Omnifocus - Mon set up 01.20 - (...)

Chers ami(e)s GTD,

J’ai un peu réfléchi à ce que je pouvais communiquer (cf mes autres posts) :shushing_face:

Vous trouverez dans ce topic quelques idées de setting d’omnifocus conformes à GTD et à ma façon de travailler.

je vous remercie de ne pas diffuser ces informations © car elles font parti de la formation commerciale sur internet © sur laquelle je travaille actuellement. :stuck_out_tongue:

Comme je le disais ailleurs, Omnifocus est un logiciel à la fois simple et complexe. Simple parce qu’il faut conserver sa facilité d’action et ses vues épurées; complexe parce que ses perspectives sont " touchy " à mettre en oeuvre et qu’elles doivent répondre immédiatement à l’action + se caler à notre façon de travailler (et non l’inverse comme beaucoup de logiciels le font hélas ! )

J’aime énormément Things (pour sa facilité et son intelligence) mais j’aime aussi certains aspects d’omnifocus (pour sa puissance, sa gestion des datas qui est exceptionnelle et sa sécurité).

J’ai souhaité realiser un systeme simple et efficace. Une sorte de cabine de pilotage axée sur les perspectives d’Omnifocus, qui me permette d’avoir une vue à 360 degrés de mon activité.

Aussi, mon idée à été de distinguer par Blocs d’informations l’aspect gestion & l’aspect suivi temporel (inspiré de Things), l’aspect opérationnel (contextes) et le suivi de mes goals annuels, mensuels, hebdomadaires et journaliers

Finalement à quoi bon faire tout cela si ce n’est pour agir ? :wink:

Je suis bien sûr à votre disposition pour toutes questions et vos réactions qui m’intéressent au plus haut point. :wink:

Bonne journée

François

Setting 1 le suivi temporel des projets.

Cf Setting 2 pour une explication « plus générale » - Prochain post…

J’avais besoin :

  1. de suivre mes actions du jour (impératives ou souhaitées)
  2. de suivre mes projets qui comportent des actions actionnables sans passer par la liste des contextes
  3. d’avoir un Bird eye rapide sur toutes mes actions suivantes pour avancer sur un projet sans passer par focus.

La (1) à été réglée par ma vue " A venir" et " today "
La (2) à été cree par une nouvelle perspective qui me donne tous mes projets actifs classée alphabetiquement qui contient uniquement mes actions actives,
La (3) est comme la 2 sauf qu elle me donne parmi ces projets actifs uniquement mes taches suivantes non actionnables pour le moment. Son gros avantage étant de me donner une petite idée de ce qui m’attend…

(Ces perspectives (1), (2) et (3) me permettent d’imiter ce que fait things avec brio lors d’une consultation par AREA (Domaines de responsabilité) sauf qu’il s’agit de vues spécifiques alors que things les présente par « bloc » dans une seule vue exemple toutes les actives, toutes les programmées (dates de début ou d’échéance, toutes les someday may be - éventuelles ou suspendues) ce qui facilite le traitement de l’information…

Cf la comparaison en bas de page entre le traitement de Things et celui d’Omnifocus.

Vu le fonctionnement actuel d’omnifocus je ne suis pas parvenu à imiter le meme type de présentation de Things avec une seule perspective, mais comme j’aurais aimé le faire !)

Mes perspectives " spécifiques contextes " me permettent de me dégager des plages bloquées pour travailler par contexte lorsque je me sens d’attaque pour le faire. Ex tous mes appels téléphoniques « en bloc », tous mes emails… )

Encore une fois ce sont les perspectives d’Omnifocus qui m’ont permis de réaliser un focus sur ces contextes avec je le reconnais, une grande efficacité et simplicité. J’adore utiliser ma vue Appel qui me montre par projet tous mes appels à passer (ainsi que les points à aborder). Moi qui suis beaucoup au telephone, cela me fait gagner un temps fou et ça me facilite la vie !

