Je n'ai jamais réussi à vider mon inbox!

Bonjour à tous,

Après beaucoup d’hésitation, je me suis décidé à vous avouer mon terrible secret. :wink:

J’utilise GTD depuis près de 10 ans, mais je n’ai jamais réussi à vider l’inbox. Ce qui revient à dire que je n’ai jamais réussi à mettre en place le système GTD. J’utilise une partie du système, mais pas la totalité.
(je parle d’inbox au singulier, mais j’en ai évidemment plusieurs : mails, inbox physique, Nozbe, etc.)

J’ai beaucoup réfléchi aux raisons qui m’empêchaient de réussir à vider l’Inbox, et je pense avoir mis le doigt sur le problème. Ma plus grosse difficulté est la prise de décision. Du coup, la partie clarification est celle qui coince pour moi.

La deuxième raison, C’est que je capture énormément de choses. Je précise ici que j’utilise GTD pour le personnel comme le professionnel, mais c’est surtout pour tout ce qui est personnel que j’en ai le plus besoin. J’arrive plutôt bien à gérer mon travail, mais beaucoup moins les projets personnels.
J’ai beaucoup d’envies, beaucoup d’idées, beaucoup de projets (et aussi de « corvées du quotidien »), mais pas suffisamment d’énergie pour tout réaliser. Il y a tant à faire !

Mon inbox se remplit vite, mais se vide lentement ; vous imaginez sans mal le résultat au bout de quelques jours, quelques semaines, quelques années…

Pourquoi ai-je tant de mal à prendre des décisions ? Il y a sans doute d’abord mon perfectionnisme. J’ai beaucoup travaillé sur ce point les dernières années, et j’ai réussi à pas mal lâcher prise. :wink:
J’ai découvert également qu’une carence en oméga 3 était en partie responsable de ces difficultés à prendre des décisions. Enfin, la prise de décision demande pas mal d’énergie, ce dont j’ai beaucoup manqué ces dernières années en raison d’une fatigue chronique (liée à une maladie chronique).

Alors maintenant que je vais un peu mieux, et que j’arrive un peu plus facilement à prendre des décisions, Je me suis dit qu’il était temps de me remettre vraiment à GTD ; c’est pourquoi je me suis abonnée au site.

J’ai déjà un peu progressé sur la partie clarification, mais je constate que mon inbox continue à enfler :scream:, et que je n’arrive à clarifier qu’une petite partie chaque jour (voire rien du tout certains jours).

Avez-vous des conseils pour m’aider dans cette phase difficile ?
Merci d’avance :blush:

Bonjour @julie.quinio et bienvenu parmi nous.
Je vois plusieurs aspects dans ton sujet.

  1. L’inbox. Elle est bien sur faite pour tout collecter mais le secret c’est de la vider régulièrement pour ne pas la laisser s’accumuler. Une à deux fois par jours c’est ideal.

  2. Dans la collecte le piege GTD c’est trop d’iNBOX. Il en faut autant que necessaire mais pas plus.

3° pour t’aider à la vider du peux faire des check list, jeter un max : pour chaque item te demander est ce que ca à un sens ? avant de clarifier…

Cette partie de GTD est cruciale c’est celle qui va te faire gagner le plus de temps avec la regle des 2 mn.

Si tu as un gros back log peut etre peut tu faire si c’est en numerique déclarer un backlog, un fichier dans lequel tu met ton arriere et tu nettois au fur et a mesure par time blocking de 25 mn… en paralllele tu suis ta nouvelle inbox et jamais tu ne quitte ton bureau sans qu’elle soit à zero…
Hope that’s help !

1 J'aime

Bonjour @julie.quinio
C’est un joli témoignage. Vous avez évoqué l’une des raisons de ce trop plein. Vous utilisez la méthode mais pas complètement. Or, pour vider une inbox, il vous faut un système qui soit en mesure de traiter le volume des données entrantes. Je me permets une image : Si les conduits (Systeme GTD complet) d’un éviers (boîte de reception) sont bouchés, un moment l’eau fini par déborder. C’est le cas de votre boîte de réception.
Alors pour éviter de vous brider dans l’apport de nouvelles tâches, il serait intéressant de peaufiner votre système en aval de la boîte de réception.

