A côté de GTD - S'auto-évaluer pour progresser

Beaucoup arrivent à GTD pour devenir plus performant, plus efficace, faire plus, etc… :nerd_face:

On sait tous que: non, GTD n’est pas un système pour en faire plus.
C’est avant tout une histoire de sérénité… de « productivité sans stress »…

Néanmoins, une fois qu’on a dit ça, il peut, chez certains d’entre nous, rester une petite envie de performance… et dans « productivité sans stress » il y a « sans stress », mais il y a aussi « productivité » :smirk:

Quand je parle de performance, elle peut être quantitative (faire plus) et/ou qualitative (faire mieux); d’une certaine manière, je pense qu’on peut tous dire que GTD nous emmène naturellement vers le « faire mieux » (et c’est une notion très subjective !), et dans un second temps, même si c’était pas prévu au départ, à en faire éventuellement un peu plus, parce que cela nous a rendu plus efficace.
Note: quand je dis « plus », ça peut vouloir dire deux choses très différentes:
- faire plus dans une journée (quantité)
- faire plus dans une heure de travail (productivité)

Je fais partie de ces gens là… ceux qui aiment, qui aimeraient en faire plus: peut-être, parfois, un peu plus en quantité, et clairement, plus en qualité (qualité de mon travail, utilité réelle pour moi, donner plus de sens à mon travail, etc…)… mais surtout j’aurais besoin de le mesurer, presque de le matérialiser, pour le sentir…
Il faut de temps en temps savoir s’arrêter pour regarder le travail accomplis, sinon, on ne profite pas (suffisamment) des bénéfices de tout ça.

Je fais aussi partie des gens qui ont du être des ânes dans une autre vie, et qui marche plutôt bien « à la carotte »: quand j’ai un truc à gagner, à condition que ce truc (matériel ou immatériel) me fasse vraiment envie, je suis capable de décupler mes performances… C’est pas du tout politiquement correcte en France, mais je suis persuadé que si j’avais été dans un système scolaire basé sur un système d’objectifs individualisés (au lieu d’objectifs collectifs qu’on appelle « programme scolaire ») j’aurai nettement sur-performer… voici une piste peut-être…

Tant pis pour le passé, parlons du présent (et du futur).


Ma problématique, maintenant que je vous ai dit ça, c’est de savoir comment mesurer ma performance de manière globale… la mesurer, pour ensuite en déduire des objectifs à atteindre, tel un coureur qui se mettrait des objectifs à atteindre pour courir un marathon, puis pour en courir un deuxième plus vite, etc…

La difficulté, c’est: comment mesurer un ensemble d’objectifs très différents, de manière quantitative mais aussi qualitative… et tout ça, à partir d’un qualificatif unique ? … Le meilleur exemple, c’est les notes à l’école: on note tout sur 20 et on fait une moyenne:

  • l’anglais, le sport et les maths,
  • trouver le résultat mais également avoir le bon raisonnement pour y arriver,
  • en contrôle continue mais également lors d’examens,

=> On en arrive à une note moyenne sur 20, globale, mais qui regroupe des choses réalisées très différentes. Pourtant, ce système de note (perfectible évidement, ce n’est pas mon sujet ici) permet de servir de qualificatif unique/global.


Voici quelques pistes, glanées ici ou là, pour exemple:

  • le logiciel TODOIST comporte un système de notation interne, où vous grapillez des points chaque fois que vous avez un action dans l’esprit GTD: quand vous capturez un truc, quand vous accomplissez une tache, quand vous accomplissez une tâche dans les temps impartis, etc…

  • la méthode de Jerry Seinfeld: tu te fixes un objectif quotidien ultime et chaque jour où tu l’accomplis => tu coches une case sur ton calendrier; Petit à petit, tu vas réussir à faire des séries de 5 jours consécutifs… puis 7 jours… etc… et au final, c’est comme pour arrêter de fumer, le but du jeu, c’est de ne plus s’arrêter et de cocher chaque jour de ton calendrier tous les jours, sans arrêts, car tous les jours tu as accomplis l’objectif quotidien que tu t’étais fixé.
    J’aime bien l’idée… mais ça implique de se fixer un objectif quotidien qui peut être composé de plusieurs sous objectifs: je reprend l’exemple des notes à l’école: on peut se donner pour objectif quotidien d’avoir au moins 12/20 => certains jours ce 12/20 sera une moyenne de 3 notes car on aura travaillé sur 3 trucs importants, d’autres jours sur un seul sujet ou sur 10 sujets différents… vous me suivez ? (j’en reviens donc à ma problématique de qualificatif unique… et en l’occurence de manière quotidienne).
    Pour faire un lien très GTD, on peut se fixer comme objectif d’avoir été au moins une fois dans la journée à Inbox=0, de faire sa WR tous les vendredis, etc…

