Omnifocus - Structuration 4 T 2022

Un petit témoignage de mon expérience sur Omnifocus, comme tous les mois.

Ce mois ci j’ai voulu faire un test avec EVERNOTE comme systeme GTD UNIQUE dont j’ai parlé sur ce forum. Evernote est la solution de GTD pour mes référence que j’utilise depuis un an. C’était pourtant parti d’une bonne intention : simplifier mon systeme. Meme si l’utilisation d’un systeme unique GTD n’a pas marché, C’est loin d’être un échec, bien au contraire ! :stuck_out_tongue_winking_eye:

J’ai compris qu’il fallait dissocier dans Omnifocus la nature des informations (il comportait non seulement mes " références projet " mais aussi " mes SMB ") et qu’EVERNOTE était sous exploité.

Je me suis rendu compte que tout mettre dans OF creait des frictions. Je passais beaucoup de temps à contrôler des informations grâce a mes perspectives d’où des pertes de temps et l’obligation de revoir 2 ou 3 fois les memes choses…

Aussi, J’ai commencé par nettoyer serieusement mon EVERNOTE puis j’y ai migré l’ensemble de tout ce qui n’est pas actionable puis j’ai nettoye tout mon OMNIFOCUS :sweat:

Il en résulte une plus grande fluidité de mon système Omnifocus. Débarrassé de tout ce que j’envisage de faire " un jour peut-être " bref de tout ce que ce sur quoi je ne peux rien faire ainsi que des actions réalisées (historiques), OMNIFOCUS ne comporte plus désormais que l’actionnable: Projets actifs et prochaines action c’est à dire ce sur quoi je peux vraiment agir à court terme.

Je constate qu’OMNIFOCUS donne le meilleur de lui même lorsque sa structuration est simple et efficace.

Je suis satisfait du résultat. Comme je j’espérais, je suis parvenu à simplifier mon système et à y apporter plus de fluidité…

Ma prochaine étape est de simplifier EVERNOTE pour le rendre plus facile à utiliser avec OMNIFOCUS. C’est quelque chose que je ferai " au fil de l’eau " un peu chaque jour et qui devrait aller assez vite. En parallele je dois encore améliorer mes contextes dans OF qui se simplifient aussi peu à peu et nettoyer mes perspectives qui n’ont plus de raison d’être.

NB Mon expérience sur Evernote

Petit bilan de fin de mois de septembre 2022.

Mon Omnifocus est desormais parfait. Quel plaisir de pouvoir compter sur lui. Mes soucis ne sont plus désormais au niveau de mon organisation ou de ma partie controle. Ni meme sur ma structuration. Les erreurs que j’ai faites au fur et à mesure et mes nombreux échecs ou essais infructueux m’ont beaucoup appris. Petit à petit mon système s’améliore et s’optimise.

Je me suis rendu compte que ce qui est le plus difficile dans GTD comme dans OF ce ne sont pas la méthode mais les bonnes petites pratiques et astuces qu’on met en place. Comme on dit : " tout est dans le détail ! "

Par exemple l’idée de Romain de creer mes domaines de responsabilité dans mon smb (plutot que dans mon arborescence " projet " ) m’a permis de nettoyer ma single action list. En conséquence, à chaque fois que j’ai des idées ou des trucs que j’envisage de faire qui n appartiennent pas a un projet en cours, je les mets dans le DR concerné. C’est tout simple !

Quand à mes projets actifs ils sont désormais groupés tous ensemble les uns à la suite des autres mais classés en general par leur DR ex Finance_comptabilité terminée. C’est facile, ca facilite leur recherche et ça apporte une grande fluidité.

Par ailleurs, cela me permet de contrôler mon H2 beaucoup plus facilement. Je peux creer des liens vers des listes vers des horizons supérieurs vers OF ou vers EN.

Quand à Evernote (mon système de référence) il fonctionne très bien. OF & EN sont complémentaires. Evernote regroupe tout ce qui n est pas actionnable et me sert de carnet de note. je vais commencer à mettre en place quelques automations.

Je me rend compte que désormais GTD est au centre de mon travail, au coeur de mon systeme ou peut etre devrais je dire de ma vie quotidienne dans tous ses aspects. A force de lire, de regarder des videos, d écouter des podcasts, de lire et d intervenir sur des forums GTD, j apprends un peu tous les jours et j applique ce qui marche pour moi. C est un excellent outil qui me permet de mieux profiter de ma vie. Depuis 15 ans, elle m apporte une structure et des fondations qui me manquaient tant lorsque j etais jeune. je constate aussi que la méthode ne vieillit pas.

