Retour aux fondamentaux (encore...)

fdenoisy · Janvier 28, 2020, 8:43

Oui, dans la passé, je suis tombé dans l’erreur de vouloir faire « trop bien » et de décortiquer mes contextes à outrance. A un moment je n’y voyais plus rien. Mon systeme bloquais de tous les cotés. Je ne parvenais pas à travailler par contexte (on a beaucoup échangé la dessus)

Paradoxalement c’est seulement lorsque j’ai revu complètement mon setting d’omnifocus à partir de mes perspectives (c’est à dire recemment) que tout est devenu beaucoup plus fluide et efficace. Aujourd’hui je tourne avec 5 contextes de bases (sprint, focus, appels, Email et Mac) cf mon setting d’omnifocus de janvier qui sont le levier de mes actions. La configuration un peu particulière de chacune de ces perspective me permet de gerer un nombre considérable d’actions.

Une fois encore, comme disait Leonard de Vinci, « la simplicité est la sophistication suprême » plus c’est simple mieux c’est.

Je suis heureux car je me rend compte, jour après jour, combien GTD transforme ma vie.Il m’a d’abord apporté le contrôle, il est en train de m’aider à mettre en place mes horizons supérieurs.

Bien qu’ayant encore des progrès considérables à faire surtout sur mes horizons cela a un impact considérable, déjà, dans ma vie quotidienne.

Et c’est ce que je te souhaite @Justine ainsi qu’à chacun d’entre vous.

Justine · Janvier 28, 2020, 9:50

Bonjour et merci @fdenoisy et @Julian pour vos réponses

Tout d’abord, mon système.

Je ne sais pas si c’est la bonne méthode, mais c’est celle qui m’a paru la plus pertinente jusque là (peut-être vais-je changer en cours de route ^^ si pas assez efficace) mais je n’ai pas 1 mais 2 Filofax !

1 pour le travail - 1 pour le perso

Dans chaque Filofax/Classeur, j’ai mis en place un système GTD comprenant :

Calendrier/Agenda mensuel, et agenda journalier que je remplis plus au fur et à mesure.
Une liste Projets
Des listes de Prochaines actions triées par contextes
Une liste En attente
Une liste Un jour peut-être
Des docs de références, Pro ou Perso (selon si c’est le classeur Pro ou Perso ^^)
Et quelques petites variantes, selon justement si c’est du Pro ou du Perso… Dans mon classeur Perso, j’ai une rubrique alimention/menus, une pour le développement personnel…
Dans le Pro, j’ai une section planning avec les plannings de production, des infos générales concernant notre entreprise, etc…

Voila, c’est mon système.
Concernant les inbox, j’ai une pochette dans chaque classeur, en première page : où je met notes/post-it comme ils viennent… J’ai une bannette sur mon bureau pro, mon téléphone avec une appli de notes pour le perso, et un petit carnet que je peux emmener partout.
Erreur certainement, mais je n’ai pas d’Inbox physique chez moi !
Juste une corbeille qui sert un peu de « fourre-tout » avec justement des factures, etc… mais ce n’est pas sa fonction, c’est … moche et çà ne fait pas vraiment le job du coup !
Il faut vraiment que j’y remédie…

Ensuite !
EN PRO :

j’ai 7 contextes de listes de prochaines actions. Mais je sens que çà pourrait être réduit…
Je vais voir à l’usage.

EN PERSO :

les fameuses 13 listes de prochaines actions par contexte, même remarque, je sens que certaines pourraient être regroupées… ex : COURSES, ACHATS INTERNET, INTERNET ou aussi ORDINATEUR, SMARTPHONE, MAILS…

Merci @fdenoisy pour ce petit récap. sur ta routine, c’est vraiment top !
Et ce n’est PAS DU TOUT ce que je fais !
Je sens qu’il faut vraiment que je prenne de nouvelles habitudes, en plus de mettre en place mon système.
Et merci pour ta redéfinition du travail, et des différentes sortes qu’il peut y avoir dans GTD.