Ces 3 perspectives sont tres cohérentes entres elles. Elles m’assurent d’avoir une approche temporelles de mes actions, ce que j’aime tant chez Things car elle facilite la gestion de mes priorités à l’instant T

Pour l’instant je pense être arrivé à un systeme proche du meilleur des deux monde (Things VS Omnifocus) qui s’appui sur les forces de l’un et de l’autre, même si Omnifocus est beaucoup plus rigide dans son approche. Mais bon, on ne peut pas tout avoir ! :joy:

Il me reste à tester dans la durée leur éfficacité et facilité pour les évaluer au quotidien.

Hope that’s helps and gives ideas :wink:

Photo : Illustration du traitement des projets par temporalité de Things

Comparaison avec le traitement d’Omnifocus


Capture d’écran 2020-01-24 à 12.36.20

Setting 2 : Organisation de ma barre de tache

Cf Setting 1 pour une explication plus détaillée (post précédent)

Bonjour, après cette introduction générale et mon explicatif sur mon besoin de suivi « temporel » des actions, je rentre dans mon setting de ma barre des taches. (barre principale chez Omnifocus) Vous constaterez qu’elle est exactement conforme à Things (et plusieurs autres logiciels) car j’adore cette façon de fonctionner au quotidien.

Things vue de la barre des taches

Et voici celle d’Omnifocus

Quelques explications :
Aujourd’hui = Vue des actions d’aujourd’hui (flag) chez moi (je me sers de " à venir " pour mes rdv, mes taches à échéances et mes taches planifiées (début - ce sont mes tâches prévisionnelles)

Anytime : Vue de l’ensemble de mes projets classée par dossier et ordre alphabétique qui ne comporte que des actions actives, c’est à dire actionnables

Un jour : Vue de mes projets abandonnés c’est à dire hors de mon champs de vision hebdomadaire.

Nb j’expliquerai plus tard comment j’utilise la fonction attente de mes projets.

En haut
Volet de barre de tache (caché ou pas)
Focus : fonction astucieuse d’Omnifocus qui permet de se concentrer sur un projet ou un groupe de projets (ou d’informations)
Pinceau = nettoyage inbox
Cercle avec moins = nouvelle fonction d’OF 3 qui permet de désactiver un élément (abandonné) afin qu’il n’apparaisse, si souhaité, nul part.
Hope that’s help :wink:

Setting 3 La planification des taches et projets et le suivi des attentes
Ref2

Deux perspectives importantes et fondamentales pour moi.

  1. Reporté :
    Dans OF cette perspective groupe toutes les taches d’hier planifiées et non réalisées, de demain, du mois prochain, dans 3 mois, dans 6 mois, l’année prochaine et reportées à plus d’un an. Etant précisé qu’OF raisonne (contrairement à Thing) d’une drôle de manière. Exemple j’ai une tache qui commence dans 6 mois pourtant elle à une date au 10/06 (sic). Je ne comprends pas toujours comment fonctionnent les dates de début… Things est beaucoup plus clair la dessus car Il groupe les taches par mois…

Nb Ces dates reportée sont également présentes dans ma vue A VENIR qui me montre aussi mes rendez vous et échéances particulières de mon agenda. Elle m’aide beaucoup à planifier…

  1. WF est ma perspective de trucs en attente des autres. C’est une des 1eres que je regarde le matin. Elle est groupée par projets. C’est très pratique.

Mon usage des dates :

  • Les dates d’échéances ne sont affectées que pour les choses impératives.
    Exemple Echeance TVA le 19 du mois
  • Les dates de début sont pour des taches que j’envisage de faire à une date donnée
    ex/ Descriptif client envoyé le 27/1 - relance de 23/1 (date de début) ou début d’un projet.

Je regrette beaucoup things de ce coté la qui me permettait de planifier un projet entier à une date de début (exemple réfection de mon site internet au 01/2 que je voyais apparaitre en entier sans détails dans mon mois de Février… Alors que chez OF me montrait toutes les taches contenu dans le dit projet.

J etais alors obligé de créer dans OF une tache spécifique par projet (exemple Début réfection site Internet au 01/2) … ça me rendait :crazy_face:.