  • les « gros cailloux »: tu te fixes chaque matin, 3 trucs importants à faire, et à la fin de la journée tu DOIS les avoir fait. Fais ça 365 jours par an, et tu auras fait plus (en qualité ou en quantité) que 99% des gens;

=> Comment mesurer les choses pour pouvoir me dire à la fin de la journée si j’ai été bon alors que je voulais par exemple:

  • être Inbox=0,
  • avoir faire mes 20 minutes de sport le matin,
  • avoir fait les courses que je devais faire,
  • avoir biffé « un certain nombre » de tâches de mes listes
  • avoir été cohérent avec mes valeurs :slightly_smiling_face:

L’objectif est de se coucher tous les soirs en se disant: « j’ai fais le job ! » et de se mettre gentiment une petite tape sur l’épaule pour s’endormir sur une idée positive, d’accomplissement personnel, un truc positif, comme le suggère Tal Ben-Shahar (pour se sentir plus « heureux ») … en se mettant un objectif chaque matin et profiter de l’effet stimulant que ça peut avoir.

Bref, j’espère que vous m’avez suivi :grinning: , et j’aimerais bien savoir, pour ce qui se reconnaisse un peu là-dedans (ce n’est pas le cas de tout le monde) si vous avez des idées, des pratiques, des expériences à partager avec moi.

NB: j’ai volontairement titré « à côté de GTD » car j’ai bien conscience que c’est pas du GTD ça… GTD peut faire partie du système, comme je l’ai illustré pus haut…

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Y’a plein de choses, pas facile de répondre succintement ! :slight_smile:

En gros, il y a :

  • la fixation des objectifs
  • le système de notation
  • l’estimation de la régularité

En tout premier, finalement, me vient une question suite à ton dernier paragraphe : qu’est-ce qui fait que tu peux te dire, le soir, « j’ai fait le job » ? Ça va donner les objectifs. En partant de là, ensuite, dérouler la pelote à l’envers : comment estimer ma performance sur tel ou tel point. Puis, quelle est ma régularité dans l’atteinte de mes objectifs (la performance se mesure dans la durée, c’est bien connu).

Je n’ai pas d’exemple concret récent, à part le travail que j’ai fait sur la création d’habitudes avec BJ Fogg mais le contexte était particulier. Cela étant, j’ai trouvé qu’un indicateur intéressant au final reste l’évaluation sur une échelle de 1 à 10, comme font les urgentistes pour avoir une bonne idée de la douleur ressentie par la victime. C’est que ça marche pas mal (parce que c’est une gamme relative —le cerveau humain n’est pas bon dans l’absolu, mais excelle en relatif). Donc je pense que j’essaierai de m’en servir.

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Ton idée, c’est de se poser la question, le soir dans son lit, en se disant: « sur une échelle de 1 à 10, je me donne combien aujourd’hui ? » ?

Ah tiens, je n’y avais pas pensé mais ça pourrait être ça oui :grin: Au départ, j’avais plutôt dans l’idée d’utiliser l’échelle pour toutes les estimations « flottantes », c’est-à-dire pas objectivement mesurables. Du style : pour ma capture, cette semaine, j’étais à 8/10, en clarification/orga plutôt 5, etc.

Ok, genre faire des groupes de trucs importants, comme par exemple:

  • rigueur de ma pratique GTD (capture/Inbox=0/WR,etc…) - on peut même pousser à se mettre une note pour chacune des 5 étapes !-
  • santé/bien-être (faire du sport tous les 2 jours, méditer tous les matins, manger 5 frutis et légumes frais :smirk:…)
  • évaluation quantitative de ma production du jour (donc en gros, arriver à évaluer si tu as fait tout ce que tu avais as faire, si tu n’as pas trop procrastiné, si tu as respecté tous tes engagements, etc…)

=> je me mets une note sur 10 pour chaque groupe, et j’en sors une moyenne quotidienne (ou hebdo)… c’est ça ?

