GTD que faire quand ça bloque au niveau des contextes

francois · février 9, 2019, 12:24pm

Youpii !!!
J’ai enfin résolu (je crois) mon probleme de contexte et c est un peu grace à mon bujo ! J’explique
ça fait des années que je lutte la dessus. Depuis 1 mois je bosse sur mon bujo. Mon Of en a pris un sacré coup ! peu de mise à jour, beaucoup de données (vendredi je me suis rendu compte que j’avais pres de 102 taches actionnables, 35 projets actifs pour la semaine 66 projets en SMB bref, l’horreur

Du coup j’ai fait une vrai weekly review celle la a duree 4 : 00 (en 3 fois) et dans les regles de l’art. J’en ai meme profité pour me faire un check list WR new que je suis en train d’améliorer façon due diligence immobiliere… On se refait pas

Et la soudain tout s’éclaire. Je faisais une C… majeure… Un truc débile et idiot. J’avais quelques contextes trop généralistes : maison et bureau, ordinateur entre autre. Du coup je ne savais pas quoi choisir et revoila la procrastination qui pointait le bout de son museau

J’ai reflechi a la façon dont je bossais dans l’esprit math logique. Je me suis dit " imagines que tu es en plein coup de feu que tu es sur le web donc sur sur ton ordinateur tu es donc en… Wifi… Ok donc imagines qu’au lieu du contexte ordinateur qui contient la masse de truc… tu crees #wifi. Eh bien il suffit de glisser toute les taches ordinateurs qui necessitent du wifi dans #wifi et ça devrait aller tout seul.

Aussitot dit, aussitot fait et soudain je me suis senti bien soulagé.

J’ai fait ça pour tous mes contextes generalistes et maintenant ça roule…

Comme quoi, il ne fallait pas grand chose…

D’ou l’importance de la bonne définition des contextes…

Pourquoi je n’ais pas compris ça plus tot ? Je pense que c’est parce que avec GTD on veut souvent trop bien faire ou simplifier mais la vie c’est pas si simple que ça…

PJ une petite photo… Tout ce qui est en grisé n’est pas actionnable ce sont des taches « boulot » lundi il fera jour ! et ma perspective contextes = tag est réglé en « disponible » pas restant.

NB2 vous remarquerez que j’ai un contexte #planifié. J’aurais bien pu utiliser SMB. Ce contexte me sert pour des choses importantes à écheance ou planifiées ex Declaration TVA le 01/03 ou autre exemple Demarrer etude projet XXX le 11/02…

NB3 J’ai gardé travail maison (contexte generaliste) car j’ai pas grand chose la dedans. Il s’agit de taches comme lecture livre ryder caroll (BUJO) ou payer EDF… max 5 donc ça ça va c’est gerable…

Romain · février 9, 2019, 1:11pm

Comme dit David Allen (qu’il a repris d’Einstein, je crois) : « il faut rendre les choses aussi simples que possible… mais pas plus simples ! ».

Julian · mars 12, 2019, 8:32pm

Pour ceux qui comprennent l’anglais…

Dans ce podcast, Mike Vardy reçoit David Allen pour parler de l’édition 2015 de Getting Things Done. A 9:35, il lance DA sur ce qu’il a à conseillé à ceux qui se demandent comment fonctionner par contexte.

NB1: A noter que quelques mois plus tard, Mike Vardy a officialisé le lancement de sa propre méthode (« Now Year Method ») dont les piliers sont la thématisation et le fonctionnement par « Mode ». Les « Modes » de Mike Vardy ne sont rien d’autres que des contextes tels que David Allen les décrit dans cette interview.

NB2: En début d’interview, DA parle de la gestion des emails.

francois · mars 20, 2019, 7:57pm

Petite question. Dans mon activité je suis au bureau tout le temps et j’ai trois modes grosso modo. Le contexte Bureau ne signifie donc rien…

J’ai donc :

1. Un mode Etude lorsque j’etudie un immeuble et/ou que j’en réalise le descriptif, planification de travail, réflexions stratégiques…
1. Un mode commercial lorsque j’appelle mes clients, que je bosse par emails pour boucler un deal
1. Un mode administratif lorsque je classe des trucs, nettoyage, courrier,

Le manuel d’omnifocus dit *" Souvenez-vous que les contextes servent à calquer les lieux, personnes et outils qui constituent votre réalité quotidienne dans l’exécution de votre travail. N’hésitez pas à expérimenter d’autres contextes qui vous correspondraient davantage " ce que je ne comprends pas bien…

Est ce que ça a un sens d’en faire un contexte pour chacun de ces modes ?