J’ai finalement réussit à régler ce problème aujourdhui en vous ecrivant, tout simplement en abandonnant les taches du dit projet.
:sweat_smile:) et ça marche ! :stuck_out_tongue:

Demain ou après demain (en fonction du temps disponible de loisirs), je vous parlerai de mes perspectives de travail… Pour moi le coeur D’omnifocus.

Setting 4 Mes perspectives de travail : les contextes.

Bonsoir,

Un petit peu de temps disponible ce soir pour vous parler du coeur de ma configuration d’omnifocus.

C’est un sujet où j’ai galère un certain temps. Pendant plusieurs années, je me suis servi que de la vue contexte de base devenue tag sur la version 3. Lorsque j’ai compris que les perspectives d’Omnifocus étaient le coeur du système j’ai commencé à mettre en place ces perspectives cruciales qui me permettent de travailler.

Voici comment celles ci se présentent:

Barre du haut

Menu perspective
Ref3

Les deux premières sont des perspective de focus action.

J’en ai souvent parlé ailleurs. J’aime travailler par période bloquées (même tres courtes). Cela me permet d(avancer sur mes trucs à grande vitesse. La grande difference entre SPRINT et FOCUS c’est la durée de cette période bloquée. Focus peut prendre de 15 mn à 2:00:

  • Exemple relever mes email est un sprint de 3 à 15 mn mais travailler sur l’analyse d’un actif est un FOCUS qui peut durer de 30 mn à 2:00, parfois beaucoup plus !

Les autres sont des perspectives regroupant des taches spécifiques de même nature à faire en batch
Exemple tous mes appels. Comme je suis avant tout commercial, j’ai beaucoup d’appels. C’est la base de mon métier. Les messages vont passer dans ma perspective attente @WF (verte thread précédent)

Email concerne des réponses à des emails de plus de 2 mn…

Mac tout ce qui est à faire sur Mac (recherche internet, classement, trie, organisation, installation, maintenance… etc… Etc…)

Ces quelques perspectives de contextes sont comme vous le voyez tres peu nombreuses mais elles sont l’essence même de ma vie professionnelle. Je les fais par séquence l’une apres l’autre lors de mes périodes discrétionnaires c’est à dire après avoir traité mes taches agenda au sens GTD.

La dernière est ma barre de recherche générale. Dans Omnifocus, on peut chercher en local (ici) ou partout (même dans les trucs archivés).

Attention, cette fonction est moins pratique et puissante que celle de things.

Dans omnifocus, Il faut vérifier attentivement de ne pas être sur un projet ou un groupe de projet (vue projet) à défaut Omnifocus ne cherchera que là… Alors que chez things il suffit de taper n’importe ou sur l’écran pour que la recherche se fasse automatiquement et things propose une fonction " continuer la recherche " …

Après tout, ce n’est pas grave, tant qu’omnifocus trouve mes trucs…

1 J'aime

Setting 5 quelques perspectives particulières

J’aborde ce soir quelques perspectives qui me servent lors de ma weekly review
Capture d’écran 2020-01-29 à 20.14.20

La révision automatique : ce qui est bien chez Omnifocus c’est qu’on peut fixer une date de révision pour chacun des projet. Certains de mes projets sont révisés hebdomadairement et d’autres annuellement. Je vous confie que je me sers peu de cette fonction. Je préfère de tres loin réviser mes projets par groupe grace à mes perspectives. Peut être un jour expliquerais je comment je fais ma révision avec OF.

J’ai aussi une perspective projets en attente, une autre avec mes SMB, une aussi avec mes projets terminés tres interessante pour voir l’avancement de mon travail et une enfin qui trie mes projets alphabetiquement pour pouvoir les re glisser dans l’ordre dans un dossier, fonction qui me manquait terriblement dans Things…

Capture d’écran 2020-01-29 à 20.14.26

Ces perspectives sont peu utilisées il s’agit de vue de controle sur mes projet à suivre ou mes coup possible ou même mes notes. Elle font parties des perspectives de test qui ont pour but de faire d’OF un outil general de mes informations complémentaire à mon CRM.