Pas simple d’évaluer ces éléments à la fin de la journée:

  • la mémoire est sélective (même si à l’échelle d’une journée, c’est moins risqué), on risque d’oublier des trucs;
  • si dire « ai-je été faire du sport ? » c’est facile: c’est 10 ou 0… pareil pour le fait d’avoir fait ou pas sa WR; par contre évaluer quantitativement son travail (la 5ème étape GTD) c’est plus subjectif;

J’en étais arrivé à ça en quelque sorte… faire des groupes, et chercher à évaluer si j’avais « fait le job » du jour pour chaque groupe… puis faire une moyenne. Mais c’est pas simple d’évaluer objectivement (« de 1 à 10 ») certains des éléments.

Je suis pas bon public sur ce coup-la. Je déteste les évaluations alors les auto-évaluations…
Mais pourquoi donc s’evaluer et vouloir rester dans la performance tous les jours, tout le temps ? A quoi bon ?
Nous sommes des etres finis, subjectifs et tellement perfectibles. On se ballade toute la journée avec nos vulnérabilités et nos failles, on se trompe, on se casse la gueule et puis on recommence et on réussit de mieux en mieux.
Pourquoi calquer sur soi des évaluations purement mécaniques ?
C’est pas grave si on n’a pas réussi à 100% une capture, on fera mieux la prochaine fois. L’essentiel est de faire du mieux qu’on peut dans le contexte où nous nous trouvons et de s’accorder le bénéfice de l’imparfait. De la bienveillance pour soi quoi.
Car a qui l’on doit quelque chose au final ? « C’est pas bien, tu n’as pas été bon en GTD cette semaine. » Personne.
Mon point de vue est : soyons cool avec nous mêmes.

A lire ton post du début ce m’a fait pensé à un article que j’avais lu sur le jeu Candy Crush saga ou bien certains réseaux sociaux qui vous félicitent a petites doses sous forme de récompenses quotidiennes vous donnant au passage une petite giclée d’adrénaline, vous rendant tout simplement addict à la chose.

Bon. On est là pour débattre hein. Je ne vous veux que du bien car vous êtes mes potes de GTD.

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Tous les avis se respectent, @Margott :slight_smile: perso je n’ai jamais eu l’esprit de compétition avec les autres (au grand dam de mon compétiteur de père), par contre je l’ai avec moi-même, je suis bien forcé de le reconnaître. J’aime toujours savoir jusqu’ou je peux m’emmener dans tel ou tel domaine (ce qui ne veut pas dire que je vais forcément le faire tout le temps).

En ce moment par exemple, je travaille les allers-retours au mediator à la guitare en style « manouche », qui y sont particuliers. Ben j’aime me dire allez, à la fin de la semaine je tape la croche à 200 bpm. L’idée n’est pas de devenir Django, mais juste de voir jusqu’ou je peux aller… pour finalement me laisser tranquille une fois que j’aurais ma limite acceptable (ie celle qui me convient pour le moment).

C’est dans cette optique de perfectionnement volontaire désiré que j’aime à m’auto-évaluer, pour être plus cool avec moi-même ensuite.

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Du jazz manouche ? J’adore !
Tu connais le groupe «Les pommes de ma douche » ?

Merci pour ce partage bienveillant.
Oui, moi aussi je me fixe des défis mais je ne me fais pas de mal avec si je ne les atteint pas.
Parce qu’il y a tellement d’imprévus que c’est souvent que je ne coche pas le ou les trucs que j’avais prévu de faire. Mais, comme je coche l’imprevu alors ça équilibre et puis, je suis une fille, j’ai le droit de changer d’avis :heart_eyes:
C’est vrai, je ne suis pas une compétitrice, je vis avec les gens.
Ensemble, c’est le meilleur endroit que je préfère.

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@Margott
Je ne fais pas de prosélytisme (tout le monde est différent): comme précisé dans mon premier message, c’est juste pour que ceux que ça intéresse :wink:

@Romain
Je te rejoins: la performance par rapport aux autres, ça n’a jamais été mon truc non plus; par contre, me confronter à moi-même, ça suscite beaucoup plus d’enjeu dans mon cerveau…

Pour dire les choses plus simplement: mon idée c’est de:

  1. Me donner des objectifs à atteindre à très court terme (idéalement quotidien, mais au pire hebdomadaire), qui puisse regrouper l’ensemble des choses que je veux faire dans (de) ma vie;
    => En gros, si on se débrouille bien, dans notre système GTD, il y a tout (sauf les imprévus et encore ! :grinning: ) Mais il faut arriver parmi cette somme de chose (= ma liste GTD) à déterminer un seuil, un niveau … on en arrive à l’étape suivante:

  2. Évaluer quotidiennement (ou chaque semaine) sa performance de manière objectivement mesurable (une note sur 10 ?);
    => C’est le coeur de cette file: je fais comment ? Est-ce que j’ai cartonné aujourd’hui ? Est-ce que j’ai loosé à mort, procrastiné, pas respecté mes engagements ?
    Dans mes listes GTD, il y a pleins de choses différentes (importantes/pas importantes, perso/pro, essentielle/pratique, etc…): c’est très difficile de mesurer tout ça en même temps !!! Je fais comment ?