2 J'aime

@julie.quinio, merci pour ton partage, tu n’es pas toute seule. Je crois qu’il y a la théorie et la pratique sur inbox 0. Je défie à quiconque d’arriver à 0 sans avoir au préalable été honnête avec lui même sur le volume reçu par heure et le rôle qu’elle/il joue dans l’entreprise ou sa vie en général.

De plus en fonction des collaborateurs / interlocuteurs, il y a ceux qui en 2 points ont les idées très claires du « pourquoi du comment », il est donc possible de traiter ce type d’émail assez rapidement mais il y a tous ceux où il faut passer du temps à éplucher, réfléchir quelle est la vraie requête dans le contenu fouillé, telle de la prose.

Voici quelques idées pour essayer d’aller à l’essentiel.

  • accepter que le temps passé dans sa inbox ce n’est pas passer du temps ailleurs dans sa vie. Arriver à 0 tous les jours peut procurer une grande sensation de plénitude mais aussi laisser l’impression de n’avoir rien vraiment d’accompli sur ses buts et objectifs par exemple
  • dois-je vraiment traiter tous mes e-mails ? C’est un peu comme si je devais lire tout le contenu de ma boîte aux lettres physique. Il y a des tonnes de « déchets » qui partent à la poubelle directement tel que la pub…
  • savoir qui sont mes parties prenantes importantes, jeu d’analyse de risques si email traité ou pas quelles sont les conséquences - Mail du boss…, donc mettre en place des outils de visualisation tel que les VIPs ou règles pour automatiser le traitement.

Et puis il y a le livre de Romain très bien fait sur le sujet avec beaucoup d’astuces.

Je ne pense pas avoir trouvé de recette miracle. Choisir c’est renoncer. Souvent je préfère monter sur mon vélo et savoir que ma inbox ne sera pas à 0 en fin journée plus tôt que l’inverse.

5 J'aime

Clairement @julie.quinio , tu n’es pas seule ! :slight_smile:

Quand on coach à GTD, on n’a pas droit de quitter un client tant que :

  • il n’est pas autonome avec sa Revue hedbo,
  • il n’est pas arrivé à inbox 0.

Ce n’est pas vraiment un hasard, car il y a un déclic pour les deux. J’ai remarqué régulièrement une résistance des clients à vider totalement l’inbox. En général tout se passe bien jusqu’à ce qu’il en reste deux ou trois, parfois un. Et tout d’un coup on se heurte à quelque chose qui relève parfois de compétences qui ne sont pas les miennes (et sont tout à fait légitimes par ailleurs du simple fait qu’elles existent). Mais laissons cela :slight_smile:

Ce qui m’avait aidé, outre mon côté compulsif, pour mes premières inbox 0, c’est de « gamifier » la chose. Mon but n’était pas de « traiter les emails », non plus que « d’arriver à 0 ». Mon but, c’était d’envoyer cet email dans un des 6 endroits indiqués par la méthode, comme du triage. Un peu comme un jeu où il faut rapidement balancer un truc d’un côté ou de l’autre avant que le prochain n’arrive… et ça, jusqu’à ce que le jeu s’arrête faute de contenu.

En gros, une tactique peut être d’enlever l’enjeu de « traiter », pour rester simplement en mode triage : je ne dois pas travailler, je dois envoyer ce truc dans un des 6 paniers. Mais il est vrai que ça demande des décisions et donc que ça fatigue. À faire dans les moments où l’on est le plus en forme peut-être (au moins au début, le temps que le cerveau se muscle à ce niveau-là et que ça devienne plus facile ensuite).

6 J'aime

Bonjour à tous et merci pour vos réponses ! :slightly_smiling_face:

J’avais hésité à écrire car je me doutais bien que la réponse serait… « just do it! » :wink:

Ce que j’observe chez moi, c’est une forte résistance à faire cette étape de clarification, même si je constate qu’elle est efficace.

@Romain Bien sûr, dès qu’on travaille sur la résistance, on arrive dans le domaine de la psychologie, car nous sommes des humains, malgré tout. :wink:
En ce qui me concerne, grâce à la pratique de la mindfulness, j’arrive mieux à repérer mes résistances, et j’essaie justement d’aller un peu plus loin pour les dépasser. Souvent, la procrastination vient de ce qu’on imagine la tâche comme désagréable. Dans les faits, quand j’ai réussi à dépasser ça, j’ai souvent constaté que ce n’était pas le cas. Et pourtant, la résistance continue. Allez comprendre… :upside_down_face:

Je crois qu’il va falloir que j’accepte de me donner un temps d’apprentissage, de prendre le temps qu’il faut pour être à l’aise avec la clarification, jusqu’à ce que cela devienne un automatisme.