Merci à tous les 2 pour vos différentes remarques concernant le calendrier/agenda :
Que je n’utilise actuellement QUE pour les RDVs. C’est tout.
Donc je n’optimise pas du tout son utilité, et ce qu’il pourrait m’apporter au quotidien…
Il faut que je trouve la bonne forme entre : une vue mois par mois (mais peu de place pour noter) ou une vue par jour (mais beaucoup de feuilles ou l’année complète dans mes carnets)

Merci @Julian pour ton point sur les documents d’accompagnement projets.
Une fois encore (mais c’est bien, çà me permet d’identifier tout ce qui est à améliorer :-)), je suis un peu dans le flou.
J’ai bien une grosse pochette, ou des chemises sur mon bureau (pro) avec les docs de références de mes projets, mais dans mon carnet : pas ou peu de choses.
Et ces chemises sur le bureau, sont-elles vraiment efficaces ?
Je m’y retrouve très facilement, donc peut-être que oui, elles le sont…
Par contre en perso, c’est beaucoup moins clair et évident.
Si j’ai un projet concernant le banquier, nos assurances, une modification dans la maison, etc… je n’emporte pas nos contrats, les devis, etc… toujours avec moi ! Pourtant ce sont bien des documents d’accompagnement non ?
Sans parler des autres projets, pour lesquels çà va me rajouter beaucoup de listes, et autres feuilles dans mon classeur, c’est clair…
Il faut que je trouve un système adapté.

Je crois l’avoir déjà dis, mais je tiens vraiment à rester en 100% papier. (95% ^^)

Je pense avoir répondu à tout, je vous remercie tous pour votre aide en tout cas
Je suis vraiment très motivée pour enfin réussir à bien m’organiser et avoir l’esprit le plus tranquille possible pour être plus efficace et productive

Dernier point (et oui )
Mes listes d’actions récurrentes qui me posent vraiment problèmes malgré tout !
@fdenoisy tu m’as déjà répondu plus haut, mais sur papier, je n’arrive pas encore à mettre çà en place efficacement

fdenoisy · Janvier 28, 2020, 11:37

Salut @Justine

Super heureux que mes conseils et ceux de mes petits camarades t’aident. ça fait plaisir et ça m’encourage aussi. Tu sais en expliquant nos trucs ça nous aide aussi à améliorer notre usage de la méthode. Et puis on est tous ici des passionnés. On adore GTD et nos systemes et on adore les expliquer aux autres.

Ceci dit, pour ton problème ce n’est pas compliqué. C’est même tres tres simple. Il y a un truc extrêmement important dans tous les systeme d’organisation quels qu’ils soient et c’est ce qui cree la différence. Ce sont les habitudes. Une bonne habitude bien mise en place systématiquement te permet d’abattre un boulot considérable mais aussi elle structure et consolide l’ensemble de ton systeme.

Je te conseille de prendre une feuille et ton agenda papier (si tu en as un)
Notes d’abord tous les trucs qui te semblent obligatoire à faire chaque jour, sur une autre feuille chaque semaine, sur une autre chaque mois, sur une autre chaque année. Ne cherchez pas à prioriser pour l’instant c’est du brain storming. Complete chaque liste avec ce que tu lis qui te parait interessant. Faits ça un mois. Tous les jours reprend chaque liste, idem une fois par semaine, mois, année. Barre nettoie la liste, numérote. Peut importe son état.

A un moment tu vas arriver à une liste cohérente numérotée de 1 à 5 (10 ?)
Ce sont tes habitudes. Tu les recopies et tu les mets en référence dans tes Filofax. (d’ailleurs tu ne devrais en avoir qu’un seul moins tu as de supports, moins ca encourage la dispersion et mieux c’est )

Puis sur ton agenda tu choisis une plage horaire cohérente et tu la bloque. c’est un rdv avec toi meme. C’est tres important.

Peu à peu tu vas instaurer des rituels et ça va te servir de fondation pour tout le reste !

Persévérer, sans cesse sur le métier remettez votre ouvrage… Tomber, se relever… On est tous tombé des 10 aine de fois mais maintenant on sait marcher ! et courir !!!

Justine · Janvier 31, 2020, 9:57

Bonjour à tous,

Et encore merci pour vos conseils et retours
@fdenoisy : merci pour ta dernière réponse, j’aime beaucoup ton approche pour définir/revoir ses habitudes ; y’a plus qu’à !