Capture d’écran 2020-01-29 à 20.22.26

Celles ci concerne la gestion de mes goals (horizons) aussi en cours de test ! J’ai rêvé de fixer des objectifs de la journée à l’année dans OF. Mais cela fonctionne mal. Je pense faire un article spécifique la dessus et vous demander conseil car je suis un peu perdu sur ce sujet.

Enfin toujours dans les perspectives particulières il y a celle ci :
Capture d’écran 2020-01-29 à 20.26.14

Elles me servent aussi lors de mes weekly review ou dans la journée parfois (flag) mais sont aussi en cours de test.

J’ai un peu pres fait le tour de mon set up. Mes prochains articles concerneront probablement l’usage quotidien… Car apres tout cette mécanique est au service de l’action. :wink:

Petite optimisation de mon Set up projet plus conforme aux canons GTD

Update Omnifocus Fevrier 2020

Mon Set up OF fonctionne toujours parfaitement.

Miracle ! je n’ai pas eu à modifier vraiment mes perspectives OF depuis un mois sauf, quelques contextes par ci par la pour qu’il s’adaptent à mes besoins.

Par contre pour plus de clarté et d’efficacité j’ai viré d’OF dans mes projets actif tout ce qui est références et listes d’actions que j’avais essayé d’anticiper…

Tout va dans une fiche word qui me sert aussi à réfléchir sur les sujets (sorte de fiche référence)

Dans OF je n’ai que ma prochaine action et c’est bien suffisant pour l’instant (je n’utilise pas le setting automatique en prochaine action).

Application pratique :
Lorsque je travaille sur un sujet j’ouvre la fiche word et OF et c’est beaucoup plus clair.

Je constate une fois encore que dans GTD il faut vraiment bien séparer le type d’information. A défaut c’est difficilement gérable et ma tentative d’avoir voulu tout gerer dans OF est hélas, inefficace.

Good job :balloon::champagne::tada::confetti_ball: @francois,

En ce qui me concerne, je n’ai jamais mis mes références dans OmniFocus. Souvent ce sont des papiers, alors ils vont dans un classeur références générales. Si ce sont des bookmark Safari, alors dans un dossier Safari références générales.
J’ai dégagé toutes les références générales numériques de mon Finder… Simplement parce que je ne les lisais jamais. Mon disque dur est tout content.

Comme tu le sais ma liste de projets à horizon d’un an, c’est une simple feuille de lignes d’arrivées dans Notes d’Apple, imprimée et affichée sur le mur de mon bureau.

Les SMB ont dégagé dans une liste Notes toute simple également que je revois intervalles réguliers (Revue trimestrielle).

Moi aussi, j’ai fait le ménage il n’y a pas longtemps. Il y a de cela un mois, j’ai enlevé toutes les futures actions. Il ne me reste que 147 Prochaines et premières actions aujourd’hui.
Le bonheur !
Pourquoi perdre du temps à ecrire toutes les actions d’un projet puisque de toute façon, la réalité est, que ce ne sont jamais les bonnes. Perte de temps et d’énergie.
J’ai décidé de faire confiance à ma méthode de planification naturelle, et cela fonctionne parfaitement.
En ce qui concerne la gestion de projets, et la détermination de la charge et de la capacité, je détermine les gros cailloux, le chemin critique, et je mets en face les sous projets qui vont bien… avec une seule première action.

Quelle légèreté.
J’en termine en disant qu’il faut se faire confiance. Au fond, l’essentiel est d’avoir sa liste d’arrivées en tête pour l’année en cours.
Le reste, listes Un jour peut-être, références générales et docs support projets : OUT !
Depuis que j’ai fait ce travail de nettoyage, je suis totalement prête pour l’action. Et OmniFocus est devenu hyper précis et actionnable à tout moment.
À chaque revue hebdo, j’attribue des drapeaux pour les éléments que je juge prioritaires dans la semaine à venir.
Mais je reste en mode agile, je peux déprioriser à tout moment et reprioriser en fonction de l’actualité.
Je suis en ce moment très productive.
Je kiffe mon système !