Quand j’ai commencé GTD, j’étais trop rigide et j’ai appliqué à la lettre ce que conseille David Allen : on prend chaque item et on le traite, quelle que soit son importance.
D’abord, c’était risqué car je laissais de côté des sujets plus urgents à traiter que d’autres ; ensuite, c’était « overwhelming » pq la quantité à traiter est absolument effrayante (et c’est toujours ce qui me fait peur et fait que je rechigne à me mettre à la tâche). Enfin, je voulais tout traiter en même temps, alors que je n’en étais pas capable. Peu de choses partaient en « Someday/Maybe ».

Aujourd’hui, j’essaie d’être plus souple, de remettre à plus tard certaines choses. J’ai fait une liste « Soon » pour les sujets sur lesquels j’aimerais m’engager prochainement. A voir si ça fonctionne.

@francois Pour ce qui est de l’idée de mettre tout les mails ou autre en « backlog », j’ai essayé, mais ça ne fonctionne pas. « out of sight, out of mind » :sweat_smile:

Je fais aussi une Weekly Review, au moins partielle, qui me permet d’être vraiment au clair sur certains projets, voire d’en clôturer d’autres, et je reconnais que ça fait un bien fou ! :grinning:

Je vais donc poursuivre patiemment la clarification, en espérant que cette fois j’y arriverai !

1 J'aime

Bonjour @julie.quinio

bienvenue sur le forum et merci de nous révéler ton secret :wink:

Je vais tenter de suggérer différentes pistes de réflexion aux divers points que tu mets en avant.

Je trouve que deux choses ont tendance à faciliter la prise de décision.

  1. des critères discriminants clairs
  2. le moment de la journée (plus elles sont prises tôt dans la journée, plus elles sont éclairées)

Pour le point 1) je te conseille soit d’établir ta propre liste de critères de décision en amont de ta clarification, soit une checklist des étapes de clarification (cf. photo).

Pour le point 2) privilégie une clarification en début de journée.

Je me questionne aussi sur le niveau de confiance que tu accordes à la structure de ton système.

Je suis très curieux également du « etc. » T’es tu déjà demandé si tu en avais + que tu ne devrais?

Une pile de choses à faire donne automatiquement au cerveau l’impression qu’il doit tout faire. Tu conviendras que ce n’est pas possible. Par conséquent tu n’as pas d’autre choix que de choisir ce sur quoi tu veux ou peux porter ton attention.

Tu trouveras peut-être des pistes de réflexion intéressantes dans la série sur la procrastination du podcast « Productif et serein ». Je trouve l’idée de @Geoffrey d’avoir une liste « Plus tard ou Jamais » intéressante pour toi. Il distingue cette liste de la « Un jour peut-être » parce qu’il s’agit d’une liste de chose qu’il veut faire mais qui ne nécessite pas nécessairement son attention tout de suite parce que non prioritaires. Il te suffirait donc de piocher de temps à autre des choses dans cette liste quand l’occasion se présente.

Là dessus pas de secret. Enfin si, le secret c’est un vidage régulier. Tu devrais avoir quotidiennement un temps consacré à cette tâche. Peut-être le fait de te dire que tu es « timée » te boosterait. Autre idée, te donner un objectif d’items à sortir de ton inbox pour pouvoir passer à autre chose. Une fois l’inbox zéro atteinte, il faudra maintenir cette revue régulière.

Autres pistes de réflexion qui me viennent:

  1. As-tu considéré l’idée de faire de chaque vidage d’inbox un projet avec une prochaine action qui pourrait être un objectif d’items à sortir ?

  2. Plus brutal, prendre les plus vieux items de ton inbox pour les mettre en archives et considérer que ton inbox n’est vieille que de quelques mois plutôt que de quelques années ! Le fait de les mettre en archives fait qu’ils sont toujours accessibles mais qu’ils créent moins de frustration. L’essentiel du moment étant dans ton esprit, un balayage mental fera revenir les plus importants.

  3. À chaque item sur lequel tu bloques. Pose toi la question « Pourquoi je ne sais pas quoi en faire ? » ou « Pourquoi je ne sais pas à quelle liste ou catégorie il appartient ? »… Ou quelque chose dans cet esprit.

