A côté de GTD - S'auto-évaluer pour progresser

  • Si c’est global te noter sur une echelle de 1 à 10 est facile.
  • Si c’est particulier il faut separer les choses (un peu comme les domaines de responsabilité) on ne melange pas des choux et des carottes :joy:
    ex. Si c’est ta productivité - compter le nombre de tache et les notes jour par jour suffit (facile sur TH)
    Apres on peut consolider ex les tableaux de bords d’entreprise qui ne sont que des briques accolées les une aux autres…

Je suis dsl mais je t’avoue que je ne comprends pas exactement ce que tu veux mesurer…

J’aime bien cette idée. Ce comparer aux autres n’est pas une bonne idée. Par contre reprendre les bonnes idées et les tester pour soi c’est excellent.

Je suis dans l’idée de Peter Drucker : « L’efficacité consiste à faire les bonnes choses. L’efficience consiste à faire les bonnes choses de la bonne façon ». Avec ça j’évalue mes progrès…

Voilà. Mais pour évaluer il faut mesurer, il faut une échelle de mesure…

L’échelle n’est pas forcément chiffrée. Cela peut être dans le genre :« Est-ce que cette fois, j’ai fait moins d’erreur en faisant cette tâche »

Pour certains projets j’utilise Trello, je mets des jalons sous forme de checklists dans les cartes et ça me donne un état d’avancement.

Mais la plupart du temps je n’en ai pas besoin, j’évalue au besoin lors d’une RH.

@Jean j’ai retrouvé un article que j’avais beaucoup aimé, qui pourrait peut-être t’aider dans ta quête. J’en parle ici.

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Il y a Lionel Davoust qui par exemple affiche sur son blog (en bas de la colonne de droite), l’état d’avancement des ses projets d’écritures (en nombre de mots écris, qu’il exprime en pourcentage du résultat souhaité je crois), exactement sur ce principe.
Lui, il a pour son activité d’auteur, cette échelle de mesure parfaitement objective.

Exactement !! C’est ça le truc: 3 minutes ou 8 heures, c’est pas la même chose.
Envoyer son chèque à l’EDF ou prendre rdv chez le cardiologue ne revêt pas du tout la même importance…
Etc…

Néanmoins, je serais tenté de supposer que, à long terme, on doit avoir dans nos listes GTD, la même proportion de trucs importants VS pas importants, la même proportion de trucs de 3minutes VS 8 heures, etc… et que du coup, mesurer le nombre de ToDo biffés à la fin de la journée (ou de la semaine), en valeur absolue, ça peut avoir du sens.

Après, c’est évident qu’il y a les automatismes: tous ces trucs qu’on fait et qu’on devait faire et qui n’était pas sur nos listes, donc qui ne seront pas mesurés. Exemple: tous les jours j’emmène mon fils à l’école. C’est un vrai ToDo, je dois le faire, je veux le faire, mais je le note pas sur mes listes.

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C’est intéressant ton minimalist journal :slight_smile:

A priori, pour mesurer quelque chose, on utilise les chiffres (en valeur absolue, en pourcentage…); là, le mec prend le parti pris de se servir non pas de chiffres mais d’un élément graphique: super idée !

Du coup, on peut s’en inspirer à l’inifini…

Je remarque au passage l’utilisation, pas très GTD, de priorités (mensuelles) comme un élément de base du « système » graphique.

On retrouve des éléments que j’ai évoqué dans mon message de départ:

  • Un outil de mesure de choses complètement différentes;
  • La recherche d’un effet « motivant » (objectifs mensuels, régularité/habitudes…);
  • Un aspect « bilan de la journée » dans l’utilisation de l’outil;

Inspirant !!