Mon challenge en ce dernier trimestre est de passer a la vitesse superieure. Prendre de la hauteur « fonctionner au trimestre » tel que l’a expliqué Romain dans son podcast passionnant. C’est vraiment la pierre qui me manquait a ce moment precis.

J’ai hâte d’avoir mis en place tout cela !

Petit point Hebdomadaire sur mes tribulations avec OF :wink:
Pas grand chose à dire aujourd’hui sinon que la semaine a été chaude.
OF et GTD ont parfaitement résisté au choc (assez violent au demeurant). Mieux que cela Omnifocus a servi GTD et en servant GTD il m’a apporté une tranquillité d’esprit et une concentration sur mes sujets (focus) rarement atteinte chez moi.

j’ai finalisé sa structuration en m’inspirant du passionnant podcast de Meg Edwards.c’est mieux que bien. Tout est désormais sous contrôle. J’ai bien séparé mes projets actif et son petit frere « reference ». Je m’en fou du doublon ça marche mieux comme ça.

Ma structuration Projet façon DA m’aide aussi beaucoup.
Bref Heureux :innocent:

Quand je pense que certains trouvent Omnifocus compliqué…
Comme ils se trompent !

Je commence à regarder le zettelcasten et obsidian. Je suis sur qu’il y a quelque chose à tirer de ce logiciel mais pour l’instant je ne sais pas encore par quel bout le prendre. Comme pour Omnifocus il faut encore que je reflechisse un peu sur la façon dont il s’integrerait dans mon
ecosysteme et que je me forme. C’est quand même très interessant.

Ce qui est sûr, c’est qu’omnifocus est la pierre angulaire de mon systeme GTD. J’ai arreté de chercher la solution ideale et je me rend compte que quoi que je fasse Omnifocus s’adapte à mes besoins. Je ne truque plus mon systeme. Mes perspectives ont encore été simplifiées. Si ca continue je n’en aurai plus qu’une 10 aine et encore…

En conséquence grâce à DA + Meg toute mon arborescence projets et contextes fonctionne.

Rien à changer de fondamental. Meme pas mes contextes…

C’est tres rassurant. cela prouve que j’ai évolué, progressé et grandi. Je crois aussi que je suis passé à la vitesse supèrieure. Tant pour GTD que pour Omnifocus.
« Il faut du temps au temps »

A suivre.

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Mes deux fonctions préférees d’OF en ce moment :

  • La fonction Focus
  • Le trie alphabetique qui marche aussi bien sur les projets que sur les taches.
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Une fonction qui gagne à etre optimisée la révision automatique d’Omnifocus.

  • On peut choisir la date qu’on veut
  • On peut reviser comme on veut
  • Petit inconvénient on ne peut pas décider de ne pas réviser une liste.

Exemple d’utilisation (non exhaustif)

  • Réviser tous les jours un projet chaud
  • J’ai choisi de réviser tous les 10 ans mes projets dans dossier liste qui contient : Les films à voir et des listes qui n’ont aucun besoin d’etre révisées.

OF : Plus je gratte plus je trouve :rofl: :joy: :joy:

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Petit point Hebdomadaire sur OF. Je pensais n’avoir pas grand chose à rajouter dans ma structuration d’OF jusqu’à ce que je découvre les podcasts de DA.

Résultat des courses :

  • OF marche toujours parfaitement bien
  • J’ai écouté et résumé tous les podcasts que j’ai pu trouver sur Meg edwards le soir (au lieu de regarder la télé :rofl:) et j’ai appliqué ses conseils + quelques un de David Allen et Kelly Forrister
  • J’ai aussi comblé quelques lacunes sur les horizons et reportés ceux ci dans OF H2>H5
  • Mes references sont aussi OK
  • Mes contextes sont 100% operationnels : C’est du classique OF :
  • J’ai rajouté un tag calendrier pour toutes les taches qui demarrent dans le futur. J’en avais assez de faire du ping pong avec mon agenda et ma vue a venir me donne ma vision du jour rdv, start date, echeances imperatives. Mon agenda ne comprend que des choses qui ne sont pas dans OF
  • J’ai integre mes prochaines actions à la things (a tous moments) car je trouve cela bien pratique (->)
  • J’ai amélioré la gestion de mes WF en appliquant le systeme de gestion de Meg dans son OF. C’est génial !
  • Mes Smb ne comportent plus de projet (icone ampoule). C’est plus une super boite à idée.
  • Si il y a un projet gelé (smb ou >1 mois) il est mis en attente et va dans Tickler pour être réévalué plus tard…
  • Exception : certains projets mis en attente sont laisses dans mon dossier projets (actifs). Il s agit de ceux dont je ne m’occuperai pas cette semaine, mais vraisemblablement au cours des semaines suivantes (mois en cours)
  • Mes perpectives sont parfaites Ras. Toutes fonctionnent (27)