J’espère que ça t’aidera!

PS: Merci pour l’info sur la carence en oméga-3 et la prise de décision. ça me rappelle que j’ai une boîte de supplément qui dort dans ma pharmacie! :wink:

2 J'aime

Si on étudie le processus de traitement des e-mails d’un point de vue LEAN, on se rend rapidement compte que les outils utilisés sur la production du processus créent un tas de déchets - déchets signifiant que le but de transformation du processus ne donne pas le résultat escompté pour 99% des entrées qui doivent en sortie donner la valeur ajoutée tant attendue.

Vous allez me dire, mais de quoi il parle. Et bien essayer d’imaginer que le processus de traitement des e-mails soit par exemple un processus industriel qui servent à produire quelques choses qui nécessitent de toujours sortir de l’usine de production avec les bonnes spécifications/tolérances produits et surtout en consommant le minimum de matière première!

On voit bien que chez Microsoft, Apple et tous ceux qui construisent des systèmes de gestion d’e-mails, personne n’a construit le processus de À à Z.
La méthode GTD est une très bonne approche mais comme elle est détachée des outils, elle ne peut pas dissoudre tous les déchets sur la ligne de production.

Notre cerveau est un grand malin, il a bien vu que la gymnastique proposée ne permet pas à tout coup de faire mouche. Je pense que c’est pour cela qu’en partie des poches de résistances apparaissent et souvent sont inconscientes à nos yeux.

Voici quelques racines du problème:

  • mieux tout laisser dans la inbox, au moins je les vois, si je commence à dispatcher dans des contenants GTD, je perds la visibilité, j’oublie d’aller vérifier ici et là —> l’outil ne montre pas de manière dynamique où se trouve mon contenant GTD, je n’ai pas de moyen d’auditer en temps réels le « quoi » qui à été bougé où (pas de traçage du processus)
  • tous mes e-mails qui doivent prendre moins de 2’, si j’ai une prochaine action sont répondus et donc disparaissent de ma inbox. 1) comment savoir quel email va prendre 2’ par rapport à 5 ou 10. 2) vu le volume d’e-mails que je reçois, je vais passer ma matinée juste pour les e-mails de moins de 2’
  • ceux de plus de 2’ sont dispatchés dans mes contenants GTD. Mais lorsque j’ai enfin un peu de temps devant moi, je commence à faire le travail puis je de dois répondre à cette requête pour fermer la boucle —> l’outil souvent ne permet pas en un click de remonter à la source pour pouvoir faire un « reply ». Je ne parle même pas de l’alimentation support projet.

J’arrête là, car il y’a un nombre trop important d’opportunités d’erreurs sur la ligne. Je suis stupéfait de voir que des sociétés tel que Oracle, SAP ont réglé tout cela en proposant des solutions ERP pour quasiment tous les processus d’une entreprise et puis rien sur la partie e-mails qui n’arrive au niveau de ce que l’on attendrait.

Donc en conclusion, un processus construit bancale à l’origine donnera forcément de l’à peu près en sortie.

4 J'aime

@julie.quinio
Parfois il m’est arrivé d’avoir enormement d’email et d’accumuler du retard. C’etait particulierement vrai lorsque je travaillais dans une grande entreprise ou plein de gens me mettaient en copie pour information pour rien la plupart du temps. J’appliquais la regle suivante :

  1. Je classais les emails par expediteur
  2. Je faisais un rapide skimming cad je jetais tout ce qui etait possible. La majorité etait eliminée
  3. Il me restait quelques emails. J’aurais aimé connaitre GTD a cette époque. Je les aurais traité façon clarification.

Autre annedote un jour j’ai pris enormement de retard car j’avais deccroché de GTD. Il me semble que j’ai alors classé les sujets par dates de création dans mon gestionnaire de tache puis apres avoir survolé les sujets pour vérifier qu’il n’y avait pas un truc important ou urgent et j’ai eliminé tout ce qui etait anterieur a une date recente type un mois. C’etait radical mais ca à marché. Cela n’a pas eu de consequence sur mon travail. Mon inventaire mental m’a fait remonter dans le wagon…

Parfois il vaut mieux tout jeter d’un coup meme si c’est radical. Beaucoup de sujets se periment d’eux memes… De toutes façons si vraiment il ya quelque chose d’important ton cerveau reviendra à la charge…

Je confirme ce que j’ai dit, une fois que ta inbox est clean il faut se forcer à la garder clean quitte à faire deux revues par jour… C’est la seule façon de reprendre la main sur ce qui arrive apres à defait le cercle infernal recommence…

Pour moi, aucun systeme GTD ne tient la route sans l’application de 3 regles
INBOX à ZERO
WEEKLY REVIEW
REGLE DES 2 mn.