@francois tu restes sur omnifocus du coup ?

@Margott je me permets de rebondir sur cette notion d’une tâche par projet.

Enfaite je vois de plus en plus cette histoire d’une tâche par projet et il me semble pas l’avoir lu dans le bouquin.

Pour moi c’est pas forcément plus productif (enfin sa dépend des cas, je dis pas pour tous les projets).

Quand je créer un projet, j’ai plein de tâches qui me viennent en tête. Si je me limite à une seule tâches, je fais quoi des autres ?

Je les mets dans une fichier référence ? Pour moi c’est plus rapide d’enchaîner la création du projet avec la création de tâches.

Je laisse tomber ? Elles vont me revenir en tête.

Par exemple, je créer le projet « faire la vidange de ma voiture ».

J’enchaine sur les tâches :

  • faire la liste des pièces nécessaires.
  • acheter les pièces sur oscaro.
  • demander pour faire la vidange dans la cour.
  • préparer les outils.
  • faire la vidange.

Disons que je mets seulement « faire la liste des pièces nécessaires ».
Une fois cette tâche finie, il faut que je réfléchisse à la prochaine et même action à la prochaine tâche effectuée.

Alors oui les choses peuvent changer entre temps et cela dépend de la façon de fonctionner de la personne.

Du coup je suis curieux de connaître ton ressenti la dessus ?

@Erwann, je laisse à d’autres et surtout à @Romain le soin de répondre à cette question. Il me faudrait relire le livre de DA pour te trouver les endroits précis où la prochaine action est mentionnée. Peut-être relire le chapitre sur la puissance de la prochaine action ?

Je crois que chacun peut voir midi à sa porte et faire comme il le peut, selon ses préférences. Le principal étant l’envie et la facilité du passage à l’action.
Les autres tâches qui me viennent, je n’y pense plus et je me concentre uniquement sur la prochaine action. Le reste suit toujours, fais-toi confiance et teste la méthode de planification naturelle sur un projet sans enjeux. Tu pourras ainsi te faire ton idée.

Oui, tout à fait !

Non, il n’y a pas à réfléchir, cela te vient naturellement. Toujours.

Et si, pour une raison ou pour une autre, tu tombes sur une promo chez Feu vert ? Il te faudra changer ta deuxième action, c’est ballo.
Et si, on te refuse la vidange dans la cour ? Tu fais quoi avec tes dernières actions prévues ?

J’ai fini par découvrir puis admettre que les prochaines actions sont « contextuelles », qu’elles sont liées à l’actualité que tu vis. Mettons que tu aies prévu en janvier de faire cette vidange au mois de mars. Mais patatras, il neige au moment pile où tu voulais la faire ! C’est contextuel. Ta prochaine première action sera de mettre des chaines aux pneus de ta voiture ou bien de reporter la vidange et ta liste d’actions sera à refaire.

J’en termine sur un exemple.
Tu croises un ami en sortant du sport ce soir. Il t’invite au restau et te demande de l’organiser. Ça va te venir naturellement d’appeler ton épouse pour la prévenir, puis appeler le restau du coin de ta rue que tu adores, puis demander spécifiquement la table proche de la cheminée parce que ton épouse a froid en ce moment (contextuel). Si tu avais prévu cette sortie beaucoup plus tôt, tu n’aurais pas pu réserver la table devant la cheminée. Et puis, ton ami sportif n’aurait peut être pas été de la partie.

J’ai pris le parti de faire la prochaine action que… quand je dois la faire. Et je décide quoi faire en prenant en compte le contexte, mon mood, mon inspiration, mon énergie, mon envie du moment, pas ceux d’il y a quelques semaines en arrière. C’est créatif au possible. Je pense à des trucs auxquels je n’aurais pas pensé initialement.

