Je n'ai jamais réussi à vider mon inbox!

Général
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Bonjour @julie.quinio et bienvenu parmi nous.
Je vois plusieurs aspects dans ton sujet.

  1. L’inbox. Elle est bien sur faite pour tout collecter mais le secret c’est de la vider régulièrement pour ne pas la laisser s’accumuler. Une à deux fois par jours c’est ideal.

  2. Dans la collecte le piege GTD c’est trop d’iNBOX. Il en faut autant que necessaire mais pas plus.

3° pour t’aider à la vider du peux faire des check list, jeter un max : pour chaque item te demander est ce que ca à un sens ? avant de clarifier…

Cette partie de GTD est cruciale c’est celle qui va te faire gagner le plus de temps avec la regle des 2 mn.

Si tu as un gros back log peut etre peut tu faire si c’est en numerique déclarer un backlog, un fichier dans lequel tu met ton arriere et tu nettois au fur et a mesure par time blocking de 25 mn… en paralllele tu suis ta nouvelle inbox et jamais tu ne quitte ton bureau sans qu’elle soit à zero…
Hope that’s help !

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Bonjour @julie.quinio
C’est un joli témoignage. Vous avez évoqué l’une des raisons de ce trop plein. Vous utilisez la méthode mais pas complètement. Or, pour vider une inbox, il vous faut un système qui soit en mesure de traiter le volume des données entrantes. Je me permets une image : Si les conduits (Systeme GTD complet) d’un éviers (boîte de reception) sont bouchés, un moment l’eau fini par déborder. C’est le cas de votre boîte de réception.
Alors pour éviter de vous brider dans l’apport de nouvelles tâches, il serait intéressant de peaufiner votre système en aval de la boîte de réception.

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@julie.quinio, merci pour ton partage, tu n’es pas toute seule. Je crois qu’il y a la théorie et la pratique sur inbox 0. Je défie à quiconque d’arriver à 0 sans avoir au préalable été honnête avec lui même sur le volume reçu par heure et le rôle qu’elle/il joue dans l’entreprise ou sa vie en général.

De plus en fonction des collaborateurs / interlocuteurs, il y a ceux qui en 2 points ont les idées très claires du « pourquoi du comment », il est donc possible de traiter ce type d’émail assez rapidement mais il y a tous ceux où il faut passer du temps à éplucher, réfléchir quelle est la vraie requête dans le contenu fouillé, telle de la prose.

Voici quelques idées pour essayer d’aller à l’essentiel.

  • accepter que le temps passé dans sa inbox ce n’est pas passer du temps ailleurs dans sa vie. Arriver à 0 tous les jours peut procurer une grande sensation de plénitude mais aussi laisser l’impression de n’avoir rien vraiment d’accompli sur ses buts et objectifs par exemple
  • dois-je vraiment traiter tous mes e-mails ? C’est un peu comme si je devais lire tout le contenu de ma boîte aux lettres physique. Il y a des tonnes de « déchets » qui partent à la poubelle directement tel que la pub…
  • savoir qui sont mes parties prenantes importantes, jeu d’analyse de risques si email traité ou pas quelles sont les conséquences - Mail du boss…, donc mettre en place des outils de visualisation tel que les VIPs ou règles pour automatiser le traitement.

Et puis il y a le livre de Romain très bien fait sur le sujet avec beaucoup d’astuces.

Je ne pense pas avoir trouvé de recette miracle. Choisir c’est renoncer. Souvent je préfère monter sur mon vélo et savoir que ma inbox ne sera pas à 0 en fin journée plus tôt que l’inverse.

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Clairement @julie.quinio , tu n’es pas seule ! :slight_smile:

Quand on coach à GTD, on n’a pas droit de quitter un client tant que :

  • il n’est pas autonome avec sa Revue hedbo,
  • il n’est pas arrivé à inbox 0.