Voici quelques pistes que j’ai explorées et que j’ai intégrées dans mon ecosystem:

  • Karma de Todoist
  • The 12 Week Year (voir l’article) dans la section outils
  • 4 Disciplines of Execution ( http://www.4dxbook.com/blog/category/4dx-videos/ - se référer à la section « Create a compelling scoreboard (of your lead and lag measures) »
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J’ai mis en place un truc depuis quelques semaines, pour faire suite avec ce que j’ai écris sur cette file un peu plus tôt.

Très simple, chaque soir je regarde dans le journal de Things, le nombre de tâches que j’ai biffé, et j’enregistre ce nombre sur une petite appli pas parfaite… mais qui me sors automatiquement une moyenne mobile quotidienne 28 jours.

Ça me permet de mesurer combien de tâches je biffe quotidiennement, en moyenne.

A partir de là, je constate, sans surprise que ce chiffre est trop faible à mon goût.
Effet souhaité: je constate qu’insatisfait de ce chiffre ça me stimule pour améliorer ce « score » et je constate qu’assez automatiquement ça me pousse à vouloir améliorer ce score. Je remarque par exemple que je suis plus assidu à:

  • Tout noter, toutes mes tâches tâches: en effet, j’ai la mauvaise habitude de ne pas tout noter, et de « garder des trucs en tête » que je finis par faire dans la journée: dans ce cas, j’ai fais ma tâche, c’est bien, mais comme elle n’était pas noté sur ma liste, je ne l’ai pas biffé et elle ne m’apporte de point sur mon score quotidien => conclusion, ça m’incite à améliorer mon assiduité à la capture
    Note: évidement, je reste honnête, et je ne me mets pas à donner des trucs débiles ou inutiles, juste pour faire du point. Par exemple, je respecte la règle des 2 minutes, et chaque tâche de moins de 2 minute n’est pas noté, donc ne me rapporte pas de point;

  • Faire des reviews régulières et en premier lieu ma revue hebdo: on le sait tous, lors d’une revue hebdo, on biffe un paquet de tâches qu’on n’avait pas pris le temps de biffer pendant le semaine; en faisant ma WR, c’est l’occasion d’engranger des points. Résultat, je suis plus assidu à ma revue hebdo (même si j’avoue que je l’étais déjà pas mal auparavant);

  • Globalement, ça m’a remis un petit coup de boost pour bosser mon GTD: on a toujours un truc à améliorer… j’y suis ces derniers temps plus attentif

  • Enfin, j’en ai profité pour ajouter à mes listes, une liste « routines/bonne habitudes » de petits trucs, GTD ou pas, à faire quotidiennement ou bonnes habitudes à prendre (ex: faire du yoga tous les matins, être Inbox=0 au moins une fois par jour, faire 1 pomodoro quotidien de rangements/archivage des mes placards au boulot, etc…); Respecter ma nouvelle habitude quotidienne est alors un bon moyen d’améliorer mon score quotidien;

Premier point d’étape positif.

Il va falloir que j’incorpore des « récompenses » pour me pousser un peu à atteindre de meilleur score.

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Comment tu gères le faite qu’une tache A apporte plus qu’une tache B ?

Si par exemple ta tache A c’est un email important pour ton travail et que la tache B c’est sortir les chiens ?

Les deux taches dans ton système valent un point mais ne serais tu pas plus satisfaite en faisant la première au détriment de la deuxième ?

Content de voir que tu trouves un système qui te stimule, @Jean ! C’est une bonne nouvelle, tout ce qui peut pousser à se rendre la vie mieux vécue (quels que soient nos critères personnels pour estimer ça) est bienvenu. Ça m’a l’air d’être le même principe que les points de Karma de Todoist ; ça m’a aussi fait penser au fait que, lorsque je suivais tout en mode papier, je prenais bien soin de noter après coup des tâches finies mais non-répertoriées pour pouvoir justement avoir le plaisir de les rayer (et de les compter, du coup).