  3. Définir un récompense (matérielle, immatérielle ou symbolique) en cas d’atteinte de l’objectif, une « carrotte » (mais pas de bâton)… parce que je me connais, moi la carrotte, je sais que ça marche bien avec moi :smirk:
    => Là, c’est vraiment très perso, chacun y mettra ce qu’il voudra; dans mon esprit, c’est avant tout symbolique (surtout si ça doit être quotidien !!), et c’est la possibilité, à la fin de l’étape précédente, d’évaluer à peu près objectivement, qu’on a été bon pour se mettre une tape sur l’épaule :+1: le soir avant de se coucher :person_in_lotus_position: (en référence à Tal Ben Shahar) .
    Après comme c’est perso, ça peut prendre d’autres formes, éventuellement matérielles si ça peut vous toucher (ex: j’ai terriblement envie de m’acheter un super paire de sneakers :athletic_shoe: ; je me l’offre à condition d’atteindre mes objectifs quotidien 10 jours d’affilés :gift: … vous vous voyez l’idée ?)

@Jean J’ai un peu reflechi a ton sujet sur l’auto évaluation. Pour moi le plus facile serait d’utiliser des tracker dans mon bullet journal (sorte de tableaux de controle) c’est facile à mettre en oeuvre et on voit bien l’évolution. Mais comme je sais que tu n’aime pas (du tout :wink: le papier :joy: ) peut etre pourrais tu faire ça sous excel. C’est facile et puissant et tu peux en faire pour tout ce qui apporte de la valeur ajoutée à ta vie. Exemple moi j’ai décidé de me remettre asap à courir (= > H5 vivre en bonne santé) je vais ouvrir un projet la dessus et commencer à réfléchir comment je vais m’y prendre façon planification naturelle. Et j’aurai un tracker pour mesurer mes progres. Je pense que tu as raison. Je suis absolument contre l’esprit de compétition. Mais j’aime me fixer des objectifs à moi meme et les voir se realiser. S’auto évaluer est essentiel et je pense crucial pour un entrepreneur.

En lien avec ce que tu viens d’écrire, je précise que la difficulté pour moi, vient du fait de vouloir évaluer/mesurer des choses qui n’ont rien à voir les unes avec les autres.

Dans ton exemple (se remettre à faire du sport) tu dis que tu vas avoir un tracker pour mesurer tes progrès: OK.
=> Mais mesurer une seul truc, c’est facile, que ce soit une pratique sportive, les résultats comptables de ton entreprise, ou l’avancée des tes travaux de rénovation de ta maison.

Ma difficulté se trouve, en autres, dans le fait de devoir mesurer sur une échelle commune, un ensemble de choses très différentes.

Comme souvent, pour résoudre un problème, pardon, pour faire aboutir un projet :nerd_face:, je suis face à deux méthodes:

  • une méthode « classique » qui consiste à faire le mieux possible, et qui pousse à aller chercher le plus loin possible la réponse parfaite :thinking: (cf: Windows, Omnifocus, méthodes d’ingénieurs…) ;
  • une méthode plus simple, inspiré de la loi Pareto, qui consiste à résoudre 80% du problème avec très peu d’efforts, pour obtenir une réponse globalement satisfaisante sans trop se prendre la tête :grinning: (cf: Mac, Things, -GTD ?-…)

Version classique: J’étudie une piste, très « scolaire », de carnet de notes numérique: il existent des appli pour iPhone qui permettent de se créer une sorte de carnet de note, avec différentes matières… et on peut aller jusqu’à pondérer via des coefficients (comme pour la baccalauréat) sa moyenne. C’est un peu poussé… ma femme (psy) me dirait surement que c’est même un peu régressif :face_with_monocle:

Version simple: partant du principe évoqué plus tôt qui consiste à penser que mon système GTD est au top, et qu’il y a TOUT dans mon système (tout ce que je veux faire, tout ce que je dois faire), j’ai vais simplement simplement regarder dans mon logiciel de listes (pour moi, c’est THINGS) le journal du jour et regarder combien de ToDo j’ai biffé.
Ça me donne un score, que je note… et que je vais comparer de jour en jour.
Rapidement, je vais vite me rendre compte que je peux atteindre un nombre de ToDo réalisé moyen chaque jour/semaine qui me permettra d’évaluer si j’ai été productif ou pas.
Certes, il y aura là-dedans des trucs importants, et d’autres non, qui seront évalué avec la même mesure… mais bon, l’idée c’est que globalement, sur le long terme, le résultat ait quand même du sens malgré sons côté très quantitatif…

Je suis ouvert aux bonnes idées !!