Au final je ne me sert que de celles ci :

Je me suis surpris à avoir du plaisir à utiliser OF. Même si ce n’est pas un prix de beauté, qu’il est un peu vieillot etc etc… Il me permet d appliquer GTD à la lettre. Sa fonction de trie est geniale et c’est ce que je lui demande… :innocent:

Je suis content. Mon systeme omnifocus commence vraiment à être extrêmement puissant. Je sais je vous l’ai déjà dit :wink:. Mais ce qui est vraiment intéressant, c’est que j’arrive à gérer l’ensemble de mes informations à partir d’ Omnifocus et a agir directement a partir de l’outil.

J’ai plusieurs perspectives pour ça :

  • D’abord une liste des projets classiques me donne l’inventaire d’un projet, y compris des références avec des liens vers Google Drive et icloud
  • Pour le suivi des personnes j’ai 2 perspectives. L’une les classes par alphabétique ce qui me permet de suivre les entretiens téléphoniques (ex WF Tartenpion / objet / date de dernier contact + notes. L’autre classe mes contact par date d’ajouté, ce qui me permet de savoir de quand date de notre dernier contact.
    Pour mes planifications, mes relances, mes dates de contrôle, J’utilise les dates de départ. Elles me permettent de poser des jalons. J’ai aussi une perspective qui me montre toutes mes date prévisionnelle par groupe exemple
    demain, d’ici un mois, etc…

Pour mes échéances je suis tres prudent : Je n’utilise les dates d’échéance que pour les choses absolument impératives.

Avec mes dates de départ et mes dates d’echeance je n’ais pas besoin de report sur mon agenda. Je le reserve que pour mes rendez vous et les choses absolument imperatives exemple remise rappport d’expertise trucmuche (date d’engagement client)

Enfin j’ai une liste des SMB projet playlist divers qui me permet d’aller piocher des idées nouvelles.

Et pour mes contextes (tags) ils sont réduits au minimum du minimum.

Omnifocus est vraiment bien construit. C’ est vraiment un outil exceptionnel, maintenant que je maîtrise, je pourrai difficilement m’en passer. J’ai beau jouer avec d’autres logiciels, en tester etc… Je n’ais confiance qu’en Omnifocus.

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Voici ma derniere structuration. Hyper rapide et hyper fonctionnelle
Projets
Capture d’écran 2022-12-15 à 08.23.27

Contextes

Et derniere ma hot list : Perspective today qui me montre ma feuille de route aujourd’hui (basée sur flag)
Capture d’écran 2022-12-09 à 14.37.45

En pratique je travaille en permanence sur ma liste today et prochaines action (Tag)

Hope that helps.

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Petite amélioration dans la gestion de mes projets qui répond à un besoin de suivi dans le temps de mes projets.Omnifocus n’autorisant pas un report de projet excluant les taches qui y sont inclues, ce qui me pose des soucis avec la vue " A venir " j’ai été obligé de « ruser » un peu.

  • Today comporte mes projets du moment pas plus de 2 projets chauds par jour.
  • Projets = mes project actifs sur lesquels je travaille
  • En attente = Mes projets qui sont en attente des autres ou gelés pour le moment
  • A venir permet de gerer le timing de travail de mes projets exemple je m’occuperai de ma retraite et de celle de ma femme en janvier.
  • SMB projets éventuels - stock
  • References = Mes listes de reférences (livre à lire, films a voir etc…)
  • Z archive = Mes archives des projets terminés

Ce que j’aime dans Omnifocus c’est sa stricte séparation entre la reflexion (le projet) et l’action (sa vue tag ou contextes)

J’ai beau adorer Things pour de multiples raisons (dont celle d’être pour moi beaucoup plus orienté action vs OF orienté gestion), Omnifocus est vraiment un outil incroyable pour qui sait l’utiliser et a condition bien sur de l’adapter à ses propre processus de travail.

cf Omnifocus - Structuration 4 T 2022 - #12 par francois

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Une petite amélioration (cf idem Omnifocus - Structuration 4 T 2022 - #12 par francois )

Concernant les contextes. Nirvana a une perspective Next qui propose deux vues : Une vue en liste de projets et une vue par projet avec les (la) prochaines actions par projet.