Pour @Erwann, et sans vouloir répondre à la place de @Jean , je pense que les importantes et pas importantes s’équilibrent dans le temps. Certes, sur un jour on peut avoir un maximum de tâches à 2 balles, mais sur l’espace d’un mois, si on est bien régulier dans la Revue Hebdo, ça doit s’équilibrer.

Le seul danger que je verrai à l’exercice serait en effet de noter un paquet de machins sans intérêt juste pour pouvoir les faire et gonfler le score.

Il y a quelques mois j’ai aussi commencé à faire un suivi de ce à quoi je passe mon temps (par type d’activité) via Timeular, c’est assez intéressant ! Et du coup, ça pousse à éviter justement de mettre des trucs pas importants… ou alors ça permet de s’apercevoir qu’on vient de passer 3 après-midi à faire des trucs qu’on aurait soit pu déléguer, soit pu ne pas faire, ou qu’on aurait pas dû se laisser interrompre ici et là, bref… assez utile.

@Erwann
Comme je l’ai déjà écris plus tôt sur cette file, et comme @Romain vient de l’écrire: dans le temps, par exemple sur un mois, la répartition de tâches « à 2 balles » et de tâches importantes s’équilibre, avec une répartition que j’estime constante sur le long terme.
C’est pour ça que je fonctionne avec un moyenne mobile à 28 jours (à peu près un mois, et autant de dimanche que de lundi).

@Romain
En effet, c’est un peu comme les points de Karma de Todoist… mais je ne voulais pas quitter Things :wink: qui est un outil que j’affectionne particulièrement.

J’ai bien identifié dès le début le risque de se mentir à soi-même en notant tout un tas de trucs « à 2 balles » juste pour faire des points: je ne suis pas tombé dans ce piège… je ne veux pas me mentir à moi-même.
J’applique GTD à la lettre: si c’est moins de 2 minutes (ex: coller un timbre sur une enveloppe), ou si c’est une habitude déjà bien ancrée chez moi (ex: prendre une douche chaque jour), cette tâche n’apparait pas sur mes listes.

Je te rejoins sur le self-tracking: c’est un exercice très utile pour prendre conscience de certaine réalité quotidienne qui nous échappent ou qu’on sous-estime largement…
C’est un peu ma démarche: mon objectif ici est double:

  • je cherche à progresser dans l’application stricte de GTD,
  • je veux pouvoir me mesurer pour avoir le sentiment chaque soir d’avoir « bien travaillé » et le cas échéant, voir ce qu’il m’a manqué (@Romain : en effet, quel plaisir de biffer une tâche sur ses listes… :smiley: )

Ce qui apparait le plus clairement après un mois de pratique, c’est que je ne note pas tout dans mes listes, et que je fais encore trop confiance à ma mémoire… je me doute bien que ça veut aussi dire que je dois oublier un sacré paquet de truc qui doivent ressortir comme des urgences inutilement.
Je ne l’avais pas forcément bien identifié auparavant, mais c’est un point de progression important chez moi.

La seule condition que je m’étais imposée, c’était que le suivi reste un truc simple, qui me prenne peu de temps.

Pas mal d’articles ont été écrits sur le sujet, notamment dans la communauté Scrum.

Son co-fondateur, Jeff Sutherland, préconise à ce propos l’utilisation de « story points » en se basant sur la suite de Fibonacci (1, 2, 3, 5, 8, 13, 20…) pour estimer les efforts nécessaires à la réalisation des items d’un Product Backlog.

Ce qui nous intéresse ici est l’ordre de grandeur.

Une estimation simplifiée (toujours basée sur la suite de Fibonacci) consiste à estimer comme on le fait tous lorsqu’on achète des habits. Càd en choisissant selon les tailles des T-shirts : XS, S, M, L, XL.

Ceux d’entre nous qui ont une certaine aversion pour les chiffres préféreront cette méthode (qui est rigoureusement identique).