NOUVELLES DU JOUR :
Depuis 2/3 jours, je suis en gros rush au travail : quelques projets urgents qui me prennent tout mon temps et toute mon énergie… Rajouté à cela : un petit garçon qui fait de trèèèèès mauvaises nuits en ce moment (le mot est faible), alors autant dire que mon énergie est limitée, est concentrée uniquement sur le plus important chaque jour (le plus important étant limité aussi aux vues de mes capacités )

Donc, en seulement quelques jours je me suis rendue compte, malheureusement, que le tout papier n’était peut-être pas le plus évident au quotidien, et le plus évident/pratique à tenir, regarder…

J’adorerais un système totalement papier, mais je n’ai pas l’impression que ce soit le plus productif, pas maintenant en tout cas.
Je reste dans les remises en questions concernant mon système et la remise à plat de celui-ci, et j’en suis arrivée à cette conclusion.

Autre élément, qui me dissuadait avant : j’ai du changer de portable (le mien est mort )

Du coup : je me retrouve avec un portable neuf, plus récent et sur lequel je peux télécharger pas mal de nouvelles applis… BREF : j’ai réinstallé TODOIST, EVERNOTE, Google KEEP, …

Je crois que je vais basculer… pour retester, un système plus numérique…

Du coup, comment réorganiser mon système papier vers le numérique ? :

TODOIST --> Prochaines actions
EVERNOTE --> Références et à VOIR/RELIRE, etc…
Google KEEP --> Inbox et listes : courses, etc… ?

Mais… mes projets ??? J’en fais quoi ?
J’ai retrouvé mon TODOIST comme je l’avais laissé en février dernier :

Erwann · Janvier 31, 2020, 10:35

Je pense qu’effectivement un organisation papier, bien que possible, est plus compliqué à maintenir et à utiliser au quotidien.

Concernant l’organisation de todoist, il y a des personnes bien plus calés que moi sur le sujet.
Je pense tu as plusieurs approches :

Utiliser les projets todoist comme tes projets.
Utiliser les projets todoist comme context / statut et utiliser les étiquettes pour regrouper les tâches d’un même projet.
Ne pas utiliser la notion de projet dans todoist, chaque tâche, si elle est bien nommée, n’auras pas besoin d’être rattachée virtuellement à un projet. Tu gères ta liste de projet dans un autre app par exemple.

Je rebondie sur ton système numérique, pourquoi utiliser google keep pour l’inbox ? Je pense que l’inbox de todoist suffit à elle-même non ?

fdenoisy · Janvier 31, 2020, 11:54

Hello @Justine

je ne peux pas te conseiller sur Todoist. Mais on a des spécialistes !!!

C’est une excellente question qui va t’obliger à réfléchir à ton (tes) systeme(s).

Voici ce que je peux t’en dire par expérience.

La plupart des gens ont un seul systeme. Il est soit papier, soit numérique. La difficulté avec le papier c’est que d’abord il faut aimer ça et qu’il se prête mal à l’accumulation de données en masse. Par contre les informations se mémorisent mieux (on mémorise mieux ce qu’on écrit) et sont plus visibles que dans un systeme numérique pur.

Un systeme numérique " pur " permet d’avoir une gestion quasi infinie de donnée et une fonction de recherche beaucoup plus rapide et facile que sur papier. En contrepartie il faut bien élaguer cette information, la compléter et la mettre à jour. On devient vite dépendant d’un systeme numérique sur lequel on fini par passer un temps considérable sur écran avec toutes les conséquences psychologiques et visuelles, que cela induit.

Coté cognitif le numerique produit une sensation d’absence de vision globale des informations. On sait ou ça commence on ne sait pas ou cela fini… Et cela nécessite une vrai connaissance technique (logicielle, passerelles etc…)

Les solutions mixtes. et où j’en suis moi
Beaucoup ont compris qu’il reste encore une belle place pour le papier et utilisent des systemes mixtes.

De mon coté j’utilise ce que je pense être le meilleur des deux mondes.