Ce n’est pas vraiment un hasard, car il y a un déclic pour les deux. J’ai remarqué régulièrement une résistance des clients à vider totalement l’inbox. En général tout se passe bien jusqu’à ce qu’il en reste deux ou trois, parfois un. Et tout d’un coup on se heurte à quelque chose qui relève parfois de compétences qui ne sont pas les miennes (et sont tout à fait légitimes par ailleurs du simple fait qu’elles existent). Mais laissons cela :slight_smile:

Ce qui m’avait aidé, outre mon côté compulsif, pour mes premières inbox 0, c’est de « gamifier » la chose. Mon but n’était pas de « traiter les emails », non plus que « d’arriver à 0 ». Mon but, c’était d’envoyer cet email dans un des 6 endroits indiqués par la méthode, comme du triage. Un peu comme un jeu où il faut rapidement balancer un truc d’un côté ou de l’autre avant que le prochain n’arrive… et ça, jusqu’à ce que le jeu s’arrête faute de contenu.

En gros, une tactique peut être d’enlever l’enjeu de « traiter », pour rester simplement en mode triage : je ne dois pas travailler, je dois envoyer ce truc dans un des 6 paniers. Mais il est vrai que ça demande des décisions et donc que ça fatigue. À faire dans les moments où l’on est le plus en forme peut-être (au moins au début, le temps que le cerveau se muscle à ce niveau-là et que ça devienne plus facile ensuite).

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Bonjour à tous et merci pour vos réponses ! :slightly_smiling_face:

J’avais hésité à écrire car je me doutais bien que la réponse serait… « just do it! » :wink:

Ce que j’observe chez moi, c’est une forte résistance à faire cette étape de clarification, même si je constate qu’elle est efficace.

@Romain Bien sûr, dès qu’on travaille sur la résistance, on arrive dans le domaine de la psychologie, car nous sommes des humains, malgré tout. :wink:
En ce qui me concerne, grâce à la pratique de la mindfulness, j’arrive mieux à repérer mes résistances, et j’essaie justement d’aller un peu plus loin pour les dépasser. Souvent, la procrastination vient de ce qu’on imagine la tâche comme désagréable. Dans les faits, quand j’ai réussi à dépasser ça, j’ai souvent constaté que ce n’était pas le cas. Et pourtant, la résistance continue. Allez comprendre… :upside_down_face:

Je crois qu’il va falloir que j’accepte de me donner un temps d’apprentissage, de prendre le temps qu’il faut pour être à l’aise avec la clarification, jusqu’à ce que cela devienne un automatisme.

Quand j’ai commencé GTD, j’étais trop rigide et j’ai appliqué à la lettre ce que conseille David Allen : on prend chaque item et on le traite, quelle que soit son importance.
D’abord, c’était risqué car je laissais de côté des sujets plus urgents à traiter que d’autres ; ensuite, c’était « overwhelming » pq la quantité à traiter est absolument effrayante (et c’est toujours ce qui me fait peur et fait que je rechigne à me mettre à la tâche). Enfin, je voulais tout traiter en même temps, alors que je n’en étais pas capable. Peu de choses partaient en « Someday/Maybe ».

Aujourd’hui, j’essaie d’être plus souple, de remettre à plus tard certaines choses. J’ai fait une liste « Soon » pour les sujets sur lesquels j’aimerais m’engager prochainement. A voir si ça fonctionne.

@fdenoisy Pour ce qui est de l’idée de mettre tout les mails ou autre en « backlog », j’ai essayé, mais ça ne fonctionne pas. « out of sight, out of mind » :sweat_smile:

Je fais aussi une Weekly Review, au moins partielle, qui me permet d’être vraiment au clair sur certains projets, voire d’en clôturer d’autres, et je reconnais que ça fait un bien fou ! :grinning:

Je vais donc poursuivre patiemment la clarification, en espérant que cette fois j’y arriverai !

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Bonjour @julie.quinio

bienvenue sur le forum et merci de nous révéler ton secret :wink:

Je vais tenter de suggérer différentes pistes de réflexion aux divers points que tu mets en avant.

Je trouve que deux choses ont tendance à faciliter la prise de décision.