  • Si c’est global te noter sur une echelle de 1 à 10 est facile.
  • Si c’est particulier il faut separer les choses (un peu comme les domaines de responsabilité) on ne melange pas des choux et des carottes :joy:
    ex. Si c’est ta productivité - compter le nombre de tache et les notes jour par jour suffit (facile sur TH)
    Apres on peut consolider ex les tableaux de bords d’entreprise qui ne sont que des briques accolées les une aux autres…

Je suis dsl mais je t’avoue que je ne comprends pas exactement ce que tu veux mesurer…

J’aime bien cette idée. Ce comparer aux autres n’est pas une bonne idée. Par contre reprendre les bonnes idées et les tester pour soi c’est excellent.

Je suis dans l’idée de Peter Drucker : « L’efficacité consiste à faire les bonnes choses. L’efficience consiste à faire les bonnes choses de la bonne façon ». Avec ça j’évalue mes progrès…

Voilà. Mais pour évaluer il faut mesurer, il faut une échelle de mesure…

L’échelle n’est pas forcément chiffrée. Cela peut être dans le genre :« Est-ce que cette fois, j’ai fait moins d’erreur en faisant cette tâche »

Toute la question de la pondération est là.
Biffer une tache qui a pris 3mn et en biffer une autre qui a pris 8 heures ce n’est pas la même chose. Elles ne sont pas à mettre au même niveau d’evaluation à mon sens.

Plus qu’une auto évaluation (:face_vomiting:) moi, ce qui me manque dans GTD c’est la vision sur l’avancement des projets.
Il me faudrait un outil du genre barre de progression et un taux pourcentage qui me dirait : tu en es là de l’avancement de ton projet. Ça me motiverait pour terminer certains projets. Car parfois, on n’est pas souvent dans le contexte qui permettait de terminer la ou les dernières taches et donc le projet n’avance plus du tout.

Pour certains projets j’utilise Trello, je mets des jalons sous forme de checklists dans les cartes et ça me donne un état d’avancement.

Mais la plupart du temps je n’en ai pas besoin, j’évalue au besoin lors d’une RH.

@Jean j’ai retrouvé un article que j’avais beaucoup aimé, qui pourrait peut-être t’aider dans ta quête. J’en parle ici.

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Il y a Lionel Davoust qui par exemple affiche sur son blog (en bas de la colonne de droite), l’état d’avancement des ses projets d’écritures (en nombre de mots écris, qu’il exprime en pourcentage du résultat souhaité je crois), exactement sur ce principe.
Lui, il a pour son activité d’auteur, cette échelle de mesure parfaitement objective.

Exactement !! C’est ça le truc: 3 minutes ou 8 heures, c’est pas la même chose.
Envoyer son chèque à l’EDF ou prendre rdv chez le cardiologue ne revêt pas du tout la même importance…
Etc…

Néanmoins, je serais tenté de supposer que, à long terme, on doit avoir dans nos listes GTD, la même proportion de trucs importants VS pas importants, la même proportion de trucs de 3minutes VS 8 heures, etc… et que du coup, mesurer le nombre de ToDo biffés à la fin de la journée (ou de la semaine), en valeur absolue, ça peut avoir du sens.

Après, c’est évident qu’il y a les automatismes: tous ces trucs qu’on fait et qu’on devait faire et qui n’était pas sur nos listes, donc qui ne seront pas mesurés. Exemple: tous les jours j’emmène mon fils à l’école. C’est un vrai ToDo, je dois le faire, je veux le faire, mais je le note pas sur mes listes.

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Oui Jean, je connais l’outil qu’utilise @lkw car je l’utilise aussi pour mes activités d’écriture. Il s’agit du logiciel Scrivener qui effectivement permet de se fixer des objectifs et de suivre leur état d’avancement. C’est fichtrement ça dont j’aurais besoin pour les projets qui pèsent lourd dans mon système GTD.

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