Je tiens à préciser que c’est ma façon de faire que je partage ici. Si tu prends c’est bien. Si tu ne prends pas, c’est bien aussi.
J’en termine avec une citation de Confucius (paraît-il) : L’expérience est une bougie qui n’éclaire que celui qui la porte.
A ton service @Erwann

Au fond GTD n’est pas une bible ni un dogme. Il n’est pas interdit de mettre plusieurs actions dans un projet. Rien n’est interdit du moment que ça convient pour passer à l’action. Chez moi, ça me mettait une charge mentale supplémentaire, ça alourdissait mon système et ça me forçait à suivre un truc écrit trop tôt à l’avance et qui ne correspondait plus à la logique du moment.

2 J'aimes

Oui oui… C’est la moins pire des solutions… Mais je pourrais utiliser n’importe quel autre logiciel s’il gere des dates et des contextes Things est une solution élégante mais hélas insuffisante pour moi. Dommage.

Tout à fait Martine. Et tu as raison c’est une perte de temps. Les choses évoluent tellement. Ce qui était bien à un moment n’a plus lieu d’être. Je n’aiavais pas compris ça avec GTD. Maintenant Omnifocus est vraiment minimaliste. Au point que j’ai désactivé les formidables perspectives de trie que j’avais imaginé mais elle restent activantes au cas où…

Chère Martine, j’adore ton post. C’est tres inspirant et je vais, si tu me le permets t’imiter :grin:
Je trouve que ton usage de note est interessant aussi
As tu évoluée dans ta structuration d’OF ? Une copie écran ?
Merci !

Bonjour !
Un petit update de mon set up qui continue à évoluer.

Cette période de confinement est l’opportunité de régler un certains nombre de problèmes que j’avais un peu laissé de coté, faute de temps…

Ma tentative d’essayer de m’appuyer surnom CRM n’est pas satisfaisante. J’ai donc remis à jour OF et j’en ai profité pour modifier

  • La gestion de mes projets.

  • Et celle de mes contextes

Pour faire simple mon systeme reste le meme
Dans mon volet gauche vertical j’ai mes perspectives usuelles

  • Voir avec qui regroupe toutes les conversations avec les gens (en cette période de confinement elle révèle toute son utilité !)
  • Projet (standart OF) qui regroupe tous mes projets

j’ai essayé de me caler sur les fiches GTD et de classer mes projets en actifs à horizons d’un mois dans projet les autres étant par domaines de responsabilité dans Plus tard.

Mes projet essentiels sont dans Projets. Un sous dossier crucial est celui commencé non terminés qui regroupe mon horizons immédiat. Ma feuille de route étant ensuite a démarrer et à considérer.

J’ai mis cette façon de classer mes projets en place car j’ai vraiment besoin de savoir ou j’en suis dans l’avancement de mes projets. Auparavant, je les laissais à horizons d’ un an dans mon dossier professionnel mais c’était trop lourd a gérer et cela me perturbais. Je ne parvenais pas à trouver instantanément ceux sur lesquels porter mes efforts.

Cette nouvelle organisation est plus facile et plus fluide.

Au fur et à mesure de mes besoins je vais piocher mes nouveaux chalenges dans à démarrer, a considérer et plus tard les projets sur lesquels je souhaite travailler.

Quand à SMB, comme @Margott je n’y met que des trucs que j’envisage de faire un jour… Exemple sauter en parachute… (Ce qui ne sera pas pour tout de suite :grin:)

Quand à référence ce sont des check lists qui me servent pour OF

Pour mes contexte j’ai relu avec attention le super post de @Jean-Luc qui les a si bien expliqué et je suis reparti sur une organisation plus classique avec quelques contextes émotionnels.

Omnifocus reste mon outil de travail de base et je suis toujours étonné que meme s’il m’arrive celui en demander beaucoup il parvient à tenir le choc et s’adapte à l’évolution de mes besoins.

J’ai toujours un peu de mal avec mes references mais les intégrer dans OF me permet de les consulter instantanément ce qui, meme si c’est pas tres GTD, est un vrai comfort de travail…