  1. des critères discriminants clairs
  2. le moment de la journée (plus elles sont prises tôt dans la journée, plus elles sont éclairées)

Pour le point 1) je te conseille soit d’établir ta propre liste de critères de décision en amont de ta clarification, soit une checklist des étapes de clarification (cf. photo).

gtd_clarification
gtd_clarification3456×4608 2.53 MB

Pour le point 2) privilégie une clarification en début de journée.

Je me questionne aussi sur le niveau de confiance que tu accordes à la structure de ton système.

Je suis très curieux également du « etc. » T’es tu déjà demandé si tu en avais + que tu ne devrais?

Une pile de choses à faire donne automatiquement au cerveau l’impression qu’il doit tout faire. Tu conviendras que ce n’est pas possible. Par conséquent tu n’as pas d’autre choix que de choisir ce sur quoi tu veux ou peux porter ton attention.

Tu trouveras peut-être des pistes de réflexion intéressantes dans la série sur la procrastination du podcast « Productif et serein ». Je trouve l’idée de @Geoffrey d’avoir une liste « Plus tard ou Jamais » intéressante pour toi. Il distingue cette liste de la « Un jour peut-être » parce qu’il s’agit d’une liste de chose qu’il veut faire mais qui ne nécessite pas nécessairement son attention tout de suite parce que non prioritaires. Il te suffirait donc de piocher de temps à autre des choses dans cette liste quand l’occasion se présente.

Là dessus pas de secret. Enfin si, le secret c’est un vidage régulier. Tu devrais avoir quotidiennement un temps consacré à cette tâche. Peut-être le fait de te dire que tu es « timée » te boosterait. Autre idée, te donner un objectif d’items à sortir de ton inbox pour pouvoir passer à autre chose. Une fois l’inbox zéro atteinte, il faudra maintenir cette revue régulière.

Autres pistes de réflexion qui me viennent:

  1. As-tu considéré l’idée de faire de chaque vidage d’inbox un projet avec une prochaine action qui pourrait être un objectif d’items à sortir ?

  2. Plus brutal, prendre les plus vieux items de ton inbox pour les mettre en archives et considérer que ton inbox n’est vieille que de quelques mois plutôt que de quelques années ! Le fait de les mettre en archives fait qu’ils sont toujours accessibles mais qu’ils créent moins de frustration. L’essentiel du moment étant dans ton esprit, un balayage mental fera revenir les plus importants.

  3. À chaque item sur lequel tu bloques. Pose toi la question « Pourquoi je ne sais pas quoi en faire ? » ou « Pourquoi je ne sais pas à quelle liste ou catégorie il appartient ? »… Ou quelque chose dans cet esprit.

J’espère que ça t’aidera!

PS: Merci pour l’info sur la carence en oméga-3 et la prise de décision. ça me rappelle que j’ai une boîte de supplément qui dort dans ma pharmacie! :wink:

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Si on étudie le processus de traitement des e-mails d’un point de vue LEAN, on se rend rapidement compte que les outils utilisés sur la production du processus créent un tas de déchets - déchets signifiant que le but de transformation du processus ne donne pas le résultat escompté pour 99% des entrées qui doivent en sortie donner la valeur ajoutée tant attendue.

Vous allez me dire, mais de quoi il parle. Et bien essayer d’imaginer que le processus de traitement des e-mails soit par exemple un processus industriel qui servent à produire quelques choses qui nécessitent de toujours sortir de l’usine de production avec les bonnes spécifications/tolérances produits et surtout en consommant le minimum de matière première!

On voit bien que chez Microsoft, Apple et tous ceux qui construisent des systèmes de gestion d’e-mails, personne n’a construit le processus de À à Z.
La méthode GTD est une très bonne approche mais comme elle est détachée des outils, elle ne peut pas dissoudre tous les déchets sur la ligne de production.

Notre cerveau est un grand malin, il a bien vu que la gymnastique proposée ne permet pas à tout coup de faire mouche. Je pense que c’est pour cela qu’en partie des poches de résistances apparaissent et souvent sont inconscientes à nos yeux.