francois · mars 20, 2019, 8:26pm

En fait tu es restée tres « outil » tu n a pas utilisé de modes… semble t’il…

francois · mars 20, 2019, 8:49pm

Moi j’ai deux petits modes qui correspondent un peu à ma façon de bosser en cours de test. Un mode administratif qui necessite pas d’energie, un mode focus qui en nécessite beaucoup. Le reste (sauf lire et loisirs qui sont des contextes du soir apres ma journée de boulot) ce sont des contextes opérationnels
De quoi ais je besoin ? D’un telephone pour appeler les gens et puis quoi encore d’un ordinateur pour faire des trucs divers… Email. surf etc…

Focus, adm c’est un peu pres simple et ça correspond à mon fonctionnement mental. Commercial c’est une vrai question.

francois · mars 20, 2019, 9:22pm

Euh c est pas exactement ca. C’est un etat d esprit. Comment t expliquer … en fait quand je bosse je change d etat d esprit.
De part la nature de mon boulot he suis en esprit analyse etude. C est fatiguant car cela necessite bcp de concentration, d energie, de reflexion

Et puis a un autre moment une fois que je sais ou je vais je vais me sentir commercial la je vais etre dans l esprit vendre mon truc. Ca groupe plein d actions. Le choix des clients aussi, l excitation, le telephone c est un autre etat d esprit. Tres bourse. Tres combat. Tres business

Je ne sais pas si je dois orienter mes contextes dans ce sens ou rester outil pur. Celui focus est tres etat esprit etude. Mais pour le commercial c est dissemine et le commercial c est determinant. C est la que je gagne ma vie.

C est tout le sens de ma question.

Erwann · mars 21, 2019, 6:15am

Je pense que les contextes doivent nous faciliter les décisions.

A un moment X je dois me retrouve avec les taches qui sont possible de réaliser. La fameuse liste de course dans laquelle tu ne vois que les articles du magasin où tu te trouves.

Du coup pour moi, vu que tu n’as pas besoin de séparé « physiquement » les actions, pourquoi pas le faire par mode de travail.

Si à un instant X tu te sens plus étude, tu dois voir que les taches correspondantes, comme ci tu changeais d’endroit.

Puis peut-être avec l’usage tu auras envie / besoin de créer des contextes par rapport à des outils physique ( ordinateur / voiture…)

francois · mars 21, 2019, 12:07pm

Merci Martine, je vais creer ça et voir comment ça marche…

francois · mars 21, 2019, 9:27pm

ça s’améliore !

francois · mars 22, 2019, 12:51pm

Hello Martine Oui tu m’a aidé ainsi que @Erwann Merci

Les tags trop généraliste ça ne fonctionne pas chez moi. ça me perturbe. J’ai ainsi essayé de creer un tag commercial. Mais ça n’a pas fonctionné. Ils m’handicapent dans l’action.
J’ai essayé alors de caller mes processus de travail car j’avais besoin d’une segmentation des mes taches par exemple proposition immeuble (dans les appels) me donne les affaires a proposer à mes clients. C’est bien parceque j’en ai beaucoup et je vois tout de suite mes priorités. WF suite proposition me donne les attente suite à mes propositions. C’est bien car cela cree un flux de travail et je sais exactement ce que j’attends des uns et des autres. Les tags détaillés ordinateur me donnent par ailleurs, les groupement de taches que je fais par exemple lorsque sur internet. ça va plus vite.

Ainsi il y a un mélange de taches Outil et de tache processus.
Segmenter me permet une action plus chirurgicale et une plus grande clarté dans mon esprit.

Pour l’instant je teste. J’espere que ça tiendra. Sinon on fera comme en KAIZEN (adaptation et amélioration progressive). Et là ça va…

La bonne nouvelle c’est que je parviens (enfin devrais je dire) à travailler par contexte.

Julian · mars 22, 2019, 3:41pm

@francois Oui si c’est ton mode de fonctionnement et que tu ne ressens aucun point de friction. On a tendance à vouloir s’adapter à la structure de l’outil qu’on utilise pour son système mais la bonne démarche est de comprendre comment nous fonctionnons et de mimer ce mode de fonctionnement dans l’outil.

Ce qui est aussi important, c’est de ne pas créer des contextes ou sous-contextes trop précis. A mon avis si on a créé un contexte qui est vide les 3/4 du temps, on peut se poser la question de son utilité.

La typologie Lieu/Outil/Personne est un bon point de départ. Mais le fait qu’un contexte comporte trop d’items ou trop peu, peut être un bon signal d’alerte qu’il est mal pensé.
Personnellement, je me suis retrouvé dans des situations où je me suis dit, « ben tu vois cette action là, je voudrais la voir dans d’autres circonstances ». Et dans ce cas, je savais qu’il y avait un problème parce que de mon point de vue, un contexte doit être étanche. C’est ce qui apporte la clarté que ton mode de fonctionnement soit outil, état d’esprit, ou autre.