Mon centralisateur de taches et de projets est sur Omnifocus (cf mon set up)
Mes horizons sont sur apple note (j’ai piqué cette idee à @anon56350303 qui à souvent des idée géniales et simples )
Mes contacts et projets immobiliers sont sur CRM. C’est la seule façon que j’ai trouvé de faciliter mes contacts commerciaux et de suivre mes offres et demandes. J’ai aussi besoin d’historiques de certaines actions réalisées par sécurité.

Coté papier :

J’ai mon tickler (échéancier), ma banette (inbox - pas outbox inutile chez moi)
J’ai mon bujo qui ne me quitte jamais. J’ai ressenti le besoin de le remettre en fonctionnement car je me suis rendu compte du besoin instinctif de ressentir les informations. Toi qui connait le systeme j’ai mon index, mon futur log (dont je ne sert peu - tout ce qui est futur est géré par OF, cf mon setting de janvier) mon monthly log, tres utilisé façon classique bujo tout comme mon Daily log (idem)

Mes collections sont peu utilisée car mes projets sont gérés dans Omnifocus. C’est plus propre et plus facile. Je le considère comme l’extension de mon bujo. Idem pour mes contextes (appels, Mac etc… cf setting janvier)

Quand à mon Daily log il est aussi utilisé façon bujo avec plutot des report d’action réalisée. Pendant la journée j’ai une feuille comme @Julian (qui lui aussi à de super idées) qui me sert de inbox et de prises de notes que je synthétise soit dans OF soit sur mon bujo, soit sur CRM ou dans le projet lui meme - exemple analyse financiere d’immeubles sous excel (cela dépend du sujet)…

Coté pratique tout est dans mes habitudes. Révision façon bujo le soir et le matin. Actions à partir du Bujo ou de OF selon (ex mes appels)

Voici un exemple de ma DAILY LOG liste d’aujourd’hui (Matin)
X 7:30 Méditation 15 mn et exercices TAO (Kata) KUNG FU n°2 partie 1 / 3 - 15 mn
O rdv 17:00 Mr XXX - Sortir fiche CRM- preparer entretien + Faire selection immeubles correspondants
X Maj Monthly log de Fevrier (Liste des projets prioritaires avec délai) 1:00 de Migration mensuelle.
X Forum GTD réponse à Julie sur les systeme Mixtes et modification explicative OF set up de janvier 15 mn.
X Révision des notes prises cette semaine - quelles décision pour la semaine prochaine. 30 mn
. Fin de la WR GTD (ETRE A JOUR) ⅔ - prevoir 30 mn.
(tiret) ET client Z le projet YYY se décantera dans 10 jours…
(tiret) ET Banque projet ZZZZ - OK sur le principe modalités cf projet ZZZ ref. 876 CRM
X Sieste de 20 mn à 13:00

A la fin cela me donne ma feuille de route de la semaine… Et me permet d’évaluer mes progrès et priorités.

Justine · Février 1, 2020, 7:14

Merci @Erwann

Pourquoi Google keep?
Pour noter tout et n’importe quoi comme ça vient mais c’est peut-être une mauvaise idée non justifiée ???

Justine · Février 1, 2020, 7:19

Merci @fdenoisy, un bon système hybrid peut être très bien oui.

Tu as bien définis le tiens, j’ai encore beaucoup de boulot pour le mien

J’aimerais garder une partie écrite comme ta partie bujo oui.

Il faut vraiment que j’arrive à analyser quels sont tous les éléments de mon système et comment les organiser.

Quoi qu’il arrive : j’avance !

fdenoisy · Février 1, 2020, 1:35

Oui c’est la partie la plus difficile. Il y a beaucoup d’outils.
Mon conseil, réfléchis accessibilité et rapidité.

J’hésite un peu à t’expliquer la suite parceque c’est assez personnel et je jongle un peu sur plusieurs outil et systemes (je précise toujours axés sur GTD)

D un autre cote ca te donnera une idee de mon processus d amelioration continue iteratif fonde survle KAIZEN

Exemple : J’ai vite realisé que creer une liste de mes clients sur papier était ingérable. Je me suis rendu compte que j’avais besoin d’une trace. j’ai commencé par creer une liste sur OF. Tres vite, je me suis rendu compte que je n’avais pas la liaison avec les email et mes projets. J ai lache OF pour la gestion de mes clients, sauf pour ma liste Waiting for et Je suis passé au CRM pour gerer mes clients et opportunites.

