoi ?
Je suis enfin parvenu à simplifier Omnifocus pour le faire « penser » comme Things et à imiter son ergonomie tout en conservant son ADN qui fait sa force.
Mon usage des perspectives à complètement modifiée ma façon de l’utiliser. j’ai compris que c’était la clef incontournable d’Omnifocus.
Sa stabilité et la sécurité des datas sont des critères fondamentaux pour mon usage professionnel,
Son système de sauvegarde est exceptionnel tant en ligne qu’en local,
J’ai reussi à finaliser mes structuration pour que mes process soient fluides aussi bien sur omnifocus que sur mon Crm
Le service technique d’omnifocus est rapide et compétent. Celui de Things est très perfectible… Et c’est tres important pour moi.
Je partage avec vous ma structuration 01/2020
Comme vous le constaterez j’ai essayé de rester simple et efficace.
Mes contextes sont réduits au minimum
Next est un tag qui regroupe toutes les taches à venir ou smb
Le coeur du systeme est dans mes perspectives Email, Appel, Taches focus, taches faciles et dans le bon usage de ma perpective Today qui est un peu similaire à celle de things.
Mon système permet
De n’avoir en vision que ce qui concerne ma préoccupation du moment
Il exclue de fait tout ce qui ne m’intéresse pas à l’instant T et me force à rester concentré.
Il me donne une vision à 360 degrés du passé, du présent et de l’avenir.
J’ai compris que pour tirer parti d’Omnifocus et révéler sa pleine puissance il faut segmenter courageusement ses informations.
Seule la puissance des perspectives permet au logiciel de s’adapter à ma façon de travailler et non l’inverse.
Moi aussi !
J’ai failli succomber à la tentation…
Nb plus serieusement pour quelqu’un qui ne cherche pas une solution personnalisée Things est un très bon logiciel !
Quelques précisions sur mon set up complémentaires
Mes taches sont configurée dans mes préférences systeme style - texte en couleur dans la structure.
Comme vous le constatez mes projets sont classés par domaines de responsabilité ( DR ) (H2) j’en ai rajouté 1 PERSONNEL
Mes projets dans ces DR sont actifs si je dois les traiter rapidement; et en attente s ils peuvent attendre… Le reste va en dans un dossier SMB (projets non actionnables-futurs ou smb, taches un jour peut etre)
Ma vue projet est configurée en restant de sorte que je puisse voir les taches non actionnables du projets (@Next - Elles apparaissent en grisées dans OF) - Si je ne veux pas les voir je règle la perspective sur disponibles et elles disparaissent.
Ma vue contexte est configurée en disponible pour ne me montrer que les taches actionnables.
J’essaye de conserver en contexte le minimum de taches. Cela facilite mon choix. Une phase générale (ou un lien projet) renvoi souvent les datas en REFERENCE pour y glisser des listes de personnes ou de taches cela allège mes contextes.
Mon CRM gere les actions commerciales avec les personne (envois d’emails, relances etc… cela allège également considèrablement mon OF.
En tout état de cause j’essaye de configurer mes systemes le plus simplement possible afin d’en faire des outils décisionnels.
Moi tous les contenus m’intéressent, mais je ne suis pas directement concerné Après, je peux ajouter des parties du forum en addendum au mini-cours OmniFocus.
Quelques conseil amicaux et personnel, fruits de mon expérience, aux personnes qui souhaitent configurer OF sérieusement.
Omnifocus ça se mérite. C’est un peu comme une Porsche. C’est un peu spécial à conduire au début (il paraît).
Omnifocus est une boite à lego. On vous donne la version de base mais il n’y a rien dedans. Mais on vous donne à coté une énorme boite avec plein de légos. A vous de savoir quoi en faire !
Bien réfléchir à la façon dont vous travaillez. Notez vos habitudes de travail pendant un mois par exemple. Tirez en des conclusions. Faites des schémas et surtout notez tout au fur et à mesure… Vos idées, vos expériences, vos succes, vos échecs. Courage, ce sont les échecs qui vous feront le plus progresser !
Organisez votre présentation (dans OF il y a l’horizontal(la barre d’outil) et le vertical (la barre à coté du volet projet) ce n’est pas la même chose. Il faut grouper les perspectives cohérentes ensemble et rien n’interdit de panacher.
Avoir autant de perspectives que nécessaire mais pas plus. Faire efficace. Utilisez autant que possible les icône systeme pour plus de cohérence.
Faites des séances de nettoyage et d’optimisation d’OF. La bête est puissante mais elle à besoin d’être bien tenue comme un cheval fougueux.
Limitez vos contextes, la force d’omnifocus ce sont les perspectives c’est la dessus qu’il faut porter ses efforts. Les contextes se créeront naturellement. Certains tags serviront de piliers aux perspectives.
Servez vous de la perspective a venir. Elle est puissante mais comme les autres faites simple et efficace. Comprendre que les dates indiquée sont de type jusqu’à (until) la semaine prochaine, le mois prochain etc… C’est imparfait mais ça marche.
Se servir des dates de départ et des dates d échéances c’est tres puissant et pratique.
Ne jamais laisser une tache sans contexte. Ca devient vite le b… et ça devient ingérable.
Le flag c’est pour choisir les taches du jour. être raisonnable et limiter leur nombre.
Utiliser autant que possible la vue colonne. C’est celle qui prend le moins de place et c’est la plus efficace au quotidien.
Creez vos habitudes de travail. Ce sont elles qui vont vous permettre d’abattre le boulot.
Tout ce qui est projet et action doit être centralisé dans OF.Pas de dispersion. Un seul systeme de base à partir duquel agir. Tout le reste n’est que référence.
Voila, si vous suivez bien ces conseils vous aurez un outil d’une puissance incroyable. OF est un vrai assistant personnel. Personnellement je ne peux plus m’en passer.
Une petite astuce sympa lorsque je revois mes contextes le matin (Vue contexte) je fais un petit écrémage rapide, rajoute des actions et lorsque la vue est bien claire je flag la taches ou les taches sur lesquelles je souhaite / dois absolument travailler (Uniquement l’impératif). Mais il y a parfois beaucoup d’autres taches dans cette liste par contextes…
OF autorise la possibilité géniale de déplacer les elements dans le contextes. Je déplace donc les plus important qui suivent (non flagués) en haut. Dans le feu de l’action cela me permet de rester concentrer sur mes priorités. Hope that’s help
) pour signaler qu’en ce qui me concerne, Dini tout ce qu’il peut y avoir à dire sur OF, notamment à travers la v3 de son bouquin qui apporte une toute nouvelle approche (tout en construisant sur les bases saines du premier tome). (J’en cause ici https://lioneldavoust.com/2019/mise-a-jour-majeure-du-seul-autre-manuel-de-productivite-necessaire-apres-gtd/ )
. Moins l’impression d’écrire sur le sable du désert…