Pour quelqu’un qui travaille en mode projet, le projet devient un contexte par exemple. Dans le même esprit, sans fonctionner de la même manière, tu pourrais très bien te réveiller en te disant « Bon aujourd’hui, je donne tout sur ce projet ». Quelque part, là aussi ton projet devient un contexte. Parce qu’aujourd’hui est un jour particulier et tu as décidé de mettre des œillères sur tout le reste. Ce qui ne veut pas dire qu’il a besoin d’un tag ou je ne sais quel autre fonctionnalité de ton outil pour contextualiser tes prochaines actions mais que ton système est conçu ou tes actions sont rédigées de telle manière que si tu veux basculer dans ce mode à un moment donné, tu pourras le faire sans contrainte. Mais ça signifie que tu sais comment tu fonctionnes et que par défaut tu as anticipé que tu pouvais en avoir besoin de temps à autre. Il ne faut pas enrichir son système pour l’enrichir. Tu dois trouver un bénéfice réel à ce que tu y intègre. ça ne doit pas se cantonner au « nice to have ».

Dans mon cas perso, mes contextes ont toujours été un point de friction. Chez moi @bureau = @ordinateur dans presque 100% des cas si on met de côté les actions du type « voir avec X ».

Ça me faisait un contexte @bureau à rallonge et un peu rebutant à scanner pour choisir la prochaine action à exécuter. J’ai donc cherché à déporter certaines actions dans des sous-contextes.

La configuration que je traîne ces temps ci est la suivante pour le pro (je n’ai jamais réellement eu de problème sur perso) :

@bureau-mailbox : …il parle de lui-même
@bureau-deepwork : …pour toutes les actions pour lesquelles idéalement je ne souhaite pas être dérangé… (les joies de l’open space )
@bureau-in-between : …pour toutes les actions que j’évalue comme ayant un faible impact…

Du coup, lorsque j’ai de grande plage de temps disponible, je suis plutôt sur ma @deepwork. Et je planifie (quand c’est possible) un peu de temps chaque jour pour ma @in-between. C’est aussi dans cette liste que je vais chercher des actions à biffer entre 2 réunions par exemple si je n’ai pas beaucoup de temps.

Dans ToDoist, j’ai également un filtre dont je me sers (par combinaison de critères). C’est ma « focus list » quand ça commence à chauffer !

L’idée est que le nombre d’items de cette liste reste autant que possible proche de 0.

Alexis · octobre 2, 2019, 1:55pm

Hello @francois, mon astuce pour les courses, j’essaye au maximum de les regrouper. Je bloque un créneau de 2 ou 3h dans l’agenda, et je segmente dans les notes.
Si c’est déjà ce que tu fais désolé pour mon message inutile

francois · octobre 5, 2019, 8:43am

C est une super idee de tout regrouper. C est GTD Par curiosite, tu utilises outlook ?

francois · octobre 5, 2019, 8:48am

J aime bien ta façon de segmenter tes contextes en fonction de ton energie et de ce que tu attends de leur impact. Est ce que cela te facilite la vie au quotidien ? Je suis d accord avec toi aussi sur le fait qu un contexte peu utilise n a aucun intérêt. Il creait de la friction inutile dans son systeme

Alexis · octobre 7, 2019, 7:00am

Merci @francois Outlook pour le boulot, google agenda pour le perso (J’intègre l’agenda pro dans mon google agenda).
Calendrier pro : outlook et google agenda
Calendrier perso mac : appli Calendrier native
Calendrier perso iphone : Weekcal

Mes calendriers sont synchronisés via google agenda

Julian · octobre 7, 2019, 11:11am

Bonjour François,
ça m’évite effectivement de trop tergiverser face à mes listes et de rester productif même quand j’ai un petit coup de moins bien.

Pour ce qui est du contexte que tu utilises moins il faut faire la part entre celui que tu oublies de regarder et celui qui répond à une situation très spécifique.

Dans le premier cas, cela signifie que le contexte n’a pas vraiment de sens pour toi. Dans le second cas, c’est intentionnel et toi même doit savoir ce que ce contexte représente pour toi.

Alexis · octobre 9, 2019, 1:23pm

Bonjour à tous,
Voici Nirvana que j’utilise au travail car compatible avec mac et pc.
Sur les impressions écran vous pourrez voir dans l’ordre : des contextes [ ], des domaines de responsabilités (ou plutôt des catégories d’activité liées à mon travail) et des projets (Z - ). Lorsqu’une première action ne nécessite pas de s’incorporer dans un projet, j’ai juste à la glisser dans le contexte ou domaine de mon choix.

!

Alexis · octobre 9, 2019, 3:36pm

Eh oui, bel outil. Comme j’ai un CRM au travail Nirvana Hq me suffit. J’ai quand même noté dans ma todo de tester OF3

francois · octobre 9, 2019, 7:55pm

OF3 est un outil génial qui suffit la plupart du temps pour GTD