2 J'aime

Bonsoir @julie.quinio,

Merci beaucoup pour ton témoignage touchant et sincère.

J’ai beaucoup réfléchit à la réponse que je pouvais t’apporter afin qu’elle te soit aidante.
Je t’avoue que tes questionnements m’ont permis de réfléchir à ma pratique et à clarifier ce que je pensais de la clarification justement.

Voici donc quelques pistes dans lesquelles tu pourras piocher si le coeur t’en dit.

Pour commencer, j’aimerai reprendre à ma façon les mots de David Allen (GTD pour ados) à propos de la clarification.

Clarifier c’est une étape 100% mentale et non visible. On est dans l’abstrait, le conceptuel alors que la capture c’est du concret. La clarification implique effectivement prise de décision et réflexion approfondie sur le devenir de nos récoltes continues. Etape de transformation s’il en est, puisque chaque item est identifié et rangé dans un endroit où il va pouvoir être exploité et traité (ou pas) selon sa nature. C’est plutôt pas mal vu. :+1:

Piste méthodo
La première piste que je te propose est plutôt mécanique, lente et méthodique, à savoir sortir un seul élément de l’inbox et le passer à travers de processus de transformation qu’est la clarification.

Je partage avec toi ma check-list des questions à se poser :

  1. De quoi s’agit-il, qu’est-ce que c’est ?

  2. Y a-t’il quelque chose à faire à ce sujet ?
    Variantes : est-ce activable ? Est-ce que ça peut donner lieu à une action ?

  3. Si non :

    • on en aura besoin pour plus tard (référence) ?
    • est-ce à recycler ou à jeter (poubelle) ?
    • est-ce à ajouter sur une liste de contrôle (check-list) ?
    • est-ce une idée intéressante pour plus tard (un jour peut-être) ?
  4. Si oui :

    • quand est-ce que ce sera fait (résultat final) ?
    • est-ce que ça nécessite plus d’une action ?
    • et ensuite (prochaine action) ? Quelle est la prochaine action physique et visible et unique pour progresser sur ce point ?
    • est-ce que c’est à moi de la faire / est-ce que quelqu’un sait mieux faire ça que moi (déléguer) ?
    • est-ce que je peux agir immédiatement (l’exécuter si elle prend moins de 2 mn) ? Si non la différer à plus tard
  5. Nouveau statut de la chose après clarification :

    • Le projet est :
    • La prochaine action est :

Et ensuite phase 3 Organisation

En cadeau : ma map récapitulative des destinations possibles après clarification :

…/…

3 J'aime

…/…

Piste découpage du backlog

J’ai bien compris ta problématique au niveau du manque d’énergie que tu mentionnes.

Etant donné le backlog que j’imagine tu dois avoir, je me demandais si tu ne pourrais pas créer deux dossiers temporaires, le temps de résoudre ton backlog (pas pour les nouveaux intrants évidemment).

Un dossier « oui » et un dossier « non » et y glisser tes intrants qui seraient désormais séparés en deux inbox activables et non activables.

Et pour respecter ton niveau d’énergie, tu pourrais ensuite t’occuper du dossier non activable et commencer par supprimer tout ce qui doit l’être pour t’intéresser ensuite aux 3 autres options : liste de contrôle, liste un jour peut-être et dossier référence.

Pour la réponse « oui », il y a quelque chose à faire avec cet intrant, je pense que répondre avec des critères de décision en filigrane peut aider à alléger le processus décisionnel.

Voici les miennes glanées chez DA et enrichies par moi : j’aime faire, je sais faire, j’ai le temps de faire, dont j’ai le budget pour la faire, dont j’ai l’énergie pour la faire, qui correspond à mes valeurs, qui correspond à mes horizons de vie et qui ne m’empêche pas de prendre mon avion pour New-York ? (est-ce que cela me détourne de mon but, de ma mission).

Ps : New York est un symbole. Il faut le comprendre comme si j’étais dans un taxi direction l’aéroport pour une super destination et qu’un intrant vient se mettre sur ma route.