Une technique complémentaire largement utilisée en Scrum dès lors qu’on est plusieurs à devoir réaliser une estimation est le Planning Poker. Dans ce cas, on applique une opération de moyenne pour converger. Cela a d’ailleurs conduit à développer un jeu de cartes spécifique.

À éventuellement utiliser dans le cas « GTD for Teams ». Mais ça c’est une autre discussion.

Je fais un petit up pour remonter le sujet, pour voir si y’a des gens ici qui n’aurait pas subitement une bonne idée :smiley:

J’ai relu nos échanges et ça m’a fait du bien car j’avais tout oublié de ce sujet…
Ce probleme de l’auto evaluation est aussi important pour moi. En tant qu’entrepreneur indiduel je suis seul. Je n’ai donc pas l’effet miroir des autres et j’ai besoin d’une forme de feuille de route que je puisse controler régulierement pour vérifier que je suis bien sur le chemin que je me suis tracé.

La seule façon que j’ai trouvé est

  1. De bien realiser mon H3>H5 et le controler régulièrement
  2. De lister mes Goals, projets et taches cruciales de la semaine
  3. De vérifier leur avancement en fin de semaine
  4. De faire un bilan de ce qui a marché ou pas aujourd’hui et me donner une notation subjective de 1 à 10
  5. De réaliser une feuille de route pour le lendemain (pas forcement une planification) juste un indicateur que je controle aussi le soir suivant qui doit etre conforme à mes horizons supérieurs.

J’aimerais que tout cela soit automatisé. Je n’y suis pas arrivé.

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Pour une fois que tu me demandes de changer de systeme :joy: :rofl: :rofl: :rofl: :rofl: :rofl: :rofl: :rofl: :wink: :yum:

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La démonstration de @Theo et @Julian est sans débat.

…ça me donnerai presque envie de quitter Things pour ToDoist ! J’ai tendance à penser que ce « jeu » serait extrêmement efficace sur moi.

(Et encore plus si je trouve un bon système de récompenses !)

J’aime beaucoup ta méthode.

Ce serait top un bloc note, style checklist, avec différents points à cocher :sweat_smile:
Comme la weekly revue, pouvoir chaque soir ou chaque semaine : faire les différentes étapes de ta liste pour bien préparer sa semaine/la journée du lendemain :grinning:

Hello @Jean

as-tu tenté de donner un poids à tes tâches en fonction de l’impact qu’elles peuvent avoir ?

Plusieurs approches viennent de me venir :

Approche 1 : Mesure par rapport aux 6 horizons

Ex. Tâche imposée sans lien avec les zones d’attention que j’ai identifiées : 0 point

Tâche de maintenance juste en lien avec les zones d’attention que j’ai identifiées : 2 point

Tâche en lien avec mes buts et objectifs (Horizon 3) :5 points

Approche 2 : Mesure par rapport à tes zones d’attention

Tu donnes cette fois-ci un poids à tes tâches en fonction du domaine d’attention auquel elles appartiennent. Je pense qu’on focalise plus ou moins sur un domaine d’attention à un instant t. Ce focus qu’on veut bien mettre sur un domaine par rapport à un autre est souvent lié aux buts qu’on souhaite atteindre ou sa vision.

De ce fait du peux présumer de l’impact d’une tâche par rapport au domaine auquel elle se rapporte. C’est moins précis que la première approche mais c’est une piste qui se tient.

Approche 3 : Mesure par le niveau d’énergie

Je ne sais pas comment est conçu ton système mais si tu as quelque chose de visuel pour le niveau d’énergie, toujours avec un système de poids/points tu pourrais valoriser de façon plus forte les tâches qui nécessitaient un gros effort par rapport aux tâches qui mobilise moins ta concentration.

Dans les 3 cas, il te faut mettre en place un systeme de tracking. Et lors de ta revue quotidienne, tu sortirais une moyenne qui te donnerais un aperçu de ta performance de la journée puis établirais une moyenne sur le mois.

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