Voici quelques racines du problème:

  • mieux tout laisser dans la inbox, au moins je les vois, si je commence à dispatcher dans des contenants GTD, je perds la visibilité, j’oublie d’aller vérifier ici et là —> l’outil ne montre pas de manière dynamique où se trouve mon contenant GTD, je n’ai pas de moyen d’auditer en temps réels le « quoi » qui à été bougé où (pas de traçage du processus)
  • tous mes e-mails qui doivent prendre moins de 2’, si j’ai une prochaine action sont répondus et donc disparaissent de ma inbox. 1) comment savoir quel email va prendre 2’ par rapport à 5 ou 10. 2) vu le volume d’e-mails que je reçois, je vais passer ma matinée juste pour les e-mails de moins de 2’
  • ceux de plus de 2’ sont dispatchés dans mes contenants GTD. Mais lorsque j’ai enfin un peu de temps devant moi, je commence à faire le travail puis je de dois répondre à cette requête pour fermer la boucle —> l’outil souvent ne permet pas en un click de remonter à la source pour pouvoir faire un « reply ». Je ne parle même pas de l’alimentation support projet.

J’arrête là, car il y’a un nombre trop important d’opportunités d’erreurs sur la ligne. Je suis stupéfait de voir que des sociétés tel que Oracle, SAP ont réglé tout cela en proposant des solutions ERP pour quasiment tous les processus d’une entreprise et puis rien sur la partie e-mails qui n’arrive au niveau de ce que l’on attendrait.

Donc en conclusion, un processus construit bancale à l’origine donnera forcément de l’à peu près en sortie.

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@julie.quinio
Parfois il m’est arrivé d’avoir enormement d’email et d’accumuler du retard. C’etait particulierement vrai lorsque je travaillais dans une grande entreprise ou plein de gens me mettaient en copie pour information pour rien la plupart du temps. J’appliquais la regle suivante :

  1. Je classais les emails par expediteur
  2. Je faisais un rapide skimming cad je jetais tout ce qui etait possible. La majorité etait eliminée
  3. Il me restait quelques emails. J’aurais aimé connaitre GTD a cette époque. Je les aurais traité façon clarification.

Autre annedote un jour j’ai pris enormement de retard car j’avais deccroché de GTD. Il me semble que j’ai alors classé les sujets par dates de création dans mon gestionnaire de tache puis apres avoir survolé les sujets pour vérifier qu’il n’y avait pas un truc important ou urgent et j’ai eliminé tout ce qui etait anterieur a une date recente type un mois. C’etait radical mais ca à marché. Cela n’a pas eu de consequence sur mon travail. Mon inventaire mental m’a fait remonter dans le wagon…

Parfois il vaut mieux tout jeter d’un coup meme si c’est radical. Beaucoup de sujets se periment d’eux memes… De toutes façons si vraiment il ya quelque chose d’important ton cerveau reviendra à la charge…

Je confirme ce que j’ai dit, une fois que ta inbox est clean il faut se forcer à la garder clean quitte à faire deux revues par jour… C’est la seule façon de reprendre la main sur ce qui arrive apres à defait le cercle infernal recommence…

Pour moi, aucun systeme GTD ne tient la route sans l’application de 3 regles
INBOX à ZERO
WEEKLY REVIEW
REGLE DES 2 mn.

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Bonjour @anon22870395
A un moment tu etais tres papier. Je me souviens de ton post sur ton organisation il y a un an ? qui m avait bien plu par sa structuration. Ta nouvelle approche est tout aussi interessante. On y retrouve des principes du bujo ce qui n est pas pour me deplaire :wink:
Tu disais que desormais tu utilise le numerique. Qu utilises tu comme systeme numerique ? Es tu passe totalement dessus ou partiellement ? Comlent fonctionnes tu ?
Merci !

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J’ai entendu parlé de sociétés qui ont décidé de régler le problème en amont. Où l’équipe informatique a mis en place un système « Kanban ».
Ce qui signifie qu’un nombre défini d’e-mails entrent dans l’inbox de l’employé - par exemple pas plus de 50 e-mails à tout moment. Tout le reste est mis en attente sur le serveur d’e-mails et donc invisible à l’utilisateur.

C’est une solution hyper intéressante qui s’inspire des chaines de production dans l’automobile. Et si on y regarde bien, c’est comme cela que la nature fonctionne, elle a des systèmes d’auto-régulation.