Comme pour le « non », tu peux aussi décider de ne t’occuper par exemple que de ce que tu attends des autres, ou faire de temps à autre un marathon (ou sprint) d’actions de moins de 2mn.

Cette piste t’emmène donc sur le traitement des parties peu énergivores.

Piste courageuse et téméraire
C’est celle que j’ai choisie : tu supprimes tout et tu repars de zéro.
Conseils à ne pas mettre entre toutes les mains.
Quand je l’ai fait, j’ai transpiré un peu beaucoup quand même.
Et oh surprise… rien, absolument rien ne s’est passé. C’était un truc entre moi et moi.

Voilà ce dont je me suis aperçue : tout d’abord, quand les gens veulent un truc, ils viennent et reviennent te voir comme les vagues sur les rochers. Donc pas de risques que les trucs importants passent à la trappe.

Et pour les soi-disant feux de forêts, et ben y en a jamais eu. Comme dit @Romain, on n’écrit pas un email aux pompiers pour leur dire qu’il y a le feu. Il y a le téléphone pour ça.

Et le reste s’est dissout dans les empreintes numériques de mon ordi. J’en n’ai plus jamais entendu parler.
Ce qui m’emmène sur la piste suivante

Piste Dan Sha Ri
Qui, si je l’avais connu avant m’aurait changé la vie plus tôt.
J’y suis venue très récemment et je l’ai directement appliqué à GTD.

Merci beaucoup à @stephane.bonnin qui en parle ici : GTD et Minimalisme

En gros on ne parle pas de rangement mais plutôt de faire le vide de tout ce qui n’est plus utilisé pour ne garder que ce pourquoi tu es relation dans le temps présent.

Imagine un entonnoir renversé où l’on devient très sélectif avec ce qui entre chez soi et dans sa tête. Je fais référence en cela à la deuxième raison que tu évoques « je capture énormément de choses… J’ai beaucoup d’envies, beaucoup d’idées, beaucoup de projets ».

Moi aussi, je suis curieuse de tout et j’ai plein d’idées ce qui est affreux pour mon inbox. J’aurai voulu être journaliste, astronaute, mathématicien, astrologue, archéologue, etc. D’ailleurs ça me fait penser que… je vais m’arrêter là sinon je vais faire enfler mon inbox :rofl:.

Alors voilà, sélectionner ce qui entre est un exercice d’auto-bienveillance qui nous emmène à accepter qu’on ne peut pas tout faire à la perfection. Et ce que l’on garde, on lui donne toute la place, toute notre énergie, notre envie et notre attention. Et ça nous rempli.

Tout cela pour terminer sur les 4 étapes du processus d’apprentissage (désolée, j’ai été formatrice trop longtemps).

Sans doute les connais-tu :

  • Inconsciemment incompétent : je ne sais pas que je ne sais pas faire mes lacets de chaussure (euh… ce serait cool de me prévenir :smile:)
  • Consciemment incompétent : je sais que je ne sais pas faire mes lacets (j’ai les boules :thinking:)
  • Consciemment compétent : je sais que je sais faire mes lacets (je suis très fière :upside_down_face:)
  • Inconsciemment compétent : je ne sais plus que je sais faire mes lacets (je les fais automatiquement et je n’y pense plus :cowboy_hat_face:)

David Allen dit que la clarification est un processus lent, méthodique et très mécanique.

Pour la clarification comme pour le reste de la méthode, il y a à s’autoriser à devenir consciemment compétent. Ça ne nous viendrait pas à l’idée de gronder un bébé qui tombe alors qu’il apprends à marcher. Il a besoin de se tromper, de recommencer et de s’entraîner encore et encore jusqu’à ce qu’il le fasse de façon compétente, inconsciente et rapide.

C’est ce que je te souhaite pour cette étape de clarification.
Belle soirée.
Martine

4 J'aime

Bonjour Julie,
il y a 2 sortes d’éléments qui viennent emplir les inbox :

  • ce qu’on reçoit (emails par exemple)
  • ce qu’on ajoute (je voudrais ou je dois faire telle ou telle chose)

Comme indiqué à l’autre Julie, pour ce que l’on reçoit, ce qui m’a aidée c’est « Trancher le plus rapidement possible », car apporter une réponse négative au dernier moment est beaucoup plus difficile à gérer pour notre interlocuteur et à assumer pour nous-même.
Pour ce que l’on ajoute (et pour les décisions que nous prenons qui impliquent qu’on doive passer à l’action) : comment arriver à choisir, et donc à renoncer ?
C’est une de mes grandes difficultés aussi, et ce qui m’aide c’est de me confronter à la réalité de la durée d’une journée.