Exemple2 : J’aime noter quand je travaille. Mais sur mon bujo c’était impossible. Si je le faisais il durait 2 mois… J’ai décidé de prendre une feuille vierge brouillon, a chaque appel. J’y fait des shemas, des prises de notes etc… Puis je reporte les infos en synthèse façon bujo la ou elles doivent aller…

Exemple 3 J’en avais marre de passer ma journée sur écran, bien que mes perspectives sous Omnifocus fonctionnent merveilleusement bien. J’avais aussi besoin d’une vrai trace temporelle. Mais ais je besoin d’avoir tout ces infos sous les yeux tout le temps ? . Pas forcément. Par contre je voulais utiliser OF pour ce qu’il sait si bien faire gerer des data, des actions futures ou à echeance, des projets, et de la collecte…

Pour le quotidien, j’ai repris mon bujo en daily log et je fais des renvois dans le bon systeme la plupart du temps lors de ma révision façon bujo. ça va tres vite (10 mn en general). Les infos vont dans mon CRM, dans OF, dans mon carnet de note, dans les projets, je trie aussi mes inbox

Quand à mes journée elles se présentent un peu pres comme ça (exemple)

Comme tu le vois il y a des heures d exécution, des durées, des renvois a des références ailleurs…

31/01/20 vendredi
13:00 reponse a mes emails de plus de 2 mn cf omnifocus perspective EMAIL
14:00 Travail dossier X Etude état locatif (20 mn) Question où sont les risques ? 45 mn + Compte rendu.
15:00 Appel de mes clients (Cf perspective Omnifocus Perspective APPELS 30 mn)
16:00 Comptabilité : Approuver les comptes du comptable oui ou non 30 mn. CF PROJET OMNIFOCUS << CLOTURE COMPTABLE>>
18:00 Exercice TAO Kung fu n° 2 voir video de Victor sur iphoto (iphone)
19 : 00 diner
20: 15 : révision façon Bujo et nettoyage contextes GTD + lecture rapide de mes projets actifs ont ils une prochaine action ? )
21:00 loisirs voir le site de GTD et participer
23:00 Dodo.

01.02 Samedi
7:30 Méditation
7:45 Exercice KF TAO 2
9:00 Poursuivre la lecture du merveilleux livre de Ryder Caroll La methode du Bullet journal. (1:00)
17:00 WR GTD
21:00 Preparer ma journée de lundi (Cf OF) - ou > si impossible dimanche…
22:30 Exercice KF TAO 2 (10 mn)
23:00 Dodo

02/2 dimanche
7:30 Méditation
7:45 Exercice KF TAO 2 (4 eme revision)
10:00 marché ( acheter pommes ! + cf liste OF)
11:00 préparer des crêpes.
Asap Preparer ma journée de lundi (Cf OF) - Etc…

Julian · Février 2, 2020, 10:13

Hello @Justine

La plupart des gestionnaires de tâches ont une Inbox (c’est le cas de Todoist) et il est facile de créer une Inbox à partir d’un gestionnaire de notes Keep mais du coup Evernote aussi (par exemple en créant un carnet « Inbox »).

Ta réponse ne justifie pas réellement ton usage de keep du coup. Puisque tu pourrais utiliser l’Inbox de Todoist ou créer un carnet « Inbox » dans Evernote.

PS : Todoist, Evernote et Google Keep font partie de mon arsenal d’outils. si @Erwann et moi on te titille c’est pour que tu ne complexifie pas ton système plus que nécessaire.

Justine · Février 4, 2020, 9:19

Merci @Julian pour ce retour.

Je pensais utiliser Keep pour ne pas « polluer » Todoist…
Je serais curieuse de connaître l’utilisation de ton arsenal d’outils du coup !!!

Pour ma part, pour l’instant j’utilise :

Evernote pour les références, les « à voir/relire etc… » …
TODOIST pour les prochaines actions, et tous mes projets pro et perso du coup
Google Agenda pour Calendrier/agenda.