Dans mon cas, je suis sur O365 Outlook PC, je n’ai pas réussi à simuler cette approche car avec les règles Outlook on ne peut pas faire de comptage. Mais je continue d’y réfléchir, j’aimerais par exemple configurer les entrées pour maxi 20 nouveau e-mails ou même réguler le robinet à la journée - ie maxi 30 e-mails jour.

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Tu dois pouvoir limiter en poids non? Genre 200ko max dans linbox… Et ça obligerait les expéditeurs à avoir la bonne pratique d’envoyer des liens plutôt que des fichiers.

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C’est pas bête du tout.

C’est exactement comme ça que sont configurées nos boîtes vocales chez les opérateurs de téléphonie mobile.

Le truc c’est qu’il ne faut pas qu’il y ait une alternative, exemple: ta boîte vocale est pleine, donc je t’envoie un SMS ou un e-mail.

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@julie.quinio

Salut !

Je fais court, voici les deux choses qui me viennent en tête après la lecture de ton message:

  • tu dois intégrer le fait qu’il faut te forcer à suivre GTD à la lettre pendant longtemps avant que ça ne devienne petit à petit un réflexe qui ne demandera plus aucun effort (comme l’exemple des lacets de @anon56350303 );
  • tu dois apprendre à te calmer sur la capture: tu prends probablement trop d’engagement vis-à-vis de toi même: tu dois abandonner certains trucs (cf lire Alexandre Jollien)
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Merci pour ton retour.

Ca type de logiciel rappelle une developpeuse qui s appelle gina Trapiani elle ne t arissait pas d eloge sur l interet du fichier plain text. J ai longtemps utilise taskpaper qui est un concurrent de ton logiciel et il y a maintenant un autre logiciel concurrent de celui ci partiellement gratuit workflowy et bien d autres. Parfois les systemes les plus simples sont les meilleurs.

J aime bien ton usage du bujo. C est aussi pratique.

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En fait je pourrais le faire si j’étais courageux. Il suffit de coder tout cela dans le module Visual Basic d’Outlook. Il faudrait créer une inbox cachée, donc un dossier dans le quel tout les intrants seraient transférés automatiquement par une règle Outlook.

Puis par programmation VB en faire ressortir X par déplacement dans le point de traitement, un autre dossier positionné à la racine - la inbox Kanban.
Avec une boucle VB, qui compte combien d’e-mails sont à la racine et qui lance le déplacement dès l’arrivée à inbox 0 ou à Y de inbox 0. Tout un programme.

Comme j’ai dit dans un autre fil, il faudrait faire du LEAN sur toute la chaine traitement d’e-mails. Je reste stupéfait que ni chez Microsoft ni chez Apple, personne ne cherche à transformer cette chaine pour qu’enfin on puisse libérer tellement « d’esclaves » à l’e-mails.

Oui Romain, il a matière à « purger » avec des règles des l’entrée. Comme tu dis, on peux filtrer sur la taille des fichiers par exemple. On pourrait envisager un « auto-reply » du type;

  • « Merci pour ce courriel, vous avez attaché des fichiers qui dépassent la taille tolérée par mon fournisseur d’accès - cet e-mail à automatiquement été effacé par le serveur, merci de me le renvoyer avec des liens pointant vers un cloud »

En fonction du volume d’e-mails reçus, j’ai utilisé ou utilise ces quelques règles que j’active ou désactive à façon :

  • email reçu en Cc = auto reply « J’applique une méthodologie de traitement d’e-mails, je ne traite pas les e-mails reçus en Cc, si vous nécessitez de l’aide merci de me l’adresser par le biais du « A » et non pas du Cc. »
    La règle transfère tout dans un dossier « je suis en Cc »
  • visualisation de mes VIPs
  • reçu hier le matin, l’après-midi, la semaine dernière, le mois dernier…

Hormis l’auto-reply pour les Cc, toutes ces règles ont pour but de me présenter ma inbox en « tranche de saucisson »

Puis pour finir, j’utilise la fonction Outlook PC « CTL+7 » qui permet de créer des groupes et raccourcis sous chaque groupe - c’est mon cockpit e-mails. Avec cette visualisation je n’ai sous les yeux que les dossiers nécessaires et non-pas toute une arborescence Outlook à rallonge qui fatigue les yeux.