Pour cela pendant plusieurs jours j’ai noté précisément ce que je faisais de mes journées. Souvent je prévoyais de faire 10 actions là où en réalité je n’en réalisais qu’à peine 3. Le fait d’évaluer-noter ce que l’ont fait réellement renvoie à cette réalité bien concrète.
S’entraîner à évaluer le temps nécessaire pour réaliser une action, puis essayer de ne pas être trop gourmand : planifier sa journée de telle sorte qu’on arrive à faire au moins 75% de ce qu’on a planifié. (Beaucoup plus gratifiant et donc motivant que si on n’en réalise que 5%… parce qu’on avait prévu bien trop de choses par rapport au temps disponible).
Une fois qu’on a reconnu que notre marge de temps était en réalité très réduite cela aide à réduire la voilure, et donc à écarter ce que l’on aimerait bien réaliser, mais dont on sait qu’on n’aura jamais le temps étant donné nos priorités.

Depuis quelque temps je classe ma liste d’actions avec 3 priorités :

  • A : ce que j’aimerais pouvoir faire dans la semaine
  • B : ce qui relève de mes projets en cours
  • C : ce que j’aimerais pouvoir faire dans le mois
    Pour le reste, j’essaie d’avoir environs 80 actions maxi (au-delà c’est trop long à passer en revue) de choses qu’idéalement j’aimerais pouvoir faire… et tout le reste je le passe dans une liste Un jour peut-être ou j’y renonce. (mais j’ai noté la liste Plus tard ou jamais qui est très intéressante car elle va dégraisser la liste Un jour peut-être? Je l’appellerais la liste du surplus inutile du perfectionniste :wink: )

L’échéance et la période d’une semaine sont suffisamment claires pour moi désormais pour que j’évalue de façon assez juste (et donc motivante) ce qui peut y rentrer.
Ce qui relève des projets dépend d’une priorisation faite en amont (les projets en cours) donc là aussi c’est assez clair et facile à évaluer.
Pour le mensuel c’est un peu plus flou… mais je sais que je ne peux pas y rentrer grand chose de plus car les semaines sont déjà bien remplies.

Cette priorisation ne me demande au final pas trop d’énergie, et cela m’encourage à bien transformer ce qui traîne dans mes inbox en liste d’actions. Et autant je faisais tout en papier, autant là pour cette liste d’actions je suis désormais revenue à une liste numérique (pour bénéficier du classement par priorité).
Mais si cela fonctionne… c’est parce que j’arrive désormais à faire ma revue hebdo (et donc je n’ai pas peur de passer à côté de cette action qui n’est listée qu’ici, et qui a disparu de ma boîte de réception). Et si j’arrive à faire ma revue hebdo… c’est parce que j’arrive à vider mes inbox. C’est un peu ça qui est compliqué avec GTD, c’est que c’est un système. Donc si un des éléments du système est bancale… c’est l’ensemble qui l’est. Or c’est difficile de tout mettre en place d’un coup.
Voilà en espérant que cela puisse t’apporter un autre éclairage et t’aider dans la recherche de ton système.

2 J'aime

J’ai oublié de préciser : au-delà de ma liste d’actions j’ai une liste d’objectifs pour l’année, et j’ai une page « hebdo » pour la semaine en cours et une page « mensuelle » pour le mois en cours où ne note des actions que je dois réaliser de façon régulière, en lien avec ces objectifs (activité physique par exemple).

1 J'aime

Bonjour @Lau
A un moment tu etais tres papier. Je me souviens de ton post sur ton organisation il y a un an ? qui m avait bien plu par sa structuration. Ta nouvelle approche est tout aussi interessante. On y retrouve des principes du bujo ce qui n est pas pour me deplaire :wink:
Tu disais que desormais tu utilise le numerique. Qu utilises tu comme systeme numerique ? Es tu passe totalement dessus ou partiellement ? Comlent fonctionnes tu ?
Merci !