J’aime bien la liste de NIRVANA par prochaine action. Mais j’aime aussi pouvoir la filtrer par contexte instantanément.

J’ai donc construit une perspective Next (intercallée en dessous flag) qui me permet d’avoir une liste de prochaine action toute simple, classée par projet.

Avantage : comme OF montre la vue des contexte dans la fenetre de gauche, il me suffit de cliquer sur le contexte ex @Bureau pour faire le trie de tout ce que j’ai à faire au bureau…

Omnifocus est un vrai caméleon… Il s’adapte à tout !

Nb (Je pourrais bien sûr utiliser la vue tag mais je la reserve pour voir toutes mes prochaines action (y compris certaines dans le futur) mais ma vue tag comporte aussi d’autres contextes non actionnables ex Waiting for, smb, references…)

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Depuis quelques jours je m’interesse a Todoist. L’excellent post sur ce logiciel Romain changement de systeme vers Todoist
m’a donné plein d’idée sur une nouvelle façon de gerer mes projets. En cette fin d’année je travaille sur cette nouvelle structuration proche de l’approche de Romain qui devrait faciliter le suivi global de mes projets.

Pour l’instant les résultats me semblent prometteurs.

  • Meilleure vision de mes projets grace aux sous projets
  • Meilleur suivi de la temporalité et de l’actionnabilité des projets
  • Prochaine action mieux identifiée et plus facile à l’usage au quotidien

Une fois encore même si je me rend compte que todo ist est vraiment un logiciel étonnant, puissant et beau Omnifocus n’a rien à lui envier. Vu d’un oeil extérieur pour qui n’a ni besoin de collaborer, ni d’utiliser des outils mixtes issus du mon windows ou apple ou très peu Omnifocus me semble

  • Beaucoup plus facile à utiliser
  • Ses perspectives sont ultra simples et rapides à mettre en oeuvre
  • Les prochaines action GTD classées par contexte sont tout aussi bien identifiée que sur TDI
  • Finalement pour un usage courant OF est plus facile, plus rapide plus simple par certains aspects

Par contre

  • Il est moins évolutatif
  • Moins ouvert sur le web et les outils tiers
  • Et surtout beaucoup moins beau. TDI a un graphisme que j’adore qui n’a rien à envier à celui de Things

Au final je renvois dos a dos ces 2 logiciels qui sont tout aussi bien l’un que l’autre et tout aussi efficaces pour GTD (meme si j’ai un Top 3)

En cette fin d’année je partage un retour d’expérience concernant le suivi de mes projets. En faisant un petit bilan de mon systeme sous Omnifocus je me suis rendu compte que j’ai la facheuse tendance de mettre mes projets actifs dans des dossiers thematiques (domaines de responsabilité au projets / sous projets) Il en resulte beaucoup (trop) de segmentation ce qui allourdi mon systeme et rend mes choix de priorités plus difficiles. De plus mes projets évoluent sans arrets. Des actifs passent en attente ou en smb, des smb deviennent des projets actifs au fur et à mesure de mes weekly review ou soudainement…

J’ai décidé de changer cela :
Mon expérience personnelle me laisse à penser qu’il vaut mieux les qualifier et les laisser les uns à la suite des autres quittes à les desactiver (OF permet de suspendre un projet et de ne laisser que ceux qui sont vraiment actif). j’ai désormais la liste de mes projets en blocs qu’ils soient actif ou en attente. Tout le reste va en Smb.

Le plus important c’est ma formulation :

En ce moment je les ecrit de la façon suivante
(P) Finance > Faire tabord 2023 prev° (att compta)
(P) Finance > Faire Compta Pro (S1/52)
(P) Structuration > Nettoyer ma boite a dossiers papiers

Comme vous voyez mon domaine de responsabilité est précisé. Comme OF permet un classement alphabetique tout est classé facilement.

Si je veux voir mes projets suspendu il me suffit de regler ma vue projet en « restant » au lieu de la laisser en disponible (comme mes contextes) Je me suis laissé dire que David Allen aurait l’ensemble de ses dossier sans segmentation ce qui lui permettrait d’avoir une vue globale.

La je vois que j’ai 13 projets actifs d’ici la fin de la semaine. Franchement je ne sais pas comment je vait traiter cela… Il va falloir faire des choix…

Espérant que ce petit « truc » vous sera utile…