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Bonjour à tous,
Un grand merci pour toutes vos réponses et le temps que vous m’avez accordé :pray:, je vais prendre le temps de lire tout ça attentivement.

Je continue patiemment mon chemin vers l’inbox zero (pour la énième fois ! :sweat_smile: ).
Sur le plan professionnel, je viens de commencer une nouvelle mission (je suis consultante en informatique) et je m’efforce de mettre en place ces bonnes pratiques, mais je me suis aperçue immédiatement de cette impression de ne pas être en train d’avancer quand je clarifie l’inbox.
C’est sans doute un de mes freins. Toutefois, j’essaie de dépasser ce frein.

J’ai identifié 2 autres points que j’aimerais évoquer avec vous, et qui sont liés :

  1. Dans mon inbox, il y a souvent des tâches qui font partie d’un projet, mais qui ne sont pas des next actions. Dans ce cas, faut-il les clarifier maintenant ou plus tard ?
  2. Une fois que la Next Action du projet A est réalisée, on la supprime des Next Actions du contexte (par exemple les appels) et on passe à l’action suivante, qui appartient donc à un autre projet, disons projet B. A quel moment va-t-on clarifier la next action du projet A ?

Je crois qu’une de mes difficultés est de faire avancer les projets tout en clarifiant l’inbox. Je ne peux pas passer 100% du temps sur le process de l’inbox, sinon je ne ferais pas avancer les projets prioritaires (c’est ce que j’avais fait quand j’avais commencé GTD et je passais du temps sur des sujets qui ne le méritaient pas).

J’ai beaucoup de projets entamés (les « open loops »), mais non finalisés. Depuis que j’ai remis en place la Weekly Review, j’arrive à finir pas mal de petits projets, ce qui me donne de la satisfaction et m’encourage à poursuivre. Mais j’ai accumulé des dizaines (centaines ?) de projets entamés ces dernières années.
Il me faut donc :

  • avancer sur les projets prioritaires
  • clarifier ce qui arrive dans l’inbox
  • essayer de clôturer des projets pour ne pas continuer à allonger la liste des open loops… :scream:

Je sens que je progresse, je vais persévérer :muscle:, et je rêve du jour où je pourrai ajouter à l’objet du post « Résolu » ! :wink:

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Hello julie
C est simple. DA explique ca tres bien. Imagine une inbox papier tu prendre chaque piece une par une sans trie prealable comme ca vient et tu la clarifies. Que ce soit l email du pdg ou la vulgaire publicite.

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Oui le but de la ckarificatiob c est d avancer. Cette periode de clarification c est juste une quete de sens.

  1. (regle des 2mn) se debarasser de tout les trucs qui te bouffent la vie et d avancer un peu sur chaque projet
  2. d organiser ton travail a faire pour plus tard (contextes) et tes propositions d action
  3. de poser des jalons pour les trucs qui peuvent te faire gagner du temps (references check list) ou pour les trucs dont tu peux avoir besoin sur un projet (references)
  4. er surtout de jeter le max de trucs.

Donc peu importe si tu oasses du projet A au B et que tu reviens au A puis au C Puis au B

La plupart du temps dans la pratique on avance un peu mais c est pas le sujet. Le sujet c est d avancer…

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Je ne crois pas que ce soit ce à quoi Julie faire allusion ici.
Dans ma compréhension, c’est « qu’est-ce que je fais des actions d’un projet qui ne sont pas les prochaines? ». Ce à quoi je répondrai, env version courte, qu’elles ne sont pas forcément à clarifier de suite : elles font partie du dossier du projet et on va les chercher quand on n’en a plus de prochaines sur nos listes.

Il y’a une réponse longue que je ferai plus tard :slight_smile:

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Si c est bien la question c est pour moi une reference projet… je les classe dans things et j y reviens plys tard lorsque je bosse sur le projet…