1 J'aime

J’ai entendu parlé de sociétés qui ont décidé de régler le problème en amont. Où l’équipe informatique a mis en place un système « Kanban ».
Ce qui signifie qu’un nombre défini d’e-mails entrent dans l’inbox de l’employé - par exemple pas plus de 50 e-mails à tout moment. Tout le reste est mis en attente sur le serveur d’e-mails et donc invisible à l’utilisateur.

C’est une solution hyper intéressante qui s’inspire des chaines de production dans l’automobile. Et si on y regarde bien, c’est comme cela que la nature fonctionne, elle a des systèmes d’auto-régulation.

Dans mon cas, je suis sur O365 Outlook PC, je n’ai pas réussi à simuler cette approche car avec les règles Outlook on ne peut pas faire de comptage. Mais je continue d’y réfléchir, j’aimerais par exemple configurer les entrées pour maxi 20 nouveau e-mails ou même réguler le robinet à la journée - ie maxi 30 e-mails jour.

2 J'aime

Tu dois pouvoir limiter en poids non? Genre 200ko max dans linbox… Et ça obligerait les expéditeurs à avoir la bonne pratique d’envoyer des liens plutôt que des fichiers.

2 J'aime

C’est pas bête du tout.

C’est exactement comme ça que sont configurées nos boîtes vocales chez les opérateurs de téléphonie mobile.

Le truc c’est qu’il ne faut pas qu’il y ait une alternative, exemple: ta boîte vocale est pleine, donc je t’envoie un SMS ou un e-mail.

@julie.quinio

Salut !

Je fais court, voici les deux choses qui me viennent en tête après la lecture de ton message:

  • tu dois intégrer le fait qu’il faut te forcer à suivre GTD à la lettre pendant longtemps avant que ça ne devienne petit à petit un réflexe qui ne demandera plus aucun effort (comme l’exemple des lacets de @Margott );
  • tu dois apprendre à te calmer sur la capture: tu prends probablement trop d’engagement vis-à-vis de toi même: tu dois abandonner certains trucs (cf lire Alexandre Jollien)

Oui je suis toujours très papier :blush: et effectivement j’utilise des éléments de la méthode Bujo :+1:.

C’est vraiment uniquement la liste d’actions que j’ai transférée sur un outil numérique. Le logiciel s’appelle sleek (c’est sous Linux), j’ai pris le premier que j’ai trouvé, le seul critère était qu’il utilise la syntaxe todo.txt (cf par exemple une explication de la syntaxe GitHub - todotxt/todo.txt: ‼️ A complete primer on the whys and hows of todo.txt. ). C’est basique, et l’avantage c’est que ça fonctionne avec un fichier texte tout simple, ce qui fait que le jour où tu veux changer de logiciel le fichier reste compatible (et de fait il reste lisible même sans logiciel).
|100%x500
Les critères pour basculer en numérique :

  • saisie très rapide (nouvelle tâche, tâche réalisée)
  • classement par priorité (celles que j’établis : A = semaine, B = projet, C = mois)
  • recherche
  • consultation facile
    Je pourrais même mettre le fichier texte sur mon cloud pour qu’il soit synchronisé entre mon ordi et mon téléphone, et avoir une appli sur mon téléphone, mais pour l’instant j’arrive à m’en passer (je ne suis jamais très loin de mon ordi, et quand je le suis, en général je n’ai pas le temps de faire autre chose que le motif qui m’a amenée loin de mon ordi).

Je n’utilise pas vraiment les contextes, même si je les saisis (la syntaxe todo.txt les prend en charge).

Bon par contre désormais j’ai :

  • mon filofax (agenda, contacts, check lists),

  • un bujo (page mensuelle, notes, inbox papier…),

  • et un semainier (page hebdo + planification quotidienne pour la semaine)

Là tant qu’il y a le COVID je n’ai plus beaucoup l’occasion de travailler en dehors de chez moi donc ce n’est pas gênant d’avoir autant de supports papier, mais par la suite cela pourrait l’être. Pour l’instant je rode ce nouveau fonctionnement :slight_smile:

1 J'aime

Merci pour ton retour.

Ca type de logiciel rappelle une developpeuse qui s appelle gina Trapiani elle ne t arissait pas d eloge sur l interet du fichier plain text. J ai longtemps utilise taskpaper qui est un concurrent de ton logiciel et il y a maintenant un autre logiciel concurrent de celui ci partiellement gratuit workflowy et bien d autres. Parfois les systemes les plus simples sont les meilleurs.

J aime bien ton usage du bujo. C est aussi pratique.