Et Google Keep du coup… je ne sais plus

Justine · Février 4, 2020, 9:38

J’adore les Daily log mais personnellement j’ai du mal à m’y tenir au quotidien…

Je pense que je multiplie trop les supports, et que çà casse complétement la discipline que je voudrais m’imposer

Mais j’aime beaucoup ta manière de tout lister

fdenoisy · Février 4, 2020, 12:04

@Justine

J’ai trouvé la façon de gerer cela en mixte informatique bujo grace à une video sur internet que voici : Comment Créer un Bullet Journal SIMPLE (Vraiment) - YouTube

Ecouter aussi son super podcast https://votrecoachweb.com/314-things-bullet-journal-gestion-taches-hybride/

Il appelle ça une gestion Hybride.

J’ai simplement remplacé Things qu’il utilise, par omnifocus (mais tu peux utiliser TODOIST ) . Pour l’instant ça marche tres bien.

Julian · Février 4, 2020, 10:32

Todoist : Gestion de mes listes d’actions

WorkFlowy : Gestion de mes listes de projets

Le choix de séparer mes listes de projets de mes listes d’actions vient du fait que j’ai 3 écrans au bureau et j’apprécie le confort de pouvoir afficher les 2 en simultané pour prioriser ou tout simplement mettre à jour.

Evernote : Gestion de mes références, des checklists à revoir à l’occasion et de mes listes d’incubation.

Keep : Gestion de mes checklists à voir régulièrement (hebdomadaire pour la plupart) et/ou que je peux ou veux partager (ex. liste de course que toute la famille peut mettre à jour quand une idée nous vient).

Braintoss : Pour la collecte depuis mon téléphone. Je l’ai connecté à ma boîte de réception Todoist. Je peux ainsi envoyer des mémos vocaux, des notes et des images directement dans ma boîte Todoist en utilisant uniquement Braintoss.

Justine · Février 5, 2020, 2:48

Tu arrives à t’y retrouver ?
Ca ne fait pas trop d’infos au même endroit ???

Justine · Février 5, 2020, 3:11

Et alors j’ai encore une question pour vous, s’il vous plait

Dans votre appli/gestionnaire de projets : comment les organisez-vous ?
J’ai repris TODOIST là où je l’avais laissé et en fait j’ai l’impression d’avoir organisé mes projets comme çà :

Domaines de responsabilités (exemples : Famille, Projets personnels, Courses…)
–> Zones de responsabilités (exemple, dans Famille : Santé, Gardes, Vacances, …)
-----> Puis j’y intègre les prochaines actions à faire pour chaque « zones »

Mais j’ai l’impression d’avoir tout mélangé en faisant çà ?!

fdenoisy · Février 5, 2020, 4:17

Va voir mon sujet mon set up omnifocus janvier. Applicable sous to do ist je pense

Julian · Février 5, 2020, 6:09

Structure Todoist (Listes d’actions)

Zones d’attention (Todoist : Projets)
---- Projet (Todoist : Section)
-------- Prochaine action (Todoist : Tâche) avec son contexte (Todoist : Étiquette)

Structure WorkFlowy (Liste de projets)

Mes projets sont regroupés par zones d’attention + 1 section pour mes projets délégués et en attente.

Alexis · Février 6, 2020, 7:06

Hello à tous,

Voici un article de journal que m’a envoyée ma tante en écrivant : « C’est toi qui a raison, vive les to-do lists ! ».

Bonne lecture

fdenoisy · Février 6, 2020, 8:15

Merci @Alexis Quelle bonne idée d’avoir partagé cela … super interessant ! Ce qui m’amuse dans cet article c’est qu’on ne peut s’empêcher de penser à GTD à notre manière de faire des listes pour tout inventorier et à la fin l’article qui préconise de relier nos actions à nos objectifs. N’est -ce pas nos horizons ?
Finalement GTD ne serait il qu’un catalyseur, un systeme un peu plus organisé ou sophistiqué que les autres qui nous permet une vie peut être plus équilibrée et plus éfficace que celle que nous aurions pu avoir sans systeme d’organisation…